Je hebt meerdere mailadressen.

1 vanuit je studententijd. Bij je internetabonnement kreeg je er nog een mailadres bij. Toen je met je zaak startte kwam er een domeinnaam en een bijhorend mailadres bij. En misschien heb je nog een aantal freelance opdrachten waarvoor je ook een mailadres ter beschikking hebt. En dan komt het… oh my… wat een gedoe!

Het is deel van mijn verhaal, maar ook dat van Sophie. Zij contacteerde me met haar vraag. Ik verpak het antwoord in de vorm van een non-exhaustieve lijst met tips en overwegingen die ook jou kunnen helpen om de ideale oplossing te vinden in jouw geval.

1: Denk kritisch na

– Hoeveel van die mailadressen gebruik je nog daadwerkelijk? Diegene die je zo kan elimineren moet je gewoon niet meer willen
– Let wel op met accounts afsluiten! Denk erom dat heel wat diensten werken o.b.v. mailadressen om in te loggen. Zorg dus dat je je accounts op andere diensten zoals LinkedIn, Facebook en co niet blokkeert omdat je het mailadres niet meer hebt…

Door enkel accounts in stand te houden die je nog effectief gebruikt maak je jezelf het leven makkelijker.

2: Bedenk wanneer en met welke toestellen je de mails moet/wil kunnen lezen

  • Afhankelijk van de afspraken met je opdrachtgever zal je al dan niet continu bereikbaar willen/moeten zijn.
  • Bewaak je eigen grenzen en laat niet alles je altijd zomaar afleiden. Zet meldingen uit waar mogelijk.
  • Durf een afwezigheidsmelding instellen voor periodes dat je er niet bent of dat je er niet naar gaat kijken (en jawel dat kan ook zonder mailserver)

3: Kies voor alles op 1 plek, maar in aparte bussen of net alles in 1 bus?

Nogal wat mensen die ik ken switchen nog steeds tussen verschillende mailboxen. Uitloggen hier en aanloggen daar. Het is een beetje alsof je verschillende buitenverblijven hebt en op elk adres even de brievenbus moet gaan legen. Niet echt handig, maar ook niet echt nodig.
Net zoals je voor je fysieke post kan vragen om alles door te sturen naar 1 postadres kan je dat ook met mails.

Er is zelfs nog meer mogelijk: je kan zelf beslissen of de doorgestuurde post in aparte postvakjes moet komen of niet.

Veel mensen kennen enkel de aparte vakjes, waarbij je in een programma als bvb Outlook je verschillende accounts activeert en je mails per mailadres in een aparte map terechtkomen. Hetzelfde bereik je door alle accounts die je mobiel wil raadplegen ook op je GSM en tablet in te stellen bij accounts.

Bij Gmail heb je ook de mogelijkheid om 5 mailadressen te bundelen in de instellingen van je Gmail-account. Zodoende komt alle mail in 1 grote doos terecht en hoef je niet meer van A naar B te klikken.
Om te vermijden dat je nog in- en uit moet loggen laat je al je digitale post op 1 plek samenkomen per toestel

4: Hou ook het aantal tools/apps beperkt

Stel: Op je laptop of vaste PC gebruik je Outlook, op je tablet iOS Mail en op je Android telefoon Gmail? Technisch gezien geen vuiltje aan de lucht, alleen zou ik mijn klanten aanraden om het te houden bij max 2. Reden: Elke tool evolueert en hoe meer tools je hebt hoe meer moeite het je zal kosten om bij te blijven.

5: op naar IMAP

Bij het instellen van je mailboxen op verschillende toestellen krijg je soms nog de keuze voor IMAP of POP3. Als je op meerdere toestellen werkt is het in 99,99999% van de gevallen beter om IMAP te kiezen. Wanneer je POP3 gebruikt moet je -afhankelijk van de instellingen op de server- eenzelfde mail op elk toestel apart gaan verwijderen.

6: Hou je contactpersonen onder controle

Vaak zitten contactpersonen gelinkt aan elke account. Ook dit zorgt bij heel wat mensen voor verwarring. Want dan vinden ze in mailbox X het mailadres van Y wel, maar niet in de andere mailboxen.
Op mijn apparaten heb ik het zo ingesteld dat er 1 mailaccount is waarvan ook de contactpersonen worden gesynchroniseerd met het toestel. Uiteraard op alle apparaten hetzelfde.

7: Klanten en prospecten op 1 plek?

Hier speelt de GDPR ons mogelijk wat parten.
Ik bewaar de gegevens van prospecten daarom volledig gescheiden in een mailingprogramma. In mijn geval MailChimp. Daar schrijven ze zelf in voor een mailing indien ze dat willen en kunnen ze ook zelf hun abonnement weer stopzetten. Tot ze klant worden is dat de enige plek waar ik info bewaar. Hoe dat in zijn werk gaat kan je leren in mijn volgende workshop Digitale Marketing DOEN.

 

Kortom, centraliseren van e-mail is voor de meeste mensen de meest aangewezen eerste stap. Deze vervolgens op al hun toestellen op dezelfde manier instellen zorgt dat je er altijd bij kan. Meldingen uitschakelen zorgt dat je er niet gek van wordt. Succes!

Heb je iets gehad aan deze blogpost? Laat het me even weten! Heb je een andere vraag? Neem gerust contact op.

Ik ben Sara. Klanten vergelijken me wel eens met een sherpa. Ik help ondernemers om een positieve impact te maken op hun cashflow. Om tot dat resultaat te komen maak ik hen wegwijs in digitale tools en bedenken we slimmere manieren van werken. Omdat ik van mening ben dat iedere ondernemer dat verdient deel ik dit soort blogposts en beheer ik ook een groep waar iedereen zijn vragen mag afvuren. Ook jij bent welkom!