Ikzelf startte met thuiswerken in 2008 en vandaag is het dagelijkse kost. Ik geef sinds de Corona-crisis ook online begeleiding aan bedrijfsleiders en medewerkers en stel vast dat er een aantal tips zijn die wel eens van pas kunnen komen. Ik deel ze graag met jou hieronder.

Thuiswerken is niet hetzelfde als werken op kantoor?

Ik heb het zelf lang niet zo leuk gevonden, dat thuiswerken, toen ik er in 2008 mee startte. Het was niet hetzelfde, en misschien denk jij dat nu ook. Vooraf had ik altijd een hele waslijst aan dingen die er wel door zouden vliegen als ik geen stoorzenders zou hebben. Dat was zo, maar aan de andere kant vond ik het lastiger om mezelf los te koppelen aan het einde van de dag. Ik presteerde dus vaak langere uren.

Een deel van de taken waren ook gewoon niet te doen op afstand, het was een hele klus om alles in te plannen, de juiste documenten heen en weer te sleuren enzovoort. Als je dat vandaag ervaart dan zegt dat iets over de manier waarop je digitale middelen inzet.

Door je werk anders in te richten kan je meer plaatsonafhankelijk gaan werken en vaak heeft dat ook een positieve impact op productiviteit. Bij mij leverde dat niet enkel op voor het bedrijf maar ook voor mezelf en ik wens jou hetzelfde! Daarom hier wat tips!

Tip 1: Richt je werkplek goed in.

Zorg ervoor dat je scherm, toetsenbord en muis op een correcte afstand staan en dat je een bureaustoel gebruikt. Dit om het risico op muisarm of RSI te verkleinen.

Tip 2: Neem een tweede scherm in dienst.

Een tweede scherm gebruiken kan je tot 10% tijd laten besparen (indien je de stappen hieronder volgt. Geen budget voor zo’n tweede scherm? Je kan zelfs je TV als tweede scherm gebruiken. Dat kan met de meeste hedendaagse TV’s wel. Je plugt een HDMI of VGA kabel in de poort om beiden te connecteren. (VGA naar VGA, HDMI naar HDMI maar ook VGA naar HDMI is mogelijk)
Op je TV kan het zijn dat je met de afstandsbediening de input moet wijzigen naar VGA of HDMI (de poort die je op de TV gebruikt).

Hoe ervoor zorgen dat je tweede scherm andere vensters toont dan het eerste?
Gebruik de toetsencombinatie windows + P.

Kan je niet correct van links naar rechts met je muis? Switch de beide schermen van plek.

Idealiter hebben beide schermen ongeveer dezelfde grootte, is je TV vele malen groter dan zou ik dit zelfs niet proberen.

Tip 3: Zet timers en las pauzes in.

Schat de duurtijd in die je nodig hebt om iets gedaan te krijgen en kap het vervolgens in stukken van 15-30 of maximum 60 minuten. Die timer is er bij mij vooral om me bij de les te houden. Ik kijk dan even wat ik al gedaan heb en loop even rond om te stretchen tussendoor.

Tip 4: Splits je to do’s op in categoriën.

Maak ook een categorie voor werk zonder internetconnectie en schakel die connectie dan ook effectief uit op het moment dat je met die categorie aan de slag gaat. Dit is ook iets wat op kantoor handig kan zijn om gefocust aan de slag te kunnen.

Tip 5: Gebruik een hoofdtelefoon om je van omgevingsgeluid af te schermen.

Tip 6: Online meetings? Bereid je voor.

Wekelijkse meetings, dagelijkse meetings,… challenge je team even: welke meetings doen er echt toe?
Vaak is het nuttiger om zeer korte meetings te hebben met 2 à 3 en dan een moment om naar de hele groep terug te koppelen. Asynchroon afstemmen dus en later terugkoppelen.
Zorg dat er een gedeeld document is waarop iedereen zijn punten aan kan vullen voor de vergadering. Stel concrete doelstellingen bij elk punt. Vul tijdens de vergadering aan wie welk punt zal opvolgen. Binnen Microsoft 365 kunnen OneNote en Planner geweldige tools blijken om dit op te volgen!

Tip 7: Stuur niet voor alles een mail.

Onderzoek wees uit dat we voor elke mail die we sturen we gemiddeld 1,4 mails terugkrijgen. Vandaag is dat in veel gevallen een extra uitdaging want ja, iedereen moet het weten dus zetten we die allemaal in CC.

Overweeg een alternatief zoals Teams om alle interne communicatie te voeren. Zo glipt er moeilijker een mail van een klant door de mazen van het net!

Tip 8: Commute of verplaats je naar je werk.

Ik merk dat ik productiever ben als ik doe alsof ik me naar het werk verplaats. Een bezoekje aan de bakker, een blokje om,… Mij helpt het om in en uit werkmodus te gaan.

Tip 9: Kom je dingen tegen die je “liever op kantoor” of “liever thuis” doet? Word er bewust van.

Heb je de vrijheid om te sleutelen aan hoe je werkt, dan kan je hier prioriteit aan geven en een oplossing zoeken die je meer vrijheid biedt  over waar je werkt. Het niet meer hoeven piekeren over waar je bent als je iets doet brengt je heel wat gemoedsrust. Dat kunnen soms hele kleine dingen zijn. Anders leren werken met je tools, een deel van een proces in vraag stellen. Zeker vandaag is er niet enkel bij jou veel veranderd op het werk. Door de werking in vraag te stellen en mee te zoeken naar oplossingen help je ook het bedrijf verder.

De digitale sherpa helpt je graag om plaatsonafhankelijk te gaan werken. Als jij opkijkt tegen een berg van digitalisering dan ga ik graag met jou op pad om hogere toppen te bereiken. Ook als je van thuis werkt. Benieuwd hoe ik dat doe? Dat laat ik je graag zien tijdens een sessie. Boek een eerste gratis sessie in, no strings attached!

Het bericht Thuiswerken droom of nachtmerrie? Een paar (productiviteits)tips verscheen eerst op Kanli.

Herkenbaar? Tijd om er iets aan te gaan doen en daar heb je zelf meer in je mars dan je zelf denkt!

We worden allemaal bedolven onder de communicatie-kanalen, informatie en alle gedoe dat ermee gepaard gaat.
Je bent niet alleen, maar dat lost je probleem niet op natuurlijk.

Tenzij je er rotsvast van overtuigd bent dat er geen oplossing is, zijn er kansen tot verbetering. Wil je daar iets mee doen? Lees dan even verder.

• “Waar staat dat document nu weer?” Is dat een bekende vraag?
• Heb je een gevoel van overload of het gevoel voortdurend in spreidstand te staan? Wellicht omdat je te veel verschillende tools gebruikt voor eenzelfde doel.
• Lopen er dingen mis? Berichten die je mist, documenten die je niet meer terugvindt,…

Dan kan Teams echt wel een hulp zijn.
Alleen zou ik er Teams niet gewoon even bijnemen, maar mij eerder afvragen wat de rol van Teams wordt.
Dat is trouwens geen vraag waar je alleen op antwoordt maar waar je met je team naar kijkt (VOOR je Teams begint te gebruiken).
Zonder voorafgaand overleg en afspraken is Teams een garantie op brokken.
Mét overleg (in mijn ogen de basis voor samenwerking) is Teams een tool die samenwerking en interne communicatie aanmoedigt zonder te overweldigen, maar dan moet je het ook zo gebruiken.

Dat was ook wat er met de cursist uit mijn voorbeeld gebeurde.
25 jaar lang was er intern gecommuniceerd via mail. 25 jaar lang had ze een eigen werkwijze opgebouwd in haar inbox.
Ze had dus 1 plek waar alles stond, haar mailbox. En nu plots stond een deel in Outlook en een deel in Teams.
Toen we samen aan de slag gingen merkte ze al snel dat er andere mogelijkheden waren om te zorgen dat ze minder stress hoefde te ervaren op het werk.
Dat ze daarbij prima controle kon houden. Eens ze leerde hoe Office365 werkte en evolueerde naar een tool die veel van haar verzuchtingen kon wegnemen door het anders te gebruiken.

Voor de digital sherpa is de uitspraak “nog een tool?!?” een symptoom dat om verder onderzoek vraagt:

• Wat doet het volgens jou dubbel?
• Waarom doe je dat dan dubbel (wat zijn de voordelen van beide tools)
• Welke meerwaarde laten we vallen als we één van beiden niet meer gebruiken?
• Als we beiden nodig blijven hebben, kunnen we dan het gebruik indijken?

Voor mensen met een langere staat van dienst is het vaak onmogelijk om nieuwe mogelijkheden te ontdekken.
Je concentreert je iedere dag op je job en op je taken uitvoeren.
Dat lukt zoals je dat de afgelopen jaren deed, waarom zou je dan een gat in de lucht springen als iemand komt met een alternatief?

Hen bijstaan is één van de rollen van de digital sherpa. We bekijken wat we kunnen verbeteren aan hoe tools worden gebruikt binnen de bedrijfsprocessen.
Van daaruit kijken we naar wat er vandaag bestaat om dat op te lossen.
Soms zit dat in de technologie anders gebruiken, soms in aanpassingen binnen het proces en heel soms in hele nieuwe programma’s.

We beklimmen samen Mount Digi en ergens onderweg wordt niet enkel de persoon maar ook de onderneming iets meer future proof. Zin om het uit te testen? Boek een online kennismakingsgesprek.

Het bericht Nog een extra tool?!? Ik kom er nu al niet uit! verscheen eerst op Kanli.

Wat valt er te winnen?

Stel je even voor. Je stuurt een mail naar 10 collega’s. Eentje is ontvanger, de anderen staan in CC (ter info). Dan moeten alle 11 (jij ook) nu of later een beslissing nemen over deze mail en die eventueel klasseren of archiveren. Vandaag bestaan er andere manieren van werken die ervoor zorgen dat het bericht geplaatst wordt op een centrale plek. Bijkomend voordeel: iedereen die er later bijkomt krijgt toegang tot deze plek, de mails moeten niet nog eens worden doorgestuurd

Deze 6 vuistregels kunnen helpen interne mail te beperken:

1. Gebruik geen mail om je eigen to do lijst bij te houden
   Door mail op deze manier te gebruiken zorg je ervoor dat je to do-lijst eindeloos blijft. Je staat immers toe dat anderen er punten (mails) aan toevoegen. (Er zijn specifieke tools voor het bijhouden van taken)
2. Gebruik je mailbox niet als plek om informatie (centraal) te bewaren
   Wellicht is de onderwerplijn niet duidelijk genoeg om later info terug te vinden. Bovendien is de mailbox misschien niet toegankelijk tijdens je afwezigheid. Het is beter de info te delen tijdens bvb. een vergadering en eventueel de info toe te voegen aan het verslag. Werk je met Teams en/of Sharepoint dan zijn daar mogelijkheden om info centraal te bewaren.
3. Vermijd mail als intern communicatie-kanaal.
   Voor interne brainstorms of informatie-uitwisseling zijn er andere tools die het mogelijk maken om gelijktijdig op eenzelfde bestand te werken. Denk daarbij aan MS Teams of GoogleDrive. Deze tools houden ook voor je bij wie wanneer welke wijziging heeft doorgevoerd. Lekker handig, want geen 15 verschillende versies van een bepaald bestand meer.
4. Stuur geen taken door naar collega’s via mail.
   Gebruik een specifieke tool. Met Microsoft Planner en/of ToDo kom je al een eindje verder (en die zitten in je Microsoft Office 365 licentie), maar als het echt om projectmanagement gaat ben je beter af met specifieke projectmanagementsoftware.
5. Beperk het aantal communicatiekanalen en leg best practices vast
   Maak van e-mail niet het enige kanaal maar overdrijf ook niet in de andere richting. Maak een onderscheid tussen communicatie die op korte termijn relevant is en houd daarnaast ook centraal bij wat op lange termijn relevant is.
6. Breng de samenwerking tussen collega’s op projectniveau samen in bijvoorbeeld MS Teams.
   Je kan ook kiezen voor een koppeling met bvb Planner waarin iedereen in een oogopslag kan zien wie op welke taak aan de slag is. Alle communicatie blijft dan per project gegroepeerd, je hebt een overzicht van taken per project en als je wil dan bekijk je alle taken uit alle verschillende projecten in een oogopslag in je eigen account.
   Door centraal in de cloud te werken zit alle informatie meteen bij elkaar. Dat scheelt niet enkel dagdagelijks een hoop kopzorgen. Bij een personeelswissel hoeft er maar 1 toegang te worden gewijzigd en de nieuwe medewerker heeft toegang tot de juiste gegevens.

Elk van deze tips veronderstelt communicatie. Als er iemand solo beslist om alles over een nieuwe boeg te gooien zal dit niet werken. Het is van belang dat iedereen voordeel heeft bij de nieuwe manier van werken en iedereen die voordelen ook ziet. Uiteraard zal er ook weerstand zijn. Weerstand is vaak geworteld in bezorgdheid. Ga ik mijn gegevens nog vinden? Hoe dan? Nog een kanaal bij?

Bij een dergelijk proces kan het handig zijn om een digital sherpa aan je zijde te hebben. Iemand die naar de grieven luistert, medewerkers leert hoe ze hindernissen kunnen overwinnen. Zonder dat u bedolven wordt onder het geklaag.

Benieuwd wat de digital sherpa voor uw bedrijf kan betekenen? Plan een kennismakingsgesprek in!

Het bericht Interne e-mail verminderen verscheen eerst op Kanli.