Office 365 Archieven - Kanli

Thuiswerken droom of nachtmerrie? Een paar (productiviteits)tips

Sara — Thu, 15 Oct 2020 06:00:03 +0000

Thuiswerken. Droom van velen en voor vele anderen een nachtmerrie.

Ikzelf startte met thuiswerken in 2008 en vandaag is het dagelijkse kost. Ik geef sinds de Corona-crisis ook online begeleiding aan bedrijfsleiders en medewerkers en stel vast dat er een aantal tips zijn die wel eens van pas kunnen komen. Ik deel ze graag met jou hieronder.

Thuiswerken is niet hetzelfde als werken op kantoor?

Ik heb het zelf lang niet zo leuk gevonden, dat thuiswerken, toen ik er in 2008 mee startte. Het was niet hetzelfde, en misschien denk jij dat nu ook. Vooraf had ik altijd een hele waslijst aan dingen die er wel door zouden vliegen als ik geen stoorzenders zou hebben. Dat was zo, maar aan de andere kant vond ik het lastiger om mezelf los te koppelen aan het einde van de dag. Ik presteerde dus vaak langere uren.

Een deel van de taken waren ook gewoon niet te doen op afstand, het was een hele klus om alles in te plannen, de juiste documenten heen en weer te sleuren enzovoort. Als je dat vandaag ervaart dan zegt dat iets over de manier waarop je digitale middelen inzet.

Door je werk anders in te richten kan je meer plaatsonafhankelijk gaan werken en vaak heeft dat ook een positieve impact op productiviteit. Bij mij leverde dat niet enkel op voor het bedrijf maar ook voor mezelf en ik wens jou hetzelfde! Daarom hier wat tips!

Tip 1: Richt je werkplek goed in.

Zorg ervoor dat je scherm, toetsenbord en muis op een correcte afstand staan en dat je een bureaustoel gebruikt. Dit om het risico op muisarm of RSI te verkleinen.

Tip 2: Neem een tweede scherm in dienst.

VGA links, HDMI rechts

Een tweede scherm gebruiken kan je tot 10% tijd laten besparen (indien je de stappen hieronder volgt. Geen budget voor zo’n tweede scherm? Je kan zelfs je TV als tweede scherm gebruiken. Dat kan met de meeste hedendaagse TV’s wel. Je plugt een HDMI of VGA kabel in de poort om beiden te connecteren. (VGA naar VGA, HDMI naar HDMI maar ook VGA naar HDMI is mogelijk)
Op je TV kan het zijn dat je met de afstandsbediening de input moet wijzigen naar VGA of HDMI (de poort die je op de TV gebruikt).

Hoe ervoor zorgen dat je tweede scherm andere vensters toont dan het eerste?
Gebruik de toetsencombinatie windows + P.

Kan je niet correct van links naar rechts met je muis? Switch de beide schermen van plek.

Idealiter hebben beide schermen ongeveer dezelfde grootte, is je TV vele malen groter dan zou ik dit zelfs niet proberen.

Tip 3: Zet timers en las pauzes in.

Schat de duurtijd in die je nodig hebt om iets gedaan te krijgen en kap het vervolgens in stukken van 15-30 of maximum 60 minuten. Die timer is er bij mij vooral om me bij de les te houden. Ik kijk dan even wat ik al gedaan heb en loop even rond om te stretchen tussendoor.

Tip 4: Splits je to do’s op in categoriën.

Maak ook een categorie voor werk zonder internetconnectie en schakel die connectie dan ook effectief uit op het moment dat je met die categorie aan de slag gaat. Dit is ook iets wat op kantoor handig kan zijn om gefocust aan de slag te kunnen.

Tip 5: Gebruik een hoofdtelefoon om je van omgevingsgeluid af te schermen.

Tip 6: Online meetings? Bereid je voor.

Wekelijkse meetings, dagelijkse meetings,… challenge je team even: welke meetings doen er echt toe?
Vaak is het nuttiger om zeer korte meetings te hebben met 2 à 3 en dan een moment om naar de hele groep terug te koppelen. Asynchroon afstemmen dus en later terugkoppelen.
Zorg dat er een gedeeld document is waarop iedereen zijn punten aan kan vullen voor de vergadering. Stel concrete doelstellingen bij elk punt. Vul tijdens de vergadering aan wie welk punt zal opvolgen. Binnen Microsoft 365 kunnen OneNote en Planner geweldige tools blijken om dit op te volgen!

Tip 7: Stuur niet voor alles een mail.

Onderzoek wees uit dat we voor elke mail die we sturen we gemiddeld 1,4 mails terugkrijgen. Vandaag is dat in veel gevallen een extra uitdaging want ja, iedereen moet het weten dus zetten we die allemaal in CC.

Overweeg een alternatief zoals Teams om alle interne communicatie te voeren. Zo glipt er moeilijker een mail van een klant door de mazen van het net!

Tip 8: Commute of verplaats je naar je werk.

Ik merk dat ik productiever ben als ik doe alsof ik me naar het werk verplaats. Een bezoekje aan de bakker, een blokje om,… Mij helpt het om in en uit werkmodus te gaan.

Tip 9: Kom je dingen tegen die je “liever op kantoor” of “liever thuis” doet? Word er bewust van.

Heb je de vrijheid om te sleutelen aan hoe je werkt, dan kan je hier prioriteit aan geven en een oplossing zoeken die je meer vrijheid biedt over waar je werkt. Het niet meer hoeven piekeren over waar je bent als je iets doet brengt je heel wat gemoedsrust. Dat kunnen soms hele kleine dingen zijn. Anders leren werken met je tools, een deel van een proces in vraag stellen. Zeker vandaag is er niet enkel bij jou veel veranderd op het werk. Door de werking in vraag te stellen en mee te zoeken naar oplossingen help je ook het bedrijf verder.

De digitale sherpa helpt je graag om plaatsonafhankelijk te gaan werken. Als jij opkijkt tegen een berg van digitalisering dan ga ik graag met jou op pad om hogere toppen te bereiken. Ook als je van thuis werkt. Benieuwd hoe ik dat doe? Dat laat ik je graag zien tijdens een sessie. Boek een eerste gratis sessie in, no strings attached!

Het bericht Thuiswerken droom of nachtmerrie? Een paar (productiviteits)tips verscheen eerst op Kanli.

Hoe 20% van de werktijd ook bij jouw bedrijf verloren dreigt te gaan

Sara — Thu, 28 Mar 2019 12:11:53 +0000

Ik stel vast dat steeds meer cursisten het zoeken naar informatie en bestanden (intern) als een stress-factor benoemen. Niet heel verrassend als het onderzoek rond productiviteit bij kenniswerkers al eerder je pad kruiste.

Wat onderzoek over productiviteit op kantoor zegt

Onderzoeken bij werknemers in de VS in 2012 (McKinsey) en 2018 (IDC) toonden aan dat:
• 20-30% van de werktijd wordt gespendeerd aan het bijeen rapen van informatie (op 5 FTE’s is het dus alsof eentje full-time op zoek is zonder iets bij te dragen)
• 49% van de deelnemers zegt last te hebben om documenten terug te vinden
• 43% van de deelnemers heeft problemen met rechten op documenten
• 33% van de deelnemers heeft last om een juiste versie terug te vinden

Ooit klonk het voor mij nog als erg bij de haren getrokken, maar intussen kijk ik er anders tegenaan.

De praktijk binnen (grotere) organisaties is soms schrijnend.

Uren wordt er gezocht/dubbel gewerkt. “Wat gaan ze niet denken als ik dat niet vind? Straks sta ik vooraan de lijst als er een herstructurering komt”
Het probleem en het stilzwijgen is in mijn ervaring ook vaak evenredig aan de omvang van de organisatie.

Tot je individueel aan de slag gaat

Ik kom ze wekelijks tegen als digital sherpa: de mensen die niet meer weten van welk hout pijlen maken. Maar ik ben er ook van overtuigd dat het probleem quasi onzichtbaar is voor leidinggevenden. Al zouden gestegen backlog en ziekteverzuim (sinds een software-migratie?) duidelijke KPI’s kunnen zijn.

De link tussen backlog en digitalisatie

“Ja maar, ik heb net een nieuw systeem in gebruik genomen dat mijn medewerkers helpt hun job efficiënter te doen.”
Ik geloof in je intentie, maar ik vrees dat het anders uitpakt.
Ik zie namelijk met de regelmaat van de klok medewerkers die naar hun leidinggevende toe niet zouden willen toegeven hoe erg het gesteld is.
Ze zien de toegevoegde waarde van de nieuwe tool niet. Niet voor hun rol binnen het bedrijf en ook voor de klant niet. Dit lijkt op het eerste zicht misschien irrelevant, maar laat me even een voorbeeld nemen om te illustreren wat er gebeurt met de ROI.

Ik zie het vaker wanneer er gemigreerd wordt naar de cloud (Office 365). Dan LIJKT er op het eerste zicht niet veel te veranderen. Outlook blijft Outlook en Excel blijft Excel. Maar in praktijk:
• IT: oei, oei, ik heb nu al zoveel calls op de helpdesk. Ik zal maar gauw over dat online gedeelte zwijgen.
• Gebruiker A: weer een nieuwe versie. Pfff… oei, maar wacht eens even… Huh? Dat bestand had ik toch hier lokaal opgeslagen? Ik kan er niet meer uit wijs. Ik zet vanaf nu alles op mijn desktop (NVDR: geen alleenstaand geval! Dit is niet goed voor de levensduur van hardware en er wordt meestal ook geen back-up genomen)
• Gebruiker B: de collega’s zijn echt wel niet mee… nu hebben we eindelijk iets waar we makkelijker mee samen kunnen werken en nu kan ik het niet inzetten omdat de collega’s er niet mee vertrouwd zijn. Ik ben het strijden beu.

Mensen blijven dus werken zoals ze altijd hebben gewerkt

Gevolg: er zijn heel performante tools in huis gehaald om samen te werken, maar de oplossingen die ze bieden worden amper gebruikt:
• Versiebeheer wordt niet gebruikt, dus massa’s bestanden met 90% zelfde inhoud. En dé tijdsverslinder is er ook bij: “Is dit nu de laatste versie? Ff dubbelchecken”
• Samenwerken op bestanden wordt niet gebruikt en dus gaat er veel tijd verloren aan over en weer sturen van bestanden. Extra mails, extra data op de cloud, extra verwarring.
• Ook intern blijft men bestanden delen als bijlage. Zwaardere maiboxen en meer twijfels over versiebeheer als gevolg. Terwijl het vanop de cloud vaak kan beveiligd en gedeeld worden waardoor de laatste cijfers steeds direct voor iedereen beschikbaar zijn.

Hoe krijg je daar verandering in?

Vraag welke documenten/bestanden/info het vaakst wordt gezocht en vertrek van daaruit.

Zorg dat er zo min mogelijk aparte lijsten up-to-date moeten worden gehouden. Bevat de ene lijst A en B en de andere A en C waarom dan niet 1 lijst met A en B en C?
Verwijder irrelevante bestanden en lijsten (of archiveer ze op een plek waar anderen geen toegang meer hebben, zodat ze geen 5 versies hoeven door te nemen).
Geef bestanden een duidelijke en logisch opgebouwde bestandsnaam. Communiceer ook rond deze logica en verwacht van elk teamlid dat ze dezelfde logica hanteren.
Deel informatie intern zo min mogelijk via bijlages (mail), deel ze door andere gebruikers rechten toe te kennen (indien je O365 hebt).
Wat is volgens de medewerker een logische plek om deze info te zoeken? M.a.w. welke verschillen in logica zijn er te vinden en hoe kan je zorgen dat jullie beiden vinden wat jullie zoeken?
Zorg voor specifieke en gerichte IT-vaardigheid voor elke medewerker. Zorg dat ze de visie achter de opbouw van de IT-infrastructuur kennen zodat ze gerichter kunnen zoeken en zorg dat hun zoekvaardigheid op punt staat.

PS: er is een verschil tussen bestanden gedeeld op Sharepoint of op een gedeelde schijf op de server. Deze vragen beiden om een iets andere aanpak bij het zoeken.

Stel jij vast dat er nood is aan training of hulp bij het vastleggen van interne afspraken? Kunnen je medewerkers ondersteuning gebruiken om anders te kijken naar de manier waarop ze digitale tools inzetten?
Plan een kennismakingsgesprek in, ik help je graag op pad.

Het bericht Hoe 20% van de werktijd ook bij jouw bedrijf verloren dreigt te gaan verscheen eerst op Kanli.