Jarenlang maakte ik facturen in Excel. Zo ging het ook bij mijn werkgever destijds. Toen ik overstapte naar hoofdberoep (in 2016) moest het anders. Het was dat of gek worden. Zelfs al zweerde de boekhouder bij papier (of een onbetaalbaar pakket).
Herkenbaar? Lees dan verder. In deze blog leer je hoe je het juiste facturatiesoftware vindt. Ook wanneer je niet van boekhouder wil veranderen (en toch zelf wil kunnen kiezen).

Wat is het verschil tussen boekhoudsoftware en facturatiesoftware?

In boekhoudsoftware ga je facturen toewijzen aan een boekhoudrekening, om dit te gebruiken moet je dus de boekhoudrekeningen kennen. En dat is voor velen net de reden om een boekhouder onder de arm te nemen.
Facturatiesoftware wordt gebruikt om uitgaande facturen op te stellen en aankoopfacturen te registreren. Hiermee kan je zonder boekhoudrekeningen werken. Toch kan je al een beter overzicht behouden over de inkomsten en uitgaven, en heb je bijgevolg meer controle over de cashflow van jouw bedrijf.

 

Waarom facturatiesoftware gebruiken?

Nu duidelijk is wat facturatiesoftware is rest er 1 vraag: wat is het nut ervan?

Samengevat: Je hebt op ieder moment zicht op en voeling met je cijfers van inkomsten en uitgaven. Zonder nood aan gedetailleerde boekhoudkennis. Bovendien wordt het vanaf 1/1/2026 verplicht

• Tijdswinst: Kijk eerst even naar je eigen bedrijf. Hoeveel tijd wordt er besteed aan financiële administratie? Hoeveel uren besteed je uit aan een secretariaat of VA (Virtual assistant)? Bij veel klanten kan dat met veel minder uren. Door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat leveranciers hun factuur naar het systeem sturen en niet op papier.
• Cashflow: Je hebt op ieder moment een realtime zicht op je resultaten. Ook je cashflow is inzichtelijker en forecasting makkelijker toegankelijk. Zelfs wanneer je boekhouder je cijfers nog niet heeft geoptimaliseerd.
• Verhoogde traceerbaarheid van zowel verkoopfacturen als (aankoop)bonnen. Bijgevolg kan je direct de bewijsstukken vinden op basis van naam of bedrag of…
• Verkleint de kans op fraude aangezien het BTWnr van een nieuwe klant/leverancier direct geverifieerd wordt. Dit aan de hand van de Europese “kruispuntbank van Onderemingen” (officieel VIES). 
• Integratie in operationele werkflows. Is bij veel systemen mogelijk waardoor administratie verder wordt verminderd.

Waar moet ik op letten wanneer ik een facturatiesoftware kies?

1. Bepaal of je wil werken met de software van je boekhouder of dat je onafhankelijk wil zijn. Vraag dan ook even na of UBL of e-fff bestanden ingelezen kunnen worden. (Dat zijn de standaardformaten die steeds couranter aan het worden zijn en vanaf 2026 verplicht voor facturatie aan ondernemingen).
2. Lijst de nadelen en ook de voordelen op van je huidige manier van werken. Werkt de nieuwe tool nadelen weg (en houdt het ook de voordelen in stand?)
3. Gebruik je al een database voor het registreren van verkopen of aankopen? Kan deze gekoppeld worden met je facturatietool? Dan kan je stoppen met overtypen!
4. Wil je de huisstijl van je bedrijf kunnen doortrekken? Kan dit in deze tool?
5. Hoe zit het met je data? Kan je die makkelijk exporteren of zit die “locked in” bij de softwarepartner.
6. Check via welke kanalen je facturen wil verzenden. PEPPOL is een beveiligde manier van verzenden die vanaf 2026 verplicht wordt in België. Vandaag is nog niet iedere klant/leverancier er klaar voor dus wil je ook nog via mail kunnen versturen.
7. Hoe lang bestaat de app reeds? (Hoe betrouwbaar is de partner)
8. Hoe zit het met licentiekosten? Hebben je medewerkers aparte licenties nodig? 
9. Worden BTWnummers gecheckt in de VIES database? In sommige facturatietools kan je hierdoor makkelijk checken of het BTWnr bestaat en/of indien er inhoudingsplicht is. Zo vermijd je onaangename verrassingen zonder dat je er zelf op moet gaan studeren.
10. Vanuit welk platform werk je voor je administratie? Sommige systemen zijn platformafhankelijk en kunnen bijvoorbeeld enkel op MS365 of Google Workplace worden gekoppeld. Check dus of er een afhankelijkheid is.
11. Hoe zit het met beveiliging en back-ups?
12. Heb je een goedkeuringsflow nodig? Bvb je hebt een boekhoudafdeling die de financiële administratie afwerkt maar je wil dat zij enkel kunnen betalen nadat je de facturen hebt gecheckt.
13. Check steeds grondig vanuit een testomgeving! Probeer de schermen uit in praktijk. Je zal merken dat je in de ene tool sneller je weg vindt dan in de andere.
14. Ga niet blindelings verder op de mening van een ander op sociale media. Iedere situatie is anders en een grondige analyse van je eigen situatie en toekomstvisie is cruciaal.

Wist je dat je de digital sherpa ook altijd mag contacteren voor hulp bij de keuze of de optimalisatie van het facturatieproces? Ook het aanpassen van de lay- outs vraagt soms wat XML- codering waar ik graag bij help. Aarzel niet om vrijbijvend een afspraak te boeken!

Nood aan een shortlist van facturatieapps om je op weg te helpen? Die vind je hier terug.

Het bericht E-facturatie verplicht vanaf 2026: Hoe facturatiesoftware kiezen? verscheen eerst op Kanli.

Het bericht Sterke administratieve profielen aantrekken en behouden verscheen eerst op Kanli.

Ik was training aan het geven en ja, dan is status quo niet echt de bedoeling natuurlijk. 

Wat een blunder. Maar voor mij is het bovenal de sterkst mogelijke trigger. 

“Echt Sara, een oud paard leer je geen streken meer hoor!” 

Tuurlijk ging M vervolgens in de defensie. Logisch. “Ik ben wel al 62j hoor!”, ongetwijfeld al jaren op dezelfde manier aan het werken. 

Ik:”Voor mij hoef jij je manier van werken niet te veranderen, sterker nog? ik wil anderen ook zo vlot leren werken. Kan je me dan even laten zien waarom je jouw manier van werken blijft verkiezen?”. Dat wilde ze gelukkig wel. 

Het resultaat is waarschijnlijk niet wat je verwacht. Een half uur later… 

Diezelfde M over diezelfde taak:”Oooh, wil je dat nu nog even documenteren voor me?” 

Dat klinkt al wat beter.

Wat was er eerder fout gelopen? 

Bij de voorbereiding had ik niet de kans gehad om M zelf te spreken, enkel de collega’s. De vraag kwam uit het team om makkelijker die ene lijst te kunnen “verwerken”. Wat ze bij afwezigheid van M allemaal wel eens moeten doen dus de omschrijving die ik kreeg bleek achteraf niet de juiste. 

“Go to gemba” deed het hem dus ook hier weer. 

Klinkt als Chinees? Gemba is eigenlijk Japans voor werkplek. Go to Gemba is een term uit Lean/Six Sigma. Maar het is ook een van de hoekstenen van mijn diensten als digital sherpa. 

Zodra je op de werkplek komt, dat je daadwerkelijk klik voor klik meekijkt, zie je waar het proces geoptimaliseerd kan worden. Of blijkt de medewerker in kwestie effectief een efficiëntere manier van werken te hebben (maar dat zelf niet altijd beseft, en al zeker niet intern communiceert). Door de medewerker hierop te wijzen valoriseer je zijn bijdrage. 

Het leukste is dat er zelden ook maar enige vorm van weerstand is om die verandering door te voeren. Ofwel ondervindt de werknemer direct voordeel, ofwel komt de suggestie van een collega in plaats van van hogerhand. 

Maar er zijn nog wel wat meer voordelen aan verbonden: 

• Wat we dagelijks doen wordt op den duur een automatisme. Een gewoonte waar we niet of heel moeilijk bij stil kunnen blijven staan. Daardoor wordt het een blinde vlek die met traditionele opleidingen niet bereikt wordt. 
• Relevanter en makkelijker te onthouden. 70% van wat we leren leren we door te doen. Niet alleen is het geleerde relevanter (we gebruiken het dagelijks), ook blijft het makkelijker hangen door diezelfde herhaling.
• Dingen in vraag stellen is als een spier die getraind kan worden. Het ene (onzichtbare) obstakel in vraag stellen en wegruimen geeft soms aanleiding tot… 

M: “Kan je later nog eens langskomen? Ik heb nog zo’n ambetant klusje dat mss makkelijker kan…” 

Dan maak ik binnenin vreugdedansjes en is de week al geslaagd, ook al is het nog maar woensdag… 

De digital sherpa helpt bedrijven om de digitale verandering in te zetten door hun medewerkers te vergezellen op Mount Digi. Wie voldoende autonomie kan en wil gebruiken binnen zijn/haar functie wordt geïnspireerd om bottom-up verandering te brengen. 

Meer info op de website 

Het bericht Falen? Of groeikans?  verscheen eerst op Kanli.

Is dat zo? Ligt het effectief aan de software? En hoe kan je problemen voorkomen?

Shit in = shit out

Bij de invoering van een nieuwe database wordt er vaak data uit een andere database overgenomen. Pas op het laatste moment wordt men zich bewust van de kwaliteit van die data: het moment dat ze in de nieuwe database worden ingelezen. Lees: het moment waarop er geen weg meer terug is en het kwaad al geschied.

Zo groot is die impact nu toch niet zeker?

Wanneer er overgestapt wordt naar nieuwe software is dat meestal niet omdat je minder functionaliteit wil, eerder omdat je gedetailleerdere info wil over de stand van zaken. Om die statistieken te kunnen genereren, moet de software zich baseren op details in je database. Bij elke nieuwe toepassing neemt de impact van correcte gedetailleerde gegevens dus toe. Zo ook die van de menselijke fouten… Want hoe gedetailleerder de toepassing, hoe meer beperkingen er worden ingesteld in de strijd tegen menselijke fouten. Gebeuren die toch dan duurt de rechtzetting vaak ook veel langer.

Correcte data rendeert

Correcte data is een hoeksteen van kwaliteit. Wie zorg draagt voor de basisgegevens, zorgt ervoor dat de software zijn werk kan doen. Die zorgt op zijn beurt  dat de klant correct wordt geholpen. Dat straalt kwaliteit uit.

“Moeten we nu klantenfiche per klantenfiche, scherm na scherm en tab na tab nakijken en aanpassen?”. Neen, alstublieft niet! Bekijk het vanop een hoger niveau. Ga na of er geen moment is waarop er kan gewerkt worden op een dump van de database die je kan aangepassen en vervolgens terug ingeleest. Da’s chirurgenwerk, ja. Het vraagt om voorzichtigheid en expertise. En toch is de positieve invloed op je database dan veel groter.

Software wordt geschreven op de ideale situatie

In de meeste standaardsoftware wordt er uitgegaan van een algemeen stappenplan. Van artikelcreatie over aankoop naar verkoop, verpakking, levering en ten slotte facturatie. Dat het typisch is voor uw klanten om op het laatste moment nog wijzigingen door te geven, past niet in dat plaatje. Dat je niet het budget hebt om ook het magazijn uit te rusten met computers, lijkt bijzaak…

Maar dan is er de praktijk om u even wakker te schudden…

• Die nieuwe database is veiliger.

Daardoor is de doorlooptijd voor artikelcreatie iets langer: 1 dag in plaats van 5 minuten. Omdat niet iedereen het zomaar zelf kan. Omdat er eerst nog 3 leidinggevenden hun fiat moeten geven in het systeem alvorens het ding gebruikt mag worden. Dat diezelfde managers drukbezet zijn vandaag zorgt ervoor dat die klant nog even moet wachten met bestellen…

• De licenties zijn duurder.

Gezien het beperkte budget zijn er geen computers in het magazijn. Liever eerst alle orders afprinten en alles daarop laten noteren. Daarna verwerken van alle notities enz. Ja inderdaad, dat creëert al wat extra personeelskost… en dan hebben we het nog niet gehad over de niet te traceren invloed die papier heeft. Er raken documenten zoek. Er zijn handschriften die vrij vertaald dienen te worden omdat er in allerijl geen tijd is om de magazijnier aan te spreken over zijn geschrift…

• Resultaat?

Allerlei workarounds worden uitgedokerd. Er wordt steeds vaker naast de database gewerkt. Totaal verbijsterd zijn we dat de database niet aan de verwachtingen voldoet…

Hoe zorgen voor een optimaal resultaat?

• Geloof in de kennis van je medewerkers. Breng de nodige kennis samen gedurende het hele proces van kiezen en implementeren.
• Investeer in het “onboarden” van de nieuwe software. Wat heeft het voor zin een F1-wagen in huis te halen als niemand ermee durft te rijden? Zie het nieuwe systeem als een bondgenoot voor jou en voor je medewerkers.
• Ondersteun mensen in de verandering. Zorg dat het waarom van de verandering duidelijk is. Zorg voor voldoende omkadering om ook diegenen die minder digitaal vaardig zijn op het juiste spoor te krijgen.
• Werk indien haalbaar gefaseerd. Ga eerst de reeds aanwezige data beter structureren en opkuisen voor je start met complexere systemen.

Het bericht ERP werkt niet: Ligt het aan de software of aan de input? verscheen eerst op Kanli.

Het bericht Hoe sterker de schakel, hoe zwakker de ketting verscheen eerst op Kanli.

Het stockverschil in kwestie

Het ging niet om 1 heel duur stuk maar om honderden kleine stuks, vrij prijzige onderdelen. Volgens de database in stock, maar niet meer fysiek aanwezig. Alle locaties van vergelijkbare artikelen nagekeken, nergens te vinden.

“Ja lap, we zijn bestolen!”

Logistiek: “Ja, dat zijn de arbeiders hé, die slaan dat scheef en verkopen die onderdelen door”
Herkenbaar scenario?

Gezien de stockonbetrouwbaarheid zoeken ook de andere afdelingen wellicht heel actief mee naar de schuldige (vooral dan met de tong).
“Zie je wel? Daar komt dan de terugval in de sales van he. Jullie zijn niet in staat om de beloftes aan de klant na te komen dus die gaan naar de concurrentie”
“Ja, hoe moeten we dat nu gaan verklaren naar de revisoren toe? Zorg maar dat de schuldige gevonden wordt!”
Voel je de druk al op de werksfeer? Zie je de negatieve spiraal?

Maar van waar dan het verschil?

De artikelen in kwestie werden allemaal los verkocht of in zakjes van 10. In de database werd dat respectievelijk aangeduid als 1 stuk en 1 eenheid. Stockprobleem verklaard.
Huh?
Welja, er werd 1 stuk besteld, maar wanneer de kersverse magazijnier bij het rek kwam stonden de termen eenheid en stuk niet uitgelegd op zijn order, noch op de rekken. Hij pakt dus wat op dat moment op die stockpositie ligt: een zakje van 10 (1 eenheid volgens het systeem, 10 stuks dus in feite). Hij boekt zijn order als compleet. 1 stuk. Zo levert hij in feite 10 keer meer uit dan waarnaar wordt gevraagd en wordt er ook slechts 1/10 gefactureerd en uit de stock geboekt.

Het probleem bleek toch nog net iets groter

Wat dacht je? Het probleem stelde zich ook bij het ontvangen van stock.
Gevolg: Niemand die ooit nog kon achterhalen hoeveel er nu echt in stock had moeten zitten. En de schuldige, tja, wat heb je daar feitelijk aan?

Herkenbaar? Hoe vind je dan de oorzaak?

• Trek geen voorbarige conclusies. Het is niet omdat er een stockverschil is dat er per definitie sprake is van kwaad opzet. Je kan ieders medewerking gebruiken in je zoektocht naar de oorzaak.
• Luister naar alle partijen, ook zij die er misschien weinig mee te maken hebben.
• Loop de bedrijfsprocessen stap voor stap na. Fysiek, op de werkvloer. Neem ook de tijd om andere frustraties te noteren, soms zit daar een aanwijzing in voor het blootleggen van de oorzaak.
• Terwijl je het bedrijfsproces naloopt gedraag je je als een kind van 6. Je stelt minstens 3 keer te vaak de vraag waarom en veronderstelt niks.
• Besteed extra aandacht aan de momenten waarop informatie wordt overgedragen of geïnterpreteerd. Iedere keer dat iets wordt overgetypt of opgeschreven, maar ook iedere connectie tussen systemen is een kwetsbare schakel.

En euh… als je 2 eenheden hanteert voor 1 artikel, geef ze dan misschien aparte artikelnummers en leg ze ook op een duidelijk gescheiden plek.

Ik wens jou alvast een inventaris toe zonder (grote of onverklaarbare) verschillen!

Het bericht 2 woorden die 10.000’den euro’s kostten verscheen eerst op Kanli.

Door eerst te optimaliseren wat binnen je eigen takenpakket en mogelijkheden valt schep je tijd om op zoek te gaan naar nòg betere oplossingen.

2u tijdswinst elke week betekent wel al 1 werkdag per maand die vrijkomt. Op een eenvoudige manier. Met software die al voor handen is. Enkel door de software anders te gebruiken.

En toch was ze nog niet helemaal verkocht. Waarom? Omdat dit een taak was waarmee ze vooral collega’s verder hielp. Eentje waar ze zelf dus relatief weinig directe meerwaarde van kon voelen.

“OK,” zei ik “tot gisteren kreeg je dus wekelijks wel al je werk gedaan?”
“Ja, min of meer”
“Zijn er zo nog meer dingen waarbij je het gevoel hebt dat ze eerder een last zijn dan een meerwaarde?”
“Oh ja!”
“Dan hebben we net 2u/week vrijgemaakt om daar ook iets aan te doen” en dat hadden we gedaan in 1,5u.

Herkenbaar? Dan kan jij ook het volgende proberen

• Stel een lijstje op met taken waarvan de meerwaarde onduidelijk is (geworden).
• Ook deeltaken mogen op de lijst (bvb bij opleidingen plannen: dat ik inschrijvingen bij moet houden snap ik maar wat is het nut van aanwezigheden registreren achteraf?)
• Schat voor ieder van deze (deel)taken in hoeveel tijd je er iedere week aan kwijt bent. Is tijd inschatten een lastige, ga dan gerust de alternatieve toer op: voel hoe lastig je iets vindt binnen je eigen pakket. Wat kost je de meeste energie?
• Begin met die taken die het zwaarst wegen. Qua tijd of energieverspilling.
• Plan elke week/maand wat tijd in om met een van deze punten aan de slag te gaan.

Voor je effectief probeert iets te verbeteren stel je jezelf de vraag:

• Waarom doe ik dit?
  • Wat is de meerwaarde ervan binnen de organisatie?
  • Wat is de meerwaarde voor de klant?
• Waarom doe IK dit?
  • Zijn er anderen die hier beter voor zijn geplaatst dan ik?
• Zijn er nog collega’s die dezelfde taak uitvoeren?
  • Hoe pakken zij het aan?

Met de antwoorden op die vragen kan je dan (formeel en/of informeel) gaan aftoetsen met betrokkenen:

• Kloppen mijn veronderstellingen?
• Is er iets wat ik kan weglaten of zelf kan veranderen (zonder negatieve impact naar klanten toe)?
• Kunnen we iets verbeteren en zo ja, wat? PS: Eens je wat dingen hebt kunnen schrappen van je lijstje heb jij ook tijd om achter budgetten en goedkeuringen aan te gaan voor ingrijpendere.

De dame in kwestie straalde. “Juist! Met wat jij me net leerde kan ik ook een aantal andere dingen veel sneller aanpakken én ik kan idd nu ook de vrijgekomen tijd gebruiken om te lobby’en voor een definitieve oplossing! Oh, en nu ik er zo over denk… als ik dat aan X uitleg dan wil die dat misschien wel zelf doen want dat zijn nog maar letterlijk 4 klikken”.

Da’s genoeg om binnen een jaar voldaan terug te kunnen kijken. Dan kan ik weer blij naar huis.

Kritisch naar je eigen manier van werken kijken is voor jezelf de kans scheppen om er meer voldoening uit te halen.

Het is jou ook gegund! Heb je duidelijk welke taken je echt anders wil kunnen aanpakken? Ik sta graag voor je klaar om je daarbij te helpen!

Het bericht De impact van 2u per week verscheen eerst op Kanli.