Vaak is het grootste deel van een inbox interne communicatie. Mail is hier echter niet voor bestemd en is ook verre van het ideale middel.

Wat valt er te winnen?

Stel je even voor. Je stuurt een mail naar 10 collega’s. Eentje is ontvanger, de anderen staan in CC (ter info). Dan moeten alle 11 (jij ook) nu of later een beslissing nemen over deze mail en die eventueel klasseren of archiveren. Vandaag bestaan er andere manieren van werken die ervoor zorgen dat het bericht geplaatst wordt op een centrale plek. Bijkomend voordeel: iedereen die er later bijkomt krijgt toegang tot deze plek, de mails moeten niet nog eens worden doorgestuurd

Deze 6 vuistregels kunnen helpen interne mail te beperken:

  1. Gebruik geen mail om je eigen to do lijst bij te houden
    Door mail op deze manier te gebruiken zorg je ervoor dat je to do-lijst eindeloos blijft. Je staat immers toe dat anderen er punten (mails) aan toevoegen. (Er zijn specifieke tools voor het bijhouden van taken)
  2. Gebruik je mailbox niet als plek om informatie (centraal) te bewaren
    Wellicht is de onderwerplijn niet duidelijk genoeg om later info terug te vinden. Bovendien is de mailbox misschien niet toegankelijk tijdens je afwezigheid. Het is beter de info te delen tijdens bvb. een vergadering en eventueel de info toe te voegen aan het verslag. Werk je met Teams en/of Sharepoint dan zijn daar mogelijkheden om info centraal te bewaren.
  3. Vermijd mail als intern communicatie-kanaal.
    Voor interne brainstorms of informatie-uitwisseling zijn er andere tools die het mogelijk maken om gelijktijdig op eenzelfde bestand te werken. Denk daarbij aan MS Teams of GoogleDrive. Deze tools houden ook voor je bij wie wanneer welke wijziging heeft doorgevoerd. Lekker handig, want geen 15 verschillende versies van een bepaald bestand meer.
  4. Stuur geen taken door naar collega’s via mail.
    Gebruik een specifieke tool. Met Microsoft Planner en/of ToDo kom je al een eindje verder (en die zitten in je Microsoft Office 365 licentie), maar als het echt om projectmanagement gaat ben je beter af met specifieke projectmanagementsoftware.
  5. Beperk het aantal communicatiekanalen en leg best practices vast
    Maak van e-mail niet het enige kanaal maar overdrijf ook niet in de andere richting. Maak een onderscheid tussen communicatie die op korte termijn relevant is en houd daarnaast ook centraal bij wat op lange termijn relevant is.
  6. Breng de samenwerking tussen collega’s op projectniveau samen in bijvoorbeeld MS Teams.
    Je kan ook kiezen voor een koppeling met bvb Planner waarin iedereen in een oogopslag kan zien wie op welke taak aan de slag is. Alle communicatie blijft dan per project gegroepeerd, je hebt een overzicht van taken per project en als je wil dan bekijk je alle taken uit alle verschillende projecten in een oogopslag in je eigen account.
    Door centraal in de cloud te werken zit alle informatie meteen bij elkaar. Dat scheelt niet enkel dagdagelijks een hoop kopzorgen. Bij een personeelswissel hoeft er maar 1 toegang te worden gewijzigd en de nieuwe medewerker heeft toegang tot de juiste gegevens.

Elk van deze tips veronderstelt communicatie. Als er iemand solo beslist om alles over een nieuwe boeg te gooien zal dit niet werken. Het is van belang dat iedereen voordeel heeft bij de nieuwe manier van werken en iedereen die voordelen ook ziet. Uiteraard zal er ook weerstand zijn. Weerstand is vaak geworteld in bezorgdheid. Ga ik mijn gegevens nog vinden? Hoe dan? Nog een kanaal bij?

Bij een dergelijk proces kan het handig zijn om een digital sherpa aan je zijde te hebben. Iemand die naar de grieven luistert, medewerkers leert hoe ze hindernissen kunnen overwinnen. Zonder dat u bedolven wordt onder het geklaag.

Benieuwd wat de digital sherpa voor uw bedrijf kan betekenen? Plan een kennismakingsgesprek in!