Vaak verslindt e-mail tussen collega’s een groot deel van de inbox.

 

Indien je het goed aanpakt, kan het beperken van deze mails leiden tot betere samenwerking:

  1. Gebruik geen mail om je collega’s aan te sturen: Vaak gebruiken mensen hun mailbox als hun to do-lijst. Door mail op deze manier te gebruiken zorg je ervoor dat je to do-lijst eindeloos blijft. Je staat immers toe dat anderen er punten (mails) aan toevoegen. (Er zijn onderdelen van mailprogramma’s specifiek voor het bijhouden van taken)
  2. Mail gebruiken als plek om informatie (centraal) te bewaren: wellicht is de onderwerplijn niet duidelijk genoeg om later info terug te vinden. Het is beter de info te delen tijdens bvb. een vergadering en eventueel de info toe te voegen aan het verslag.
  3. Gebruik mail enkel voor formele en langere communicatie naar klanten toe. Voor interne brainstorms of informatie-uitwisseling zijn er andere tools die het mogelijk maken om gelijktijdig op eenzelfde bestand te werken. Denk daarbij aan MS Teams of GoogleDrive. Deze tools houden ook voor je bij wie wanneer welke wijziging heeft doorgevoerd. Lekker handig, want geen 15 verschillende versies van een bepaald bestand meer.
  4. Het intern doorgeven van taken. Outlook biedt ook de mogelijkheid om taken door te sturen naar iemand binnen dezelfde organisatie maar daarbij heb je als opdrachtgever niet zoveel overzicht als in een specifieke tool. Met MS Planner en/of ToDo kom je al een eindje verder, maar als het echt om projectmanagement gaat ben je beter af met projectmanagementsoftware.

 

Gebruik IM (instant messaging of chat) of bellen  in plaats van e-mail voor interne doeleinden om de hoeveelheid mail terug te dringen. Beter nog: breng de samenwerking tussen collega’s op projectniveau samen in app voor samenwerking in team zoals MS Teams. Of, indien er vooral nood is aan meer overzicht op wie nu precies met wat aan de slag is kan je ook kiezen voor een koppeling met bvb Planner waarin iedereen in een oogopslag kan zien wie op welke taak aan de slag is.

Door centraal te werken zit alle informatie meteen bij elkaar, ook het archief. Dat scheelt zowel dagdagelijks als bij een ontslag een hoop kopzorgen!

Werkt je team vooral als een soort helpdesk dan heb je weer een heel ander type software nodig waarbij ook de communicatie met de klant centraal wordt beheerd.

Ik zeg wel eens gekscherend:”alles is mogelijk, behalve omhoog vallen”.
Ik nodig iedereen uit ook echt even zo te denken.

Als alles mogelijk zou zijn, wat zou je dan in je bedrijf veranderd willen zien?
Wat aan jouw job zou er moeten vergemakkelijken om een nog betere service te kunnen leveren?

Hoe kies je een app om e-mail te verminderen?

Daar gaat een degelijke analyse aan vooraf. Daarin bekijk je

  • de processen zoals ze nu lopen,
  • de resultaten die gehaald moeten worden
  • wat op lange termijn bewaard moet blijven
  • de wensen voor de toekomst,
  • de profielen van de gebruikers.

In functie van dit alles ga je niet enkel je tool kiezen maar ga je ook ondersteuning bieden aan je team. Bekijk het bij voorkeur ook met je team. Laat hen mee hun steentje bijdragen zodat ze de verandering makkelijker omarmen. Ook voor tools waar geen opleiding voor nodig is is het goed om op zijn minst een aantal afspraken te maken en te zorgen dat er een collega is die eerstelijns hulp kan bieden.

 

Succes!
Graag wat hulp bij het uitzoeken? Een sparringpartner voor het team die kritisch naar de processen kijkt? Je weet me te vinden!