Thuiswerken. Droom van velen en voor vele anderen een nachtmerrie.

Ikzelf startte met thuiswerken in 2008 en vandaag is het dagelijkse kost. Ik geef sinds de Corona-crisis ook online begeleiding aan bedrijfsleiders en medewerkers en stel vast dat er een aantal tips zijn die wel eens van pas kunnen komen. Ik deel ze graag met jou hieronder.

 

Thuiswerken is niet hetzelfde als werken op kantoor?

Ik heb het zelf lang niet zo leuk gevonden, dat thuiswerken, toen ik er in 2008 mee startte. Het was niet hetzelfde, en misschien denk jij dat nu ook. Vooraf had ik altijd een hele waslijst aan dingen die er wel door zouden vliegen als ik geen stoorzenders zou hebben. Dat was zo, maar aan de andere kant vond ik het lastiger om mezelf los te koppelen aan het einde van de dag. Ik presteerde dus vaak langere uren.

Een deel van de taken waren ook gewoon niet te doen op afstand, het was een hele klus om alles in te plannen, de juiste documenten heen en weer te sleuren enzovoort. Als je dat vandaag ervaart dan zegt dat iets over de manier waarop je digitale middelen inzet.

Door je werk anders in te richten kan je meer plaatsonafhankelijk gaan werken en vaak heeft dat ook een positieve impact op productiviteit. Bij mij leverde dat niet enkel op voor het bedrijf maar ook voor mezelf en ik wens jou hetzelfde! Daarom hier wat tips!

 

Tip 1: Richt je werkplek goed in.

Zorg ervoor dat je scherm, toetsenbord en muis op een correcte afstand staan en dat je een bureaustoel gebruikt. Dit om het risico op muisarm of RSI te verkleinen.

Tip 2: Neem een tweede scherm in dienst.

VGA links, HDMI rechts

Een tweede scherm gebruiken kan je tot 10% tijd laten besparen (indien je de stappen hieronder volgt. Geen budget voor zo’n tweede scherm? Je kan zelfs je TV als tweede scherm gebruiken. Dat kan met de meeste hedendaagse TV’s wel. Je plugt een HDMI of VGA kabel in de poort om beiden te connecteren. (VGA naar VGA, HDMI naar HDMI maar ook VGA naar HDMI is mogelijk)
Op je TV kan het zijn dat je met de afstandsbediening de input moet wijzigen naar VGA of HDMI (de poort die je op de TV gebruikt).

Hoe ervoor zorgen dat je tweede scherm andere vensters toont dan het eerste?
Gebruik de toetsencombinatie windows + P.

Kan je niet correct van links naar rechts met je muis? Switch de beide schermen van plek.

Idealiter hebben beide schermen ongeveer dezelfde grootte, is je TV vele malen groter dan zou ik dit zelfs niet proberen.

 

Tip 3: Zet timers en las pauzes in.

Schat de duurtijd in die je nodig hebt om iets gedaan te krijgen en kap het vervolgens in stukken van 15-30 of maximum 60 minuten. Die timer is er bij mij vooral om me bij de les te houden. Ik kijk dan even wat ik al gedaan heb en loop even rond om te stretchen tussendoor.

 

Tip 4: Splits je to do’s op in categoriën.

Maak ook een categorie voor werk zonder internetconnectie en schakel die connectie dan ook effectief uit op het moment dat je met die categorie aan de slag gaat. Dit is ook iets wat op kantoor handig kan zijn om gefocust aan de slag te kunnen.

 

Tip 5: Gebruik een hoofdtelefoon om je van omgevingsgeluid af te schermen.

 

Tip 6: Online meetings? Bereid je voor.

Wekelijkse meetings, dagelijkse meetings,… challenge je team even: welke meetings doen er echt toe?
Vaak is het nuttiger om zeer korte meetings te hebben met 2 à 3 en dan een moment om naar de hele groep terug te koppelen. Asynchroon afstemmen dus en later terugkoppelen.
Zorg dat er een gedeeld document is waarop iedereen zijn punten aan kan vullen voor de vergadering. Stel concrete doelstellingen bij elk punt. Vul tijdens de vergadering aan wie welk punt zal opvolgen. Binnen Microsoft 365 kunnen OneNote en Planner geweldige tools blijken om dit op te volgen!

 

Tip 7: Stuur niet voor alles een mail.

Onderzoek wees uit dat we voor elke mail die we sturen we gemiddeld 1,4 mails terugkrijgen. Vandaag is dat in veel gevallen een extra uitdaging want ja, iedereen moet het weten dus zetten we die allemaal in CC.

Overweeg een alternatief zoals Teams om alle interne communicatie te voeren. Zo glipt er moeilijker een mail van een klant door de mazen van het net!

 

Tip 8: Commute of verplaats je naar je werk.

Ik merk dat ik productiever ben als ik doe alsof ik me naar het werk verplaats. Een bezoekje aan de bakker, een blokje om,… Mij helpt het om in en uit werkmodus te gaan.

 

Tip 9: Kom je dingen tegen die je “liever op kantoor” of “liever thuis” doet? Word er bewust van.

Heb je de vrijheid om te sleutelen aan hoe je werkt, dan kan je hier prioriteit aan geven en een oplossing zoeken die je meer vrijheid biedt  over waar je werkt. Het niet meer hoeven piekeren over waar je bent als je iets doet brengt je heel wat gemoedsrust. Dat kunnen soms hele kleine dingen zijn. Anders leren werken met je tools, een deel van een proces in vraag stellen. Zeker vandaag is er niet enkel bij jou veel veranderd op het werk. Door de werking in vraag te stellen en mee te zoeken naar oplossingen help je ook het bedrijf verder.

 

De digitale sherpa helpt je graag om plaatsonafhankelijk te gaan werken. Als jij opkijkt tegen een berg van digitalisering dan ga ik graag met jou op pad om hogere toppen te bereiken. Ook als je van thuis werkt. Benieuwd hoe ik dat doe? Dat laat ik je graag zien tijdens een sessie. Boek een eerste gratis sessie in, no strings attached!