digitalisatie Archieven - Kanli

Digitale weerstand. Hoe kan je ermee omgaan?

Sara — Mon, 27 Jan 2020 15:00:56 +0000

“Ik wil met die computers zo min mogelijk te zien hebben. Ik heb er thuis geen, ik gebruik dat echt alleen hier op het werk.”

Weerstand van hier tot in Tokyo bij nieuwe software (upgrade). Hoe ga je daarmee om?
3 jaar geleden was dat een recipe for disaster, maar intussen weet ik hoe ik daarmee om kan gaan. Niet dat die deelnemer nu plots een PC gaat vragen voor Kerst hoor…

Maar aan het einde van de groepssessie vroeg ze wel: “En wanneer is dat dat ik nog eens individueel kan langskomen?”.

Ze had mogelijkheden gezien om haar eigen takenpakket te verlichten, zonder dat er zou moeten gesnoeid worden in haar takenpakket. Daar waar ze bij het begin alleen maar kon zeuren: ”Zoals altijd hebben ze hier weer een nieuwe versie op mijn PC geplaatst zonder vooraf iets te laten weten en trek er dan maar uw plan mee!”. Ik zag de ogen van de collega’s rollen…

De collega’s waren ook niet zo blij met de verandering, maar die dame voelde zich alsof ze aan de voet van Mount Everest stond. Terwijl ze samen met haar team aan de voet van de Kemmelberg stond. Zij was op zoek naar klimmateriaal, de anderen stonden te wachten op de levering van de koersfiets.

Wat kan je best doen in zo’n geval?

Focus op de voordelen: What’s in it for them?
Ga mee, om te kunnen draaien. Als je met iemand danst is het vaak veel makkelijker om die persoon 360° te laten draaien. Ga eerst een stukje mee in hun verhaal, geef hen de kans te ventileren. Zorg dat je hen echt snapt, dat je je in hun schoenen kan verplaatsen. Ook aan hun ideale scenario zijn zwakke punten. Als ze zwakker zijn dan je oplossing kan je ze gebruiken om hen te helpen draaien, zijn hun alternatieven sterker dan kan je er uit leren.
Trap open deuren gerust in. Durf “oude” functies uitleggen. Weerstand wijst er vaak op dat ze ook in vorige versies misschien niet helemaal mee waren.

Veranderen van software, digitaliseren of migreren naar de cloud is echt wel als een expeditie op Mount Digi(tal). Een tocht kan pas slagen als iedereen boven geraakt. Als er mensen mee zijn met een heel zwakke conditie dan houdt dat de hele groep tegen.

Eigenlijk zien we allemaal op tegen (software)veranderingen. Voor de ene is die berg niet hoger dan de Kemmelberg, voor anderen voelt het als El Capitan of Mount Everest. De angsten en het gebrek aan klim-ervaring maken het verschil in hoogte en spelen het hele team parten.

Hoe zit dat bij jou op het werk? Zit jouw team vast door die digitale kloof?

Het bericht Digitale weerstand. Hoe kan je ermee omgaan? verscheen eerst op Kanli.

Boekhouding en finianciële admin: Batchen… of toch eerder niet?

Sara — Mon, 14 Oct 2019 05:55:51 +0000

Eigenaars van kleinere bedrijven vragen mij wel eens wat ze kunnen doen om hun boekhouding of finnciële administratie efficiënter en effectiever te maken.

Wanneer ze me de huidige situatie met aankoopfacturen omschrijven dan gaat het vaak zo: “ik steek alles in een doos en op het eind van het kwartaal ben ik dan uren bezig om alles correct door te geven aan de boekhouder. Verkoopfacturen? Die doen we nu nog in Word of Excel een keer per maand want dan werkt dat sneller.”

Ze “batchen” dus, laten alles opstapelen en gaan er dan in 1 keer door. Is best OK naar hun gevoel. Maar het laatste weekend voor de aangifte is er geen tijd voor een feestje. En hoe goed of slecht de zaken gaan, daarvoor is het (maanden) wachten op de conclusies van de boekhouder.

Het ding is: we denken dat we goed bezig zijn. Als je de kamer behangt doe je toch ook meteen de hele kamer in plaats van elk jaar 1 muur?

Financiële taken batchen heeft echter al heel snel een negatieve impact op je cashflow. Iedere dag dat jij langer wacht om je factuur te versturen is een dag langer dat je niet betaald wordt. Iedere dag langer dat jij wacht om je inkomende facturen te verwerken is de kans vergroten dat je verwijlintresten moet betalen. Alleen maar omdat je de pest hebt in die administratie.

In realiteit zijn we dus aan het uitstellen en later krijgen we de rekening
Ook dat “het gaat sneller” blijkt vaak heel snel onderuit te halen met de juiste technologie.

Eens we dat weten verzinnen we allemaal slimme oplossingen. Dan zetten we een heel systeem op om te zorgen dat we toch maar efficiënter de boekhouding gaan bijhouden. Postbakjes, mapjes in de mailbox, tussenschotten, post-its, iedere week blokkeren we een halve dag in onze agenda, we hebben een heel stappenplan dat alles vlotter moet doen lopen. Been there!

Weet je wat ik daaruit heb geleerd? Aan het einde van het kwartaal is het probleem quasi hetzelfde, of erger. Op het einde van het kwartaal wil ik alles bij elkaar pakken en doorsturen. Op dat moment moeten dubbelchecken of zoeken naar iets van maanden eerder, dat is tijdverlies.

Wat dan wel werkt? Het proces herleiden tot een absoluut minimum aan kleine stappen. Het Jeep-principe. JEEP of Just Enough Easy Parts. Met andere woorden: verdeel de taak in heel korte en makkelijke subtaken.

In dit geval is dit voor mij:

STAP 1: bewaar de nieuwe factuur direct in de juiste map met een volgnummer.
STAP 2: betaal wekelijks en duid elke betaling meteen aan.
STAP 3: schenk aandacht aan het overzicht.

Die stappen kan je voor jezelf nog eenvoudiger gaan maken. Je moet niet naar de andere kant van het huis lopen om een factuur te klasseren. Indien je digitaal werkt hoef je het bestand niet manueel te nummeren.

Kies dus eerst: papier of digitaal (archief).

Vervolgens 1 commitment: wat afwijkt zet ik direct om als onderdeel van stap 1. Als je koos voor digitaal scan je dus alle papier direct in. Papier dan print je elke factuur direct af en wordt deze meteen geklasseerd. No excuses!

Zorg dat alles zo min mogelijk moeite vraagt. Fysiek en emotioneel.
Digitaal: zorg voor een scanner die je zo kan instellen dat documenten automatisch in je systeem terechtkomen (kunnen scannen naar een map of een speciaal mailadres, zonder dat elke keer te moeten typen). Batch betalingen zodat je ook deze direct in het systeem registreert.

Papier: Een ringmap binnen handbereik, alsook een perforator, nietmachine, een paar vellen papier en een stylo. Zorg in de map dat je de meest recente factuur altijd bovenaan plaatst. Ook het doorbladeren vraagt tijd en moeite en dat willen we niet. Het papier en de nietjesmachine hebben we in de aanslag om de kleine ticketjes en BTW-bonnetjes meteen vast te nieten en te klasseren.

Werk je op papier en wil een overzicht van uitgaven en inkomsten? Dan zal je zelf een lijstje moeten bijhouden. En dan is er de valkuil: zolang ze de tijd niet denken te hebben voor dat lijstje hebben mensen de neiging niks te doen. Dan blijft het toch weer bij het oude. Laat dan liever die lijst achterwege.

Ja maar dan ben ik daar iedere week mee bezig.

Yep, dat is zo. Maar ik weet iedere week ook precies hoe mijn zaak er financieel voor staat en last but not least: dat laatste weekend voor de BTW-aangifte? That’s mine!

Conclusie:

Maak het simpel, JEEP.
Volg regelmatig op (zet reminders in je agenda op gepaste tijdstippen).
Beloon jezelf (plan iets in dat “BTW-weekend”).

Lukt het niet? Ga dan op zoek naar wat je tegenhoudt en werk die obstakels weg.

Update: Wist je dat de digitale tools die ons hierbij helpen steeds beter worden? In dit artikel geef ik je tips hoe je de juiste tools kan kiezen voor jouw bedrijf.

Het bericht Boekhouding en finianciële admin: Batchen… of toch eerder niet? verscheen eerst op Kanli.

Zelfvertrouwen en digitale vaardigheid

Sara — Mon, 07 Jan 2019 15:24:28 +0000

Ik zag vroeger al hoe erg sommige mensen zich laten beknotten door gebrek aan zelfvertrouwen bij het omgaan met machines of PC’s. Heel sterke profielen soms, maar als ze hun kennis via een PC in praktijk moet worden omgezet zijn ze niks waard (vinden ze vooral zelf). Sommigen noemden zichzelf zelfs gehandicapt.
De impact die dat heeft wordt naar mijn aanvoelen vaak onderschat. Bij langer lopende trajecten zie ik namelijk vaak dat wanneer mensen digitaal vaardiger worden ze vaak ook meer mogelijkheden gaan zien in hun omgeving. Vaak is het pas na 1 à 2 sessies dat ze met vragen komen die leiden tot grotere impact.

Het begin van de ondergang

Iedereen heeft zo zijn eigen specialiteit, mensen die digitaal minder sterk staan laten zich vaak overweldigen door de mogelijkheden die er vandaag zijn. Ook het tempo waarmee er extra mogelijkheden komen werkt omgekeerd.
“WOW! Zie dat! Zo knap wat die PC/computer/smartphone/… allemaal kan!”
En hun onderbewuste vult aan “dat zou ik NOOOOIT kunnen”, “die is slimmer dan ik” of een van de vele varianten.

Terwijl dat digitaal ding dus opgebouwd is uit 1 en 0.
Ja, de denkkracht is soms al sneller dan de onze, maar daarom nog niet per definitie juister. (en als dat wel zo is dan is dat binnen een zeer beperkt spectrum)

En dan krijg je dus toestanden zoals ik ze jammer genoeg vaker zie.

Er zit een fout in het systeem, maar de mens neemt de fout op zich en begint zijn zelfvertrouwen te verliezen. Afgelopen weken een mooi voorbeeld gezien dat ik graag met jullie deel.

Oefening baart paranoia

Er wordt een taaloefening gemaakt in een leeromgeving. Het resultaat valt behoorlijk tegen.

“Ik kan daar niks van he”, “ik ga dat nooit kunnen”, “ik ga blij zijn als ik dat achter de rug heb dan ga ik alles doen om het nooit meer te moeten gebruiken”, … You get my point.

We herbeginnen samen. Dit had ik niet zien aankomen. Ik word zelf bijna paranoia. Typfouten, bugs,… in iedere reeks van 10 minstens 1.

Het meest extreme zijn de vragen waar een correct antwoord wordt gegeven maar die door de leeromgeving toch fout worden gerekend. We komen zelfs een reeks van 10 tegen waar er zo 3 tussen zitten. “Zie je mama dat ik het niet kan! Zie je wat voor een ramp ik ben?”

Nu kon ik dus aan mijn dochter beginnen uitleggen hoe dat ding werkt. Dat er allicht in sommige verbetersleutels in hun systeem een spatie staat (of meerdere) als laatste teken en dat die maakt dat het als fout wordt gezien door dat “slimme” systeem. Als er bij de verbetering een karakter meer staat dan bij het antwoord is dat een verschil, ook al is het een spatie. Dus niet hetzelfde, dus fout. Dat zegt mij meer over de zorg die besteed is aan het testen van het systeem dan over haar taalkennis. Het kost tijd, maar het sijpelt binnen.

Alleen, hoeveel ouders kijken mee in het 2de secundair en hoeveel daarvan zien de echte oorzaak? Eerlijk gezegd, buiten de kerstvakantie had ik ook anders gereageerd en haar gewoon nog meer alleen laten oefenen (en dus dieper de put in gestuurd).

En ja, als ik ergens 1 keer veel tijd in steek dan heb ik zelden zin om dat nog eens te doen. Aard van het beestje. En hier vond ik de kwaliteit alles behalve aanvaardbaar. Dus bel ik de uitgever op met suggesties tot verbetering. Ze zouden het bekijken… Meer dan benieuwd naar het resultaat! Ik gun het de kinderen.

Maar ik hoop vooral ook dat er meer ouders zijn die het probleem zien en hun reactie naar de kinderen toe aanpassen.
Update 16/1/2019: In ons concrete geval bleek de leerkracht weldegelijk op de hoogte van de fouten en bugs, maar ze vond het niet de moeite terug te koppelen naar de uitgeverij. “Het is nu eenmaal het eerste jaar dat we dit aanbieden, kinderziektes zijn normaal”. “Ik geef ook geen punten op die taken, ook al heten ze in het systeem “toetsen”. Ik kan immers niet nagaan of ze de taak wel zelf maakten”. Hm, misschien was het handiger geweest hierover te communiceren? In elk geval…

Ik weet dat er op de werkvloer gelijkaardige dingen spelen

Ik moet dan nl. denken aan al die andere systemen waar medewerkers het gevoel hebben er geen vat meer op te hebben.

Aan al diegenen die dagelijks grijs haar krijgen van de onverklaarbare kronkels in ERP-systemen. (ze zijn vaak weldegelijk te verklaren als je er anders naar kijkt)

Aan de ondernemers die zelf hun sociale media beheren waar maandelijks veranderingen aan gebeuren. Aan de sociale media die potdoof zijn voor feedback van gebruikers (omdat het allicht onmogelijk zou zijn, iedere wijziging zorgt wel voor een bugje hier of daar waar honderdduizenden last van hebben).

Maar ik denk vooral aan de groep gebruikers die dan instinctief de oorzaak van het probleem bij zichzelf gaan zoeken. Hoe zou het zijn als er meer gebruikers waren die in staat zouden zijn het probleem mee te identificeren en te benoemen? Hoe zou het zijn als gebruikers niet meer toe zouden laten dat een systeem op hun systeem zou blijven werken? Als het echt niet doet wat het moet dan kan je toch ook niet de service bieden die je klant verwacht?

Neen, het is ook niet ALTIJD de schuld van het programma of van de maker ervan maar laat er in eerste plaats alsjeblieft je zelfvertrouwen niet door aftakelen! Durf je in te proberen leven in hoe het werkt om het mee te kunnen veranderen.
Heb je echt heel vaak eenzelfde probleem? Zoek de oorzaak (niet de schuldige ;-)) en ga mee oplossingen bedenken.

Zit je regelmatig in de rats in verschillende programma’s, apps, databases? Dan ben ik ervan overtuigd dat het de moeite loont om daaraan te werken. Wellicht houdt het je nu nl. tegen om te genieten van wat je doet, maar ook om te groeien. Da’s trouwens iets waar een digital coach als ik bij kan helpen. Neem gerust contact op voor meer info.

Het bericht Zelfvertrouwen en digitale vaardigheid verscheen eerst op Kanli.

Hoe duidelijke info krijgen i.p.v. een oceaan van data?

Sara — Thu, 26 Oct 2017 14:23:41 +0000

Als ondernemer is het cruciaal om snel en met kennis van zaken te kunnen handelen.Is het interessant om nu een bepaalde investering te doen? Hoeveel marge zit er bij klant X? Eenvoudige vragen, maar vaak moeilijk te beantwoorden.

De wereld draait als maar sneller en actuele informatie wordt van steeds groter belang voor je beslissingen. Ook in familiale KMO’s is er veel informatie in omloop maar vaak is er niemand aanwezig die zich bewust is hiervan, laat staan dat er iemand aanwezig is die ze kan “lezen” of “vertalen”.

Daardoor zijn bedrijfsleiders vaak aangewezen op gokken of wachten op de volgende kwartaalcijfers om een beslissing te kunnen nemen…

Heel wat ondernemers voelen zich daar erg ongemakkelijk bij, nochtans kunnen kleine ingrepen vaak zorgen voor veel meer in- en overzicht.

Wat kan je concreet doen om meer inzicht te krijgen?

Benoem je noden. Welke info is cruciaal om je buikgevoel te staven? Bvb voor rentabiliteit: Hoeveel je gemiddeld per opdracht aan omzet draait? Of per uur? Of per km? Zorg dat die parameters voor jezelf duidelijk zijn.
Zorg voor eenduidige parameters. Hoe meer verschillende diensten je aanbiedt, hoe uitdagender natuurlijk, maar tracht te komen tot een vaste set van gegevens die je nodig hebt om al jouw vragen te beantwoorden. Zowel qua kosten als qua inkomsten.
Ga na waar die nu al (deels) worden ingetikt (ongeacht wie dat doet). Zo vermijd je dat er dubbel werk dient te gebeuren.
Worden ze ingegeven in een database? Haal die gegevens in de vorm van lijsten uit dit systeem.
Worden ze ingegeven in aparte bestandjes? Dan kan het al een stap vooruit zijn om over te gaan op een kleine database of zelfs een lijst.
Bekijk waar je je antwoorden vindt in deze lijsten en automatiseer waar mogelijk.
Neem je bedrijf in handen en bekijk deze zelfde lijsten regelmatig.

Wat het je kan opleveren?

Wanneer je offertes uitschrijft heb je na een tijdje meer zicht op de winstgevendheid van opdrachten. Je kan je bedrijf dus beter sturen.
Wanneer je groeit en een keuze moet maken voor een nieuw software-pakket kan jij makkelijker detecteren of het aan jouw eisen kan voldoen.
Wanneer je de informatie structureert volgens je eigen noden dan heb je steeds je antwoorden bij de hand. Of het nu gaat over factureren, verzekeringsdossiers opvolgen of personeelsadministratie: je hebt in ene wip de juiste info beet.
Maar bovenal kan dit je gemoedsrust brengen… zo zeggen toch mijn klanten.

Kom je er zelf niet uit?

Ik kan je helpen om

de gewenste parameters bloot te leggen en toegankelijk(er) te maken.
de nodige vaardigheden aan te leren om effectiever te werk te gaan.
de overzichten en statistieken die jij nodig hebt om beslissingen te nemen te verankeren in de dagelijkse werking. Doordat ze “automatisch” voortvloeien uit de dagtaak ga je ze ook effectief raadplegen.

Benieuwd wat dat in jouw bedrijf zou kunnen betekenen? Laat ons even sparren! Neem contact op met mij.

Het bericht Hoe duidelijke info krijgen i.p.v. een oceaan van data? verscheen eerst op Kanli.

Bergen papier en mail na de vakantie

Sara — Tue, 02 May 2017 05:28:56 +0000

De berg administratie die je terugvindt wanneer je uit vakantie terugkeert, ken je die ook?

Dan vind ik dus bij thuiskomst: een hoopje papier (naast de goed gevulde mailbox).
Dat stapeltje bracht herinneringen aan vroeger naar boven. Want er was een tijd waarop ik amper op vakantie durfde uit vrees voor die stapel.

Je kent dat vast wel, die stroom aan papier en mail.

Het probleem was dat ik ook nog eens in een soort van professionele 7-kantrelatie zat. 7 partner-organisaties Per dossier zonder dat er ooit heel duidelijke afspraken waren gemaakt. Laat staan gecommuniceerd. Als kleine garnaal weinig te zeggen over de werkwijze, dus we moesten er mee door. Het was PURE CHAOS! Elke maand letterlijk een volle dag zoet met niet anders dan zoeken en puzzelen. Mijn maag keert nog bij de herinnering. Verlof dat was eigenlijk met zekerheid miserie achteraf. Ik vertrok eigenlijk liever niet.

En ik zie het ook terug bij mijn klanten.

De kleine organisaties die in opdracht werken van grote multinationals. De organisaties waar de admin binnen de familie wordt gehouden.
Zelfs wanneer er al administratieve afspraken zijn gemaakt met klanten en leveranciers. Want dan zijn er altijd wel die het even anders blijven doen. Of mensen die zich vergissen. Er is zelfs een deel die de documenten standaard via 2 verschillende kanalen begint te sturen. Voor de zekerheid.

Zekerheid op verwarring en tijdverlies, denk ik dan.

Bij die afwijkingen is het dan eerst uitpluizen of het document niet dubbel is. Puur tijdverlies. Daarvoor moet je eerst zelfs nagaan of je genoeg gegevens hebt om het in je klassement terug te vinden. Enz.

Ik was dat KOTSBEU.

En ik had 3 mogelijkheden:
– Ik kon janken (niet mijn manier van doen)
– Ik kon me erbij neerleggen (al zou ik niet weten hoe ;-))
– Of ik kon verandering brengen
Dat laatste was (en is) dus mijn optie. Ondanks het feit dat ik geen macht had in de situatie. Meer nog, er was weerstand tegen verandering. Die is er altijd.
MAAR Ik werd betaald voor het resultaat, niet voor de werkwijze, toch? Daar gingen we met het experiment. Tot ik het fysieke bewijs kon leveren dat het beter kon werkte ik in stilte.

Ik paste in eerste instantie het klassement aan.

Gedaan met oeverloos papier klasseren en papieren dossiers assembleren. Vanaf nu ging het digitaal.

Om een document terug te vinden hoefde ik in 95% van de gevallen niets meer op te zoeken in de database. Ik vond de documenten digitaal veel sneller terug.

Iedereen kon vanaf nu zelf een document terugvinden op de server, ze hoefden mij niks meer te vragen. Ik werd daarvoor niet meer gestoord.

Het papierverbruik werd fors beperkt.

“Ja maar… digitaal klasseren dat kost toch meer tijd?”

Niet altijd. Het hangt er deels van af hoe je je klassement instelt. En er moet ook gekeken worden naar de relevantie. Voordien dan had ik de neiging om dat klassement te laten opstapelen, want met al dat geblader in mappen was bundelen gewoon efficiënter. Door digitaal te klasseren viel dat weg.

Mijn digitaal klassement bracht met immers ook overzicht visueel. Door direct te klasseren werd ik daarmee beloond. Ik liet dat dus niet graag meer liggen.
Maar ik heb helemaal niet gezegd om sowieso digitaal te gaan! Er zijn klanten waarbij het papier ongemoeid blijft, maar de manier van klasseren wordt geoptimaliseerd.

Het resultaat

Die werkwijze werd een jaar later uitgebreid naar de hele organisatie. Missie geslaagd!
Wil je weten hoe ik tot dat systeem kwam? Schrijf je in als adminikiller en dan krijg je meer info hierover in je mailbox.

Het bericht Bergen papier en mail na de vakantie verscheen eerst op Kanli.