Wat je beter NIET doet

Volgende acties lijken logisch, maar zorgen voor fouten of dataverlies:

• Verplaatsen via een OneDrive-snelkoppeling: dit zal niet werken, de bestandslocatie wordt niet herkend.
• Downloaden en opnieuw uploaden: dit maakt een kopie waarbij de volgende kenmerken verloren gaan: 
  

1. metadata gaat verloren (auteur, datum van creatie,…)
2. versiegeschiedenis verdwijnt
3. rechten of labels kunnen wijzigen

---

De juiste oplossing (stap voor stap)

Wil je het correct doen, zonder fouten of dataverlies? Doe het dan online.

1. Ga in je geopende bestand naar Bestand > Info > bestandspad
   Kopieer de bestandslink die je hier vindt.
2. Sluit het bestand lokaal
3. Ga naar je browser en plak de gekopieerde link in de adresbalk. Druk op enter om de online versie te openen.
4. Kies Bestand > Verplaats Bestand 
5. In het pop-up menu krijg je van hieruit wel een lijst met alle Sharepoint sites die je vaak gebruikt of in favorieten hebt staan.
6. Door hier te verplaatsen blijft je bestand wel intact. (dit is niet de enige manier )

Resultaat:

• metadata blijft behouden
• versiegeschiedenis blijft intact
• geen foutmeldingen
• geen verwarring met OneNote

Het bericht SharePoint-link werkt niet zoals verwacht? verscheen eerst op Kanli.

Maar eens ik terug aan mijn bureau zat was het een heel ander paar mouwen. Want hoe in godsnaam kon je die theorie nu omzetten in de praktijk?

Wel, daar komt nu, 25 jaar later, eindelijk verandering in! Hieronder 2 tips met een toelichting in ca 1 minuut per stuk.

• Hoe je denkt is hoe je je voelt. Als je je brein constant trakteert op een hoog aantal ongelezen mails dan versterkt dit je denkpatroon “ik heb gigantisch veel mail en gigantisch veel achterstand”. In de nieuwe Outlook kan je je brein een stukje helpen. Je leert een groep mails op gelezen zetten in deze video.
• Tijd om alle mails komende van ABC te klasseren of verwijderen? Awel, nu kan dat. En niet langer nodig om te weten hoe je nu weer zo een regel maakte in Outlook… Je leert selectief verplaatsen of verwijderen in deze video.

Voor de leden van de digital sherpa community maak ik daar uiteraard uitgebreid documentatie op maat voor. Assistants en managers die een traject bij de sherpa volgen kunnen op die manier ook kennis delen bij hen op de werkvloer.

Wil jij ook graag een sparring partner die je de nieuwste mogelijkheden aanreikt met praktische voorbeelden die jou aanspreken? Dan ben je bij de digital sherpa aan het juiste adres!

Het bericht Outlook (new) – timemanagement toepassen verscheen eerst op Kanli.

We hebben de nieuwe Outlook al een tijdje in gebruik maar houden voorlopig ook de klassieke Outlook nog steeds in de aanslag. Hierbij een korte bloemlezing van (soms storende) verschillen.

Lay-out

De lay-out ziet er gebruiksvriendelijker uit en dat toont zich vooral door een hoop minder knoppen. Dat wil echter niet zeggen dat er zwaar gesnoeid is in functionaliteit (hoewel ) maar zeker ook dat er menu-items zijn die enkel verschijnen wanneer ze relevant zijn (dynamische contextuele menu’s in plaats van statische).

Mail

Mails zoeken in de nieuwe Outlook

Dat lijkt op dezelfde manier te lopen. Het zoekveld is nog steeds aanwezig en als je in dat zoekveld op de 3 streepjes klikt rechts dan kan je filteren. Zoals vanouds… alleen blijkt het resultaat regelmatig anders te zijn. Beide apps gaan duidelijk anders met de data om! Je vindt sommige mails niet terug en wat wij vaststelden is samengevat in deze presentatie. Indien je ook een probleem ondervindt bij het doorzoeken van je mails, dan kan je je aansluiten bij deze Feedback in de FeedbackHub van Microsoft

Opkuis

De sweep-knop… ah… zo zalig om vlot je mailbox te kunnen opkuisen!

Ja maar… hoor ik je denken. Wel ja, als je je mailbox gebruikt als archief ga je dat inderdaad niet vertrouwen. Om er wel wat an te hebben hoor je bij het “team lege inbox” te horen, of ernaar te streven.

Snooze en pin

Sommigen houden ervan, wij zien er ook het nut van in…
Die mail die je niet mag vergeten voor je vandaag afsluit: pin hem bovenaan je inbox.

Die mail die op een specifieke dag moet aangepakt worden: kan je nu snoozen. Maar is dat het handigste wat je kan doen? Hoe ga je immers het overzicht houden op alles wat je voor volgende week hebt gesnoozed? Te gebruiken met mate lijkt ons bijgevolg.

Mails beantwoorden met snelle stukken tekst

Wanneer je regelmatig dezelfde tekst moet gebruiken in een mail kon je die in de klassieke Outlook in een Qnelonderdeel of Quickpart steken. Daardoor kon ik bijvoorbeeld LidBijd+enter tikken om mensen een standaardtekst te bezorgen over Lidmaatschaps-Bijdrage zonder dat telkens opnieuw te typen of een oude mail terug te zoeken…
In de nieuwe Outlook is dat nog niet aanwezig. Nog niet, want via het Feedbackforum zijn er al meerdere keren reacties gekomen hierop. Als jij ook zo’n snelle manier wil om tekst te hergebruiken kan je helpen om die feedback over Quick Parts hoger op de prioriteitenlijst van Microsoft te krijgen met je stem!

Kalender / Calendar

Plannen van meetings en afspraken

In de klassieke Outlook konden we afspraken of vergaderingen plannen (appointments / meetings) waardoor het netjes aansloot op timemanagement technieken. Dat is nu niet meer het geval. Enkel de vergadering blijft over. Om tijd voor jezelf te boeken moet je dus gewoon niemand uitnodigen en dan heb je dat verschil alvast overbrugd .

Vergelijken van je eigen beschikbaarheid binnen de context van de hele werkdag

Daarnaast zijn vnl consultants wel een nuttige functionaliteit kwijt. Het vergelijken van de planning van werkdagen in verschillende weken. In de klassieke Outlook kan je het dagoverzicht gebruiken en dan vervolgens met de CTRL-toets verschillende datums in het kalendertje aanduiden. Als je dan een vergadering wil herhalen (onregelmatig ritme waardoor het geen recurring meeting kan zijn) dan kan je eenvoudig weg de meeting verslepen terwijl je CTRL ingedrukt houd. Deze timesaver zit nog niet in Outlook new en is dé reden waarom ik nog wel naar de klassieke versie terugkeer.

Extra: Scheduling with Copilot

We kunnen (met Copilot licentie) nu ook op basis van een mail events inplannen in onze agenda. Met de knop “Schedule with Copilot” of “Inplannen met Copilot”. Handig en zeker eens proberen! het voegt o.m. ook een agenda toe aan de geboekte afspraak. Daarin vindt het vandaag (3/9/2025) al de juiste dag en uur terug… mar voorlopig wordt de afspraak nog niet op dat exacte moment gepland. Nog niet 100% handig dus, vandaar deze suggestie in de FeedbackHub. Log even aan en geef ze een duimpje opdat ze er snel mee aan de slag gaan!

Instellingen

De instellingen voor Outlook zijn enorm uitgebreid in New Outlook en geven ons toegang tot veel meer automatische assistentie van de kant van Microsoft.

• stel je werktijden in (dat kan nu ook mét aandacht voor je middagpauze waardoor de knop om een perfect meetingmoment te vinden onder collega’s beter werkt)
• deel waar je op welke werkdag werkt (zo kunnen collega’s rekening houden met verplaatsingstijden/thuiswerk)
• verkort je meetings standaard (kan ook in de klassieke Outlook). Een meeting duurt altijd zo lang als dat er gepland werd. Of langer… maar korter? Mission impossible. Door meetings 5 of 10 minuten korter te plannen kreeg ik automatisch terug tijd in een dag. Echt, ik had dat nooit verwacht maar het is zo. En het toffe is dat de instellingen van Outlook het werk voor jou doen, je hoeft het niet telkens manueel te doen.

Conclusie

Het is duidelijk dat werken niet meer hetzelfde is dan 10 jaar geleden en dat het de komende tijd nog verder zal evolueren. Ook in Outlook. Hoog tijd om kennis te maken met de nieuwe mogelijkheden.

Wil je daarbij graag wat hulp en praktische tips aanbieden op kantoor? De digital sherpa’s helpen je graag! Neem gerust contact op.

Het bericht Outlook (new): nu switchen of toch nog niet? verscheen eerst op Kanli.

Het bericht Hoe kunnen we veilig onze boekhouding bij de boekhouder krijgen? Zonder te betalen voor ExactOnline/Octopus/Silvasoft/Yuki… of andere boekhoudsoftware.  verscheen eerst op Kanli.

Jarenlang maakte ik facturen in Excel. Zo ging het ook bij mijn werkgever destijds. Toen ik overstapte naar hoofdberoep (in 2016) moest het anders. Het was dat of gek worden. Zelfs al zweerde de boekhouder bij papier (of een onbetaalbaar pakket).
Herkenbaar? Lees dan verder. In deze blog leer je hoe je het juiste facturatiesoftware vindt. Ook wanneer je niet van boekhouder wil veranderen (en toch zelf wil kunnen kiezen).

Wat is het verschil tussen boekhoudsoftware en facturatiesoftware?

In boekhoudsoftware ga je facturen toewijzen aan een boekhoudrekening, om dit te gebruiken moet je dus de boekhoudrekeningen kennen. En dat is voor velen net de reden om een boekhouder onder de arm te nemen.
Facturatiesoftware wordt gebruikt om uitgaande facturen op te stellen en aankoopfacturen te registreren. Hiermee kan je zonder boekhoudrekeningen werken. Toch kan je al een beter overzicht behouden over de inkomsten en uitgaven, en heb je bijgevolg meer controle over de cashflow van jouw bedrijf.

 

Waarom facturatiesoftware gebruiken?

Nu duidelijk is wat facturatiesoftware is rest er 1 vraag: wat is het nut ervan?

Samengevat: Je hebt op ieder moment zicht op en voeling met je cijfers van inkomsten en uitgaven. Zonder nood aan gedetailleerde boekhoudkennis. Bovendien wordt het vanaf 1/1/2026 verplicht

• Tijdswinst: Kijk eerst even naar je eigen bedrijf. Hoeveel tijd wordt er besteed aan financiële administratie? Hoeveel uren besteed je uit aan een secretariaat of VA (Virtual assistant)? Bij veel klanten kan dat met veel minder uren. Door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat leveranciers hun factuur naar het systeem sturen en niet op papier.
• Cashflow: Je hebt op ieder moment een realtime zicht op je resultaten. Ook je cashflow is inzichtelijker en forecasting makkelijker toegankelijk. Zelfs wanneer je boekhouder je cijfers nog niet heeft geoptimaliseerd.
• Verhoogde traceerbaarheid van zowel verkoopfacturen als (aankoop)bonnen. Bijgevolg kan je direct de bewijsstukken vinden op basis van naam of bedrag of…
• Verkleint de kans op fraude aangezien het BTWnr van een nieuwe klant/leverancier direct geverifieerd wordt. Dit aan de hand van de Europese “kruispuntbank van Onderemingen” (officieel VIES). 
• Integratie in operationele werkflows. Is bij veel systemen mogelijk waardoor administratie verder wordt verminderd.

Waar moet ik op letten wanneer ik een facturatiesoftware kies?

1. Bepaal of je wil werken met de software van je boekhouder of dat je onafhankelijk wil zijn. Vraag dan ook even na of UBL of e-fff bestanden ingelezen kunnen worden. (Dat zijn de standaardformaten die steeds couranter aan het worden zijn en vanaf 2026 verplicht voor facturatie aan ondernemingen).
2. Lijst de nadelen en ook de voordelen op van je huidige manier van werken. Werkt de nieuwe tool nadelen weg (en houdt het ook de voordelen in stand?)
3. Gebruik je al een database voor het registreren van verkopen of aankopen? Kan deze gekoppeld worden met je facturatietool? Dan kan je stoppen met overtypen!
4. Wil je de huisstijl van je bedrijf kunnen doortrekken? Kan dit in deze tool?
5. Hoe zit het met je data? Kan je die makkelijk exporteren of zit die “locked in” bij de softwarepartner.
6. Check via welke kanalen je facturen wil verzenden. PEPPOL is een beveiligde manier van verzenden die vanaf 2026 verplicht wordt in België. Vandaag is nog niet iedere klant/leverancier er klaar voor dus wil je ook nog via mail kunnen versturen.
7. Hoe lang bestaat de app reeds? (Hoe betrouwbaar is de partner)
8. Hoe zit het met licentiekosten? Hebben je medewerkers aparte licenties nodig? 
9. Worden BTWnummers gecheckt in de VIES database? In sommige facturatietools kan je hierdoor makkelijk checken of het BTWnr bestaat en/of indien er inhoudingsplicht is. Zo vermijd je onaangename verrassingen zonder dat je er zelf op moet gaan studeren.
10. Vanuit welk platform werk je voor je administratie? Sommige systemen zijn platformafhankelijk en kunnen bijvoorbeeld enkel op MS365 of Google Workplace worden gekoppeld. Check dus of er een afhankelijkheid is.
11. Hoe zit het met beveiliging en back-ups?
12. Heb je een goedkeuringsflow nodig? Bvb je hebt een boekhoudafdeling die de financiële administratie afwerkt maar je wil dat zij enkel kunnen betalen nadat je de facturen hebt gecheckt.
13. Check steeds grondig vanuit een testomgeving! Probeer de schermen uit in praktijk. Je zal merken dat je in de ene tool sneller je weg vindt dan in de andere.
14. Ga niet blindelings verder op de mening van een ander op sociale media. Iedere situatie is anders en een grondige analyse van je eigen situatie en toekomstvisie is cruciaal.

Wist je dat je de digital sherpa ook altijd mag contacteren voor hulp bij de keuze of de optimalisatie van het facturatieproces? Ook het aanpassen van de lay- outs vraagt soms wat XML- codering waar ik graag bij help. Aarzel niet om vrijbijvend een afspraak te boeken!

Nood aan een shortlist van facturatieapps om je op weg te helpen? Die vind je hier terug.

Het bericht E-facturatie verplicht vanaf 2026: Hoe facturatiesoftware kiezen? verscheen eerst op Kanli.

Liever hulp bij het maken van je keuze? Of beter nog, hulp bij de configuratie van de gekozen tool? Misschien slaag je er niet in om je huisstijl in de factuur te verwerken? Neem dan zeker contact op met ons! 

Voor hulp bij het factureren in Billit eens het is opgezet kun je terecht op de volgende pagina: Billit facturatietool, de basics – Kanli 

Het bericht Shortlist Facturatieapps Vlaanderen verscheen eerst op Kanli.

Het bericht Hoe sterker de schakel, hoe zwakker de ketting verscheen eerst op Kanli.

Dan ben je wellicht nog goed bezig in vergelijking met diegenen die vertrekken met hun kantoor in de valies. “Workation” noemen ze dat dan. 2 weken vanop een zonnige locatie gaan werken. Kan een keuze zijn, maar niet de mijne

Want ik heb het als kind van zelfstandigen net iets te dichtbij meegemaakt, dat x dagen nodig hebben om terug mens te worden. Voor wij op reis vertrokken werden er steevast nachtjes doorgewerkt. Resultaat was dat er altijd eentje was die ziek was de eerste dagen van de vakantie. Pure uitputting. Het is zelfs 1 van de redenen die er mij jarenlang van heeft weerhouden om zelf als zelfstandige te beginnen. Maar ja, het bloed stroomt waar het niet gaan kan zeker?

In elk geval, toen we afgelopen maart vertrokken op reis werd het scenario even zeer herkenbaar. Hele drukke agenda, lange dagen voor het vertrek en in mijn geval zelfs een resem digitale tools die alles hadden kunnen oplossen in die 12u vliegen… Maar ik deed het niet

Want ja, ondanks de zakelijke planning was het best een drukke periode. En ja, die bagage inpakken, dat was ik echt even uit het oog verloren. Tenminste toch het stuk waar je gewoonlijk je kroost aanspoort om na te denken voor ze hun favoriete kleren opnieuw aantrekken in de periode waar je echt geen tijd meer hebt voor meer strijk. Alles heeft zo zijn leercurve. Het zit in het systeem voor volgende keer.

Want ja, op reis gaan dat is bij mij een systeem. Dat systeem is er zelfs eentje dat start wanneer ik een vakantie plan. Want dan kan ik ook gerust uit vakantie komen. En ja, ook die week was druk. Zelfs zonder de berg mails en post die op een antwoord wachtten. Ik had opdrachten voor elke dag van de week, dus de kantooruren waren op. En toch slaagde ik erin om de administratie, facturatie, marketing en verkoopmachine ook nog te laten verder draaien zonder slaap te missen.

Hoe dat kan? Door je “vervelende” administratie bijna vanzelfsprekend te laten voortvloeien uit je dagelijkse bezigheden.

Dat noem ik dan “adminikillen”. Wil jij ook graag met wat minder zorgen op reis? Kom dan naar de adminikillersessie op dinsdag 13 juni 2017. Sluit alvast aan bij de adminikillers, dan krijg je meer details in je mailbox.

Het bericht 3 dagen nodig om terug mens te zijn verscheen eerst op Kanli.

Dat vraagt tijd en vreet dus eigenlijk aan de marge.

Heb je er zo meerdere dan vergroot ook je kans op fouten nog eens exponentieel.

Uiteraard kan je je klant niks opleggen, maar je kan wel zorgen voor een WIN-WIN!

Denk met hen mee, zonder je eigen werkwijze te verloochenen.

Vergelijk het met parkeerplaatsen. Met 1 lijn aan elke kant zijn er nogal wat die het midden niet vinden.

Zoals de parkeerplaats bij de supermarkt waaraan je per definitie een deuk in je auto overhoudt. Ik mijd zo’n supermarkt als de pest.

Maar het kan dus echt wel anders! Ik was recent op roadtrip in Japan. En ja zelfs van de parkings ginder ben ik fan!

Waarom?

Door 2 lijnen zijwaarts te zetten (de breedte van een openzwaaiende deur) verhoog je het comfort van ALLE gebruikers. Binnen de lijnen parkeren is per definitie in het midden. Dan kan je als klant vlot in- en uitstappen. Dan is er minder kans op deuken. Dan geeft de parking al aan dat er hier verder is gedacht. Mij geeft het het gevoel dat er hier voor de klant wordt gezorgd.

Terwijl die parkeerplaatsen echt niet breder zijn! Meer nog, ze verplichten je om recht te parkeren. Het is eigenlijk een beperking die je als klant wordt opgelegd. Er is minder speling mogelijk, maar je hoeft daardoor niet “te mikken”. En dus voelt die beperking als klant comfortabeler.

Ook administratief

Ook op administratief vlak kan jij ervoor zorgen dat je klanten een keizerlijk gevoel overhouden aan “in de pas lopen”.

Vergeet niet: ze rekenen op jou om hen te helpen met je expertise. Als hun administratieve eisen jouw werking verlammen, dan kan je hen niet de kwaliteit bieden waar ze recht op hebben.

Tenminste, da’s mijn mening. Misschien zie jij het wel compleet anders? Benieuwd naar jouw visie! Aarzel niet om te reageren!

Tot de volgende!

Sara

Het bericht Keizerlijk parkeren verscheen eerst op Kanli.

Gisteren kregen we deze kaart aangeboden bij de huur van onze camper. 100% Japans, 90% daarvan zelfs Kanji. We hadden er net zo goed voor kunnen bedanken. Want ja, we hebben hier ook een Engelstalig GPS-toestel én de geweldige Google Maps in onze achterzak.

En toch, toch blijkt deze kaart extra’s te bieden en ben ik wat blij ze niet te hebben afgeslagen! Want zoeken op het woord “camping” in GoogleMaps, dat werkt hier niet. Kanji typen lukt (nog) niet. Maar door de picto’s hebben we nog meer keuze qua slaapplaatsen en zien we waar er onsen zijn! YES! Heerlijk die warmwaterbaden! Die kaart maakt ons echt veel rijker dan we in dat eerste moment dachten.

Gek genoeg is het iets herkenbaars, dat rijker zijn dan je denkt. Want maar al te vaak hebben mensen geen idee wat er allemaal kan met de software die ze al in huis hebben. Soms is het ook allemaal Chinees (of Japans ).

Toch wil ik jullie, ook van deze andere kant van de aardbol, graag uitnodigen om op ontdekkingstocht te gaan in wat je bedrijf in huis heeft. Wedden dat er schatten van functies te vinden zijn?

Het bericht Ken jij alle plekjes van je business? verscheen eerst op Kanli.