“Het is ook ieder jaar hetzelfde liedje in deze periode! Niks loopt zoals gepland.”
Ik ben er rotsvast van overtuigd dat we het allemaal wel eens zuchten.

Heb je er al eens bij stilgestaan dat er een enorme kans in die gedachte zit?
Je hebt namelijk net zelf benoemd dat je dit resultaat anders wil.
Dat je dit patroon graag wil doorbreken.

Als je nu eens de kans zou verkleinen dat het terugkomt?
Meer overzicht voor jezelf creëren zodat je kan anticiperen op terugkerende situaties.
De meest voorkomende uitzondering niet langer de kans geven om de boel onderuit te halen, maar er een kader voor scheppen, met grenzen en regels.

Om een (administratief) werkpatroon te doorbreken heb je uiteraard wel wat meer nodig dan de vaststelling dat het foutloopt.
Het gaat hem erom voldoende afstand te kunnen inbouwen zodat je een frisse kijk krijgt.
Niet enkel op jouw stukje, maar op de hele ketting.
Niet in je hoofd, maar in de praktijk.

Onderschat de kracht van “Is het nu echt weer zover?” niet!
Het kan een eerste stap zijn naar een andere realiteit.
Ik betrapte mezelf ooit op die uitspraak en legde mezelf op de rooster.

  • Wat loopt er mis?
  • Welke periode? Een bepaalde maand of de tijd vlak voor of na x
  • (Waarom) loopt het buiten die periode wel goed?
  • Wat zou er moeten gebeuren om deze periode te laten lijken op andere momenten?

In mijn geval was het toen als volgt.
Wat liep er mis? Ik zat met een resem papieren die ik bij elkaar moest zoeken uit X verschillende papieren dossiers. Bij elke vergadering opnieuw. Een overzichtslijst daarvan bijhouden bleek in praktijk onhoudbaar.
De oplossing? Digitalisatie! Met 1 digitale zoekopdracht kon ik perfect elke mogelijke vraag beantwoorden. Geen opzoekingen, kopieer- en klasseerstress meer.

Wil jij ook iets veranderen?

Een kalmere periode is de ideale tijd om te reflecteren over je manier van werken.
Leg daarom eens een lijstje aan met elke terugkerende frustratie.

Ga er dan in een rustigere periode mee aan de slag.

  • Stel jezelf de bovenstaande vragen.
  • Ga in overleg met je collega’s (en/of klanten) over de raakvlakken. Ga daarbij de blokkades uit het verleden niet uit de weg. Het kan zomaar zijn dat er intussen iets is veranderd.
  • Vraag op een andere manier naar hun beleving van deze situatie. Vraag eerder naar hoe zij werken en waarom. Probeer hen te helpen zonder jezelf te verliezen. Door te helpen heb ik mezelf ook al vaak geholpen.
  • Durf open te kijken naar het geheel en naar jouw rol daarin. Door de rollen lichtjes anders te verdelen kom je misschien tot een WIN-WIN.
  • Wees creatief met de dingen die je dagdagelijks gebruikt. De gereedschappen die je het beste kent zijn vaak handigere oplossingen dan een losstaande en/of nieuwe tool.
  • Toon de voordelen van verandering voor diegenen waarvan je verandering verwacht. Wat hebben zij te winnen bij 1 stukje info meer vragen? Minder zeurende collega’s omdat jij dan je werk naar behoren kan doen misschien?

 

Als je dus weer eens in eenzelfde penarie terecht komt, neem even de tijd en noteer het voor later. Het is een eerste stap om van dat onproductieve rotgevoel af te geraken.
Sta je er zelf te dicht op en zie je geen oplossing? Neem even contact op voor een adminikillerscan. Dan help ik je graag al een stukje op weg!