Het gaat niet meer lang duren eer dit ding buitenvliegt! Met je PC heb je dat misschien ook al meegemaakt (ik ook 😉 ). Maar steeds vaker heb ik het gemunt op randapparaten zoals scanners.

Ja, ik heb een printer, scanner en kopieerapparaat nodig. Een multi-functionele printer en scanner dus. Maar niet deze, want niet elk multifunctioneel apparaat is een échte optimale hulp op kantoor. Hieronder deel ik ook met jou mijn tips bij de aankoop van een nieuw toestel.

Meer dan 1 blad tegelijk scannen

Wanneer je van plan bent steppen te zetten om efficiënter te werken is de kans vrij groot dat je gaat digitaliseren en dus ook regelmatig scannen. Eerste vereiste is dan het kunnen scannen van verschillende bladeren tegelijkertijd.

Een scanner met ADF laat inderdaad toe dat je én via het glas en via de klep bovenaan documenten kan scannen en dus digitaliseren. In dit geval kan de automatic document feeder (of ADF want zo heet die klep die vaak bovenop de scanner zit en meerdere bladeren tegelijkertijd bevatten). Handig, want zo hoef je niet blad per blad zelf op het glas te leggen. En toch ben ik daar alleen niet blij mee. Frons jij nu je wenkbrauwen? Heel normaal, want dat had ik ook gedaan vroeger. Tot ik ontdekte hoeveel meer tijd zo’n ding kan besparen.

Recto/verso

Dubbelzijdig werken is wat mij betreft geen luxe meer maar een basisvereiste. De drang naar steeds duurzamer werken zorgt dat je steeds vaker documenten ontvangt die dubbelzijdig zijn geprint. Handig als je die ook meteen dubbelzijdig kan laten inscannen zonder veel poes-pas. Dubbelzijdig printen is ook handig om documenten met voorwaarden op de achterkant te printen. Zo sta je meteen al sterker in je schoenen als er heibel komt. Beweren dat ze de voorwaarden niet kregen wordt lastig als je voorop vermeldt dat ze op keerzijde staan.

Print en scansnelheid

Er zijn enorme verschillen in print- en scansnelheid. Soms is eenzelfde toestel snel in de ene handeling, maar traag in de andere. Of verschilt de snelheid tussen eenzijdig en tweezijdig printen en scannen enorm. Check dus de snelheden van alle handelingen van het toestel en bekijk ze in functie van wat jij nodig hebt.

Last but not least: scanopties

En dan heb ik het niet enkel over de verschillende bestandsformaten waarin scans worden geleverd. Wel over de manier waarop het toestel met scans omgaat binnen je netwerk. Dat biedt immers kansen om effectief en efficiënt te gaan digitaliseren.

Wellicht scan je nu document per document en moet je dat bestand nadien van naam gaan veranderen. Telkens weer scannen en dan beginnen klikken en typen. Het kan handiger.

• Op je scanner kunnen kiezen naar welke map je scant, zodat je je scans niet meer handmatig hoeft te gaan klasseren.
• Een uniek volgnummer voor elke scan in een bepaalde map? Bvb elke scan van een factuur automatisch genummerd voor je boekhouder.
• De datum van de scan automatisch meteen bij in de bestandsnaam van je scan?
• Scannen naar je mailadres of naar dat van de boekhouder?

Ook dat kan een degelijke scanner voor jou regelen! Als je de juiste kiest ten minste

Stel de juiste vraag

Wil je een nieuwe printer en scanner aanschaffen en spreekt al het bovenstaande je aan? Vraag dan:”Kan dit toestel scannen naar een specifieke map op de PC of server? Of direct naar een mailadres? Kan ik per map een bestandsnaam instellen waar automatisch een volgnummer wordt achter geplaatst?”

De juiste prijs

Denk je nu: “Dat is zeker pokkeduur?” Echt niet meer. Intussen zijn er huis-, tuin- en keukenmodellen die deze opties bieden. Alleen kwestie van even te checken voor je er eentje aankoopt. Zijn er verschillende modellen die voldoen? Dan kan je ook nog de prijs van de printercartridges vergelijken. Check terloops ook even hoe lang het model al op de markt is. recente modellen zijn duurder maar je zal langer cartridges kunnen blijven bestellen.

Merk je dat je scan-proces misschien vlotter zou moeten kunnen verlopen dan nu. Dat je tijd zou kunnen besparen, of beter nog, er effectief mee aan de slag zou zijn als het allemaal wat vlotter zou gaan. Dan ben je bij mij aan het juiste adres! Je kan ook gerust aansluiten bij mijn Facebook-groep Kanli’s backoffice waar je met bijkomende vragen terecht kan.