Waarom Excel-skills bijwerken vaak een maat voor niks is?

Heb je soms het gevoel dat je digitaal achterop loopt, vooral in Excel? Heb je al een opleiding gevolgd maar lijk je nog steeds een puzzelstukje te missen? Slaag je er niet in de geleerde vaardigheden in de praktijk toe te passen?

Misschien kan je wel vlot met je database werken maar kost het uren/dagen om waardevolle inzichten op te vissen uit de massa gegevens? Als het je al lukt.

Of misschien wil je zelf meer vat krijgen op je cijfers? Je buikgevoel ermee kunnen staven en het effect van acties kunnen aflezen?

De kennis en vaardigheden die nodig zijn om jouw persoonlijke proces (van input tot grafiek) af te werken zal je wellicht niet vinden bij de ontwikkelaar van je bedrijfssoftware, noch in een opleiding Excel.

Maar hoe kan je er dan wél voor zorgen dat je de juiste dingen leert?

1)     Leren op basis van wat je (onbewust) al gebruikt.

Duik in bestanden die je handig vindt, maar wellicht kreeg van een ander.

Welke formules worden daarin gebruikt en hoe werken ze?

Dit is een heel simpele manier om stap voor stap bij te leren over de dingen die binnen jouw organisatie relevant zijn. Hou een lijstje bij met minder courante formules, zodat je iets hebt om later naar terug te grijpen.

Online vind je massa’s info, maar het kost hopen tijd om die te doorgronden.

2)     Leren op basis van een probleem of ‘tijdslek’

Je ziet dat anderen iets berekend krijgen wat je zelf niet kan. Of dat zij het doen het in een fractie van de tijd.

Vraag aan collega’s en/of kennissen hoe zij dit oplossen. Wellicht kent die snelle collega een simpele manier om gegevens uit de database te exporteren voor gebruik in rapportage.

Wil je sneller vooruit? Bedenk dan welke piste jou persoonlijk het meest dient:

  • Ga je graag zelf op zoek naar (nieuwe) functionaliteiten?
    Volg dan een ‘open’ of groepsopleiding.
  • Weet je precies welke functionaliteiten je nodig hebt?
    Overweeg een maatopleiding.
  • Word je al kriegel bij de gedachte aan Excel, ook al gebruik je het al jaren en op dagelijkse basis?
    Digital coaching kan je helpen. Met een brede kennis kan een coach jou helpen om bijvoorbeeld gegevens te verwerken uit verschillende bronnen zonder dat je deze telkens opnieuw moet invoeren. En dat helemaal toegespitst op jouw praktijk.
    Er wordt gewerkt aan kennis en vaardigheid, maar ook aan zelfzekerheid.

Wil je meer weten over digitale coaching?

Sara Borremans helpt familiale KMO’s door middel van digitale coaching voor zaakvoerders (M/V) en medewerkers. Bij deze opdrachten wordt gestreefd naar een zo groot mogelijke positieve impact op de cashflow. Wil je achterhalen of dit ook voor jouw bedrijf kan? Neem contact op.


3 dagen nodig om terug mens te zijn

Vakantie. Denk je dan meteen ook aan de stress ervoor en erna?? Heb je dan ook minstens 2 weken verlof nodig om er iets aan te hebben?
Ah ja, want de eerste 3 dagen zijn nodig om terug mens te zijn en de laatste 3 dan kruipt het werkritme al stilaan terug op z'n plek.

Dan ben je wellicht nog goed bezig in vergelijking met diegenen die vertrekken met hun kantoor in de valies. "Workation" noemen ze dat dan. 2 weken vanop een zonnige locatie gaan werken. Kan een keuze zijn, maar niet de mijne ;-)

Want ik heb het als kind van zelfstandigen net iets te dichtbij meegemaakt, dat x dagen nodig hebben om terug mens te worden. Voor wij op reis vertrokken werden er steevast nachtjes doorgewerkt. Resultaat was dat er altijd eentje was die ziek was de eerste dagen van de vakantie. Pure uitputting. Het is zelfs 1 van de redenen die er mij jarenlang van heeft weerhouden om zelf als zelfstandige te beginnen. Maar ja, het bloed stroomt waar het niet gaan kan zeker? ;-)

In elk geval, toen we afgelopen maart vertrokken op reis werd het scenario even zeer herkenbaar. Hele drukke agenda, lange dagen voor het vertrek en in mijn geval zelfs een resem digitale tools die alles hadden kunnen oplossen in die 12u vliegen... Maar ik deed het niet ;-)

Want ja, ondanks de zakelijke planning was het best een drukke periode. En ja, die bagage inpakken, dat was ik echt even uit het oog verloren. Tenminste toch het stuk waar je gewoonlijk je kroost aanspoort om na te denken voor ze hun favoriete kleren opnieuw aantrekken in de periode waar je echt geen tijd meer hebt voor meer strijk. Alles heeft zo zijn leercurve. Het zit in het systeem voor volgende keer.

Want ja, op reis gaan dat is bij mij een systeem. Dat systeem is er zelfs eentje dat start wanneer ik een vakantie plan. Want dan kan ik ook gerust uit vakantie komen. En ja, ook die week was druk. Zelfs zonder de berg mails en post die op een antwoord wachtten. Ik had opdrachten voor elke dag van de week, dus de kantooruren waren op. En toch slaagde ik erin om de administratie, facturatie, marketing en verkoopmachine ook nog te laten verder draaien zonder slaap te missen.

Hoe dat kan? Door je "vervelende" administratie bijna vanzelfsprekend te laten voortvloeien uit je dagelijkse bezigheden.

Dat noem ik dan "adminikillen". Wil jij ook graag met wat minder zorgen op reis? Kom dan naar de adminikillersessie op dinsdag 13 juni 2017. Sluit alvast aan bij de adminikillers, dan krijg je meer details in je mailbox.


Keizerlijk parkeren

Je kent ze ongetwijfeld ook: klanten waarbij er qua administratie (i.k.v. facturatie) plots een heleboel extra's nodig blijken.

Dat vraagt tijd en vreet dus eigenlijk aan de marge.

Heb je er zo meerdere dan vergroot ook je kans op fouten nog eens exponentieel.

Uiteraard kan je je klant niks opleggen, maar je kan wel zorgen voor een WIN-WIN!

Denk met hen mee, zonder je eigen werkwijze te verloochenen.

Vergelijk het met parkeerplaatsen. Met 1 lijn aan elke kant zijn er nogal wat die het midden niet vinden.

Zoals de parkeerplaats bij de supermarkt waaraan je per definitie een deuk in je auto overhoudt. Ik mijd zo'n supermarkt als de pest.

Maar het kan dus echt wel anders! Ik was recent op roadtrip in Japan. En ja zelfs van de parkings ginder ben ik fan! ;-)

Waarom?

Door 2 lijnen zijwaarts te zetten (de breedte van een openzwaaiende deur) verhoog je het comfort van ALLE gebruikers. Binnen de lijnen parkeren is per definitie in het midden. Dan kan je als klant vlot in- en uitstappen. Dan is er minder kans op deuken. Dan geeft de parking al aan dat er hier verder is gedacht. Mij geeft het het gevoel dat er hier voor de klant wordt gezorgd.

Terwijl die parkeerplaatsen echt niet breder zijn! Meer nog, ze verplichten je om recht te parkeren. Het is eigenlijk een beperking die je als klant wordt opgelegd. Er is minder speling mogelijk, maar je hoeft daardoor niet “te mikken”. En dus voelt die beperking als klant comfortabeler.

Ook administratief

Ook op administratief vlak kan jij ervoor zorgen dat je klanten een keizerlijk gevoel overhouden aan "in de pas lopen".

Vergeet niet: ze rekenen op jou om hen te helpen met je expertise. Als hun administratieve eisen jouw werking verlammen, dan kan je hen niet de kwaliteit bieden waar ze recht op hebben.

Tenminste, da’s mijn mening. Misschien zie jij het wel compleet anders? Benieuwd naar jouw visie! Aarzel niet om te reageren!

Tot de volgende!

Sara


Ken jij alle plekjes van je business?

Ik ben op roadtrip door Japan.


Gisteren kregen we deze kaart aangeboden bij de huur van onze camper. 100% Japans, 90% daarvan zelfs Kanji. We hadden er net zo goed voor kunnen bedanken. Want ja, we hebben hier ook een Engelstalig GPS-toestel én de geweldige Google Maps in onze achterzak.

En toch, toch blijkt deze kaart extra's te bieden en ben ik wat blij ze niet te hebben afgeslagen! Want zoeken op het woord "camping" in GoogleMaps, dat werkt hier niet. Kanji typen lukt (nog) niet. Maar door de picto's hebben we nog meer keuze qua slaapplaatsen en zien we waar er onsen zijn! YES! Heerlijk die warmwaterbaden! Die kaart maakt ons echt veel rijker dan we in dat eerste moment dachten.

Gek genoeg is het iets herkenbaars, dat rijker zijn dan je denkt. Want maar al te vaak hebben mensen geen idee wat er allemaal kan met de software die ze al in huis hebben. Soms is het ook allemaal Chinees (of Japans ;-)).

Toch wil ik jullie, ook van deze andere kant van de aardbol, graag uitnodigen om op ontdekkingstocht te gaan in wat je bedrijf in huis heeft. Wedden dat er schatten van functies te vinden zijn?

Veel plezier op de ontdekkingstocht!!


Zen computer

Ik voelde al langer een link tussen sumi-e (meditatief inktschilderen) en administratie op PC. Er waren al een hele stapel metaforen voor handen, en toch... Toch bleef de blik van toehoorders zo verward dat ik even overwoog die link compleet weg te laten.

En toen stierf Pepe

Toeval bestaat niet. Ik kreeg bij de opruim van de boekenkast deze titel in handen "Zen en de kunst van computergebruik" van Philip Toshio Sudo. Die ging destijds (1999) nog mijlen verder in de analogiën! Dat was nu eens een mens geweest waarmee ik graag in dialoog was gegaan. Jammer genoeg blijkt hij in 2002 te zijn bezweken aan de gevolgen van maagkanker. Heel erg jammer, want dat boek spreekt een taal waarvan ik al een dialect kende. Een inhoud die ik graag wil vertalen naar andere PC-gebruikers.

Rust op PC

Dat is waar ik naartoe wilde en wil! Zorgen dat mensen durven klikken en dat dan ook bewust gaan doen. Niet noodzakelijk minder digitaal (digitaal detox) maar bewust digitaal. Ook en vooral in wat ze precies doen op hun toestellen. Wat is de meerwaarde van elk ding?

Wat is de meerwaarde van elke stap in het proces?

Na het uittekenen van een proces is dat de eerste vraag die wordt gesteld bij de omschakeling naar 6Sigma. Ook iets waar de Japanse invloed onmiskenbaar is, trouwens.

De stappen die niets toevoegen weghalen is vanzelfsprekend. Perfectie wordt bereikt als niks meer kan worden weggelaten. In de huidige bedrijfsculturen van ERP-systemen en Big Data zie je vaak het omgekeerde gebeuren. Met de regelmaat van de klok worden er nieuwe gegevens bijgehouden. Gegevens die in veel gevallen dan ook nog eens door medewerkers moeten worden ingegeven. Daarmee wordt in  veel gevallen ver voorbij gegaan aan de zin van Big Data. Maar daarover later meer.

Elke stap van het proces moet wat toevoegen aan het eindresultaat voor de klant én bij voorkeur ook nog eens een controlepunt zijn van een vorige stap. Op die manier worden fouten zo snel mogelijk ontdekt. Wat ook de kosten die die fouten met zich meebrengen drukt.

Op diezelfde manier zouden we kunnen stilstaan bij het administratief verwerken op PC. Moet ik de info opnieuw tikken of kan die overgenomen worden? Is dit éénmalig of is dit een vaststaand feit? In dat laatste geval kan je een permanente link voorzien. Zo zijn er nog tientallen voorbeelden.

Op een soortgelijke manier kunnen we ook stilstaan bij een archief. Hoe vaak moeten er na het klasseren opzoekingen worden gedaan? (Lees dus hoe frequent zou ik in principe de info op deze documenten WILLEN raadplegen. Want vaak zoeken we de papieren documenten nu niet op omdat het zo lang duurt...) Het kan een aanwijzing geven om digitaal te gaan archiveren. Heb je om wettelijke redenen ook nog een papieren archief nodig, dan kan het digitale archief complementair zijn en de tijd die nodig is om overzichtelijk te klasseren én vooral terug te vinden drastisch verkleinen. "Ja maar... Nu spreek je jezelf al tegen! Je voegt een stap toe!". Deze stap bevestigt de regel: het zoeken werd vroeger vaak genegeerd omdat het praktisch onhaalbaar was om zowel op datum als op klantnaam als op dossiernummer een klassement te gaan opmaken en bijhouden. Digitalisatie maakt zoiets mogelijk. Door een digitale stap toe te voegen kunnen - in sommige gevallen - verschillende tijdrovende stappen worden overgeslagen.

Als je het aantal interacties met de PC verkleint om eenzelfde resultaat te behalen heb je minder tijd nodig om het overzicht te bewaren. Bijgevolg kan je met meer rust tegenover je zaken staan en detecteer je sneller fouten.

Denk jij: Die administratie bij ons, dat moet beter kunnen?

Kanli helpt ondernemende mensen om met meer rust en zelfvertrouwen te administreren op PC. Daarvoor leren we je niet enkel trucjes aan in programma's als Excel, Word, Outlook of GMail! We gaan ook meer in detail in op de manier waarop je je toestellen gebruikt en je bestanden structureert. Interesse? Bel voor een vrijblijvende kennismaking! 0478 365 242


"Ik voel mij zo dom op PC"

Het is één van de meestgehoorde uitspraken wanneer ik mensen help. Ik stelde in mijn (werk)omgeving vast dat steeds meer mensen het moeilijk krijgen om effectief om te gaan met computers (en digitale tools in het algemeen). Het besef dat ze iets (nieuws) moeten gaan doen op PC, tablet of smartphone bezorgt hen stress. Het vraagt immers om buiten de comfortzone te gaan en iets te veranderen. Laat het nu net in onze menselijke aard zitten om per definitie tegen verandering te zijn.

Papier wordt steeds duurder

De gedachte dat steeds meer dingen goedkoper worden wanneer je ze digitaal aanpakt verontrust me des te meer. Wie geen gebruik maakt van PC-banking zal vanaf 1/1/2017 zo'n EUR 10 aangerekend krijgen per papieren overschrijving.
De trein nemen vanuit een klein station? Als je je ticket niet online of aan de automaat koopt betaal je een toeslag van EUR 7. De loketbediende is immers al wegbespaard. Conducteurs stellen vast dat velen niet mee zijn... Soortgelijk verhaal op de bus. Wie digitaal vaardig genoeg is betaalt een goedkoop SMS-ticket voor de bus. Wie dat niet is betaalt quasi het dubbele of moet een 10-rittenkaart kopen (en hopen dat ze opgebruikt geraken voor er een nieuw systeem komt).

Systemen steeds ingewikkelder

Althans voor zij die ervan uit gingen dat ze wel zouden heengaan voor ze al die digitale tools nodig zouden vinden. Ze hebben ergens onderweg een paar stappen gemist. 

Voor anderen lijkt het allemaal zo vanzelfsprekend dat ze geen vragen durven stellen. Stellen ze die toch, dan blijken zelfs diegenen die er vlot mee overweg kunnen niet altijd in staat te zijn om hun kennis te delen.

Thuis heb je geen IT-dienst

Zou het niet handig zijn om toch zelf een beetje te kunnen instaan voor de veiligheid? Zowel thuis, als op het werk. Niet zo snel hoeven bellen. Bewuster en zelfverzekerder kunnen klikken.

Heel wat mensen gebruiken digitale tools in een (werk)omgeving met IT-dienst. Loopt er wat vast? Hebben ze een vraag? Dan bellen ze wel even. Achter de schermen is diezelfde IT-dienst ook druk in de weer met het onderhoud van de infrastructuur. Firewall en virusscan up-to-date houden, software updates, noem maar op. 

En daar zit het nu net, we zijn ons niet bewust welke handelingen precies voor ons worden verzorgd. Aangezien we ze niet kennen, doen we dat allemaal niet thuis. Doen we het niet, dan is de kans al wat groter op problemen. Neem daarbij nog de impulsiviteit waarmee sommigen software installeren en je snapt waarom ik ervan uit ga dat de gebruiker zijn eigen grootste vijand is op digitale tools en internet. Je klikt wat verkeerds aan en BAF! heel het systeem ligt op z'n gat!

Tenminste, dat zijn de doemverhalen. De dingen die je ooit een keer meemaakte waardoor je nu niet meer durft te klikken. De verhalen die jarenlang in bedrijven blijven rondspoken en een hele nieuwe generatie klikangst bezorgt.

Bewustzijn als wapen tegen klikangst

Wanneer je begrijpt welke rol je zelf speelt voor je digitale veiligheid, dan begrijp je het belang van bewust klikken. Bewust een computer gebruiken. Dat kan volgens mij iedereen. Alles zit hem in dat ene woord: "bewust". Het vraagt niet om uitgebreide softwarekennis. Enkel bewustzijn. Enkel het besef dat je ook zelf op zoek kan naar een betrouwbaar antwoord.

Wanneer de IT-diensten luisteren naar bewuste gebruikers, dan kunnen hun vragen worden gebruikt om systemen veiliger te maken. Maar vooral ook om gebruikers correct voor te lichten zodat de IT-infrastructuur bruikbaar blijft ondanks de veiligheidsmaatregelen. Het helpt bedrijven om hun IT-infrastructuur effectiever te beheren en de kosten terug te beheersen. Het helpt eindgebruikers om ook thuis hun veiligheid te vergroten.
Ik ben dan ook maar wat blij dat ik mensen kan leren bewuster om te gaan met digitale tools. Zowel voor organisaties als bedrijven. Wil je meer info? Contacteer me!


Jouw bedrijf en dat van je klant zijn 1 ketting

Ik had het eerder al over je bedrijf als ketting, maar eigenlijk is het een groep kettingen. Elk proces is een ketting en elke verkoop is ook een ketting. Jouw bedrijf is zo een deel van de ketting van de klant. Lever je verkeerd of te laat, dan ben jij de zwakke schakel. Je klant is niet tevreden. Je zal moeten werken aan de schakel die jouw proces met dat van de klant verbindt.

De verkoopafdeling van je bedrijf zal dan ongetwijfeld op de barricades gaan staan voor zoveel mogelijk flexibiliteit naar de klant toe. Ze hebben gelijk, én ongelijk!

Kijk, als je een ketting maakt van allemaal dezelfde schakels, van hetzelfde materiaal, dan is de ketting relatief stevig. Mocht de ketting breken, dan is die snel weer hersteld. Als je allemaal verschillende schakels aan elkaar zet dan zal je schakels moeten aanpassen om ze aan elkaar te kunnen zetten. Elke schakel die je aanpast verliest daardoor wat van zijn oorspronkelijke kracht. Telkens wanneer zo’n schakel moet vervangen worden heb je weer meer werk om terug een zwakke schakel te produceren.

Wanneer je je bedrijfsproces hebt gemaakt maakte je een ketting, je hebt daarvoor ook een sterke schakel gemaakt die aansluit op de wensen van de gemiddelde klant. Een schakel dus die zowel op jouw ketting als op die van je klant aansluit. Meer nog, als je echt klantgericht werkte dan ben je vertrokken vanuit de eisen van je potentiële klanten en heb je de hele ketting bedacht om hen optimaal te bedienen. Jouw ketting sluit naadloos aan op die van je klant, jullie vormen een sterke ketting. Door tevredenheid is je klant aan jou gebonden.

En dan komt er een nieuwe klant met specifieke eisen. Jij bent een Volvo verdeler maar hij wil alleen auto’s met een Mercedes-logo die enkel op maandagen mogen worden geleverd bij de klant. Uiteraard kan je kost wat kost een klant willen binnenhalen en de logo’s beginnen vervangen om die dan ’s maandags te gaan leveren. Wellicht vind je die klant zelfs bereid te betalen voor al het extra werk.

Maar hoe hou je je personeel alert genoeg om dat alles correct te doen? Hoeveel ben je bereid om aan die schakel te werken? Is het zo interessant dat je er een nieuwe ketting van wil maken? Zijn er meerdere klanten voor wie deze nieuwe ketting zou passen?


Wanneer je alles wil...

Ook op momenten waarop je alles tegelijk wil (veranderen) heb je soms maar 2 knoppen nodig
✔ om alle tekst te selecteren en te kopiëren of lay-out te wijzigen
✔om de inhoud van alle cellen in een spreadsheet te selecteren

pc-tip-alles-selecteren