Je hoort het steeds vaker…
“SAP is niks dan miserie”, “Salesforce werkt niet”, “Die ERP stuurt alles in de war”…

Is dat zo? Ligt het effectief aan de software? En hoe kan je problemen voorkomen?

Shit in = shit out

Bij de invoering van een nieuwe database wordt er vaak data uit een andere database overgenomen. Pas op het laatste moment wordt men zich bewust van de kwaliteit van die data: het moment dat ze in de nieuwe database worden ingelezen. Lees: het moment waarop er geen weg meer terug is en het kwaad al geschied.

Zo groot is die impact nu toch niet zeker?

Wanneer er overgestapt wordt naar nieuwe software is dat meestal niet omdat je minder functionaliteit wil, eerder omdat je gedetailleerdere info wil over de stand van zaken. Om die statistieken te kunnen genereren, moet de software zich baseren op details in je database. Bij elke nieuwe toepassing neemt de impact van correcte gedetailleerde gegevens dus toe. Zo ook die van de menselijke fouten… Want hoe gedetailleerder de toepassing, hoe meer beperkingen er worden ingesteld in de strijd tegen menselijke fouten. Gebeuren die toch dan duurt de rechtzetting vaak ook veel langer.

Correcte data rendeert

Correcte data is een hoeksteen van kwaliteit. Wie zorg draagt voor de basisgegevens, zorgt ervoor dat de software zijn werk kan doen. Die zorgt op zijn beurt  dat de klant correct wordt geholpen. Dat straalt kwaliteit uit.

“Moeten we nu klantenfiche per klantenfiche, scherm na scherm en tab na tab nakijken en aanpassen?”. Neen, alstublieft niet! Bekijk het vanop een hoger niveau. Ga na of er geen moment is waarop er kan gewerkt worden op een dump van de database die je kan aangepassen en vervolgens terug ingeleest. Da’s chirurgenwerk, ja. Het vraagt om voorzichtigheid en expertise. En toch is de positieve invloed op je database dan veel groter.

Software wordt geschreven op de ideale situatie

In de meeste standaardsoftware wordt er uitgegaan van een algemeen stappenplan. Van artikelcreatie over aankoop naar verkoop, verpakking, levering en ten slotte facturatie. Dat het typisch is voor uw klanten om op het laatste moment nog wijzigingen door te geven, past niet in dat plaatje. Dat je niet het budget hebt om ook het magazijn uit te rusten met computers, lijkt bijzaak…

Maar dan is er de praktijk om u even wakker te schudden…

  • Die nieuwe database is veiliger.

Daardoor is de doorlooptijd voor artikelcreatie iets langer: 1 dag in plaats van 5 minuten. Omdat niet iedereen het zomaar zelf kan. Omdat er eerst nog 3 leidinggevenden hun fiat moeten geven in het systeem alvorens het ding gebruikt mag worden. Dat diezelfde managers drukbezet zijn vandaag zorgt ervoor dat die klant nog even moet wachten met bestellen…

  • De licenties zijn duurder.

Gezien het beperkte budget zijn er geen computers in het magazijn. Liever eerst alle orders afprinten en alles daarop laten noteren. Daarna verwerken van alle notities enz. Ja inderdaad, dat creëert al wat extra personeelskost… en dan hebben we het nog niet gehad over de niet te traceren invloed die papier heeft. Er raken documenten zoek. Er zijn handschriften die vrij vertaald dienen te worden omdat er in allerijl geen tijd is om de magazijnier aan te spreken over zijn geschrift…

  • Resultaat?

Allerlei workarounds worden uitgedokerd. Er wordt steeds vaker naast de database gewerkt. Totaal verbijsterd zijn we dat de database niet aan de verwachtingen voldoet…

Hoe zorgen voor een optimaal resultaat?

  • Geloof in de kennis van je medewerkers. Breng de nodige kennis samen gedurende het hele proces van kiezen en implementeren.
  • Investeer in het “onboarden” van de nieuwe software. Wat heeft het voor zin een F1-wagen in huis te halen als niemand ermee durft te rijden? Zie het nieuwe systeem als een bondgenoot voor jou en voor je medewerkers.
  • Ondersteun mensen in de verandering. Zorg dat het waarom van de verandering duidelijk is. Zorg voor voldoende omkadering om ook diegenen die minder digitaal vaardig zijn op het juiste spoor te krijgen.
  • Werk indien haalbaar gefaseerd. Ga eerst de reeds aanwezige data beter structureren en opkuisen voor je start met complexere systemen.