Mentoring en training voor tijdswinst bij administratieve taken binnen financiële afdelingen

Is dit herkenbaar? Je blijft maar brandjes blussen en vergaderen om ergens na de uren te kunnen werken? Hoe een ander het doet om meer gedaan te krijgen is je een raadsel.

Misschien komen er arbeidsintensieve processen aan te pas.

“Oh maar bij ons kan het niet anders hoor, bij ons is dat echt een heel speciaal systeem. Een heel ambetant, niet ideaal, maar we hebben alleen die tool.” 

Heb je gedubbelcheckt of er intussen geen nieuwe mogelijkheden zijn? 

Ik kijk graag met je mee.

We beginnen klein, met manieren om tijd te “maken/terug te winnen” binnen de huidige situatie en met de huidige tools… Net zoals we een berg zouden beklimmen. Eerst naar basecamp 1, dan naar het volgende, tot aan de top. Met het hele team.

Nieuwe mogelijkheden worden verkend, processen worden geoptimaliseerd en kennis van Microsoft 365 en andere applicaties wordt versterkt om tijd te besparen (terwijl we ook voor de mens een hogere meerwaarde genereren).

Voor gedreven professionals

Zoals Nancy. Zij werkt als juriste bij een familiebedrijf. Ze was heel zelfzeker op de werkvloer. Ze is van functie veranderd en moet nu met andere programma’s werken. Naar haar eigen gevoel gaat dat heel traag en is het resultaat ondermaats.

Met de digital sherpa aan haar zijde:

“Het manuele opmaken van facturen was een tijdrovende opgave, waar al eens een fout inkroop, tot grote frustratie van de boekhouder en mezelf. Daarvoor zocht ik een oplossing gebaseerd op het reservatiesysteem dat we al hadden. De offertes omzetten in een factuur gebeurt nu ook in 1 klik in het rijtje met de facturen uit ons reservatiesysteem…”

Maya Hanssens
La Divine Providence

Voor bedrijfsleiders (10-100wn)

Zoals Erik. Hij heeft de digitale boot lang afgehouden en heel wat dingen uitbesteed. Alleen had hij steeds minder het gevoel vat te hebben op de zaak. Hij wil zijn zaak graag laten groeien, maar daarvoor is digitalisatie nodig. Laat dat nu net bij een bevriend ondernemer vooral miserie met zich mee gebracht hebben. Niet goed voor het vertrouwen van Erik. 

Met de digital sherpa kan Erik:

“Met de hulp van Sara ontdekken onze medewerkers nieuwe manieren van werken en nieuwe mogelijkheden in Microsoft Office 365. De unieke mix tussen klassieke softwaretraining en begeleiding bij procesoptimalisatie op maat maakt dat iedere werknemer zijn/haar eigen takenpakket effectiever kan aanpakken.”

Isabelle d’Haene
Countrymanager Kinnarps

Tijdswinst door digitalisering, kan dat wel?

Misschien heb jij ook het gevoel na die laatste softwareimplementatie.
In plaats van sneller lijkt alles complexer en logger te worden. Technologie komt heel snel op ons af en we verwachten dat dat alles oplost. Of het helpt heeft niet enkel met de tool an sich te maken, ook met de manier waarop mensen daarmee omgaan.

De afgelopen +15j ben ik bezig met digitalisering van processen, vaak gelinkt aan de financiële afdeling binnen bedrijven. Vervolgens heb ik digitale tools (onder andere Microsoft Office, Databases, ERP, CRM,…) binnenste buiten gekeerd om oplossingen te vinden voor

  • hoe je het werk van collega’s kan vergemakkelijken zodat de facturatie als vanzelf gaat en ze het zelf kunnen doen
  • hoe je massa’s tijd bespaart op het beheer van klantspecifieke voorraden
  • hoe je financiële administratie kan terugdringen met 75% door slim met tools om te gaan
  • wat je voor HR kan betekenen door een systeem op te zetten om certificeringen op te volgen

“Ik ben erg blij met de ondersteuning van Sara. Ze speelde een cruciale rol in het mee opzetten van de digitale tools voor de samenwerking binnen ons team van coaches.

Fijn om te weten dat er iemand is waarbij je terecht kan met praktische vragen waarop je van een IT’er geen antwoord moet verwachten.”

Nelly De Keye
oprichtster Narcismecoach.be

A computer won’t clean up the errors in your manual of procedures.

Sheila M.Eby (in 1982)

 

Hoe werk ik?

Stap 1
Inwerken in missie, visie en strategie

Wat is de meerwaarde die jullie genereren voor klanten?

Stap 2
Assessment en observatie op de werkplek

Hands-on tips voor effectiever werken voor de leden van de werkgroep.

Stap 3
Trainingssessies voor de hele organisatie

Op basis van de meest geziene tijdsverslinders zodat er tijd vrij komt om verder te kijken.

Stap 4
We kijken naar het grotere geheel: waar zitten nog echte bottlenecks en wat zijn ze?

Interne werkgroepen gaan bekijken welke oplossingen zij zien. De sherpa kan bijkomende pistes aanreiken of (laten) onderzoeken.

Stap 5
Herbekijken gebruikte tools

Welke rol spelen ze binnen de processen en welke verbeteringen zijn haalbaar? Welke quick-wins kunnen we implementeren?

Stap 6
Plan uitwerken voor de volgende stappen in de optimalisatie

Inplannen van interne training en communicatie.

Stap 7
Opleiden, communiceren en herevalueren met het team
Stap 8
Continu verbeteren/evalueren

Wil je bekijken of ik iets voor jouw bedrijf kan betekenen?

“Sara maakt haar naam als digitale sherpa absoluut waar. Met haar werken is een verademing omdat ze niet alleen voor elk probleem een oplossing weet te vinden, maar daarin veel verder gaat dan gewoon een antwoord geven op je vraag! Ze denkt nl. met veel inlevingsvermogen met je mee en zoekt – tot ze vindt – een oplossing op maat van jouw onderneming. Bovendien brengt Sara haar antwoord ook in een eenvoudige mensentaal, zodat je je nooit al te dom voelt ;). Met een bijzonder groot aanpassingsvermogen klimt ze verder samen met jou behendig van de ene naar de andere digitale oplossing voor je probleem. Voeg daarbij haar ongebreideld enthousiasme en haar glimlach en je bereikt gegarandeerd samen de top.”

Review op LinkedIn door Inge Denayer Administratief coördinator bij Quartier des Arts – Kunstwijk Brussel

Sara heeft mij fantastisch begeleid bij mijn eerste stappen in een administratieve richting. Ze legt alles rustig en duidelijk uit op jouw tempo. Ook Excel was vrij ongekend voor mij maar dankzij Sara heb ik nu ook de Excel-microbe te pakken. Bedankt Sara voor de spoedopleiding.

Review op LinkedIn door Katrien Dubois
administratief medewerker

Mijn meest sprekende realisaties uit 15 jaar ervaring op het vlak van administratie en digitalisatie

“Sara heeft ons geholpen bij het digitaliseren en vereenvoudigen van onze administratie. In ons gezin is tijd een extra kostbaar goed gezien de gezondheidssituatie. Gezien we een zelfstandige praktijk moeten combineren met een team van 7 mensen voor de ondersteuning van ons gezin komt er een en ander bij kijken. Daarom besloten we aan te kloppen bij de digital sherpa. Dankzij de templates die Sara ontwikkelde winnen we heel wat tijd. Levens-kwali-tijd”
L en S, Herent

Liever eerst nog even de kat uit de boom kijken?

Maak kennis met Kanli via de blog of sociale media. Voel je vrij om een concrete vraag te stellen, ik beantwoord ze graag in een (anonieme) blogpost of in de FB-groep.