“Hmm, dat kan me inderdaad al 2u werk besparen (iedere week)”. En toch sprong ze geen gat door het dak. En ik snapte dat eigenlijk wel. Want met het nodige intern overleg en budget zou het nog zo veel beter kunnen. Maar het is gewoon een feit dat je niet altijd DIRECT de neuzen in dezelfde richting krijgt om budget vrij te maken voor wat jij nodig vindt. Rome is niet in 1 dag gebouwd. Er kon zonder veel tegenslag een jaar voorbij gaan eer de ideale oplossing operationeel zou zijn.

Door eerst te optimaliseren wat binnen je eigen takenpakket en mogelijkheden valt schep je tijd om op zoek te gaan naar nòg betere oplossingen.

2u tijdswinst elke week betekent wel al 1 werkdag per maand die vrijkomt. Op een eenvoudige manier. Met software die al voor handen is. Enkel door de software anders te gebruiken.

En toch was ze nog niet helemaal verkocht. Waarom? Omdat dit een taak was waarmee ze vooral collega’s verder hielp. Eentje waar ze zelf dus relatief weinig directe meerwaarde van kon voelen.

“OK,” zei ik “tot gisteren kreeg je dus wekelijks wel al je werk gedaan?”
“Ja, min of meer”
“Zijn er zo nog meer dingen waarbij je het gevoel hebt dat ze eerder een last zijn dan een meerwaarde?”
“Oh ja!”
“Dan hebben we net 2u/week vrijgemaakt om daar ook iets aan te doen” en dat hadden we gedaan in 1,5u.

Herkenbaar? Dan kan jij ook het volgende proberen

  • Stel een lijstje op met taken waarvan de meerwaarde onduidelijk is (geworden).
  • Ook deeltaken mogen op de lijst (bvb bij opleidingen plannen: dat ik inschrijvingen bij moet houden snap ik maar wat is het nut van aanwezigheden registreren achteraf?)
  • Schat voor ieder van deze (deel)taken in hoeveel tijd je er iedere week aan kwijt bent. Is tijd inschatten een lastige, ga dan gerust de alternatieve toer op: voel hoe lastig je iets vindt binnen je eigen pakket. Wat kost je de meeste energie?
  • Begin met die taken die het zwaarst wegen. Qua tijd of energieverspilling.
  • Plan elke week/maand wat tijd in om met een van deze punten aan de slag te gaan.

Voor je effectief probeert iets te verbeteren stel je jezelf de vraag:

  • Waarom doe ik dit?
    • Wat is de meerwaarde ervan binnen de organisatie?
    • Wat is de meerwaarde voor de klant?
  • Waarom doe IK dit?
    • Zijn er anderen die hier beter voor zijn geplaatst dan ik?
  • Zijn er nog collega’s die dezelfde taak uitvoeren?
    • Hoe pakken zij het aan?

Met de antwoorden op die vragen kan je dan (formeel en/of informeel) gaan aftoetsen met betrokkenen:

  • Kloppen mijn veronderstellingen?
  • Is er iets wat ik kan weglaten of zelf kan veranderen (zonder negatieve impact naar klanten toe)?
  • Kunnen we iets verbeteren en zo ja, wat? PS: Eens je wat dingen hebt kunnen schrappen van je lijstje heb jij ook tijd om achter budgetten en goedkeuringen aan te gaan voor ingrijpendere.

 

De dame in kwestie straalde. “Juist! Met wat jij me net leerde kan ik ook een aantal andere dingen veel sneller aanpakken én ik kan idd nu ook de vrijgekomen tijd gebruiken om te lobby’en voor een definitieve oplossing! Oh, en nu ik er zo over denk… als ik dat aan X uitleg dan wil die dat misschien wel zelf doen want dat zijn nog maar letterlijk 4 klikken”.

Da’s genoeg om binnen een jaar voldaan terug te kunnen kijken. Dan kan ik weer blij naar huis.

Kritisch naar je eigen manier van werken kijken is voor jezelf de kans scheppen om er meer voldoening uit te halen.

Het is jou ook gegund! Heb je duidelijk welke taken je echt anders wil kunnen aanpakken? Ik sta graag voor je klaar om je daarbij te helpen!