Help! Mijn nieuwsbrief komt in SPAM terecht!

Je hebt met veel zorg een nieuwsbrief samengesteld en wil daarmee uiteraard zoveel mogelijk kopers bereiken. Hoe vervelend is het dan om te horen dat de mail bij de SPAM terechtkwam bij een deel van de geadresseerden?
Toch kan je daar zelf wat aan doen, ook zonder te veranderen van nieuwsbriefplatform…

“MailChimp is het probleem”

De populariteit van je nieuwsbriefprogramma zal in elk geval een rol spelen, maar dat is zeker niet het enige probleem. Erger nog, veranderen van nieuwsbriefprovider kan de toestand verslechteren.

Om het even welk nieuwsbriefsysteem je gebruikt, je kan (en zal ooit) met dit probleem kampen. Voor het gemak vernoemen we hier de populairste: MailChimp. Maar uiteraard stelt eenzelfde probleem zich ook met Convertkit, ActiveCampaign, Enormail, Aweber, enz. Alles ligt hem in de instellingen.

Hoe e-mail werkt verklaart het probleem

Om het probleem te snappen heb je eerst wat inzicht nodig in de werking van e-mail. Een mailadres is opgebouwd als persoon@organisatie.dns. De @ staat voor “werkt bij” of “onderdeel van”. Bij een professioneel mailadres heb je een eigen domeinnaam www.organisatie.dns die dus verweven zit in het mailadres.

Wanneer je website en e-mail op dezelfde server zijn bewaard vertrekt de info van dezelfde server. Maar nu heb je besloten beroep te doen op MailChimp. Die zal jou vragen vanuit welk mailadres je wil versturen. Jij kan kiezen welk mailadres dat is, je kan hier (in theorie) ook in naam van de premier beginnen versturen. Al jaren wordt hier gretig gebruik van gemaakt door spammers.

In de strijd tegen SPAM en digitale fraude wordt hier steeds strenger mee omgegaan. De servers waarlangs een mail passeert gaan steeds vaker checken of mail en website langs eenzelfde DNS-server (DomainNameServer) passeren.

Ze gaan m.a.w. checken op de server waar de domeinnaam geregistreerd staat of die “weet” dat MailChimp een machtiging heeft voor het versturen van nieuwsbrieven i.o.v. dat domein. Weet die van niks, dan is dat verdacht, dan zetten ze het bericht bij SPAM. Gebeurt dit vaak, dan kan uiteindelijk het domein …@organisatie.dns op een zwarte lijst terechtkomen. Hierdoor komen dan niet enkel je nieuwsbrieven maar ook gewone mails in SPAM terecht.

 

Wat kan je doen?

Ook jij bouwde wellicht een website omdat je dat nodig vond voor je business. Je begon intussen ook met nieuwsbrieven. Mogelijks op eigen houtje en met gratis tools om de kosten te drukken. Op zich niks mis mee, alleen mis je wellicht een groot stuk van de puzzel. Want het draait hem om ROI (Return on Investment). Met een mail die niemand ontvangt is die negatief.
Wat kan je doen om zoveel mogelijk uit de SPAM-filter te blijven?

  • Zorg dat je domeinnaam “weet” dat MailChimp voor jouw organisatie mails mag uitsturen. Hiervoor moet je in je MailChimp-account checken welke server gebruikt zal worden om de mails te versturen (IP-adres). De code van die server moet dan in de "SPF-records" van je domeinnaam worden bewaard. Zeer technisch dus voor de gemiddelde website-eigenaar… een kwalitatief webdesigner moet je hierbij kunnen helpen, of je domeinnaamhost (afhankelijk van de service die hij biedt).
  • Gebruik dus geen mailadressen @gmail.com; @telenet.be of @outlook.com want hier heb je geen vat op SPF-records.
  • Gebruik een apart mailadres voor nieuwsbrieven. Op die manier heeft de verzending van je nieuwsbrief al minder invloed op het ontvangen van je “gewone” mails. Alleen worden ze dan wellicht minder gelezen omdat ze door de lezer al gedetecteerd worden als “nieuwsbrief”.

 

Is daarmee alles opgelost?

Neen, je merkt het, je nieuwsbrief en website zijn achter de schermen sowieso met elkaar verbonden.  Voor een maximale ROI is het dan ook nuttig te kijken welke tools er nog allemaal een positieve bijdrage kunnen leveren.

Ik help familiale KMO’s een positieve impact maken op hun cashflow door het slim inzetten van betaalbare technologie. Ik leg me daarbij vooral toe op de handelingen die gepaard gaan met marketing, aankoop, verkoop en logistiek.

Specifiek voor marketing zijn er heel fijne tools op de markt waarmee je van alle bovenstaande rompslomp wordt bespaard... ik vertel je er graag meer over, neem gerust contact op!


Hoe maak je je bedrijf online vindbaar (ook zonder website?)

Ook als je geen winkel uitbaat wil je natuurlijk dat zoveel mogelijk potentiële klanten jou vinden. Als je wil gebeld worden voor een opdracht, als je meer vat wil krijgen op de recensies over je bedrijf online… lees dan verder!

Zodat je onderneming online toch zichtbaar wordt

Zou het niet fijn zijn dat je bedrijf bij de zoekresultaten verschijnt wanneer iemand in de buurt je activiteit intikt?

Stel, je hebt een sleepfirma in Sint-Pieters Leeuw. Ik sta daar in panne en zoek op m’n iPhone “depanneur”. Ook al vul ik geen locatie in, Google zal me in elk geval een sleepfirma tonen dicht bij waar ik ben. Google’s algoritme (berekeningen zeg maar) houden rekening met mijn locatie.
Want omvang van het bedrijf of de website speelt soms een kleinere rol in de zoekresultaten, wel de fysieke afstand tussen het bedrijf en diegene die zoekt.

Bevestig je je locatie in Google Mijn Bedrijf en heb je ook je website toegevoegd? Dan kan het bijna niet anders dan dat je een verschil merkt in bezoekersaantallen op de site

Maar ook zonder website…
Wanneer je je zaak toevoegt aan GoogleMijnBedrijf dan zal dat er in elk geval voor zorgen dat je zaak sneller kan verschijnen in de zoekresultaten in apps van Google, zoals GoogleMaps. Met correcte contactgegevens.

 

Maak het je potentiële klant makkelijker

Je kan alle contactgegevens invullen die je wenst. Zelfs je openingsuren worden makkelijker vindbaar voor potentiële klanten.

Zelfs vat op reviews

En last, but not least: je krijgt ook meer grip op eventuele recenties (of reviews). Zodra iemand je bedrijf ophemelt of de grond in boort kan je een melding ontvangen. Je kan ook vragen om reviews te verwijderen.

Hoe doe ik dat?

Je bedrijf op Google Mijn Bedrijf activeren hoeft niet lang te duren. Bestaat je bedrijf al langer? Zoek in Google je bedrijfsnaam en locatie op. Verschijnt die rechts met een kaartje erbij dan kan je de locatie “claimen”. Klik op de link om te bevestigen dat het jouw bedrijf is en volg de instructies.

Net gestart of onvindbaar in Google? Je logt rechts bovenaan in op je Google Account en begint de veldjes aan te vullen en stap-voor-stap instructies te volgen.

Het lastigste is de categorie. Want die lijst is soms wat raar opgebouwd. Mijn tip: tik in dat vakje een trefwoord dat met je zaak te maken heeft. Werkt het niet? Kijk dan eens welke categorie een concurrent heeft gekozen.
Wat je in dit vak ook doet, zodra je je naam zou veranderen van “Gebuisd” naar “Loodgieter Gebuisd”, hou er dan rekening mee dat je beter zal scoren als je hier de naam gebruikt die ook elders op het net terug te vinden is.

Lever je goederen/diensten bij klanten, dan zal je ook een radius in moeten stellen. Stel die realistisch in! Als je pizza’s bezorgt wil je dat niet op 100km afstand doen.

Geef je gegevens op zoals openingsuren en betalingsmogelijkheden? Vergeet de gegevens niet up-to-date te houden. Plan bvb 1x per jaar een herinnering in je agenda om je gegevens nogmaals na te kijken.

Check alle gegevens grondig!

In de laatste stap wordt het postkaartje getoond dat je een paar weken later zal ontvangen. Wanneer je dat ontvangt zal je terug moeten aanloggen om de code op het kaartje in te geven. Zo kan Google nagaan dat jij effectief degene bent die de zaak uitbaat.

SEO

Wat je net deed is een stukje van wat officieel Search Engine Optimalization of SEO wordt genoemd.

Kleine inspanning ten opzichte van het potentieel

Je hebt net met 1 handeling gezorgd dat
- je bedrijf beter vindbaar is in Google
- je toegankelijker bent voor klanten
- je site meer inkomende links heeft (vanuit GoogleMaps een link gemaakt naar je site)
hierdoor heeft het ook invloed op andere online diensten.

In onze huidige omgeving zijn er massa’s van deze kleine handelingen die een sneeuwbaleffect kunnen hebben. Dat is waar ik met Kanli voor wil staan, jou helpen om met minder (administratieve) moeite meer te bereiken.
Voor websites van klanten werk ik daarvoor ook samen met Context.in. Zij bieden een platform zonder gelijke voor het bouwen van websites. Je vindt meer info op www.context.in

Succes!

Sara

 


Hoe duidelijke info krijgen i.p.v. een oceaan van data?

Als ondernemer is het cruciaal om snel en met kennis van zaken te kunnen handelen.Is het interessant om nu een bepaalde investering te doen? Hoeveel marge zit er bij klant X? Eenvoudige vragen, maar vaak moeilijk te beantwoorden.

De wereld draait als maar sneller en actuele informatie wordt van steeds groter belang voor je beslissingen. Ook in familiale KMO’s is er veel informatie in omloop maar vaak is er niemand aanwezig die zich bewust is hiervan, laat staan dat er iemand aanwezig is die ze kan “lezen” of “vertalen”.

Daardoor zijn bedrijfsleiders vaak aangewezen op gokken of wachten op de volgende kwartaalcijfers om een beslissing te kunnen nemen…

Heel wat ondernemers voelen zich daar erg ongemakkelijk bij, nochtans kunnen kleine ingrepen vaak zorgen voor veel meer in- en overzicht.

Wat kan je concreet doen om meer inzicht te krijgen?

  • Benoem je noden. Welke info is cruciaal om je buikgevoel te staven? Bvb voor rentabiliteit: Hoeveel je gemiddeld per opdracht aan omzet draait? Of per uur? Of per km? Zorg dat die parameters voor jezelf duidelijk zijn.
  • Zorg voor eenduidige parameters. Hoe meer verschillende diensten je aanbiedt, hoe uitdagender natuurlijk, maar tracht te komen tot een vaste set van gegevens die je nodig hebt om al jouw vragen te beantwoorden. Zowel qua kosten als qua inkomsten.
  • Ga na waar die nu al (deels) worden ingetikt (ongeacht wie dat doet). Zo vermijd je dat er dubbel werk dient te gebeuren.
  • Worden ze ingegeven in een database? Haal die gegevens in de vorm van lijsten uit dit systeem.
  • Worden ze ingegeven in aparte bestandjes? Dan kan het al een stap vooruit zijn om over te gaan op een kleine database of zelfs een lijst.
  • Bekijk waar je je antwoorden vindt in deze lijsten en automatiseer waar mogelijk.
  • Neem je bedrijf in handen en bekijk deze zelfde lijsten regelmatig.

Wat het je kan opleveren?

  • Wanneer je offertes uitschrijft heb je na een tijdje meer zicht op de winstgevendheid van opdrachten. Je kan je bedrijf dus beter sturen.
  • Wanneer je groeit en een keuze moet maken voor een nieuw software-pakket kan jij makkelijker detecteren of het aan jouw eisen kan voldoen.
  • Wanneer je de informatie structureert volgens je eigen noden dan heb je steeds je antwoorden bij de hand. Of het nu gaat over factureren, verzekeringsdossiers opvolgen of personeelsadministratie: je hebt in ene wip de juiste info beet.
  • Maar bovenal kan dit je gemoedsrust brengen… zo zeggen toch mijn klanten. ;-)

Kom je er zelf niet uit?

Ik kan je helpen om

  • de gewenste parameters bloot te leggen en toegankelijk(er) te maken.
  • de nodige vaardigheden aan te leren om effectiever te werk te gaan.
  • de overzichten en statistieken die jij nodig hebt om beslissingen te nemen te verankeren in de dagelijkse werking. Doordat ze “automatisch” voortvloeien uit de dagtaak ga je ze ook effectief raadplegen.

Benieuwd wat dat in jouw bedrijf zou kunnen betekenen? Laat ons even sparren! Neem contact op met mij.


Is het nu echt weer zover ?

“Het is ook ieder jaar hetzelfde liedje in deze periode! Niks loopt zoals gepland.”
Ik ben er rotsvast van overtuigd dat we het allemaal wel eens zuchten.

Heb je er al eens bij stilgestaan dat er een enorme kans in die gedachte zit?
Je hebt namelijk net zelf benoemd dat je dit resultaat anders wil.
Dat je dit patroon graag wil doorbreken.

Als je nu eens de kans zou verkleinen dat het terugkomt?
Meer overzicht voor jezelf creëren zodat je kan anticiperen op terugkerende situaties.
De meest voorkomende uitzondering niet langer de kans geven om de boel onderuit te halen, maar er een kader voor scheppen, met grenzen en regels.

Om een (administratief) werkpatroon te doorbreken heb je uiteraard wel wat meer nodig dan de vaststelling dat het foutloopt.
Het gaat hem erom voldoende afstand te kunnen inbouwen zodat je een frisse kijk krijgt.
Niet enkel op jouw stukje, maar op de hele ketting.
Niet in je hoofd, maar in de praktijk.

Onderschat de kracht van “Is het nu echt weer zover?” niet!
Het kan een eerste stap zijn naar een andere realiteit.
Ik betrapte mezelf ooit op die uitspraak en legde mezelf op de rooster.

  • Wat loopt er mis?
  • Welke periode? Een bepaalde maand of de tijd vlak voor of na x
  • (Waarom) loopt het buiten die periode wel goed?
  • Wat zou er moeten gebeuren om deze periode te laten lijken op andere momenten?

In mijn geval was het toen als volgt.
Wat liep er mis? Ik zat met een resem papieren die ik bij elkaar moest zoeken uit X verschillende papieren dossiers. Bij elke vergadering opnieuw. Een overzichtslijst daarvan bijhouden bleek in praktijk onhoudbaar.
De oplossing? Digitalisatie! Met 1 digitale zoekopdracht kon ik perfect elke mogelijke vraag beantwoorden. Geen opzoekingen, kopieer- en klasseerstress meer.

Wil jij ook iets veranderen?

Een kalmere periode is de ideale tijd om te reflecteren over je manier van werken.
Leg daarom eens een lijstje aan met elke terugkerende frustratie.

Ga er dan in een rustigere periode mee aan de slag.

  • Stel jezelf de bovenstaande vragen.
  • Ga in overleg met je collega’s (en/of klanten) over de raakvlakken. Ga daarbij de blokkades uit het verleden niet uit de weg. Het kan zomaar zijn dat er intussen iets is veranderd.
  • Vraag op een andere manier naar hun beleving van deze situatie. Vraag eerder naar hoe zij werken en waarom. Probeer hen te helpen zonder jezelf te verliezen. Door te helpen heb ik mezelf ook al vaak geholpen.
  • Durf open te kijken naar het geheel en naar jouw rol daarin. Door de rollen lichtjes anders te verdelen kom je misschien tot een WIN-WIN.
  • Wees creatief met de dingen die je dagdagelijks gebruikt. De gereedschappen die je het beste kent zijn vaak handigere oplossingen dan een losstaande en/of nieuwe tool.
  • Toon de voordelen van verandering voor diegenen waarvan je verandering verwacht. Wat hebben zij te winnen bij 1 stukje info meer vragen? Minder zeurende collega’s omdat jij dan je werk naar behoren kan doen misschien?

 

Als je dus weer eens in eenzelfde penarie terecht komt, neem even de tijd en noteer het voor later. Het is een eerste stap om van dat onproductieve rotgevoel af te geraken.
Sta je er zelf te dicht op en zie je geen oplossing? Neem even contact op voor een adminikillerscan. Dan help ik je graag al een stukje op weg!

 


Bergen papier en mail na de vakantie

De berg administratie die je terugvindt wanneer je uit vakantie terugkeert, ken je die ook?

Dan vind ik dus bij thuiskomst: een hoopje papier (naast de goed gevulde mailbox).
Dat stapeltje bracht herinneringen aan vroeger naar boven. Want er was een tijd waarop ik amper op vakantie durfde uit vrees voor die stapel.

Je kent dat vast wel, die stroom aan papier en mail.

Het probleem was dat ik ook nog eens in een soort van professionele 7-kantrelatie zat. 7 partner-organisaties Per dossier zonder dat er ooit heel duidelijke afspraken waren gemaakt. Laat staan gecommuniceerd. Als kleine garnaal weinig te zeggen over de werkwijze, dus we moesten er mee door. Het was PURE CHAOS! Elke maand letterlijk een volle dag zoet met niet anders dan zoeken en puzzelen. Mijn maag keert nog bij de herinnering. Verlof dat was eigenlijk met zekerheid miserie achteraf. Ik vertrok eigenlijk liever niet.


En ik zie het ook terug bij mijn klanten.

De kleine organisaties die in opdracht werken van grote multinationals. De organisaties waar de admin binnen de familie wordt gehouden.
Zelfs wanneer er al administratieve afspraken zijn gemaakt met klanten en leveranciers. Want dan zijn er altijd wel die het even anders blijven doen. Of mensen die zich vergissen. Er is zelfs een deel die de documenten standaard via 2 verschillende kanalen begint te sturen. Voor de zekerheid.

Zekerheid op verwarring en tijdverlies, denk ik dan.

Bij die afwijkingen is het dan eerst uitpluizen of het document niet dubbel is. Puur tijdverlies. Daarvoor moet je eerst zelfs nagaan of je genoeg gegevens hebt om het in je klassement terug te vinden. Enz.

Ik was dat KOTSBEU.

En ik had 3 mogelijkheden:
- Ik kon janken (niet mijn manier van doen)
- Ik kon me erbij neerleggen (al zou ik niet weten hoe ;-))
- Of ik kon verandering brengen
Dat laatste was (en is) dus mijn optie. Ondanks het feit dat ik geen macht had in de situatie. Meer nog, er was weerstand tegen verandering. Die is er altijd.
MAAR Ik werd betaald voor het resultaat, niet voor de werkwijze, toch? ;-) Daar gingen we met het experiment. Tot ik het fysieke bewijs kon leveren dat het beter kon werkte ik in stilte.

Ik paste in eerste instantie het klassement aan.

Gedaan met oeverloos papier klasseren en papieren dossiers assembleren. Vanaf nu ging het digitaal.

Om een document terug te vinden hoefde ik in 95% van de gevallen niets meer op te zoeken in de database. Ik vond de documenten digitaal veel sneller terug.

Iedereen kon vanaf nu zelf een document terugvinden op de server, ze hoefden mij niks meer te vragen. Ik werd daarvoor niet meer gestoord.

Het papierverbruik werd fors beperkt.

“Ja maar… digitaal klasseren dat kost toch meer tijd?”

Niet altijd. Het hangt er deels van af hoe je je klassement instelt. En er moet ook gekeken worden naar de relevantie. Voordien dan had ik de neiging om dat klassement te laten opstapelen, want met al dat geblader in mappen was bundelen gewoon efficiënter. Door digitaal te klasseren viel dat weg.

Mijn digitaal klassement bracht met immers ook overzicht visueel. Door direct te klasseren werd ik daarmee beloond. Ik liet dat dus niet graag meer liggen.
Maar ik heb helemaal niet gezegd om sowieso digitaal te gaan! Er zijn klanten waarbij het papier ongemoeid blijft, maar de manier van klasseren wordt geoptimaliseerd.

Het resultaat

Die werkwijze werd een jaar later uitgebreid naar de hele organisatie. Missie geslaagd!
Wil je weten hoe ik tot dat systeem kwam? Schrijf je in als adminikiller en dan krijg je meer info hierover in je mailbox.


Alleen voor adminikillers

15 jaar heb ik gewerkt als administratieve kracht. Als receptioniste, dossierbeheerder en als Personal Assistant. En eigenlijk was dat niet echt mijn ding. Waarom ik het zo lang deed? Omdat ik altijd wel dingetjes vond die geoptimaliseerd konden worden... en daar krijg ik vleugels van. Geen administratie "doen", maar administratie "killen" dus.

Mijn bedrijf is toch anders?

Uiteraard is elk bedrijf anders, uniek zelfs. Iedereen heeft zijn/haar manier van werken. Toch zag ik een aantal principes vaak terugkomen. Hele kleine dingen soms, die zo vaak worden herhaald dat ze massa's tijd en geld zuigen. Dat kan opgelost worden met spitstechnologie, maar heel vaak ook met slim gevonden trucjes.

Slimme trucjes maar alleen voor ondernemers

Die trucjes, dat is waar ik graag mee aan de slag ben. Want eerlijk waar, een mastodontische multinational daar werk ik niet meer voor. Ik wil enkel nog werken voor de kleinere maar groeiende initiatieven. Bedrijven die met passie uit de grond zijn gestampt en die groeien. Daar waar de bezielers de touwtjes in handen hebben én willen houden. Waar digitalisatie gewenst is, maar de grote softwarepakketten totale overkill. Geen nood aan 100 verschillende functionaliteiten, en nog veel minder aan de 3 of 4 nullen van de jaarlijks terugkerende kost aan licenties van standaardsoftware. Tenzij die de zaken écht zodanig ondersteunt dat de investering loont. 

Om die ondernemers op weg te helpen met het killen van administratie organiseer ik de adminikillersessie op 23/3. Dan toon ik aan de hand van praktijkvoorbeelden hoe die verdomde PC toch een bondgenoot kan worden in je administratie. Hoe digitalisatie ook voor jouw bedrijf meerwaarde kan bieden.

Zie ik je dan?

Adminikillersessie

23/3
19-21u
Halle

Schrijf je in


De voorraad is zo onbetrouwbaar als wat!

Dat krijg je misschien ook wel eens te horen. En iedere dienst dan maar de andere beschuldigen van het in de soep draaien. I know, been there...

Collega's worden met de grond gelijk gemaakt. De verkoop vindt alternatieve wegen om de logistiek te corrigeren (wat dan de rest nog meer in de soep doet draaien). Complete verzuiling. Ook in organisaties met maar 20 werknemers. Extra ziekteverzuim, extra verloop, enfin, dikke miserie.

Vaak door: "Ik kocht gereedschap, dus het is opgelost"

Zo lijken sommigen wel te denken wanneer ze een CRM of ERP in gebruik nemen. We hebben nu een performant systeem, dus gaat alles nu vanzelf gaan.
Anderen hebben al door dat het wel een beetje anders in elkaar zit... maar weten niet aan welke boutjes te draaien. Als het niet werkt dan is het de schuld van het systeem of van de collega's.

En ja, UITERAARD, zullen er ook gewoon softwarepakketten zijn die totaal niet deugen!

Alleen zijn er vaak ook hele kleine dingen zijn die de boel GRANDIOOS om zeep helpen. Want die nieuwe kraan in de badkamer is ook niet geïnstalleerd door alleen de kraan te kopen. Ook niet door te bespreken waar ze precies moet komen. Neen, er komt wel wat meer bij kijken. Maar welke valkuilen zie ik dan bij CRM en/of ERP?

Een definitie vastleggen en niet communiceren

Het meest extreme voorbeeld was wel een ERP-pakket (SAP). Bij de technische dienst kregen ze enkel de NL-termen te zien en moesten ze bij een bestelling kiezen tussen "stuks" of "eenheden", zonder verdere uitleg. De ene keer kregen ze vervolgens een doos van 10 stuks en de andere keer 1 stuk. Terwijl zij van oordeel waren dat ze hetzelfde hadden besteld. Soms kregen ze zelfs niks. Ze hadden dan 1 eenheid besteld. Er waren er nog 5 (stuks)in het systeem. Maar de magazijnier meldde dat de voorraad op was. En maar brullen en klagen dat de logistiek niet werkt en dat SAP de voorraadbetrouwbaarheid verziekte...

En als je naar de absolute cijfers keek dan lag die vaststelling ook wel voor de hand, alleen lag de oorzaak niet bij een werknemer, noch bij een softwareprobleem.

Wél een instelling in het programma. Bij de opstart van SAP werden bepaalde termen voor eenheden ingevoerd. Een eenheid werd daar en dan gedefinieerd als een verpakking. En bij sommige artikels zat er maar 1 stuk in een verpakking, bij andere waren dat er 10. Alleen voor de logistiek was het verschil duidelijk aangeduid en dus verstuurden ze wat besteld werd. Terwijl de anderen niet doorhadden dat ze bestelden. Een stuk of een doos.

Om het nog leuker te maken was ook bij het controleren van voorraden niet voor iedereen duidelijk dat er een verschil was. De voorraad werd dan naar goeddunken aangepast. Gevolg: Pure voorraadchaos!

Wanneer bepaalde begrippen in een database een interpretatie of definitie krijgen is het best die aan iedereen te communiceren. Idealiter in het softwaresysteem zelf.

Verkeerde info laten circuleren

Op andere plekken bleek de voorraadchaos nog vele malen groter. De menselijke miserie ook. Burn-outs waren er gratis! 1/5 bedienden kreeg er in 1 jaar mee te maken. En ja, indirect had het ene weldegelijk met het andere te maken. Niemand vertrouwde nog iets in die database. Niemand vertrouwde elkaar nog op de werkvloer. Iedereen was potentieel oorzaak van een stockverschil en iedereen moest brandjes blijven blussen. Scheldpartijen, boze klanten,...

Er werd een tijdje daarvoor een ERP ingevoerd. Eentje gemaakt om voorraad te beheren. Maar niet iedereen kreeg toegang. Want dat vertrouwde het management niet. Liever alle orders printen op papier, dan ook maar één arbeider toegang geven tot 1 beveiligd formulier op PC. Want een arbeider kan niet met een PC werken. Onmogelijk!

Gevolg? Een dagelijkse strijd om de formulieren die op papier werden ingevuld tijdig over te tikken. (Kost: 1 FTE) Handschriften correct zien te ontcijferen, interpreteren (en dus van daar al een deel van de fouten). "Is dat hier nu een 6, een 9 of toch een 0?". "Geen tijd om het te gaan checken, nu! Het moest al gedaan zijn!"

Dweilen met de kraan open. Toch kan het anders.

Als iedere medewerker zicht krijgt op zijn bijdrage. Verantwoordelijkheid kan nemen. Dan doen de meesten dat wel. Dan hoef je op z'n minst al niet meer af te rekenen met de frustratie van al diegenen die eigenlijk geblinddoekt aan het werk blijven. Die conclusies trekken en interpretaties maken van het weinige dat ze te zien krijgen.

Zoals de voorraadlijst die gisteren geprint werd en waarmee vandaag naar de stock wordt gekeken. Want er zijn wellicht al andere orders verwerkt, of nieuwe goederen binnengekomen. De arbeider ziet echter een "papieren bewijs" dat de stock "toch weeral niet klopt", de moed zakt hem stilaan in zijn schoenen, samen met zijn motivatie. Want hij heeft geen toegang tot het systeem, tot de échte stand van zaken. Hij heeft alleen papier.

Geef iedereen de kans om correcte gegevens te gebruiken tijdens zijn/haar werk. Alleen dan kan je verwachten dat ze er ook verantwoordelijkheid voor kunnen nemen.

Masterdata niet onderhouden

Masterdata zijn de basisgegevens in een database. Gegevens over een artikel of klant bvb.

Ja maar, eens die goed staan is de kous toch af? ALS ze goed staan wel. Maar is dat zo? En wat als een nieuw soort artikel wordt verkocht. Wordt er dan ook effectief een nieuw artikel aangemaakt in de database of wordt er een bestaand artikel mismeesterd?

"Zoveel kwaad kan dat nu toch niet? Voor die ene keer dat je moeren van 16mm aankoopt in plaats van 14mm om direct door te verkopen..." Als alles perfect georkestreerd loopt dan kan je daar misschien nog mee wegkomen. Maar je statistiek van de verkoop van 14mm is sowieso niet langer betrouwbaar. De aankoopdienst trekt mogelijk verkeerde conclusies. De marge kan ook verschillen, dus die cijfers zijn ook vertekend. En als de magazijnier die je inlichtte ziek is op de dag van de levering is de kans vrij groot dat heel je order is de soep draait. Maar verder is er inderdaad geen probleem mee.

Masterdata zijn wat mij betreft een hoeksteen van een vlotte dagelijkse werking. Daar is 1 persoon eindverantwoordelijke voor, iedereen moet die persoon direct kunnen aanspreken voor correcties.

Geen werkwijze afspreken

Een andere veel voorkomende oorzaak van stockproblemen is geen afspraken maken. Vaak is het bij lancering van een nieuw systeem zo druk dat iedereen aan de slag moet na 2 woordjes uitleg. Een deel van de medewerkers doet vanaf dan enkel wat ze uitgelegd kregen. Een ander gaat op zoek naar hoe ze hun ding gedaan moeten krijgen. Gevolg: ze werken misschien via een ander scherm waardoor de software hun input anders verwerkt en fouten maakt in de voorraad.

Spreek een bepaalde werkwijze af en zorg voor voldoende opleiding zodat iedereen weet wat kan en wat niet kan.

Gegevens die onleesbaar zijn

Een bijzondere. Ik maakte destijds de link tussen arbeiders en bedienden. De arbeiders kloegen dat de voorraadlabels onleesbaar waren. We zaten zowat aan de lettergrootte van de kop van de krant, dus beetje een vreemde opmerking. Bovendien kloeg de collega die de opstart van het systeem had verzorgd: "Ja zeg, ik heb IT al 7 keer mogen vragen het lettertype te vergroten! Dat ze eens stoppen met hun gezaag, hé!". En de manager: "Laat vallen, ze moeten gewoon nauwkeuriger werken."

De audits van de revisoren meldden een slecht voorraadbeheer als oorzaak voor financieel verlies. Daarmee is het dan gezegd. Nochtans zag ik iedereen weldegelijk moeite doen om het correct te doen. "Zie je wel dat ze nauwkeuriger moeten werken?" bleef toch de conclusie.

Tot de dag dat ik het hartsgrondig beu was en ik gedecideerd mee het magazijn in dook bij de voorraadtelling. (Als je wilt dat het goed gebeurt kan je het maar beter zelf doen, toch?)

Die labels zaten in praktijk soms op 3 meter afstand in zeer slecht verlichtte omstandigheden. Zelfs een geprinte 0 kon hier lijken op een 6, 9 of 8!

Arbeiders dolgelukkig. Het punt was gemaakt en het probleem vrij snel opgelost.

Nog meer

Er zijn nog factoren die een slechte voorraadbetrouwbaarheid in de hand kunnen werken. Vanzelfsprekend zijn er ook een aantal die ook perfect te traceren zijn door gegevensanalyse. Dingen die audits direct aan het licht brengen. Maar ik geloof in de vaststellingen op de werkvloer. De worsteling en verzuchting van de medewerkers. De handelingen die dagelijks gesteld worden (de échte, niet de theoretische) en welke gevolgen die hebben in de database.

Het laat zien wat er misloopt. Je gaat met de verzuchtingen aan de slag maar wijst mensen ook op hun eigen verantwoordelijkheden binnen het geheel. Zodat ze de voordelen zien van verandering.

Ik ben Sara Borremans van Kanli.be. Doorheen mijn carrière heb ik in verschillende projecten en in verschillende sectoren gewerkt aan eenvoudiger en effectiever administreren. Intussen help ik KMO's met soortgelijke uitdagingen. Volg mij gerust op Facebook of LinkedIn.


"Ik heb een Facebookpagina en een website. De klanten zullen nu wel komen!"

Zo denken velen, maar het klopt niet helemaal... En waarom dat dan allemaal niet werkt is vaak een raadsel. Als gebruiker wordt het soms sneller duidelijk.

Als niet alle bells and whistles juist staan ingesteld op je Facebookpagina dan is doorverwijzen moeilijker en loop jij dus mogelijk een deel van de digitale mond-aan-mondreclame mis.

Kijk, vandaag postte één van mijn kennissen op Facebook een vraag. Ik wilde haar graag doorverwijzen naar een paar mensen. Allemaal hadden ze een Facebookpagina, dus dat leek makkelijk te worden... niets was minder waar!

Bij sommigen kon ik gewoon @paginanaam tikken en bam, daar  verscheen al het linkje naar de pagina! Bij de pagina van Klaar was dat anders. Die had wel al een Facebookpagina gemaakt maar was er zich niet van bewust dat die niet kon getagd worden. Naar die pagina doorverwijzen was wat lastiger. Ik moest ze eerst opzoeken, linkje kopiëren, teruggaan naar het bericht waarop ik wilde antwoorden, daar de link plaatsen...

Mijn beroepsmisvorming zorgde er natuurlijk voor dat ik Klaar even contacteerde en daarna besloot ook jullie even in te lichten ;-) Een kleine inspanning doen en daar dan langere tijd de vruchten van plukken, dat moet iedereen geweten hebben!

Digitale mond-aan-mond reclame

Ik wilde haar pagina graag in mijn reactie op Facebook taggen. @artamandua.be in plaats van heel de reutemeteut met opzoeken en linken. Als het te veel moeite kost, dan zie jij er waarschijnlijk ook van af.

"Ja maar, waarom dan niet gewoon de website vermelden?" Had ik ook kunnen doen, maar dat heeft minder impact.

"Huh?" Ja, dat komt o.m. door de logaritmes die Facebook en bij uitbreiding het internet aan mekaar rijgen. Door de pagina te taggen valt de link minder op dan dat ik de website vermeld, maar mensen kunnen wel doorklikken en leuk vinden. Hierdoor wordt de kans groter dat de latere berichten die op de Facebookpagina worden vermeld ooit nog wel eens worden getoond aan die persoon. En aan vrienden van diegenen die de pagina leuk vonden.

Had ik de website vermeld, dan konden ze eens gaan neuzen en dan eindigt het verhaal vaak daar. Een volgende update komt niet zomaar in hun brievenbus terecht.

Een post op een Facebookpagina wordt dus wel automatisch aan anderen getoond. Een post op een website, daarvoor moet je moeite doen om die even zichtbaar te maken voor anderen. Dan moet je nieuwsbrieven versturen met een link naar de blog of de post publiceren op sociale media of ... Kortom, meer handelingen. Maar vooral, je kan dat enkel doen naar je eigen contacten en dus blijf je in dat zelfde vijvertje. Bij Facebook kom je automatisch ook in het zicht van anderen terecht.

Hoe zorg je er dan voor dat je pagina getagd kan worden?

Door een gebruikersnaam aan te maken voor je pagina. Een @artamandua.be bvb. Ik zou aanraden je domeinnaam te gebruiken. Die is uniek en (idealiter) makkelijk te onthouden voor je volgers.

Hoe?

  1. Ga naar je Facebookpagina
  2. Klik op Gebruikersnaam voor pagina maken aan de linkerkant van je pagina.
  3. Voer een gebruikersnaam in
  4. Als de gebruikersnaam nog beschikbaar is, klik je op Gebruikersnaam maken

Vanaf dan kan iedereen met @paginanaam je pagina taggen. Dat kan nu dus ook met die supertoffe pagina van Klaar, @Artamandua.be.

 

Facebook en een website zijn geen éénmalige inspanning

Om echt iets op te leveren moet een etalage van een winkel worden onderhouden. Dat is net zo voor een online etalage. Geen vernieuwing in de fysieke etalage heeft ook zo zijn gevolgen... idem met de online etalage.

Door alle puzzelstukjes van je online etalage (website, sociale media,...) aan elkaar te rijgen vergroot je de impact van de inspanning. Da's waar ik ondernemers mee help: hun hele zaak zo inrichten dat elke inspanning extra rendeert.
Lees daarover ook mijn eerdere post: Hoe zet ik mijn zaak of praktijk op de digitale kaart.

Meer leren over hoe Facebook professioneel gebruiken? Dan verwijs ik je graag door naar Gerrit Vromant's Facebook Challenge.

Succes!

PS: Ikzelf help ondernemers effectiever werken op PC, vooral op administratief vlak. Als je vloekt en foetert op je PC, of als je moeite hebt om je klavier nog te vinden tussen de bergen papier, dan ben je aan het goede adres hier!
Ik help je een systeem opzetten dat je helpt sneller en overzichtelijker te werken. Wil je je administratie (deels) uitbesteden? Eerst dat systeem bekijken, daarna kan het zeker.

PPS: Aan het wroeten omdat je soms een bestand niet meer vindt? Download dan de 20 zoektips op PC (Windows)


Die Excel doorzoeken van 14.000 lijnen? Dat duurt een halve dag!

Deze uitspraak hoorde ik van een kennis. Het was een collega van haar die in paniek schoot bij die gedachte, maar na een 10-tal minuten was het zaakje opgelost. Ze hadden samen de gegevens gevonden die nodig waren.

Het klinkt je misschien bekend in de oren... Misschien ben jij wel diegene bij wie het koud zweet uitbreekt bij zo'n lijsten. Diegene die mottig wordt bij het zoeken naar antwoorden in de zee van informatie.

Tegenwoordig bevatten lijsten en databases immers zo'n massa data dat een simpele query duizenden lijntjes met resultaten oplevert. Overzichtelijk is wat anders, right?

Als je effectief op zoek moet naar alle gegevens die voldoen aan een reeks van criteria dan kan dat best tijdrovend zijn. Jij kan daar effectief uren aan spenderen. Scrollen door data. Gegevens overnemen op papier of in een ander bestand.

Misschien ben jij wel stiekem jaloers op die collega die je steeds uit de nood helpt. Want je zou het zo graag zelf kunnen.

Ik ben ervan overtuigd dat jij dat kan leren.

Als je sinds Office 2010 geen opleiding meer volgde of geen tijd had om je in de nieuwe functies in te graven, dan is dat hoogstwaarschijnlijk zo. Want er is ontzettend veel veranderd!

  • Als je maandelijks op zoek moet naar uitzonderingen in die lijst van 10.000den lijntjes info
  • Als je analyses moet maken van diezelfde data
  • Als je gegevens uit 3 verschillende databestanden met elkaar moet vergelijken om een juiste beslissing te nemen
  • Als je je data overzichtelijker wil weergeven
  • Als je opzoekingen wil doen zonder te scrollen

Dan is er heel wat tijd te winnen. En hoe cool zou dat zijn om meer tijd te hebben om gericht actie te ondernemen?
Weet je hoe je op een link klikt? Dan hoef je zelfs de deur niet meer uit! Ik kan het jou ook van op afstand leren. Enkel wat jij nodig hebt, op het moment dat je het nodig hebt. Neem contact op voor meer info.


Geoptimaliseerde nummerplaat

Neen, dit heb ik niet zelf bedacht. Maar toen ik dit bestelwagentje zag rondrijden dacht ik, da's origineel!


"Allez, wat zegt gij nu?" Jaja, zelfs als het enkel om het ego van de bedrijfsleider is gedaan, ik vind het niet dom! Waarom? Ik zie een paar leuke neveneffecten.

Marketing

Die gepersonaliseerde nummerplaten vallen op. Hoeveel daarvan komen niet als foto op Facebook terecht. Daarom niet altijd in een even positief daglicht, akkoord. Maar ze worden gedeeld. Deze heeft ongetwijfeld een invloed op het bereik van deze groenteboer. En zijn imago wordt er ook mee door gevormd.
Zijn camionnetje staat in deze blog ;-) dat van andere groentenboeren niet...

Wagenparkbeheer

Wie ooit al eens aan wagenparkbeheer heeft gedaan die weet hoeveel parameters daaromtrent in het oog moeten worden gehouden. Ik kan me zomaar voorstellen dat het ook wel veel prettiger werkt als je de nummerplaat kan vervangen door iets wat je zelf hebt bepaald.

ROI

De financiële return on investment, daarover kan worden gedebatteerd. Maar onopgemerkt zal het in elk geval niet voorbij gaan.