Misschien merk jij als leidinggevende een piek in de afwezigheden en/of een dip in de productiviteit op kantoor? Recent ook gegaan voor een migratie naar Office 365 zonder opleiding?

Stress gaat altijd omhoog bij introductie van nieuwe software, maar van Office gaat men er soms snel van uit dat dat zo wel zal lukken. Jammer, want veel cursisten slaken een zucht van verlichting omwille van de tijdswinst die een opleiding hen oplevert.

Onderzoeken bij werknemers in de VS in 2012 (McKinsey) en 2018 (IDC) toonden aan dat:

  • 20-30% van de werktijd wordt gespendeerd aan het bijeen rapen van informatie (op 5 FTE’s is er dus eentje full-time op zoek zonder iets bij te dragen)
  • 49% zegt last te hebben om documenten terug te vinden
  • 43% heeft problemen met rechten op documenten
  • 33% heeft last om een juiste versie terug te vinden

Ik kom ze wekelijks tegen: de mensen die niet meer weten van welk hout pijlen maken omdat ze er steeds langer over doen om info of bestanden terug te vinden. Maar ik ben er ook van overtuigd dat het probleem quasi onzichtbaar is voor leidinggevenden. Al zouden gestegen backlog en ziekteverzuim sinds een software-migratie indicaties kunnen zijn.

 

De link tussen backlog en digitalisatie

“Ja maar, ik heb net een nieuw systeem in gebruik genomen dat mijn medewerkers helpt hun job efficiënter te doen.”

Ik geloof in je intentie en inderdaad kan de implementatie tijdelijk voor extra werk zorgen maar hoe zit het op middellange termijn?

Ik zie namelijk met de regelmaat van de klok medewerkers die naar hun leidinggevende toe niet zouden willen toegeven hoe erg het gesteld is.

Ze zien de toegevoegde waarde van de nieuwe tool niet. Niet voor hun rol binnen het bedrijf en ook voor de klant niet. Dit lijkt op het eerste zicht misschien irrelevant, maar laat me even een  voorbeeld nemen.

  • IT: oei, oei, ik heb nu al zoveel calls op de helpdesk. Ik zal maar gauw over dat online gedeelte zwijgen. Dat hebben ze toch niet nodig hier bij ons.
  • Gebruiker A: weer een nieuwe versie. Pfff… oei, maar wacht eens even… Huh? Dat bestand had ik toch hier lokaal opgeslagen? Ik snap het niet meer. Zal maar gauw zwijgen (hier is zoveel aan het veranderen dat er ongetwijfeld een herstructurering aankomt)
  • Gebruiker B: de collega’s zijn echt wel niet mee… nu hebben we eindelijk iets waar we makkelijker mee samen kunnen werken en nu kan ik het niet inzetten omdat de collega’s er niet mee vertrouwd zijn. Ik geef het op.

 

Gevolg: er zijn tools in huis gehaald om samen te werken, maar de oplossingen die ze bieden worden amper gebruikt (of gebruikt met een omgekeerd effect):

  • Versiebeheer wordt niet gebruikt, dus massa’s bestanden met 90% zelfde inhoud. En dé ultieme tijdsverslinder: “Is dit nu de laatste versie?”
  • Samenwerken op bestanden wordt niet gebruikt en dus gaat er veel tijd verloren aan over en weer sturen van bestanden. Maar ook aan openen, aanpassen, sluiten en bellen naar collega: “nu kan jij verder aanvullen want ik ben eruit!”
  • Ook intern blijft men bestanden delen als bijlage. Zwaardere maiboxen.
  • Rechtenbeheer (bvb Finance die de opleidingscijfers nodig heeft van HR voor de sociale balans) waarbij je enkel leesrechten wil toekennen aan Finance) wordt niet gebruikt. Tip: om dit soort gegevens te delen heb je in de Enterprise-licenties van Office een Sharepoint-omgeving zodat de laatste cijfers steeds direct voor iedereen beschikbaar zijn.
  • In mature organisaties worden bestanden vaak gedeeld via gedeelde mappen op (lokale) servers (en dus geen versiebeheer waar de persoonlijke OneDrive dit wel heeft). Eens het in de persoonlijke mappen gebruikt wordt bestaat de kans dat ze vergeten dat het elders niet zo is.

 

Wil je ingrijpen?

Start dan gerust vanuit de punten die in deze blog zijn aangehaald, ze benoemen een reeks zeer frequente misverstanden die gebruikers vaak enkel in een 1-op-1 begeleiding durven te uiten. Vraag dus niet: “wie snapt het niet?”, deel liever af en toe wat weetjes en inzichten die van pas komen.

 

Meer nodig? Always at your service!