Ga je er even tussenuit? Sta dan even stil bij wat er met je mails gebeurt tijdens je afwezigheid…

  • geef je totaal geen reactie of laat je even weten wanneer mensen wél een antwoord kunnen verwachten?Stel je “Out of Office” of Afwezigheidsmelding zo in dat afzenders geïnformeerd worden wanneer je zal antwoorden.
    Dat kan nu ook zonder Outlook, door gebruik te maken van Gmail.
  • stel je afwezigheidsmelding niet gewoon in, lees de tekst nog even na! Niets zo onprofessioneel als een melding met “Fijne zomervakantie!” met Kerst.
  • waar kunnen je contactpersonen terecht met dringende vragen? Vermijd frustratie en bied waar mogelijk een alternatief. “Voor dringende vragen neem contact op met …”
    In Outlook heb je de mogelijkheid om collega’s een andere afwezigheidsmelding te sturen dan andere connecties. Heel handig om zeker te zijn dat ze intern de juiste telnrs en contactpersonen vinden.
    Vergeet er niet voor te zorgen dat de personen of de dienst waarnaar je anderen doorverwijst ook effectief voorbereid zijn op vragen! Zorg dat ze minstens toegang hebben tot de juiste contactgegevens om op elk moment de laatste stand van zaken te kunnen opvragen.
  • beperk de overlast wanneer je terugkomt. Blokkeer alvast wat tijd in je agenda om mails door te nemen zodra je terug bent. Laat nieuwsbrieven en andere niet-prioritaire mails automatisch in een vaste map sorteren. Zo leiden ze je niet af wanneer je je berg mails te lijf gaat bij terugkomst. Plan ook alvast een moment in op een later tijdstip om deze wel door te nemen (bijvoorbeeld een week na thuiskomst).
  • hou jezelf aan je voornemens! Wilde je er écht tussenuit? Schakel dan de mail-meldingen op je mobiele toestellen uit, of meer nog, ontkoppel tijdelijk de mailaccount.

Geen idee hoe je dat allemaal in praktijk doet? Ik help je graag op weg!