Help! Mijn nieuwsbrief komt in SPAM terecht!

Je hebt met veel zorg een nieuwsbrief samengesteld en wil daarmee uiteraard zoveel mogelijk kopers bereiken. Hoe vervelend is het dan om te horen dat de mail bij de SPAM terechtkwam bij een deel van de geadresseerden?
Toch kan je daar zelf wat aan doen, ook zonder te veranderen van nieuwsbriefplatform…

“MailChimp is het probleem”

De populariteit van je nieuwsbriefprogramma zal in elk geval een rol spelen, maar dat is zeker niet het enige probleem. Erger nog, veranderen van nieuwsbriefprovider kan de toestand verslechteren.

Om het even welk nieuwsbriefsysteem je gebruikt, je kan (en zal ooit) met dit probleem kampen. Voor het gemak vernoemen we hier de populairste: MailChimp. Maar uiteraard stelt eenzelfde probleem zich ook met Convertkit, ActiveCampaign, Enormail, Aweber, enz. Alles ligt hem in de instellingen.

Hoe e-mail werkt verklaart het probleem

Om het probleem te snappen heb je eerst wat inzicht nodig in de werking van e-mail. Een mailadres is opgebouwd als persoon@organisatie.dns. De @ staat voor “werkt bij” of “onderdeel van”. Bij een professioneel mailadres heb je een eigen domeinnaam www.organisatie.dns die dus verweven zit in het mailadres.

Wanneer je website en e-mail op dezelfde server zijn bewaard vertrekt de info van dezelfde server. Maar nu heb je besloten beroep te doen op MailChimp. Die zal jou vragen vanuit welk mailadres je wil versturen. Jij kan kiezen welk mailadres dat is, je kan hier (in theorie) ook in naam van de premier beginnen versturen. Al jaren wordt hier gretig gebruik van gemaakt door spammers.

In de strijd tegen SPAM en digitale fraude wordt hier steeds strenger mee omgegaan. De servers waarlangs een mail passeert gaan steeds vaker checken of mail en website langs eenzelfde DNS-server (DomainNameServer) passeren.

Ze gaan m.a.w. checken op de server waar de domeinnaam geregistreerd staat of die “weet” dat MailChimp een machtiging heeft voor het versturen van nieuwsbrieven i.o.v. dat domein. Weet die van niks, dan is dat verdacht, dan zetten ze het bericht bij SPAM. Gebeurt dit vaak, dan kan uiteindelijk het domein …@organisatie.dns op een zwarte lijst terechtkomen. Hierdoor komen dan niet enkel je nieuwsbrieven maar ook gewone mails in SPAM terecht.

 

Wat kan je doen?

Ook jij bouwde wellicht een website omdat je dat nodig vond voor je business. Je begon intussen ook met nieuwsbrieven. Mogelijks op eigen houtje en met gratis tools om de kosten te drukken. Op zich niks mis mee, alleen mis je wellicht een groot stuk van de puzzel. Want het draait hem om ROI (Return on Investment). Met een mail die niemand ontvangt is die negatief.
Wat kan je doen om zoveel mogelijk uit de SPAM-filter te blijven?

  • Zorg dat je domeinnaam “weet” dat MailChimp voor jouw organisatie mails mag uitsturen. Hiervoor moet je in je MailChimp-account checken welke server gebruikt zal worden om de mails te versturen (IP-adres). De code van die server moet dan in de "SPF-records" van je domeinnaam worden bewaard. Zeer technisch dus voor de gemiddelde website-eigenaar… een kwalitatief webdesigner moet je hierbij kunnen helpen, of je domeinnaamhost (afhankelijk van de service die hij biedt).
  • Gebruik dus geen mailadressen @gmail.com; @telenet.be of @outlook.com want hier heb je geen vat op SPF-records.
  • Gebruik een apart mailadres voor nieuwsbrieven. Op die manier heeft de verzending van je nieuwsbrief al minder invloed op het ontvangen van je “gewone” mails. Alleen worden ze dan wellicht minder gelezen omdat ze door de lezer al gedetecteerd worden als “nieuwsbrief”.

 

Is daarmee alles opgelost?

Neen, je merkt het, je nieuwsbrief en website zijn achter de schermen sowieso met elkaar verbonden.  Voor een maximale ROI is het dan ook nuttig te kijken welke tools er nog allemaal een positieve bijdrage kunnen leveren.

Ik help familiale KMO’s een positieve impact maken op hun cashflow door het slim inzetten van betaalbare technologie. Ik leg me daarbij vooral toe op de handelingen die gepaard gaan met marketing, aankoop, verkoop en logistiek.

Specifiek voor marketing zijn er heel fijne tools op de markt waarmee je van alle bovenstaande rompslomp wordt bespaard... ik vertel je er graag meer over, neem gerust contact op!


Hoe maak je je bedrijf online vindbaar (ook zonder website?)

Ook als je geen winkel uitbaat wil je natuurlijk dat zoveel mogelijk potentiële klanten jou vinden. Als je wil gebeld worden voor een opdracht, als je meer vat wil krijgen op de recensies over je bedrijf online… lees dan verder!

Zodat je onderneming online toch zichtbaar wordt

Zou het niet fijn zijn dat je bedrijf bij de zoekresultaten verschijnt wanneer iemand in de buurt je activiteit intikt?

Stel, je hebt een sleepfirma in Sint-Pieters Leeuw. Ik sta daar in panne en zoek op m’n iPhone “depanneur”. Ook al vul ik geen locatie in, Google zal me in elk geval een sleepfirma tonen dicht bij waar ik ben. Google’s algoritme (berekeningen zeg maar) houden rekening met mijn locatie.
Want omvang van het bedrijf of de website speelt soms een kleinere rol in de zoekresultaten, wel de fysieke afstand tussen het bedrijf en diegene die zoekt.

Bevestig je je locatie in Google Mijn Bedrijf en heb je ook je website toegevoegd? Dan kan het bijna niet anders dan dat je een verschil merkt in bezoekersaantallen op de site

Maar ook zonder website…
Wanneer je je zaak toevoegt aan GoogleMijnBedrijf dan zal dat er in elk geval voor zorgen dat je zaak sneller kan verschijnen in de zoekresultaten in apps van Google, zoals GoogleMaps. Met correcte contactgegevens.

 

Maak het je potentiële klant makkelijker

Je kan alle contactgegevens invullen die je wenst. Zelfs je openingsuren worden makkelijker vindbaar voor potentiële klanten.

Zelfs vat op reviews

En last, but not least: je krijgt ook meer grip op eventuele recenties (of reviews). Zodra iemand je bedrijf ophemelt of de grond in boort kan je een melding ontvangen. Je kan ook vragen om reviews te verwijderen.

Hoe doe ik dat?

Je bedrijf op Google Mijn Bedrijf activeren hoeft niet lang te duren. Bestaat je bedrijf al langer? Zoek in Google je bedrijfsnaam en locatie op. Verschijnt die rechts met een kaartje erbij dan kan je de locatie “claimen”. Klik op de link om te bevestigen dat het jouw bedrijf is en volg de instructies.

Net gestart of onvindbaar in Google? Je logt rechts bovenaan in op je Google Account en begint de veldjes aan te vullen en stap-voor-stap instructies te volgen.

Het lastigste is de categorie. Want die lijst is soms wat raar opgebouwd. Mijn tip: tik in dat vakje een trefwoord dat met je zaak te maken heeft. Werkt het niet? Kijk dan eens welke categorie een concurrent heeft gekozen.
Wat je in dit vak ook doet, zodra je je naam zou veranderen van “Gebuisd” naar “Loodgieter Gebuisd”, hou er dan rekening mee dat je beter zal scoren als je hier de naam gebruikt die ook elders op het net terug te vinden is.

Lever je goederen/diensten bij klanten, dan zal je ook een radius in moeten stellen. Stel die realistisch in! Als je pizza’s bezorgt wil je dat niet op 100km afstand doen.

Geef je gegevens op zoals openingsuren en betalingsmogelijkheden? Vergeet de gegevens niet up-to-date te houden. Plan bvb 1x per jaar een herinnering in je agenda om je gegevens nogmaals na te kijken.

Check alle gegevens grondig!

In de laatste stap wordt het postkaartje getoond dat je een paar weken later zal ontvangen. Wanneer je dat ontvangt zal je terug moeten aanloggen om de code op het kaartje in te geven. Zo kan Google nagaan dat jij effectief degene bent die de zaak uitbaat.

SEO

Wat je net deed is een stukje van wat officieel Search Engine Optimalization of SEO wordt genoemd.

Kleine inspanning ten opzichte van het potentieel

Je hebt net met 1 handeling gezorgd dat
- je bedrijf beter vindbaar is in Google
- je toegankelijker bent voor klanten
- je site meer inkomende links heeft (vanuit GoogleMaps een link gemaakt naar je site)
hierdoor heeft het ook invloed op andere online diensten.

In onze huidige omgeving zijn er massa’s van deze kleine handelingen die een sneeuwbaleffect kunnen hebben. Dat is waar ik met Kanli voor wil staan, jou helpen om met minder (administratieve) moeite meer te bereiken.
Voor websites van klanten werk ik daarvoor ook samen met Context.in. Zij bieden een platform zonder gelijke voor het bouwen van websites. Je vindt meer info op www.context.in

Succes!

Sara

 


Hoe duidelijke info krijgen i.p.v. een oceaan van data?

Als ondernemer is het cruciaal om snel en met kennis van zaken te kunnen handelen.Is het interessant om nu een bepaalde investering te doen? Hoeveel marge zit er bij klant X? Eenvoudige vragen, maar vaak moeilijk te beantwoorden.

De wereld draait als maar sneller en actuele informatie wordt van steeds groter belang voor je beslissingen. Ook in familiale KMO’s is er veel informatie in omloop maar vaak is er niemand aanwezig die zich bewust is hiervan, laat staan dat er iemand aanwezig is die ze kan “lezen” of “vertalen”.

Daardoor zijn bedrijfsleiders vaak aangewezen op gokken of wachten op de volgende kwartaalcijfers om een beslissing te kunnen nemen…

Heel wat ondernemers voelen zich daar erg ongemakkelijk bij, nochtans kunnen kleine ingrepen vaak zorgen voor veel meer in- en overzicht.

Wat kan je concreet doen om meer inzicht te krijgen?

  • Benoem je noden. Welke info is cruciaal om je buikgevoel te staven? Bvb voor rentabiliteit: Hoeveel je gemiddeld per opdracht aan omzet draait? Of per uur? Of per km? Zorg dat die parameters voor jezelf duidelijk zijn.
  • Zorg voor eenduidige parameters. Hoe meer verschillende diensten je aanbiedt, hoe uitdagender natuurlijk, maar tracht te komen tot een vaste set van gegevens die je nodig hebt om al jouw vragen te beantwoorden. Zowel qua kosten als qua inkomsten.
  • Ga na waar die nu al (deels) worden ingetikt (ongeacht wie dat doet). Zo vermijd je dat er dubbel werk dient te gebeuren.
  • Worden ze ingegeven in een database? Haal die gegevens in de vorm van lijsten uit dit systeem.
  • Worden ze ingegeven in aparte bestandjes? Dan kan het al een stap vooruit zijn om over te gaan op een kleine database of zelfs een lijst.
  • Bekijk waar je je antwoorden vindt in deze lijsten en automatiseer waar mogelijk.
  • Neem je bedrijf in handen en bekijk deze zelfde lijsten regelmatig.

Wat het je kan opleveren?

  • Wanneer je offertes uitschrijft heb je na een tijdje meer zicht op de winstgevendheid van opdrachten. Je kan je bedrijf dus beter sturen.
  • Wanneer je groeit en een keuze moet maken voor een nieuw software-pakket kan jij makkelijker detecteren of het aan jouw eisen kan voldoen.
  • Wanneer je de informatie structureert volgens je eigen noden dan heb je steeds je antwoorden bij de hand. Of het nu gaat over factureren, verzekeringsdossiers opvolgen of personeelsadministratie: je hebt in ene wip de juiste info beet.
  • Maar bovenal kan dit je gemoedsrust brengen… zo zeggen toch mijn klanten. ;-)

Kom je er zelf niet uit?

Ik kan je helpen om

  • de gewenste parameters bloot te leggen en toegankelijk(er) te maken.
  • de nodige vaardigheden aan te leren om effectiever te werk te gaan.
  • de overzichten en statistieken die jij nodig hebt om beslissingen te nemen te verankeren in de dagelijkse werking. Doordat ze “automatisch” voortvloeien uit de dagtaak ga je ze ook effectief raadplegen.

Benieuwd wat dat in jouw bedrijf zou kunnen betekenen? Laat ons even sparren! Neem contact op met mij.


Waarom Excel-skills bijwerken vaak een maat voor niks is?

Heb je soms het gevoel dat je digitaal achterop loopt, vooral in Excel? Heb je al een opleiding gevolgd maar lijk je nog steeds een puzzelstukje te missen? Slaag je er niet in de geleerde vaardigheden in de praktijk toe te passen?

Misschien kan je wel vlot met je database werken maar kost het uren/dagen om waardevolle inzichten op te vissen uit de massa gegevens? Als het je al lukt.

Of misschien wil je zelf meer vat krijgen op je cijfers? Je buikgevoel ermee kunnen staven en het effect van acties kunnen aflezen?

De kennis en vaardigheden die nodig zijn om jouw persoonlijke proces (van input tot grafiek) af te werken zal je wellicht niet vinden bij de ontwikkelaar van je bedrijfssoftware, noch in een opleiding Excel.

Maar hoe kan je er dan wél voor zorgen dat je de juiste dingen leert?

1)     Leren op basis van wat je (onbewust) al gebruikt.

Duik in bestanden die je handig vindt, maar wellicht kreeg van een ander.

Welke formules worden daarin gebruikt en hoe werken ze?

Dit is een heel simpele manier om stap voor stap bij te leren over de dingen die binnen jouw organisatie relevant zijn. Hou een lijstje bij met minder courante formules, zodat je iets hebt om later naar terug te grijpen.

Online vind je massa’s info, maar het kost hopen tijd om die te doorgronden.

2)     Leren op basis van een probleem of ‘tijdslek’

Je ziet dat anderen iets berekend krijgen wat je zelf niet kan. Of dat zij het doen het in een fractie van de tijd.

Vraag aan collega’s en/of kennissen hoe zij dit oplossen. Wellicht kent die snelle collega een simpele manier om gegevens uit de database te exporteren voor gebruik in rapportage.

Wil je sneller vooruit? Bedenk dan welke piste jou persoonlijk het meest dient:

  • Ga je graag zelf op zoek naar (nieuwe) functionaliteiten?
    Volg dan een ‘open’ of groepsopleiding.
  • Weet je precies welke functionaliteiten je nodig hebt?
    Overweeg een maatopleiding.
  • Word je al kriegel bij de gedachte aan Excel, ook al gebruik je het al jaren en op dagelijkse basis?
    Digital coaching kan je helpen. Met een brede kennis kan een coach jou helpen om bijvoorbeeld gegevens te verwerken uit verschillende bronnen zonder dat je deze telkens opnieuw moet invoeren. En dat helemaal toegespitst op jouw praktijk.
    Er wordt gewerkt aan kennis en vaardigheid, maar ook aan zelfzekerheid.

Wil je meer weten over digitale coaching?

Sara Borremans helpt familiale KMO’s door middel van digitale coaching voor zaakvoerders (M/V) en medewerkers. Bij deze opdrachten wordt gestreefd naar een zo groot mogelijke positieve impact op de cashflow. Wil je achterhalen of dit ook voor jouw bedrijf kan? Neem contact op.


Is het nu echt weer zover ?

“Het is ook ieder jaar hetzelfde liedje in deze periode! Niks loopt zoals gepland.”
Ik ben er rotsvast van overtuigd dat we het allemaal wel eens zuchten.

Heb je er al eens bij stilgestaan dat er een enorme kans in die gedachte zit?
Je hebt namelijk net zelf benoemd dat je dit resultaat anders wil.
Dat je dit patroon graag wil doorbreken.

Als je nu eens de kans zou verkleinen dat het terugkomt?
Meer overzicht voor jezelf creëren zodat je kan anticiperen op terugkerende situaties.
De meest voorkomende uitzondering niet langer de kans geven om de boel onderuit te halen, maar er een kader voor scheppen, met grenzen en regels.

Om een (administratief) werkpatroon te doorbreken heb je uiteraard wel wat meer nodig dan de vaststelling dat het foutloopt.
Het gaat hem erom voldoende afstand te kunnen inbouwen zodat je een frisse kijk krijgt.
Niet enkel op jouw stukje, maar op de hele ketting.
Niet in je hoofd, maar in de praktijk.

Onderschat de kracht van “Is het nu echt weer zover?” niet!
Het kan een eerste stap zijn naar een andere realiteit.
Ik betrapte mezelf ooit op die uitspraak en legde mezelf op de rooster.

  • Wat loopt er mis?
  • Welke periode? Een bepaalde maand of de tijd vlak voor of na x
  • (Waarom) loopt het buiten die periode wel goed?
  • Wat zou er moeten gebeuren om deze periode te laten lijken op andere momenten?

In mijn geval was het toen als volgt.
Wat liep er mis? Ik zat met een resem papieren die ik bij elkaar moest zoeken uit X verschillende papieren dossiers. Bij elke vergadering opnieuw. Een overzichtslijst daarvan bijhouden bleek in praktijk onhoudbaar.
De oplossing? Digitalisatie! Met 1 digitale zoekopdracht kon ik perfect elke mogelijke vraag beantwoorden. Geen opzoekingen, kopieer- en klasseerstress meer.

Wil jij ook iets veranderen?

Een kalmere periode is de ideale tijd om te reflecteren over je manier van werken.
Leg daarom eens een lijstje aan met elke terugkerende frustratie.

Ga er dan in een rustigere periode mee aan de slag.

  • Stel jezelf de bovenstaande vragen.
  • Ga in overleg met je collega’s (en/of klanten) over de raakvlakken. Ga daarbij de blokkades uit het verleden niet uit de weg. Het kan zomaar zijn dat er intussen iets is veranderd.
  • Vraag op een andere manier naar hun beleving van deze situatie. Vraag eerder naar hoe zij werken en waarom. Probeer hen te helpen zonder jezelf te verliezen. Door te helpen heb ik mezelf ook al vaak geholpen.
  • Durf open te kijken naar het geheel en naar jouw rol daarin. Door de rollen lichtjes anders te verdelen kom je misschien tot een WIN-WIN.
  • Wees creatief met de dingen die je dagdagelijks gebruikt. De gereedschappen die je het beste kent zijn vaak handigere oplossingen dan een losstaande en/of nieuwe tool.
  • Toon de voordelen van verandering voor diegenen waarvan je verandering verwacht. Wat hebben zij te winnen bij 1 stukje info meer vragen? Minder zeurende collega’s omdat jij dan je werk naar behoren kan doen misschien?

 

Als je dus weer eens in eenzelfde penarie terecht komt, neem even de tijd en noteer het voor later. Het is een eerste stap om van dat onproductieve rotgevoel af te geraken.
Sta je er zelf te dicht op en zie je geen oplossing? Neem even contact op voor een adminikillerscan. Dan help ik je graag al een stukje op weg!

 


Opnieuw moeten beginnen

"En toen vond ik dat dus niet meer en moest ik helemaal opnieuw beginnen."
Echt niet fijn. Toch zie en hoor ik het regelmatig gebeuren. Recent nog bij een kennis. Ze had zelfs iemand ingehuurd om de tekst van 60 pagina's opnieuw over te typen! En als ik dat hoor dan krimpt mijn maag echt wel bij elkaar. Zeker als ik hoor:

  • "Ik vond dat bestand niet meer dus ben ik opnieuw moeten beginnen"
  • "Dat bestand had ik enkel nog in PDF, dus heb ik het laten overtypen"

In het eerste geval raad ik je aan de 20 vindtips eens te downloaden. Daarin krijg je tips om bestanden te zoeken, maar ook tips om ze in de toekomst beter te vinden.

In het tweede geval dan zou ik toch ook 2 minuten nadenken voor ik daaraan begin.

Antwoord eerst even op deze vragen:

  • Verspringt de tekst vaak in de lengte en breedte van het blad? Zoals bij een folder met tekstkadertjes her en der?
  • Zijn er veel tabellen?
  • Zijn er veel afbeeldingen?
  • Zijn de pagina's genummerd en/of staan er voetnoten.
  • Staan er afbeeldingen in de achtergrond?

Indien je 1 of meer keren ja hebt geantwoord en gaat het om korte stukken tekst dan is overtypen wellicht de snellere optie.

Gaat het echter om grote stukken doorlopende tekst met weinig opmaak dan hoef je niet over te typen. Dan kan je de tekstinhoud recupereren door gebruik te maken van OCR (Optical Character Recognition). In veel gevallen zal dat nog gratis kunnen ook. Hoe je dat precies aanpakt stuur ik je graag door via e-mail, vraag hier de uitleg aan. Dan heb je hem straks al in je mailbox!

 


3 dagen nodig om terug mens te zijn

Vakantie. Denk je dan meteen ook aan de stress ervoor en erna?? Heb je dan ook minstens 2 weken verlof nodig om er iets aan te hebben?
Ah ja, want de eerste 3 dagen zijn nodig om terug mens te zijn en de laatste 3 dan kruipt het werkritme al stilaan terug op z'n plek.

Dan ben je wellicht nog goed bezig in vergelijking met diegenen die vertrekken met hun kantoor in de valies. "Workation" noemen ze dat dan. 2 weken vanop een zonnige locatie gaan werken. Kan een keuze zijn, maar niet de mijne ;-)

Want ik heb het als kind van zelfstandigen net iets te dichtbij meegemaakt, dat x dagen nodig hebben om terug mens te worden. Voor wij op reis vertrokken werden er steevast nachtjes doorgewerkt. Resultaat was dat er altijd eentje was die ziek was de eerste dagen van de vakantie. Pure uitputting. Het is zelfs 1 van de redenen die er mij jarenlang van heeft weerhouden om zelf als zelfstandige te beginnen. Maar ja, het bloed stroomt waar het niet gaan kan zeker? ;-)

In elk geval, toen we afgelopen maart vertrokken op reis werd het scenario even zeer herkenbaar. Hele drukke agenda, lange dagen voor het vertrek en in mijn geval zelfs een resem digitale tools die alles hadden kunnen oplossen in die 12u vliegen... Maar ik deed het niet ;-)

Want ja, ondanks de zakelijke planning was het best een drukke periode. En ja, die bagage inpakken, dat was ik echt even uit het oog verloren. Tenminste toch het stuk waar je gewoonlijk je kroost aanspoort om na te denken voor ze hun favoriete kleren opnieuw aantrekken in de periode waar je echt geen tijd meer hebt voor meer strijk. Alles heeft zo zijn leercurve. Het zit in het systeem voor volgende keer.

Want ja, op reis gaan dat is bij mij een systeem. Dat systeem is er zelfs eentje dat start wanneer ik een vakantie plan. Want dan kan ik ook gerust uit vakantie komen. En ja, ook die week was druk. Zelfs zonder de berg mails en post die op een antwoord wachtten. Ik had opdrachten voor elke dag van de week, dus de kantooruren waren op. En toch slaagde ik erin om de administratie, facturatie, marketing en verkoopmachine ook nog te laten verder draaien zonder slaap te missen.

Hoe dat kan? Door je "vervelende" administratie bijna vanzelfsprekend te laten voortvloeien uit je dagelijkse bezigheden.

Dat noem ik dan "adminikillen". Wil jij ook graag met wat minder zorgen op reis? Kom dan naar de adminikillersessie op dinsdag 13 juni 2017. Sluit alvast aan bij de adminikillers, dan krijg je meer details in je mailbox.


Bergen papier en mail na de vakantie

De berg administratie die je terugvindt wanneer je uit vakantie terugkeert, ken je die ook?

Dan vind ik dus bij thuiskomst: een hoopje papier (naast de goed gevulde mailbox).
Dat stapeltje bracht herinneringen aan vroeger naar boven. Want er was een tijd waarop ik amper op vakantie durfde uit vrees voor die stapel.

Je kent dat vast wel, die stroom aan papier en mail.

Het probleem was dat ik ook nog eens in een soort van professionele 7-kantrelatie zat. 7 partner-organisaties Per dossier zonder dat er ooit heel duidelijke afspraken waren gemaakt. Laat staan gecommuniceerd. Als kleine garnaal weinig te zeggen over de werkwijze, dus we moesten er mee door. Het was PURE CHAOS! Elke maand letterlijk een volle dag zoet met niet anders dan zoeken en puzzelen. Mijn maag keert nog bij de herinnering. Verlof dat was eigenlijk met zekerheid miserie achteraf. Ik vertrok eigenlijk liever niet.


En ik zie het ook terug bij mijn klanten.

De kleine organisaties die in opdracht werken van grote multinationals. De organisaties waar de admin binnen de familie wordt gehouden.
Zelfs wanneer er al administratieve afspraken zijn gemaakt met klanten en leveranciers. Want dan zijn er altijd wel die het even anders blijven doen. Of mensen die zich vergissen. Er is zelfs een deel die de documenten standaard via 2 verschillende kanalen begint te sturen. Voor de zekerheid.

Zekerheid op verwarring en tijdverlies, denk ik dan.

Bij die afwijkingen is het dan eerst uitpluizen of het document niet dubbel is. Puur tijdverlies. Daarvoor moet je eerst zelfs nagaan of je genoeg gegevens hebt om het in je klassement terug te vinden. Enz.

Ik was dat KOTSBEU.

En ik had 3 mogelijkheden:
- Ik kon janken (niet mijn manier van doen)
- Ik kon me erbij neerleggen (al zou ik niet weten hoe ;-))
- Of ik kon verandering brengen
Dat laatste was (en is) dus mijn optie. Ondanks het feit dat ik geen macht had in de situatie. Meer nog, er was weerstand tegen verandering. Die is er altijd.
MAAR Ik werd betaald voor het resultaat, niet voor de werkwijze, toch? ;-) Daar gingen we met het experiment. Tot ik het fysieke bewijs kon leveren dat het beter kon werkte ik in stilte.

Ik paste in eerste instantie het klassement aan.

Gedaan met oeverloos papier klasseren en papieren dossiers assembleren. Vanaf nu ging het digitaal.

Om een document terug te vinden hoefde ik in 95% van de gevallen niets meer op te zoeken in de database. Ik vond de documenten digitaal veel sneller terug.

Iedereen kon vanaf nu zelf een document terugvinden op de server, ze hoefden mij niks meer te vragen. Ik werd daarvoor niet meer gestoord.

Het papierverbruik werd fors beperkt.

“Ja maar… digitaal klasseren dat kost toch meer tijd?”

Niet altijd. Het hangt er deels van af hoe je je klassement instelt. En er moet ook gekeken worden naar de relevantie. Voordien dan had ik de neiging om dat klassement te laten opstapelen, want met al dat geblader in mappen was bundelen gewoon efficiënter. Door digitaal te klasseren viel dat weg.

Mijn digitaal klassement bracht met immers ook overzicht visueel. Door direct te klasseren werd ik daarmee beloond. Ik liet dat dus niet graag meer liggen.
Maar ik heb helemaal niet gezegd om sowieso digitaal te gaan! Er zijn klanten waarbij het papier ongemoeid blijft, maar de manier van klasseren wordt geoptimaliseerd.

Het resultaat

Die werkwijze werd een jaar later uitgebreid naar de hele organisatie. Missie geslaagd!
Wil je weten hoe ik tot dat systeem kwam? Schrijf je in als adminikiller en dan krijg je meer info hierover in je mailbox.


Keizerlijk parkeren

Je kent ze ongetwijfeld ook: klanten waarbij er qua administratie (i.k.v. facturatie) plots een heleboel extra's nodig blijken.

Dat vraagt tijd en vreet dus eigenlijk aan de marge.

Heb je er zo meerdere dan vergroot ook je kans op fouten nog eens exponentieel.

Uiteraard kan je je klant niks opleggen, maar je kan wel zorgen voor een WIN-WIN!

Denk met hen mee, zonder je eigen werkwijze te verloochenen.

Vergelijk het met parkeerplaatsen. Met 1 lijn aan elke kant zijn er nogal wat die het midden niet vinden.

Zoals de parkeerplaats bij de supermarkt waaraan je per definitie een deuk in je auto overhoudt. Ik mijd zo'n supermarkt als de pest.

Maar het kan dus echt wel anders! Ik was recent op roadtrip in Japan. En ja zelfs van de parkings ginder ben ik fan! ;-)

Waarom?

Door 2 lijnen zijwaarts te zetten (de breedte van een openzwaaiende deur) verhoog je het comfort van ALLE gebruikers. Binnen de lijnen parkeren is per definitie in het midden. Dan kan je als klant vlot in- en uitstappen. Dan is er minder kans op deuken. Dan geeft de parking al aan dat er hier verder is gedacht. Mij geeft het het gevoel dat er hier voor de klant wordt gezorgd.

Terwijl die parkeerplaatsen echt niet breder zijn! Meer nog, ze verplichten je om recht te parkeren. Het is eigenlijk een beperking die je als klant wordt opgelegd. Er is minder speling mogelijk, maar je hoeft daardoor niet “te mikken”. En dus voelt die beperking als klant comfortabeler.

Ook administratief

Ook op administratief vlak kan jij ervoor zorgen dat je klanten een keizerlijk gevoel overhouden aan "in de pas lopen".

Vergeet niet: ze rekenen op jou om hen te helpen met je expertise. Als hun administratieve eisen jouw werking verlammen, dan kan je hen niet de kwaliteit bieden waar ze recht op hebben.

Tenminste, da’s mijn mening. Misschien zie jij het wel compleet anders? Benieuwd naar jouw visie! Aarzel niet om te reageren!

Tot de volgende!

Sara


Ken jij alle plekjes van je business?

Ik ben op roadtrip door Japan.


Gisteren kregen we deze kaart aangeboden bij de huur van onze camper. 100% Japans, 90% daarvan zelfs Kanji. We hadden er net zo goed voor kunnen bedanken. Want ja, we hebben hier ook een Engelstalig GPS-toestel én de geweldige Google Maps in onze achterzak.

En toch, toch blijkt deze kaart extra's te bieden en ben ik wat blij ze niet te hebben afgeslagen! Want zoeken op het woord "camping" in GoogleMaps, dat werkt hier niet. Kanji typen lukt (nog) niet. Maar door de picto's hebben we nog meer keuze qua slaapplaatsen en zien we waar er onsen zijn! YES! Heerlijk die warmwaterbaden! Die kaart maakt ons echt veel rijker dan we in dat eerste moment dachten.

Gek genoeg is het iets herkenbaars, dat rijker zijn dan je denkt. Want maar al te vaak hebben mensen geen idee wat er allemaal kan met de software die ze al in huis hebben. Soms is het ook allemaal Chinees (of Japans ;-)).

Toch wil ik jullie, ook van deze andere kant van de aardbol, graag uitnodigen om op ontdekkingstocht te gaan in wat je bedrijf in huis heeft. Wedden dat er schatten van functies te vinden zijn?

Veel plezier op de ontdekkingstocht!!