Herkenbaar? Tijd om er iets aan te gaan doen en daar heb je zelf meer in je mars dan je zelf denkt!

We worden allemaal bedolven onder de communicatie-kanalen, informatie en alle gedoe dat ermee gepaard gaat.
Je bent niet alleen, maar dat lost je probleem niet op natuurlijk.

Tenzij je er rotsvast van overtuigd bent dat er geen oplossing is, zijn er kansen tot verbetering. Wil je daar iets mee doen? Lees dan even verder.

• “Waar staat dat document nu weer?” Is dat een bekende vraag?
• Heb je een gevoel van overload of het gevoel voortdurend in spreidstand te staan? Wellicht omdat je te veel verschillende tools gebruikt voor eenzelfde doel.
• Lopen er dingen mis? Berichten die je mist, documenten die je niet meer terugvindt,…

Dan kan Teams echt wel een hulp zijn.
Alleen zou ik er Teams niet gewoon even bijnemen, maar mij eerder afvragen wat de rol van Teams wordt.
Dat is trouwens geen vraag waar je alleen op antwoordt maar waar je met je team naar kijkt (VOOR je Teams begint te gebruiken).
Zonder voorafgaand overleg en afspraken is Teams een garantie op brokken.
Mét overleg (in mijn ogen de basis voor samenwerking) is Teams een tool die samenwerking en interne communicatie aanmoedigt zonder te overweldigen, maar dan moet je het ook zo gebruiken.

Dat was ook wat er met de cursist uit mijn voorbeeld gebeurde.
25 jaar lang was er intern gecommuniceerd via mail. 25 jaar lang had ze een eigen werkwijze opgebouwd in haar inbox.
Ze had dus 1 plek waar alles stond, haar mailbox. En nu plots stond een deel in Outlook en een deel in Teams.
Toen we samen aan de slag gingen merkte ze al snel dat er andere mogelijkheden waren om te zorgen dat ze minder stress hoefde te ervaren op het werk.
Dat ze daarbij prima controle kon houden. Eens ze leerde hoe Office365 werkte en evolueerde naar een tool die veel van haar verzuchtingen kon wegnemen door het anders te gebruiken.

Voor de digital sherpa is de uitspraak “nog een tool?!?” een symptoom dat om verder onderzoek vraagt:

• Wat doet het volgens jou dubbel?
• Waarom doe je dat dan dubbel (wat zijn de voordelen van beide tools)
• Welke meerwaarde laten we vallen als we één van beiden niet meer gebruiken?
• Als we beiden nodig blijven hebben, kunnen we dan het gebruik indijken?

Voor mensen met een langere staat van dienst is het vaak onmogelijk om nieuwe mogelijkheden te ontdekken.
Je concentreert je iedere dag op je job en op je taken uitvoeren.
Dat lukt zoals je dat de afgelopen jaren deed, waarom zou je dan een gat in de lucht springen als iemand komt met een alternatief?

Hen bijstaan is één van de rollen van de digital sherpa. We bekijken wat we kunnen verbeteren aan hoe tools worden gebruikt binnen de bedrijfsprocessen.
Van daaruit kijken we naar wat er vandaag bestaat om dat op te lossen.
Soms zit dat in de technologie anders gebruiken, soms in aanpassingen binnen het proces en heel soms in hele nieuwe programma’s.

We beklimmen samen Mount Digi en ergens onderweg wordt niet enkel de persoon maar ook de onderneming iets meer future proof. Zin om het uit te testen? Boek een online kennismakingsgesprek.

Het bericht Nog een extra tool?!? Ik kom er nu al niet uit! verscheen eerst op Kanli.

Wat valt er te winnen?

Stel je even voor. Je stuurt een mail naar 10 collega’s. Eentje is ontvanger, de anderen staan in CC (ter info). Dan moeten alle 11 (jij ook) nu of later een beslissing nemen over deze mail en die eventueel klasseren of archiveren. Vandaag bestaan er andere manieren van werken die ervoor zorgen dat het bericht geplaatst wordt op een centrale plek. Bijkomend voordeel: iedereen die er later bijkomt krijgt toegang tot deze plek, de mails moeten niet nog eens worden doorgestuurd

Deze 6 vuistregels kunnen helpen interne mail te beperken:

1. Gebruik geen mail om je eigen to do lijst bij te houden
   Door mail op deze manier te gebruiken zorg je ervoor dat je to do-lijst eindeloos blijft. Je staat immers toe dat anderen er punten (mails) aan toevoegen. (Er zijn specifieke tools voor het bijhouden van taken)
2. Gebruik je mailbox niet als plek om informatie (centraal) te bewaren
   Wellicht is de onderwerplijn niet duidelijk genoeg om later info terug te vinden. Bovendien is de mailbox misschien niet toegankelijk tijdens je afwezigheid. Het is beter de info te delen tijdens bvb. een vergadering en eventueel de info toe te voegen aan het verslag. Werk je met Teams en/of Sharepoint dan zijn daar mogelijkheden om info centraal te bewaren.
3. Vermijd mail als intern communicatie-kanaal.
   Voor interne brainstorms of informatie-uitwisseling zijn er andere tools die het mogelijk maken om gelijktijdig op eenzelfde bestand te werken. Denk daarbij aan MS Teams of GoogleDrive. Deze tools houden ook voor je bij wie wanneer welke wijziging heeft doorgevoerd. Lekker handig, want geen 15 verschillende versies van een bepaald bestand meer.
4. Stuur geen taken door naar collega’s via mail.
   Gebruik een specifieke tool. Met Microsoft Planner en/of ToDo kom je al een eindje verder (en die zitten in je Microsoft Office 365 licentie), maar als het echt om projectmanagement gaat ben je beter af met specifieke projectmanagementsoftware.
5. Beperk het aantal communicatiekanalen en leg best practices vast
   Maak van e-mail niet het enige kanaal maar overdrijf ook niet in de andere richting. Maak een onderscheid tussen communicatie die op korte termijn relevant is en houd daarnaast ook centraal bij wat op lange termijn relevant is.
6. Breng de samenwerking tussen collega’s op projectniveau samen in bijvoorbeeld MS Teams.
   Je kan ook kiezen voor een koppeling met bvb Planner waarin iedereen in een oogopslag kan zien wie op welke taak aan de slag is. Alle communicatie blijft dan per project gegroepeerd, je hebt een overzicht van taken per project en als je wil dan bekijk je alle taken uit alle verschillende projecten in een oogopslag in je eigen account.
   Door centraal in de cloud te werken zit alle informatie meteen bij elkaar. Dat scheelt niet enkel dagdagelijks een hoop kopzorgen. Bij een personeelswissel hoeft er maar 1 toegang te worden gewijzigd en de nieuwe medewerker heeft toegang tot de juiste gegevens.

Elk van deze tips veronderstelt communicatie. Als er iemand solo beslist om alles over een nieuwe boeg te gooien zal dit niet werken. Het is van belang dat iedereen voordeel heeft bij de nieuwe manier van werken en iedereen die voordelen ook ziet. Uiteraard zal er ook weerstand zijn. Weerstand is vaak geworteld in bezorgdheid. Ga ik mijn gegevens nog vinden? Hoe dan? Nog een kanaal bij?

Bij een dergelijk proces kan het handig zijn om een digital sherpa aan je zijde te hebben. Iemand die naar de grieven luistert, medewerkers leert hoe ze hindernissen kunnen overwinnen. Zonder dat u bedolven wordt onder het geklaag.

Benieuwd wat de digital sherpa voor uw bedrijf kan betekenen? Plan een kennismakingsgesprek in!

Het bericht Interne e-mail verminderen verscheen eerst op Kanli.

De wereld draait als maar sneller en actuele informatie wordt van steeds groter belang voor je beslissingen. Ook in familiale KMO’s is er veel informatie in omloop maar vaak is er niemand aanwezig die zich bewust is hiervan, laat staan dat er iemand aanwezig is die ze kan “lezen” of “vertalen”.

Daardoor zijn bedrijfsleiders vaak aangewezen op gokken of wachten op de volgende kwartaalcijfers om een beslissing te kunnen nemen…

Heel wat ondernemers voelen zich daar erg ongemakkelijk bij, nochtans kunnen kleine ingrepen vaak zorgen voor veel meer in- en overzicht.

Wat kan je concreet doen om meer inzicht te krijgen?

• Benoem je noden. Welke info is cruciaal om je buikgevoel te staven? Bvb voor rentabiliteit: Hoeveel je gemiddeld per opdracht aan omzet draait? Of per uur? Of per km? Zorg dat die parameters voor jezelf duidelijk zijn.
• Zorg voor eenduidige parameters. Hoe meer verschillende diensten je aanbiedt, hoe uitdagender natuurlijk, maar tracht te komen tot een vaste set van gegevens die je nodig hebt om al jouw vragen te beantwoorden. Zowel qua kosten als qua inkomsten.
• Ga na waar die nu al (deels) worden ingetikt (ongeacht wie dat doet). Zo vermijd je dat er dubbel werk dient te gebeuren.
• Worden ze ingegeven in een database? Haal die gegevens in de vorm van lijsten uit dit systeem.
• Worden ze ingegeven in aparte bestandjes? Dan kan het al een stap vooruit zijn om over te gaan op een kleine database of zelfs een lijst.
• Bekijk waar je je antwoorden vindt in deze lijsten en automatiseer waar mogelijk.
• Neem je bedrijf in handen en bekijk deze zelfde lijsten regelmatig.

Wat het je kan opleveren?

• Wanneer je offertes uitschrijft heb je na een tijdje meer zicht op de winstgevendheid van opdrachten. Je kan je bedrijf dus beter sturen.
• Wanneer je groeit en een keuze moet maken voor een nieuw software-pakket kan jij makkelijker detecteren of het aan jouw eisen kan voldoen.
• Wanneer je de informatie structureert volgens je eigen noden dan heb je steeds je antwoorden bij de hand. Of het nu gaat over factureren, verzekeringsdossiers opvolgen of personeelsadministratie: je hebt in ene wip de juiste info beet.
• Maar bovenal kan dit je gemoedsrust brengen… zo zeggen toch mijn klanten.

Kom je er zelf niet uit?

Ik kan je helpen om

• de gewenste parameters bloot te leggen en toegankelijk(er) te maken.
• de nodige vaardigheden aan te leren om effectiever te werk te gaan.
• de overzichten en statistieken die jij nodig hebt om beslissingen te nemen te verankeren in de dagelijkse werking. Doordat ze “automatisch” voortvloeien uit de dagtaak ga je ze ook effectief raadplegen.

Benieuwd wat dat in jouw bedrijf zou kunnen betekenen? Laat ons even sparren! Neem contact op met mij.

Het bericht Hoe duidelijke info krijgen i.p.v. een oceaan van data? verscheen eerst op Kanli.