Microsoft 365 licenties kiezen voor de KMO

Je bekijkt nu Microsoft 365 licenties kiezen voor de KMO

Daar waar Office in de jaren 90 overal bijna hetzelfde was is er bij Microsoft 365 een groter verschil tussen licenties en zijn er voor bedrijven zelfs een 10-tal “smaken” om uit te kiezen. 

De keuze van licentie is dan ook niet altijd eenvoudig. Want naast de directe kost van de licentie zelf is er de indirecte kost van beperkte productiviteit. 

De licentiestructuur van Microsoft

Voor een leek is de licentiestructuur een kluwen. En gezien er regelmatig aan gesleuteld wordt zal het ongetwijfeld ook een uitdaging blijven. Toch zit er al een tijdje eenzelfde achterliggende denkwijze in. Hoeveel de producten ook van naam veranderen, de grote lijnen blijven stabiel. 

Er zijn 4 grote categoriën. Aan een kant heb je de privé-licenties en de Business licenties. De Enterprise licenties zijn bedoeld voor de grote bedrijven vanaf 250 licenties en worden via andere kanalen aangeboden. Tot slot zijn er ook Education licenties voorbehouden aan scholen.

MS 365 Business voor de KMO

Logisch dus om voor een kleine KMO te opteren voor een Business licentie.
Maar welke dan, want in elk van de 4 categoriën zijn er verschillende mogelijkheden. Voor de zakelijke licenties kan je ze opdelen in 4 types:
– Basic waarbij je enkel toegang krijgt tot de online versie van apps als Word, Excel, Outlook en Powerpoint.
– Apps waarbij je ook de lokale versies van de apps krijgt aangeboden maar zonder Sharepoint of Exchange.
– Standard hierbij is Sharepoint en Exchange inbegrepen.
– Premium heeft daarbovenop ook extra beveiligingsmogelijkheden (al heb je dan ook nood aan een IT’er die de instellingen hiervan bewaakt want ook in de coulissen wordt er regelmatig bijgewerkt door Microsoft).

Basic, Standard of Premium?

De Basic licenties worden soms ook F-licenties of frontline workers licenties genoemd. Bij F-licenties kunnen programma’s niet lokaal worden geïnstalleerd. Dit heeft een aantal praktische beperkingen, onder meer:
– Excel: niet makkelijk om formules op te stellen waarbij je verwijst naar een ander werkblad of bestand. Ook geavanceerde functies als PowerQuery die je bijvoorbeeld in staat stellen om rapportering een stukje te automatiseren zijn niet beschikbaar.
– Powerpoint: het uitlijnen van grafische elementen gaat niet zo vlot. Ook hyperlinks werken in de standaard bewerkingsweergave niet en de overzichtsweergave is niet beschikbaar. Voor een doorsnee medewerker niet altijd nodig, maar als je een productiviteitsjunkie aanneemt en je wil dat hij/zij aan boord blijft dan zou ik toch even stilstaan bij de licentiekeuze.
– Alle apps: SmartArt is niet beschikbaar. 

Resultaat in de praktijk

Wanneer je 2 kantoormedewerkers een verschillende licentie aanbiedt zal je verschillen kunnen merken. Zelfs al zijn ze even vaardig, om eenzelfde taak uit te voeren kan het niet anders dan dat een van beiden meer drempels zal tegenkomen.

Er zijn dingen die sneller gaan in de desktop app, maar niet omgekeerd in mijn ervaring.  Ook al beweren techneuten wel eens het tegenovergestelde, ze hebben mij nog niet sneller leren werken online.  Als je iets weet dat je wel sneller gedaan krijgt online, laat het mij vooral weten!

Basic licenties (zonder desktop app) zijn echt bedoeld voor bijvoorbeeld techniekers op de baan die geen gebruik hoeven te maken van geavanceerde mogelijkheden.

Dan nemen we toch een uitbreiding op wat we al hadden?

Dan kan je denken:”ik heb nog een Office 2016 lokaal staan, daarmee is het opgelost”. Mijn antwoord: “Neen”.
En ja, dit is inderdaad het moment dat ik wenste dat ik Microsoft aandelen had, maar neen.

Wanneer je een Office 2016 of 2019 combineert met MS365 Basic krijg je wat mij betreft hele rare en soms gevaarlijke situaties. Met name wanneer je met meerdere collega’s op eenzelfde bestand werkt en één of meerdere van de collega’s gaan lokaal werken op een bestand dat op de cloud staat. Dan verlies je de “Automatisch opslaan”-knop wanneer je een bestand lokaal opent. Waardoor ook het samenwerken niet optimaal werkt. Uiteindelijk zal dit resulteren in extra bestanden (bijna kopies).

Wist je dat kantoormedewerkers tot 19% van hun tijd doorbrengen om info en documenten te zoeken? En dat tot 75% van de bestanden op een server (bijna) dubbels zijn? Dat is wat ik noem dé strijd op kantoor. Want zeldzaam zijn de kantoren die er geen last van hebben!

Kiezen voor ROI

Je bent met andere woorden (meestal) beter af met een Standard of Premium licentie. (Gezien MS de namen heel regelmatig verandert: een licentie met lokaal geïnstalleerde apps). Zo krijgt iedereen de kans om meer te halen uit de licentie.

Maar, gouden regel: zorg dat je medewerkers begrijpen wat de cloud is en hoe die werkt. Wanneer ze op de zelfde manier blijven werken als daarvoor vergroot de chaos uit tot chaos x chaos.

Dankjewel dat ik je met deze blog mocht helpen kiezen. Wil je hulp om je medewerkers te helpen het maximale te halen uit Microsoft365 en hun voldoening te vergroten?  Brengt traditionele training je niet snel genoeg vooruit? Aarzel dan niet om het digital sherpa traject eens te overwegen.