De ketting is maar zo sterk als zijn zwakste schakel

Een fysieke realiteit, juist? Wel dat is ook zo in het bedrijf waar je werkt. Meer nog, door “willekeurige” digitalisatie krijgen steeds meer medewerkers een zeer precies afgelijnde opdracht toegewezen. Eentje die bepaald wordt door de machtigingen die ze krijgen in het nieuwe digitale systeem. Althans, dat is hoe het voor de meeste mensen op de werkvloer voelt.

Een nieuw programma wordt geïnstalleerd, ze krijgen een beetje uitleg, et voilà... we zijn terug vertrokken... Na korte tijd blijkt dat ze niet meer kunnen werken zoals vroeger. Het nieuwe systeem laat hen niet toe alles recht te zetten (lees ze hebben de machtiging niet meer om bvb basisgegevens van artikels te bewerken, tijdens de infosessie kwam dit niet ter sprake, ze weten niet wie hierover aan te spreken,...) en besluiten uiteindelijk om het los te laten om er niet onder door te gaan. Maar het nieuwe systeem past ook in het kader van automatisatie. Het is niet meer de bedoeling om naar een collega op een andere dienst te lopen, alles moet via het systeem. Dus is het kwestie van creatief zijn met dat systeem om jouw ding naar de volgende schakel in de keten te krijgen...

En daar zit het probleem: informatica bouwt in onze huidige manier van werken muren rondom afdelingen. Hokjes, de zo vaak gehoorde hokjescultuur...

Uiteraard werkt een ERP systeem niet wanneer je er creatief mee aan de slag gaat! In een ERP-omgeving zijn er heel wat ongeschreven, vaak zelfs ongeprogrammeerde regeltjes die je moet respecteren als je je doel wil bereiken.

Ethisch totaal niet verdedigbaar, weet ik, maar toch lijkt het mij beter indien we deze systemen even zouden bekijken als “een schakel”, net zoals elke afdeling en elke medewerker een schakel is. Want het is weldegelijk ook een schakel in de ketting die je bedrijfsactiviteit is. Het is de schakel tussen 2 afdelingen binnen je bedrijf, een schakel tussen mensen.

Als we in team willen samenwerken dan is het belangrijk dat we elkaar verstaan, elkaars sterktes kennen, elkaar versterken. Ook voor een geslaagde implementatie van ERP is het belangrijk dat de schakel voor en na elke ERP-stap begrijpt wat voor een ambetante gast die ERP toch kan zijn, maar ook wat de sterktes zijn en hoe je die gast best kan aanspreken om er een goede deal mee te sluiten.

Wat we nu doen is: Of ERP trekt op niks en we schieten dat ding af. Of er is een afdeling binnen het bedrijf die niet functioneert en we schieten die af... Maar in de meeste gevallen wordt er sneller op eigen rangen geschoten en gaat de concurrentie intussen vrolijk verder...
Hoeveel mooier zou het niet zijn om samen de processen te doorgronden, op elkaar af te stemmen, elke schakel even sterk te proberen krijgen...


Effectiviteit en korte sauciskes

Werk jij ook al jaren op dezelfde manier op je PC? Ben je zeker dat dit nog steeds de beste manier van werken is? Die het minste inspanning vraagt en in verhouding het meeste resultaat levert?

Het zou zomaar kunnen dat je - net als iedereen dat vroeg of laat wel eens onbewust doet – korte sauciskes aan het bakken bent... Ken je dat verhaal?

korte-sauciskes
Een jonge dame die gevraagd wordt waarom ze de sauciskes altijd in 2 snijdt voor het bakken... “Weet ik niet, mama doet het ook zo...”. Ze vraagt haar moeder waarom zij dat doet en die geeft precies hetzelfde antwoord. Wanneer de grootmoeder op bezoek komt die week worden er sauciskes op grootmoeders wijze geserveerd. Wanneer die op tafel worden gezet, zegt grootmoeder: “Maar meiske toch, heb jij nu nog steeds dat kleine pannetje van in den oorlog?”

We staan verdomd weinig stil bij wat we soms allemaal doen, laat staan waarom we het doen. Voor mij is dat een van de kernvragen wanneer je effectiever wil worden. Wat? Waarom? Eenvoudige vragen, maar daarom niet altijd evident te beantwoorden...

De documenten die je al jaren zuchtend klasseert omdat iemand ooit opperde dat dat wettelijk verplicht was... is die wetgeving nog steeds van toepassing? Moet het op papier bijgehouden worden? Als er controle wordt gedaan, hoe en wat wordt er dan precies gecontroleerd? Het zou niet de eerste keer zijn dat blijkt dat het klasseren plots niet meer nodig blijkt. Omdat die documenten intussen misschien digitaal worden aangeleverd en zo ook mogen worden gearchiveerd bijvoorbeeld. Stel je voor... niet meer hoeven printen, niet meer hoeven klasseren... enkel nog in het juiste mapje hoeven slepen en zorgen voor een goede back-up (die in elk geval een prioriteit zou mogen zijn!).

Stel jezelf even de vraag: welke dingen doe je wekelijks? Waarom? En welke meerwaarde geven ze aan wat je wil bereiken?


Help! Ze snoeien mijn job weg!

Het regent ontslagen in het nieuws. Niet zomaar een beetje miezeren, neen, ze vallen echt met bakken uit de lucht. Maar daar waar de kranten vol staan van herstructureringen bij de grote bedrijven lees je ook steeds meer over KMO’s die op zoek zijn naar meer personeel.

Er zijn dus weldegelijk kansen als je getroffen wordt door herstructurering. Maar dan worden digitale vaardigheden wel steeds gegeerder...

Steeds meer wordt er gedigitaliseerd, steeds minder blijven de uitvoerende jobs overeind staan. We zijn een kenniseconomie, maar kennis alleen volstaat niet meer. Wie digitaal niet mee is krijgt steeds minder de kans om zijn kennis te tonen/te delen. Ook buiten het werk. Da’s de heel spijtige realiteit. En net daarom wil ik er zijn voor zij die zich dom voelen op PC. Zij die het over een andere boeg willen gooien.

Want wie zal er bovenaan het lijstje van ontslagen staan? Diegenen met de uitvoerende functies? Of diegenen die meedenken hoe het efficiënter kan? Wie is gelukkiger? Zij die vat hebben op hun eigen job? Of zij die korte sauciskes blijven bakken?

Wie zal er sneller een job vinden? Diegene die gezwind tovert met de PC of de doctor in bedrijfsmanagement bij wie het angstzweet al uitbreekt bij het zien van een touchscreen?

Eén ding staat vast, de digitale revolutie is volop bezig. De speedboat vertrekt. Spring je erop, of zwem je er straks wel achteraan?

Ik ben ervan overtuigd dat hardskills aanleren in programma’s als Office maar voor zeer korte tijd bruikbaar zijn. Ik focus liever op de inzichten die helpen om ook onbekende programma’s snel te doorgronden. En jij?


Aaaargh! Raamcontracten

Bij elke bestelling op basis van een raamcontract was er stress alom. Meer dan anderhalf jaar eerder was er een nieuw ERP-systeem ingevoerd en “sindsdien liep alles spaak”. Klanten kregen niet wat ze bestelden, of dubbel, het regende klachten, ... stress langs alle kanten.

En toen kreeg G. de opdracht om de raamcontracten op te volgen. Er werd gehoopt op een mirakel, of toch bijna.

G. was zonder enige twijfel de meest aangewezen persoon. Zij had de beste contacten met de klanten in kwestie en kende hun kwaliteitsvereisten op haar duimpje. Ze zocht naar voorraadinfo en puzzelde die samen, zo goed en zo kwaad als ze kon. Uren, dagen...

“Ja, ik doe het hoe ik het kan hoor. Want eigenlijk heb ik X nodig maar gezien er bij IT onvoldoende tijd is doe ik het met Z. Vervolgens klik ik door op A, noteer ik B en vergelijk dat dan met E (5 kliks verder). Het resultaat daarvan moet ik dan in heldere taal zien te verwoorden naar betrokken collega. Tot slot moet ik dat dan ook nog opvolgen. Een heel groot werk. En overzicht bewaren is echt verschrikkelijk”

Echt monnikenwerk in de 21ste eeuw. Ik had het bij andere werkgevers ook al gezien. Echt, G. is niet alleen. Autodidact in Excel, bij de invoering van het ERP een initiatie gehad door de ontwikkelaars (Louter "klik-gebaseerd". Zonder enige integratie van de bedrijfseigen processen. Zonder enig inzicht mee te krijgen over de structuur van de database. Die vertaalslag moest ieder voor zich dan maar maken).

“Ik denk dat dat sneller kan”, zei ik. Wat volgde was een korte samenwerking waarbij we een sjabloon samenstelden. Vervolgens leerde ze de queries anders gebruiken.

Het ging niet over 1 nacht ijs. We hebben een paar scenario’s getest en ook het resultaat was wat mij betreft basic. Maar... waar zij telkens dagen mee zoet was kon ze vanaf dan in een dik uur klaarspelen. Meer nog, ze slaagde erin het overzicht te bewaren én de nodige aanvragen overzichtelijk door te spelen.

Bovendien kon dit sjabloon aan de IT-afdeling doorgegeven worden als basis voor een nieuwe query die alles zou integreren. Door dat in deze vorm te doen was het ook voor IT een pak makkelijker om de eisen te vatten. Hun query moest immers dezelfde kolommen in dezelfde volgorde als resultaat geven. Geen discussie mogelijk op dat vlak.

Denk jij ook dat je vastzit doordat de IT niet meewil? Probeer hen een visueel voorbeeld te geven van wat je verwacht. Wedden dat er dan minder afwijkingen mogelijk zijn?