Facturatiesoftware: 13 vragen om een overwogen keuze te maken

Jarenlang maakte ik facturen in Excel. Zo ging het ook bij mijn werkgever destijds. Toen ik overstapte naar hoofdberoep (in 2016) moest het anders. Het was dat of gek worden. Zelfs al zweerde de boekhouder bij papier (of een onbetaalbaar pakket).
Herkenbaar? Lees dan verder. In deze blog leer je hoe je de juiste facturatiesoftware vindt. Ook wanneer je niet van boekhouder wil veranderen (en toch sneller vooruit wil).

Wat is het verschil tussen boekhoudsoftware en facturatiesoftware?

In boekhoudsoftware ga je facturen toewijzen aan een boekhoudrekening, om dit te gebruiken moet je dus de boekhoudrekeningen kennen. En dat is voor velen net de reden om een boekhouderonder de arm te nemen.
Facturatiesoftware wordt gebruikt om uitgaande facturen op te stellen en aankoopfacturen te registreren. Hiermee kan je zonder boekhoudrekeningen werken. Toch kan je al een beter overzicht behouden over de inkomsten en uitgaven, en heb je bijgevolg meer controle over de cashflow van jouw bedrijf.

Waarom facturatiesoftware gebruiken?

Nu duidelijk is wat facturatiesoftware is rest er 1 vraag: wat is het nut ervan?

  • Tijdswinst: Kijk eerst even naar je eigen bedrijf. Hoeveel tijd wordt er besteed aan financiële administratie? Hoeveel uren besteed je uit aan een secretariaat of VA (Virtual assistant)? Bij veel klanten kan dat met veel minder uren. Door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat leveranciers hun factuur naar het systeem sturen en niet naar je mailbox.
  • Cashflow: Je hebt op ieder moment een realtime zicht op je resultaten. Ook je cashflow is inzichtelijker en forecasting makkelijker toegankelijk. Zelfs wanneer je boekhouder je cijfers nog niet heeft geoptimaliseerd.
  • Verhoogde traceerbaarheid van zowel verkoopfacturen als (aankoop)bonnen. Die scan je direct met de app van de facturatiesoftware in. Bijgevolg kan je direct de bewijsstukken vinden met een paar klikken.
  • Verkleint de kans op fraude aangezien het BTWnr van een nieuwe klant/leverancier direct geverifieerd wordt, dit aan de hand van de Europese “kruispuntbank van Onderemingen” (officieel VIES).
  • Integratie in operationele werkflows. Is bij veel systemen mogelijk waardoor administratie verder wordt verminderd.

Waar moet ik op letten wanneer ik een facturatiesoftware kies?

  1. Bepaal of je wil werken met de software van je boekhouder of dat je onafhankelijk wil zijn. Vraag dan ook even na of UBL of e-fff bestanden ingelezen kunnen worden. (Dat zijn de standaardformaten die steeds couranter aan het worden zijn).
  2. Vanuit welk platform werk je? Sommige systemen zijn niet platformonafhankelijk en kunnen bijvoorbeeld enkel op MS365 of Google Workplace worden gekoppeld.
  3. Check via welke kanalen je facturen wil verzenden. Wanneer je bvb voor de overheid werkt is een simpele mail geen optie. Wanneer je met een eigen mailadres werkt, wordt je adres misschien aanzien als spam en durft de ontvanger de bijlage (alsook de factuur) niet te openen. PEPPOL beveiligt en vergemakkelijkt de verzending van documenten. Dat systeem wordt ook voor overheidsopdrachten verplicht.
  4. Bepaal met welke andere systemen je graag wil koppelen. Dit zorgt ervoor dat je niet langer manueel gegevens moet overzetten. Check ook of data in 1 of in 2 richtingen moet circuleren.
  5. Lijst de nadelen en ook de voordelen op van je huidige manier van werken. Werkt de nieuwe tool nadelen weg (en houdt het ook de voordelen in stand?)
  6. Hoe zit het met je data? Kan je die makkelijk exporteren of zit die “locked in” bij de softwarepartner.
  7. Hoe zit het met beveiliging en back-ups?
  8. Hoe lang bestaat de app reeds? (Hoe betrouwbaar is de partner)
  9. Hoe zit het met licentiekosten? Hebben je medewerkers aparte licenties nodig?
  10. Heb je een goedkeuringsflow nodig? Bvb je hebt een boekhoudafdeling die de financiële administratie afwerkt maar je wil dat zij enkel kunnen betalen nadat je de facturen hebt gecheckt.
  11. Wil je de huisstijl van je bedrijf kunnen doortrekken? Kan dit in deze tool?
  12. Check steeds grondig vanuit een testomgeving! Probeer de schermen uit in praktijk.
  13. Ga niet blindelings verder op de mening van een ander op sociale media. Neem voldoende meningen mee in je overweging. Iedere situatie is anders en een grondige analyse is cruciaal.

Wist je dat je de digital sherpa ook altijd mag contacteren voor hulp bij de keuze of de optimalisatie van het facturatieproces. Ook het aanpassen van de lay- outs vraagt soms wat XML- codering waar ik graag bij help. Aarzel niet om vrijbijvend een afspraak te boeken!