“Moeten wij nu leven volgens de wetten van dat systeem? Hoort het systeem niet juist onze business mogelijk te maken?”

Het is een reactie die ik hoorde bij verschillende werkgevers en opdrachtgevers. Een nieuw stuk ERP-software werd in dienst genomen en ze botsten vrijwel meteen op grenzen.

En inderdaad. Er leek soms geen enkele denkoefening te zijn gemaakt voor de invoering van ERP, geen enkele wijziging aan het standaardpakket op basis van de dagelijkse werking. Integendeel, de dagelijkse werking moest de eisen van het systeem maar slikken. Een ERP-systeem waar de medewerkers, in verhouding tot de impact op de werking, ook nog eens bitter weinig uitleg over kregen. Bij gebrek aan tijd werden de vragen bij de opstart door de verkeerde personen beantwoord. Bij de implementatie van het systeem werd te weinig aandacht geschonken aan de impact van deze beslissingen op de dagelijkse werking.

Gebakken peren. Daar zaten we dan mee. Geen keuze dan verder ploeteren? Neen, het kan anders! Zeker van! Maar het vraagt wel een grote inspanning, zoveel is zeker. Hoe langer ze wordt uitgesteld, hoe groter de inspanning die nodig is om alles recht te trekken.

De “beveiligingen” die in zo’n systemen zijn ingebakken vereisen immers in sommige gevallen dat elke actie die is genomen op bepaalde transacties wordt teruggedraaid en herdaan. Alleen dan kan de transactie worden gewijzigd. Maar het is OF sakkeren bij elke transactie in het systeem, OF de tijd nemen die nodig is om het goed te doen. Kies je voor het sakkeren, dan ga je allicht op termijn ook met vertekende statistieken zitten…

Een database implementeren, of het nu een ERP is of CRM, ja zelfs een boekhoudpakket vraagt een gezamelijke inspanning van elke schakel in de ketting. Creatief omgaan met de beschikbare software en materialen. Een juist evenwicht vinden tussen alle verschillende diensten. Om als team een maximaal rendement te halen uit de investering.

En uiteraard kan het rechttrekken na de implementatie ook vermeden worden. Door de “verhuis” grondig voor te bereiden.

  • stilstaan bij de impact van keuzes (bvb welke verkoopseenheid hebben we nu en waarom is dat zo?)
  • zorg dragen voor data (bvb zijn alle klantenfiches bijgewerkt? Zijn er parameters die in de huidige werking echt ontbreken? Parameters die overbodig zijn geworden maar in het oude systeem nog verplicht worden ingevuld)
  • documentatie van processen en de impact van het nieuwe systeem hierop vooraf onderzoeken
  • training inplannen die niet enkel het systeem maar ook de interne processen nogmaals in beeld brengt
  • kennisuitwisseling aanmoedigen
  • met de reeds beschikbare middelen al een stuk verder digitaliseren. Documenteren wat dat systeem kan en wat je extra verwacht. Dat als “lastenboek” gebruiken bij de keuze voor een nieuw systeem.

Sparringpartner nodig? Hulp nodig bij het onderhoud van de basisgegevens (masterdata)? Je bent aan het juiste adres!

Schrijf nu in op de Kanli nieuwsbrief

* verplicht veld
           
    


Kanli gebruikt je mailadres enkel om je te informeren.