Stress gaat altijd omhoog bij introductie van nieuwe software, maar van Office gaat men er soms snel van uit dat dat zo wel zal lukken. Jammer, want veel cursisten slaken een zucht van verlichting omwille van de tijdswinst die een opleiding hen oplevert.

Onderzoeken bij werknemers in de VS in 2012 (McKinsey) en 2018 (IDC) toonden aan dat:

• 20-30% van de werktijd wordt gespendeerd aan het bijeen rapen van informatie (op 5 FTE’s is er dus eentje full-time op zoek zonder iets bij te dragen)
• 49% zegt last te hebben om documenten terug te vinden
• 43% heeft problemen met rechten op documenten
• 33% heeft last om een juiste versie terug te vinden

Ik kom ze wekelijks tegen: de mensen die niet meer weten van welk hout pijlen maken omdat ze er steeds langer over doen om info of bestanden terug te vinden. Maar ik ben er ook van overtuigd dat het probleem quasi onzichtbaar is voor leidinggevenden. Al zouden gestegen backlog en ziekteverzuim sinds een software-migratie indicaties kunnen zijn.

De link tussen backlog en digitalisatie

“Ja maar, ik heb net een nieuw systeem in gebruik genomen dat mijn medewerkers helpt hun job efficiënter te doen.”

Ik geloof in je intentie en inderdaad kan de implementatie tijdelijk voor extra werk zorgen maar hoe zit het op middellange termijn?

Ik zie namelijk met de regelmaat van de klok medewerkers die naar hun leidinggevende toe niet zouden willen toegeven hoe erg het gesteld is.

Ze zien de toegevoegde waarde van de nieuwe tool niet. Niet voor hun rol binnen het bedrijf en ook voor de klant niet. Dit lijkt op het eerste zicht misschien irrelevant, maar laat me even een  voorbeeld nemen.

• IT: oei, oei, ik heb nu al zoveel calls op de helpdesk. Ik zal maar gauw over dat online gedeelte zwijgen. Dat hebben ze toch niet nodig hier bij ons.
• Gebruiker A: weer een nieuwe versie. Pfff… oei, maar wacht eens even… Huh? Dat bestand had ik toch hier lokaal opgeslagen? Ik snap het niet meer. Zal maar gauw zwijgen (hier is zoveel aan het veranderen dat er ongetwijfeld een herstructurering aankomt)
• Gebruiker B: de collega’s zijn echt wel niet mee… nu hebben we eindelijk iets waar we makkelijker mee samen kunnen werken en nu kan ik het niet inzetten omdat de collega’s er niet mee vertrouwd zijn. Ik geef het op.

Gevolg: er zijn tools in huis gehaald om samen te werken, maar de oplossingen die ze bieden worden amper gebruikt (of gebruikt met een omgekeerd effect):

• Versiebeheer wordt niet gebruikt, dus massa’s bestanden met 90% zelfde inhoud. En dé ultieme tijdsverslinder: “Is dit nu de laatste versie?”
• Samenwerken op bestanden wordt niet gebruikt en dus gaat er veel tijd verloren aan over en weer sturen van bestanden. Maar ook aan openen, aanpassen, sluiten en bellen naar collega: “nu kan jij verder aanvullen want ik ben eruit!”
• Ook intern blijft men bestanden delen als bijlage. Zwaardere maiboxen.
• Rechtenbeheer (bvb Finance die de opleidingscijfers nodig heeft van HR voor de sociale balans) waarbij je enkel leesrechten wil toekennen aan Finance) wordt niet gebruikt. Tip: om dit soort gegevens te delen heb je in de Enterprise-licenties van Office een Sharepoint-omgeving zodat de laatste cijfers steeds direct voor iedereen beschikbaar zijn.
• In mature organisaties worden bestanden vaak gedeeld via gedeelde mappen op (lokale) servers (en dus geen versiebeheer waar de persoonlijke OneDrive dit wel heeft). Eens het in de persoonlijke mappen gebruikt wordt bestaat de kans dat ze vergeten dat het elders niet zo is.

Wil je ingrijpen?

Start dan gerust vanuit de punten die in deze blog zijn aangehaald, ze benoemen een reeks zeer frequente misverstanden die gebruikers vaak enkel in een 1-op-1 begeleiding durven te uiten. Vraag dus niet: “wie snapt het niet?”, deel liever af en toe wat weetjes en inzichten die van pas komen.

Meer nodig? Always at your service!

Het bericht Intro O365 (MS365) verscheen eerst op Kanli.

• Kinderen in de lagere school krijgen taken op Bingel. Zorg maar voor een PC die gamers aankan anders krijgen ze hun huiswerk moeilijk af.
• Banken beginnen kosten aan te rekenen voor papieren overschrijvingen. Zorg maar dat je het zelf digitaal kan.

Dus ja, de kloof is bijna dicht, toch? Lan niet anders.
Misschien toch even tijd om met een andere bril te kijken. Want in mijn ervaring is er een hele reeks fjorden ontstaan intussen.

De kloof is in elk geval digitaler dan ooit

We krijgen meer dan ooit tools en apps in onze nek gekletst. Trek er uw plan mee. En inderdaad, vaak is dat niet moeilijk, voor zij die mee waren op de digitale fjorden. Maar er zijn nogal wat mensen te water, geloof me. Terwijl er op de fjord steen en been wordt geklaagd dat er te weinig personeel te vinden is zijn er ook bijzonder weinig gerichte pogingen om meer mensen terug op de digitale fjord te krijgen.

Oh, maar bij ons op het werk kan iedereen met een PC werken, hoor! Wat is jouw definitie van “kunnen werken op PC”? Voor mij moet je dan minstens in staat zijn gegevens te analyseren, documenten op te maken, mails beheren en opvolgen, een minimum inzicht hebben in hoe databases aan elkaar zijn gelinkt.

Afgelopen maand nog kreeg ik in een individuele sessie de vraag: “Kan jij me nu eens uitleggen hoe ik een nieuwe Excel start?”. Zonder twijfel de vraag die de digitale kloof het best illustreert. De vraagsteller? Een veertiger met een aantal jaar anciënniteit. Tot op dat moment werd een oude Excel genomen en leeggemaakt. Ja, ze had recent nog een basisopleiding Excel gevolgd maar dat was niet aan bod gekomen. En dan had ze zich wel beklaagd dat ze niet veel eerder een cursus had gevolgd.

En toch… ook op de rand van de fjord staan er behoorlijk wat mensen te wankelen. Zij die op hun CV toch maar “goede kennis van Office” hebben vermeld.

• omdat ze iedere dag wel een brief moesten typen voor hun vorige baas
• omdat ze er wel iets van kennen en ook mooi ogende resultaten kunnen leveren
• omdat ze gewoon vooruit wilden en ja, “eens ik de job heb leren ik vanzelf wel bij”
• maar ook zij die heel erg geoefend zijn in online testen afleggen. Die van dertien in een dozijn, zodat ze met glans bewijzen dat ze kunnen klikken, maar eigenlijk niet weten waarop.

En dan hebben we het nog niet gehad over al die mensen die van zichzelf vinden dat ze maar zo-zo kunnen omgaan met Word en dus maar de basiscursus boeken. Of geen. Want ja, de basis kennen ze eigenlijk wel, maar die voor gevorderden is wellicht te hoog gegrepen.

Om nog te zwijgen van zij die totaal niet meer weten waar ze het hebben. Jarenlang hebben ze in alle rust kunnen werken. Steeds maar dezelfde knopjes drukken, niks verandering en dan paf! “vanaf morgen migreren we naar een nieuw systeem dat veel meer mogelijkheden biedt”. Waarom zouden ze enthousiast worden, dan?
Afgelopen jaar heb ik verschillende keren meegemaakt dat iemand in tranen uitbarst uit onmacht t.o.v. het systeem/de database. Aan hun gezicht zal niemand het af kunnen lezen, maar ik vrees dat ook de burn- en bore-outs een digitale fjord verdoezelen. Het zoveelste invulveldje in de database dat foutmeldingen veroorzaakt zit er mogelijks voor iets tussen.

De oplossing is geen quick-fix

Dit soort onmacht kan je niet te lijf gaan met standaardopleidingen. De meesten onder ons hebben er een flinke basis zelfstudie opzitten om de kennis te vergaren die er nu is. Maar het betekent ook dat de meesten een stuk alfabet kennen maar niet noodzakelijk het begin.

Enkel als mensen zelf af willen van het gefoeter en bereid zijn tot verandering kan er vooruitgang komen. Mensen moeten minstens bereid zijn de manier waarop ze zelf vragen stellen aan de IT-dienst te veranderen, want ook daar ligt een deel van de oorzaak en de oplossing.

Je kan de wereld niet veranderen, maar als jij verandert begint er een en ander om je heen als vanzelf mee te veranderen.

Het heeft ook weinig zin om enkel op de werkplek te focussen. Vaak leeft er een algemeen gevoel van voorbijgestreefd zijn, een externe locus of control gelinkt aan alles wat digitaal of online is en die mee aan de basis ligt van aftakelend zelfvertrouwen, algemeen gevoel van niet goed genoeg zijn, …
De sleutel ligt hem in de herhaling. Hoe vaker mensen het gevoel krijgen wél hun tools te beheren hoe meer ze ze ook zullen gaan beheren. Hoe handiger ze worden met hun smartphone hoe groter de kans dat ze ook op PC efficiënter gaan worden. Uiteraard zullen er uitzonderingen zijn, maar als je dagdagelijks meerwaarde ervaart, minder tijd verliest, met minder stress je deadlines kan halen… Hoe meer zelfvertrouwen en motivatie om op dat pad door te gaan.

En laat diegenen die principieel weigeren vooral doen, laat vooral de anderen voorop lopen en genieten van wat de nieuwe vaardigheden hen allemaal brengen.

De vraag is niet hoe anderen ermee omgaan. De vraag is hoe jij dat doet? Zie jij ook een zee van mogelijkheden wanneer je die PC openklapt, of is het eerder een hindernissenparcours? Wil jij verandering? Ben je klaar om die hindernissen te transformeren? Laat ons even praten!

Het bericht De digitale kloof verscheen eerst op Kanli.