Ik voelde al langer een link tussen sumi-e (meditatief inktschilderen) en administratie op PC. Er waren al een hele stapel metaforen voor handen, en toch… Toch bleef de blik van toehoorders zo verward dat ik even overwoog die link compleet weg te laten.

En toen stierf Pepe

Toeval bestaat niet. Ik kreeg bij de opruim van de boekenkast deze titel in handen “Zen en de kunst van computergebruik” van Philip Toshio Sudo. Die ging destijds (1999) nog mijlen verder in de analogiën! Dat was nu eens een mens geweest waarmee ik graag in dialoog was gegaan. Jammer genoeg blijkt hij in 2002 te zijn bezweken aan de gevolgen van maagkanker. Heel erg jammer, want dat boek spreekt een taal waarvan ik al een dialect kende. Een inhoud die ik graag wil vertalen naar andere PC-gebruikers.

Rust op PC

Dat is waar ik naartoe wilde en wil! Zorgen dat mensen durven klikken en dat dan ook bewust gaan doen. Niet noodzakelijk minder digitaal (digitaal detox) maar bewust digitaal. Ook en vooral in wat ze precies doen op hun toestellen. Wat is de meerwaarde van elk ding?

Wat is de meerwaarde van elke stap in het proces?

Na het uittekenen van een proces is dat de eerste vraag die wordt gesteld bij de omschakeling naar 6Sigma. Ook iets waar de Japanse invloed onmiskenbaar is, trouwens.

De stappen die niets toevoegen weghalen is vanzelfsprekend. Perfectie wordt bereikt als niks meer kan worden weggelaten. In de huidige bedrijfsculturen van ERP-systemen en Big Data zie je vaak het omgekeerde gebeuren. Met de regelmaat van de klok worden er nieuwe gegevens bijgehouden. Gegevens die in veel gevallen dan ook nog eens door medewerkers moeten worden ingegeven. Daarmee wordt in  veel gevallen ver voorbij gegaan aan de zin van Big Data. Maar daarover later meer.

Elke stap van het proces moet wat toevoegen aan het eindresultaat voor de klant én bij voorkeur ook nog eens een controlepunt zijn van een vorige stap. Op die manier worden fouten zo snel mogelijk ontdekt. Wat ook de kosten die die fouten met zich meebrengen drukt.

Op diezelfde manier zouden we kunnen stilstaan bij het administratief verwerken op PC. Moet ik de info opnieuw tikken of kan die overgenomen worden? Is dit éénmalig of is dit een vaststaand feit? In dat laatste geval kan je een permanente link voorzien. Zo zijn er nog tientallen voorbeelden.

Op een soortgelijke manier kunnen we ook stilstaan bij een archief. Hoe vaak moeten er na het klasseren opzoekingen worden gedaan? (Lees dus hoe frequent zou ik in principe de info op deze documenten WILLEN raadplegen. Want vaak zoeken we de papieren documenten nu niet op omdat het zo lang duurt…) Het kan een aanwijzing geven om digitaal te gaan archiveren. Heb je om wettelijke redenen ook nog een papieren archief nodig, dan kan het digitale archief complementair zijn en de tijd die nodig is om overzichtelijk te klasseren én vooral terug te vinden drastisch verkleinen. “Ja maar… Nu spreek je jezelf al tegen! Je voegt een stap toe!”. Deze stap bevestigt de regel: het zoeken werd vroeger vaak genegeerd omdat het praktisch onhaalbaar was om zowel op datum als op klantnaam als op dossiernummer een klassement te gaan opmaken en bijhouden. Digitalisatie maakt zoiets mogelijk. Door een digitale stap toe te voegen kunnen – in sommige gevallen – verschillende tijdrovende stappen worden overgeslagen.

Als je het aantal interacties met de PC verkleint om eenzelfde resultaat te behalen heb je minder tijd nodig om het overzicht te bewaren. Bijgevolg kan je met meer rust tegenover je zaken staan en detecteer je sneller fouten.

Denk jij: Die administratie bij ons, dat moet beter kunnen?

Kanli helpt ondernemende mensen om met meer rust en zelfvertrouwen te administreren op PC. Daarvoor leren we je niet enkel trucjes aan in programma’s als Excel, Word, Outlook of GMail! We gaan ook meer in detail in op de manier waarop je je toestellen gebruikt en je bestanden structureert. Interesse? Bel voor een vrijblijvende kennismaking! 0478 365 242