Microsoft Teams is in veel bedrijven ingevoerd tijdens de Corona-pandemie. Vaak halsoverkop of (door de strot geramd) omdat een klant of leverancier er ook mee werkt. Bij anderen is het alleen bekend voor het online vergaderen. Al 3 jaar gebruik ik Teams voor samenwerking rond projecten.
In dit blogartikel focus ik op het samenwerkingsgedeelte aan de hand van veelgestelde vragen en 6 (volgens mij) te maken afspraken die hun meerwaarde telkens weer bewijzen.

Waarom Microsoft Teams gebruiken?

Waarom “nog een extra tool”? Om de gebreken van anderen recht te trekken voor de interne samenwerking.
• Houdt communicatie per topic/project op 1 centrale plek bij. Bedenk even: 1 mail met 5 collega’s in CC wil zeggen dat elk van die ontvangers die mail moet klasseren of verwijderen. Ieder heeft daarbij zijn/haar eigen logica. Bij afwezigheden zitten de mails vast in de gebruikersaccount. Dit heeft nog heel wat andere neveneffecten die samengevat kunnen worden in: Teams stroomlijnt de communicatie en dat scheelt tijd en frustratie.
• Communicatie over projecten en opslag van bestanden gebeurt ook centraal (indien iedereen hier de mogelijkheden van kent). In tegenstelling tot Sharepoint in combinatie met Outlook…
• Teams heeft integraties klaarstaan voor verschillende doelen. Bijvoorbeeld om aan timetracking en projectmanagement te doen zodat het team geïnformeerd blijft.

Heeft Teams ook valkuilen?

De intuitiviteit laat uitschijnen dat iedereen er wel snel mee kan leren werken. Dat is zeker zo, alleen moet je je bewust blijven van het feit dat we onder mensen samenwerken. Ieder van ons ziet het misschien net wat aners. Goede afspraken zijn hier belangrijk, ook binnen zelfsturende teams. Vaak krijg ik als sherpa de vraag:”welke regels of afspraken kunnen we binnen het team opzetten?”

Welke afspraken kunnen best gemaakt worden?

1. Maak afspraken rond de benaming van de verschillende Teams en kanalen

Door de namen gestructureerd op te stellen zorg je ervoor dat bestaande groepen makkelijker terug gevonden worden. Een naam kan slechts een keer gebruikt worden binnen een organisatie én het hernoemen van Teams is makkelijk maar wanneer het gebeurt door een eindgebruiker ontstaan er vaak problemen op langere termijn.

2. Minstens 2 eigenaars in elk Team: wie?

Ieder Team moet worden behee

rd. Wanneer een beheerder voor langere tijd uit valt is het een hele opluchting als een ander direct over kan nemen. Zelfsturend team? Maak iedereen mede-eigenaar? Wijzigingen aan bestanden zijn steeds traceerbaar.

3. Privé kanalen zijn uitzonderingen

Een privé kanaal is slechts voor een gedeelte van de leden toegankelijk. Wanneer je er een aanmaakt: wees je bewust dat dit achter de schermen een aparte opslaglocatie aanmaakt en de transparantie in het team verkleint.
Een privé-kanaal kan wel zeer nuttig zijn in een Team-omgeving waar ook externen tot een deel van de bestanden toegang moeten krijgen. Al kan je in zo’n geval ook een aparte Teams omgeving maken waarbij je de naam start met EXT zodat voor iedereen op ieder moment zeer duidelijk blijft of er externen meelezen of niet.

4. Reageer op belangrijke berichten om aan te geven dat je ze hebt gezien

Er is geen leesbevestiging binnen Teams. Wanneer je moet weten of iedereen bepaalde info heeft gelezen kan je best vragen om bevestiging in de vorm van een emoji-reactie (rechtsbovenaan elk bericht mogelijk). Daarmee kan je snel opvolgen hoe het bericht wordt opgevolgd. Let wel! Spreek af wat iedere emoji precies betekent.

5. Gebruik (persoonlijke) mentions slim

Vooral wanneer niet iedereen constant in Teams actief is is deze belangrijk.
Je kan de aandacht van collega’s trekken door “mentions”. De @ gevolgd door de naam van een gebruiker, een kanaal of een team. Dit zorgt ervoor dat berichten extra opvallen. Wanneer iemand persoonlijk vermeld wordt maar Teams niet heeft open staan zorgt het standaard ook voor een mailbericht naar deze persoon. Let wel op want als alles als belangrijk is aangeduid valt er opnieuw niks meer op.

6. Beheer je notificaties

Wanneer iemand jou vermeld heeft (“mentioned”) dan krijg je hier een verwittiging over. Of je ook notificaties krijgt bij de vermeldingen van een kanaal of het team ontvangt en hoe, dat kan je bepalen in de instellingen.

Als iedereen hier zomaar zijn zin mee doet dan ben je nooit zeker wie wat ziet, afspraken kunnen ook hier handig zijn.

 

 

Wanneer je iedereen bewust kan maken van deze 6 punten vermijd je al heel wat ongemakken.

Intussen gebruik ik Teams al 3 jaar en ik kan niet meer zonder. Tijdens sherpa-trajecten binnen kleine en middelgrote organisaties gaan we er ook heel vaak mee aan de slag. Dat leidt voor iedere organisatie weer voor een andere opbouw, maar steeds zorgt het voor meer tijdswinst en voldoening bij klanten. Begeleiding is daarbij cruciaal. Iedereen behoudt graag een eigen manier van werken en zal eerst de voordelen moeten zien voor ze enthousiast kunnen overstappen.