De berg administratie die je terugvindt wanneer je uit vakantie terugkeert, ken je die ook?

Dan vind ik dus bij thuiskomst: een hoopje papier (naast de goed gevulde mailbox).
Dat stapeltje bracht herinneringen aan vroeger naar boven. Want er was een tijd waarop ik amper op vakantie durfde uit vrees voor die stapel.

Je kent dat vast wel, die stroom aan papier en mail.

Het probleem was dat ik ook nog eens in een soort van professionele 7-kantrelatie zat. 7 partner-organisaties Per dossier zonder dat er ooit heel duidelijke afspraken waren gemaakt. Laat staan gecommuniceerd. Als kleine garnaal weinig te zeggen over de werkwijze, dus we moesten er mee door. Het was PURE CHAOS! Elke maand letterlijk een volle dag zoet met niet anders dan zoeken en puzzelen. Mijn maag keert nog bij de herinnering. Verlof dat was eigenlijk met zekerheid miserie achteraf. Ik vertrok eigenlijk liever niet.


En ik zie het ook terug bij mijn klanten.

De kleine organisaties die in opdracht werken van grote multinationals. De organisaties waar de admin binnen de familie wordt gehouden.
Zelfs wanneer er al administratieve afspraken zijn gemaakt met klanten en leveranciers. Want dan zijn er altijd wel die het even anders blijven doen. Of mensen die zich vergissen. Er is zelfs een deel die de documenten standaard via 2 verschillende kanalen begint te sturen. Voor de zekerheid.

Zekerheid op verwarring en tijdverlies, denk ik dan.

Bij die afwijkingen is het dan eerst uitpluizen of het document niet dubbel is. Puur tijdverlies. Daarvoor moet je eerst zelfs nagaan of je genoeg gegevens hebt om het in je klassement terug te vinden. Enz.

Ik was dat KOTSBEU.

En ik had 3 mogelijkheden:
– Ik kon janken (niet mijn manier van doen)
– Ik kon me erbij neerleggen (al zou ik niet weten hoe ;-))
– Of ik kon verandering brengen
Dat laatste was (en is) dus mijn optie. Ondanks het feit dat ik geen macht had in de situatie. Meer nog, er was weerstand tegen verandering. Die is er altijd.
MAAR Ik werd betaald voor het resultaat, niet voor de werkwijze, toch? 😉 Daar gingen we met het experiment. Tot ik het fysieke bewijs kon leveren dat het beter kon werkte ik in stilte.

Ik paste in eerste instantie het klassement aan.

Gedaan met oeverloos papier klasseren en papieren dossiers assembleren. Vanaf nu ging het digitaal.

Om een document terug te vinden hoefde ik in 95% van de gevallen niets meer op te zoeken in de database. Ik vond de documenten digitaal veel sneller terug.

Iedereen kon vanaf nu zelf een document terugvinden op de server, ze hoefden mij niks meer te vragen. Ik werd daarvoor niet meer gestoord.

Het papierverbruik werd fors beperkt.

“Ja maar… digitaal klasseren dat kost toch meer tijd?”

Niet altijd. Het hangt er deels van af hoe je je klassement instelt. En er moet ook gekeken worden naar de relevantie. Voordien dan had ik de neiging om dat klassement te laten opstapelen, want met al dat geblader in mappen was bundelen gewoon efficiënter. Door digitaal te klasseren viel dat weg.

Mijn digitaal klassement bracht met immers ook overzicht visueel. Door direct te klasseren werd ik daarmee beloond. Ik liet dat dus niet graag meer liggen.
Maar ik heb helemaal niet gezegd om sowieso digitaal te gaan! Er zijn klanten waarbij het papier ongemoeid blijft, maar de manier van klasseren wordt geoptimaliseerd.

Het resultaat

Die werkwijze werd een jaar later uitgebreid naar de hele organisatie. Missie geslaagd!
Wil je weten hoe ik tot dat systeem kwam? Schrijf je in als adminikiller en dan krijg je meer info hierover in je mailbox.