Help! Mijn nieuwsbrief komt in SPAM terecht!

Je hebt met veel zorg een nieuwsbrief samengesteld en wil daarmee uiteraard zoveel mogelijk kopers bereiken. Hoe vervelend is het dan om te horen dat de mail bij de SPAM terechtkwam bij een deel van de geadresseerden?
Toch kan je daar zelf wat aan doen, ook zonder te veranderen van nieuwsbriefplatform…

“MailChimp is het probleem”

De populariteit van je nieuwsbriefprogramma zal in elk geval een rol spelen, maar dat is zeker niet het enige probleem. Erger nog, veranderen van nieuwsbriefprovider kan de toestand verslechteren.

Om het even welk nieuwsbriefsysteem je gebruikt, je kan (en zal ooit) met dit probleem kampen. Voor het gemak vernoemen we hier de populairste: MailChimp. Maar uiteraard stelt eenzelfde probleem zich ook met Convertkit, ActiveCampaign, Enormail, Aweber, enz. Alles ligt hem in de instellingen.

Hoe e-mail werkt verklaart het probleem

Om het probleem te snappen heb je eerst wat inzicht nodig in de werking van e-mail. Een mailadres is opgebouwd als persoon@organisatie.dns. De @ staat voor “werkt bij” of “onderdeel van”. Bij een professioneel mailadres heb je een eigen domeinnaam www.organisatie.dns die dus verweven zit in het mailadres.

Wanneer je website en e-mail op dezelfde server zijn bewaard vertrekt de info van dezelfde server. Maar nu heb je besloten beroep te doen op MailChimp. Die zal jou vragen vanuit welk mailadres je wil versturen. Jij kan kiezen welk mailadres dat is, je kan hier (in theorie) ook in naam van de premier beginnen versturen. Al jaren wordt hier gretig gebruik van gemaakt door spammers.

In de strijd tegen SPAM en digitale fraude wordt hier steeds strenger mee omgegaan. De servers waarlangs een mail passeert gaan steeds vaker checken of mail en website langs eenzelfde DNS-server (DomainNameServer) passeren.

Ze gaan m.a.w. checken op de server waar de domeinnaam geregistreerd staat of die “weet” dat MailChimp een machtiging heeft voor het versturen van nieuwsbrieven i.o.v. dat domein. Weet die van niks, dan is dat verdacht, dan zetten ze het bericht bij SPAM. Gebeurt dit vaak, dan kan uiteindelijk het domein …@organisatie.dns op een zwarte lijst terechtkomen. Hierdoor komen dan niet enkel je nieuwsbrieven maar ook gewone mails in SPAM terecht.

 

Wat kan je doen?

Ook jij bouwde wellicht een website omdat je dat nodig vond voor je business. Je begon intussen ook met nieuwsbrieven. Mogelijks op eigen houtje en met gratis tools om de kosten te drukken. Op zich niks mis mee, alleen mis je wellicht een groot stuk van de puzzel. Want het draait hem om ROI (Return on Investment). Met een mail die niemand ontvangt is die negatief.
Wat kan je doen om zoveel mogelijk uit de SPAM-filter te blijven?

  • Zorg dat je domeinnaam “weet” dat MailChimp voor jouw organisatie mails mag uitsturen. Hiervoor moet je in je MailChimp-account checken welke server gebruikt zal worden om de mails te versturen (IP-adres). De code van die server moet dan in de "SPF-records" van je domeinnaam worden bewaard. Zeer technisch dus voor de gemiddelde website-eigenaar… een kwalitatief webdesigner moet je hierbij kunnen helpen, of je domeinnaamhost (afhankelijk van de service die hij biedt).
  • Gebruik dus geen mailadressen @gmail.com; @telenet.be of @outlook.com want hier heb je geen vat op SPF-records.
  • Gebruik een apart mailadres voor nieuwsbrieven. Op die manier heeft de verzending van je nieuwsbrief al minder invloed op het ontvangen van je “gewone” mails. Alleen worden ze dan wellicht minder gelezen omdat ze door de lezer al gedetecteerd worden als “nieuwsbrief”.

 

Is daarmee alles opgelost?

Neen, je merkt het, je nieuwsbrief en website zijn achter de schermen sowieso met elkaar verbonden.  Voor een maximale ROI is het dan ook nuttig te kijken welke tools er nog allemaal een positieve bijdrage kunnen leveren.

Ik help familiale KMO’s een positieve impact maken op hun cashflow door het slim inzetten van betaalbare technologie. Ik leg me daarbij vooral toe op de handelingen die gepaard gaan met marketing, aankoop, verkoop en logistiek.

Specifiek voor marketing zijn er heel fijne tools op de markt waarmee je van alle bovenstaande rompslomp wordt bespaard... ik vertel je er graag meer over, neem gerust contact op!


Hoe maak je je bedrijf online vindbaar (ook zonder website?)

Ook als je geen winkel uitbaat wil je natuurlijk dat zoveel mogelijk potentiële klanten jou vinden. Als je wil gebeld worden voor een opdracht, als je meer vat wil krijgen op de recensies over je bedrijf online… lees dan verder!

Zodat je onderneming online toch zichtbaar wordt

Zou het niet fijn zijn dat je bedrijf bij de zoekresultaten verschijnt wanneer iemand in de buurt je activiteit intikt?

Stel, je hebt een sleepfirma in Sint-Pieters Leeuw. Ik sta daar in panne en zoek op m’n iPhone “depanneur”. Ook al vul ik geen locatie in, Google zal me in elk geval een sleepfirma tonen dicht bij waar ik ben. Google’s algoritme (berekeningen zeg maar) houden rekening met mijn locatie.
Want omvang van het bedrijf of de website speelt soms een kleinere rol in de zoekresultaten, wel de fysieke afstand tussen het bedrijf en diegene die zoekt.

Bevestig je je locatie in Google Mijn Bedrijf en heb je ook je website toegevoegd? Dan kan het bijna niet anders dan dat je een verschil merkt in bezoekersaantallen op de site

Maar ook zonder website…
Wanneer je je zaak toevoegt aan GoogleMijnBedrijf dan zal dat er in elk geval voor zorgen dat je zaak sneller kan verschijnen in de zoekresultaten in apps van Google, zoals GoogleMaps. Met correcte contactgegevens.

 

Maak het je potentiële klant makkelijker

Je kan alle contactgegevens invullen die je wenst. Zelfs je openingsuren worden makkelijker vindbaar voor potentiële klanten.

Zelfs vat op reviews

En last, but not least: je krijgt ook meer grip op eventuele recenties (of reviews). Zodra iemand je bedrijf ophemelt of de grond in boort kan je een melding ontvangen. Je kan ook vragen om reviews te verwijderen.

Hoe doe ik dat?

Je bedrijf op Google Mijn Bedrijf activeren hoeft niet lang te duren. Bestaat je bedrijf al langer? Zoek in Google je bedrijfsnaam en locatie op. Verschijnt die rechts met een kaartje erbij dan kan je de locatie “claimen”. Klik op de link om te bevestigen dat het jouw bedrijf is en volg de instructies.

Net gestart of onvindbaar in Google? Je logt rechts bovenaan in op je Google Account en begint de veldjes aan te vullen en stap-voor-stap instructies te volgen.

Het lastigste is de categorie. Want die lijst is soms wat raar opgebouwd. Mijn tip: tik in dat vakje een trefwoord dat met je zaak te maken heeft. Werkt het niet? Kijk dan eens welke categorie een concurrent heeft gekozen.
Wat je in dit vak ook doet, zodra je je naam zou veranderen van “Gebuisd” naar “Loodgieter Gebuisd”, hou er dan rekening mee dat je beter zal scoren als je hier de naam gebruikt die ook elders op het net terug te vinden is.

Lever je goederen/diensten bij klanten, dan zal je ook een radius in moeten stellen. Stel die realistisch in! Als je pizza’s bezorgt wil je dat niet op 100km afstand doen.

Geef je gegevens op zoals openingsuren en betalingsmogelijkheden? Vergeet de gegevens niet up-to-date te houden. Plan bvb 1x per jaar een herinnering in je agenda om je gegevens nogmaals na te kijken.

Check alle gegevens grondig!

In de laatste stap wordt het postkaartje getoond dat je een paar weken later zal ontvangen. Wanneer je dat ontvangt zal je terug moeten aanloggen om de code op het kaartje in te geven. Zo kan Google nagaan dat jij effectief degene bent die de zaak uitbaat.

SEO

Wat je net deed is een stukje van wat officieel Search Engine Optimalization of SEO wordt genoemd.

Kleine inspanning ten opzichte van het potentieel

Je hebt net met 1 handeling gezorgd dat
- je bedrijf beter vindbaar is in Google
- je toegankelijker bent voor klanten
- je site meer inkomende links heeft (vanuit GoogleMaps een link gemaakt naar je site)
hierdoor heeft het ook invloed op andere online diensten.

In onze huidige omgeving zijn er massa’s van deze kleine handelingen die een sneeuwbaleffect kunnen hebben. Dat is waar ik met Kanli voor wil staan, jou helpen om met minder (administratieve) moeite meer te bereiken.
Voor websites van klanten werk ik daarvoor ook samen met Context.in. Zij bieden een platform zonder gelijke voor het bouwen van websites. Je vindt meer info op www.context.in

Succes!

Sara

 


Opnieuw moeten beginnen

"En toen vond ik dat dus niet meer en moest ik helemaal opnieuw beginnen."
Echt niet fijn. Toch zie en hoor ik het regelmatig gebeuren. Recent nog bij een kennis. Ze had zelfs iemand ingehuurd om de tekst van 60 pagina's opnieuw over te typen! En als ik dat hoor dan krimpt mijn maag echt wel bij elkaar. Zeker als ik hoor:

  • "Ik vond dat bestand niet meer dus ben ik opnieuw moeten beginnen"
  • "Dat bestand had ik enkel nog in PDF, dus heb ik het laten overtypen"

In het eerste geval raad ik je aan de 20 vindtips eens te downloaden. Daarin krijg je tips om bestanden te zoeken, maar ook tips om ze in de toekomst beter te vinden.

In het tweede geval dan zou ik toch ook 2 minuten nadenken voor ik daaraan begin.

Antwoord eerst even op deze vragen:

  • Verspringt de tekst vaak in de lengte en breedte van het blad? Zoals bij een folder met tekstkadertjes her en der?
  • Zijn er veel tabellen?
  • Zijn er veel afbeeldingen?
  • Zijn de pagina's genummerd en/of staan er voetnoten.
  • Staan er afbeeldingen in de achtergrond?

Indien je 1 of meer keren ja hebt geantwoord en gaat het om korte stukken tekst dan is overtypen wellicht de snellere optie.

Gaat het echter om grote stukken doorlopende tekst met weinig opmaak dan hoef je niet over te typen. Dan kan je de tekstinhoud recupereren door gebruik te maken van OCR (Optical Character Recognition). In veel gevallen zal dat nog gratis kunnen ook. Hoe je dat precies aanpakt stuur ik je graag door via e-mail, vraag hier de uitleg aan. Dan heb je hem straks al in je mailbox!

 


"Ik heb een Facebookpagina en een website. De klanten zullen nu wel komen!"

Zo denken velen, maar het klopt niet helemaal... En waarom dat dan allemaal niet werkt is vaak een raadsel. Als gebruiker wordt het soms sneller duidelijk.

Als niet alle bells and whistles juist staan ingesteld op je Facebookpagina dan is doorverwijzen moeilijker en loop jij dus mogelijk een deel van de digitale mond-aan-mondreclame mis.

Kijk, vandaag postte één van mijn kennissen op Facebook een vraag. Ik wilde haar graag doorverwijzen naar een paar mensen. Allemaal hadden ze een Facebookpagina, dus dat leek makkelijk te worden... niets was minder waar!

Bij sommigen kon ik gewoon @paginanaam tikken en bam, daar  verscheen al het linkje naar de pagina! Bij de pagina van Klaar was dat anders. Die had wel al een Facebookpagina gemaakt maar was er zich niet van bewust dat die niet kon getagd worden. Naar die pagina doorverwijzen was wat lastiger. Ik moest ze eerst opzoeken, linkje kopiëren, teruggaan naar het bericht waarop ik wilde antwoorden, daar de link plaatsen...

Mijn beroepsmisvorming zorgde er natuurlijk voor dat ik Klaar even contacteerde en daarna besloot ook jullie even in te lichten ;-) Een kleine inspanning doen en daar dan langere tijd de vruchten van plukken, dat moet iedereen geweten hebben!

Digitale mond-aan-mond reclame

Ik wilde haar pagina graag in mijn reactie op Facebook taggen. @artamandua.be in plaats van heel de reutemeteut met opzoeken en linken. Als het te veel moeite kost, dan zie jij er waarschijnlijk ook van af.

"Ja maar, waarom dan niet gewoon de website vermelden?" Had ik ook kunnen doen, maar dat heeft minder impact.

"Huh?" Ja, dat komt o.m. door de logaritmes die Facebook en bij uitbreiding het internet aan mekaar rijgen. Door de pagina te taggen valt de link minder op dan dat ik de website vermeld, maar mensen kunnen wel doorklikken en leuk vinden. Hierdoor wordt de kans groter dat de latere berichten die op de Facebookpagina worden vermeld ooit nog wel eens worden getoond aan die persoon. En aan vrienden van diegenen die de pagina leuk vonden.

Had ik de website vermeld, dan konden ze eens gaan neuzen en dan eindigt het verhaal vaak daar. Een volgende update komt niet zomaar in hun brievenbus terecht.

Een post op een Facebookpagina wordt dus wel automatisch aan anderen getoond. Een post op een website, daarvoor moet je moeite doen om die even zichtbaar te maken voor anderen. Dan moet je nieuwsbrieven versturen met een link naar de blog of de post publiceren op sociale media of ... Kortom, meer handelingen. Maar vooral, je kan dat enkel doen naar je eigen contacten en dus blijf je in dat zelfde vijvertje. Bij Facebook kom je automatisch ook in het zicht van anderen terecht.

Hoe zorg je er dan voor dat je pagina getagd kan worden?

Door een gebruikersnaam aan te maken voor je pagina. Een @artamandua.be bvb. Ik zou aanraden je domeinnaam te gebruiken. Die is uniek en (idealiter) makkelijk te onthouden voor je volgers.

Hoe?

  1. Ga naar je Facebookpagina
  2. Klik op Gebruikersnaam voor pagina maken aan de linkerkant van je pagina.
  3. Voer een gebruikersnaam in
  4. Als de gebruikersnaam nog beschikbaar is, klik je op Gebruikersnaam maken

Vanaf dan kan iedereen met @paginanaam je pagina taggen. Dat kan nu dus ook met die supertoffe pagina van Klaar, @Artamandua.be.

 

Facebook en een website zijn geen éénmalige inspanning

Om echt iets op te leveren moet een etalage van een winkel worden onderhouden. Dat is net zo voor een online etalage. Geen vernieuwing in de fysieke etalage heeft ook zo zijn gevolgen... idem met de online etalage.

Door alle puzzelstukjes van je online etalage (website, sociale media,...) aan elkaar te rijgen vergroot je de impact van de inspanning. Da's waar ik ondernemers mee help: hun hele zaak zo inrichten dat elke inspanning extra rendeert.
Lees daarover ook mijn eerdere post: Hoe zet ik mijn zaak of praktijk op de digitale kaart.

Meer leren over hoe Facebook professioneel gebruiken? Dan verwijs ik je graag door naar Gerrit Vromant's Facebook Challenge.

Succes!

PS: Ikzelf help ondernemers effectiever werken op PC, vooral op administratief vlak. Als je vloekt en foetert op je PC, of als je moeite hebt om je klavier nog te vinden tussen de bergen papier, dan ben je aan het goede adres hier!
Ik help je een systeem opzetten dat je helpt sneller en overzichtelijker te werken. Wil je je administratie (deels) uitbesteden? Eerst dat systeem bekijken, daarna kan het zeker.

PPS: Aan het wroeten omdat je soms een bestand niet meer vindt? Download dan de 20 zoektips op PC (Windows)


Constant geplaagd door GSM-oproepen

Een van mijn klanten kloeg: "Je gaat dan eens een opleiding volgen en net op dat moment wil iedereen je blijkbaar aan de lijn krijgen. Je GSM staat roodgloeiend en het zijn oproepen waar je eigenlijk niks mee kan!". Herkenbaar? Er zijn oplossingen! Of je nu zelfstandige bent zonder personeel of drukbezet manager, hieronder vind je een aantal mogelijkheden.

Persoonlijk bereikbaar blijven is primordiaal, je voicemail is geen optie voor jou

    Overweeg om enkel bereikbaar te blijven voor contactpersonen in je contactenlijst op je telefoon. Dat kan je doen met de instellingen op je smartphone. Blokkeer alle oproepen van onbekende oproepnummers.
    Overweeg om enkel contactpersonen die aangeduid zijn als favoriet. Dat kan je doen met de instellingen op je smartphone. Stel de instellingen in op niet storen en laat enkel oproepen van favorieten toe.
    Toch liever elke oproep zien binnenkomen? Bij de meeste GSM-operators kan je de oproepen na een aantal seconden laten doorschakelen naar een ander nummer (je secretaresse bijvoorbeeld). Zo kan je bij elke oproep toch nog kiezen om op te nemen of door te laten schakelen naar een andere persoon. De beller krijgt dan in elk geval een persoon aan de lijn. Die persoon kan dan oproepen aannemen en gewoon noteren of ook afspraken plannen. Voor noodgevallen op het bedrijf kan er een SMS naar jou gestuurd worden. Zelfstandige zonder personeel zei je? Schakel een VA (Virtual Assistant) in. Ik kan je in contact brengen met verschillende goede freelance VA's.

De bellers verdienen een persoonlijke begroeting en directe opvolging indien nodig, maar jij wil je écht wel kunnen focussen

    De meeste operators maken het mogelijk om je nummer direct door te schakelen naar een derde persoon. Die persoon kan dan oproepen aannemen en gewoon noteren of ook afspraken plannen. Voor noodgevallen op het bedrijf kan er een SMS naar jou gestuurd worden. Zelfstandige zonder personeel zei je? Schakel een VA (Virtual Assistant) in. Ik kan je in contact brengen met verschillende goede freelance VA's.

De bellers kunnen gerust een voicemail-bericht nalaten, maar als er écht iets dringend is wil je het wel DIRECT weten

    Dan is je GSM uitzetten net geen optie, natuurlijk. Van een paar mensen wil je de oproepen wel gewoon binnenkrijgen, alle anderen mogen direct je voicemail krijgen. Het kan.
    Je doet dat zo. Beslis van wie je wel oproepen wil blijven ontvangen tijdens je afwezigheid. Maak van deze contactpersonen "favorieten". Stel vervolgens de "niet storen"-modus in op je GSM, met uitzondering van je favoriete contactpersonen.

Nuttige links voor doorschakelen bij een aantal operatoren...

Tip: stop de codes voor het activeren en desactiveren van de doorschakeling als contactpersoon in je GSM, zo heb je ze altijd bij de hand!

Doorschakelen instellen bij ProximusDoorschakelen instellen bij OrangeDoorschakelen bij Telenet

Hopelijk kan deze info ook jou helpen! Specifieke vragen of feedback? Laat van je horen!

Groetjes

Sara


Mails tijdens je afwezigheid

Ga je er even tussenuit? Sta dan even stil bij wat er met je mails gebeurt tijdens je afwezigheid...

  • geef je totaal geen reactie of laat je even weten wanneer mensen wél een antwoord kunnen verwachten?Stel je "Out of Office" of Afwezigheidsmelding zo in dat afzenders geïnformeerd worden wanneer je zal antwoorden.
    Dat kan nu ook zonder Outlook, door gebruik te maken van Gmail.
  • stel je afwezigheidsmelding niet gewoon in, lees de tekst nog even na! Niets zo onprofessioneel als een melding met "Fijne zomervakantie!" met Kerst.
  • waar kunnen je contactpersonen terecht met dringende vragen? Vermijd frustratie en bied waar mogelijk een alternatief. "Voor dringende vragen neem contact op met ..."
    In Outlook heb je de mogelijkheid om collega's een andere afwezigheidsmelding te sturen dan andere connecties. Heel handig om zeker te zijn dat ze intern de juiste telnrs en contactpersonen vinden.
    Vergeet er niet voor te zorgen dat de personen of de dienst waarnaar je anderen doorverwijst ook effectief voorbereid zijn op vragen! Zorg dat ze minstens toegang hebben tot de juiste contactgegevens om op elk moment de laatste stand van zaken te kunnen opvragen.
  • beperk de overlast wanneer je terugkomt. Blokkeer alvast wat tijd in je agenda om mails door te nemen zodra je terug bent. Laat nieuwsbrieven en andere niet-prioritaire mails automatisch in een vaste map sorteren. Zo leiden ze je niet af wanneer je je berg mails te lijf gaat bij terugkomst. Plan ook alvast een moment in op een later tijdstip om deze wel door te nemen (bijvoorbeeld een week na thuiskomst).
  • hou jezelf aan je voornemens! Wilde je er écht tussenuit? Schakel dan de mail-meldingen op je mobiele toestellen uit, of meer nog, ontkoppel tijdelijk de mailaccount.

Geen idee hoe je dat allemaal in praktijk doet? Ik help je graag op weg!


"Wie tagt mij? Stop daarmee!"

Heb jij ook een Facebook-account? Dan is de kans vrij groot dat je ook al eens dacht "moest je mij nu echt taggen?" of misschien zag je er al opmerkingen over op de tijdslijn van anderen.

Wat is taggen?

Taggen is een naam vermelden bij een foto of ander bericht. Zo kan je bvb iedereen op een foto bij naam noemen. Gebruikers die de foto dan openen zien met wie je op stap was en kunnen indien gewenst ook doorklikken naar de Facebook-pagina van die persoon.

Waarom gebruiken?

Er zijn situaties waarin het leuk is te taggen. Wanneer je bvb een vriend tagt in een foto dan krijgt die dat bericht zeker te zien. Hetzelfde gebeurt wanneer je een naam noemt (en die ook in het vet verschijnt in het bericht). De persoon krijgt het bericht zeker te zien als hij/zij die dag zijn Facebook-account checkt.

Dat is meteen ook de reden waarom het vaak wordt misbruikt. Indien iemand zeker wil zijn dat zijn bericht wordt gelezen tagt hij/zij 90 vrienden et voilà... Daar komt de kat op de koord!

Hoe frustratie vermijden?

Denk even na voor je tagt. Wil je een link of video met iemand delen? Is het iemand die belang hecht aan privacy? Dan kan je je bericht misschien ook via een privé-bericht versturen. Dan ziet hij/zij het ook zeker, maar toon je respect voor de privacy. Gebruik taggen eerder voor wat het bedoeld was: "Een gedeeld moment met de wereld delen".

Gaat het om een petitie, een wedstrijd, een opiniestuk,... ga dan zeker niet al je vrienden taggen! De kans is vrij groot dat niet iedereen op exact dezelfde golflengte zit. Jijzelf vindt het vast ook niet fijn als er een mening van een ander op jouw tijdslijn komt te staan.

Baas op je tijdslijn

Velen hebben het gevoel dat ze alle privacy en controle zijn kwijtgespeeld toen ze een account aanmaakten op sociale media. Toch heb je wel degelijk keuzes. Maar die moet je dan ook daadwerkelijk maken.

Kijk regelmatig je (privacy)instellingen na op je laptop. Zo is er bijvoorbeeld een instelling die ervoor zorgt dat berichten waarin je bent getagd niet automatisch op je tijdslijn verschijnen. Ze blijven wel nog in nieuwsoverzichten en dergelijke verschijnen.

screen-shot-2016-11-28-at-15-08-04-copy_ink_li

1. Kies in het menu rechtsboven voor het pijltje uiterst rechts en klik op Instellingen

screen-shot-2016-11-28-at-15-08-04_ink_li

2. Kies de tweede optie "Berichten waarin je door vrienden bent getagd, controleren voor ze op je tijdlijn worden weergegeven" en klik op bewerken

screen-shot-2016-11-28-at-15-13-21_ink_li

3. Kies in het opengeklapte menu voor inschakelen. Je krijgt hier ook uitleg hoe je dergelijke berichten dan kan toelaten op je tijdlijn.

Tags van foto's verwijderen

Indien je werd getagd in een foto dan kan je die foto open klikken en de tag zelf verwijderen door op de tag te klikken.


Liever geen pottenkijkers?

Zo vergrendel je je PC wanneer je je bureau verlaat.
Zo vergrendel je je PC wanneer je je bureau verlaat.