Daar waar Office in de jaren 90 overal bijna hetzelfde was is er bij Microsoft 365 een groter verschil tussen licenties en zijn er voor bedrijven zelfs een 10-tal “smaken” om uit te kiezen.
De keuze van licentie is dan ook niet altijd eenvoudig. Want naast de directe kost van de licentie zelf is er de indirecte kost van beperkte productiviteit.
De licentiestructuur van Microsoft
Voor een leek is de licentiestructuur een kluwen. En gezien er regelmatig aan gesleuteld wordt zal het ongetwijfeld ook een uitdaging blijven. Toch zit er al een tijdje eenzelfde achterliggende denkwijze in. Hoeveel de producten ook van naam veranderen, de grote lijnen blijven stabiel.
Er zijn 4 grote categoriën. Aan een kant heb je de privé-licenties en de Business licenties. De Enterprise licenties zijn bedoeld voor de grote bedrijven vanaf 250 licenties en worden via andere kanalen aangeboden. Tot slot zijn er ook Education licenties voorbehouden aan scholen.
4 types MS 365 Business voor de KMO
Logisch dus om voor een kleine KMO te opteren voor een Business licentie.
Maar welke dan, want in elk van de 4 categoriën zijn er verschillende mogelijkheden. Voor de zakelijke licenties kan je ze opdelen in 4 types:
Basic
Enkel toegang tot de online versie van apps als Word, Excel, Outlook en Powerpoint
Apps
Ook de lokale versies van de apps maar zonder Sharepoint of Exchange
Standard
Hierbij is Sharepoint en Exchange inbegrepen
Premium
Met extra beveiligings-mogelijkheden *
* al heb je dan ook nood aan een IT’er die de instellingen hiervan bewaakt want ook in de coulissen wordt er regelmatig bijgewerkt door Microsoft.
Basic, Standard of Premium?
De Basic licenties worden soms ook F-licenties of frontline workers licenties genoemd. Bij F-licenties kunnen programma’s niet lokaal worden geïnstalleerd. Dit heeft een aantal praktische beperkingen, onder meer:
- Excel: niet makkelijk om formules op te stellen waarbij je verwijst naar een ander werkblad of bestand. Ook geavanceerde functies als PowerQuery die je bijvoorbeeld in staat stellen om rapportering een stukje te automatiseren zijn niet beschikbaar.
- Powerpoint: het uitlijnen van grafische elementen gaat niet zo vlot. Ook hyperlinks werken in de standaard bewerkingsweergave niet en de overzichtsweergave is niet beschikbaar. Voor een doorsnee medewerker niet altijd nodig, maar als je een productiviteitsjunkie aanneemt en je wil dat hij/zij aan boord blijft dan zou ik toch even stilstaan bij de licentiekeuze.
- Alle apps: SmartArt is niet beschikbaar online.
Resultaat in de praktijk
Wanneer je 2 kantoormedewerkers een verschillende licentie aanbiedt zal je verschillen kunnen merken in productiviteit.
Zelfs al zijn ze even vaardig, om eenzelfde financiële analyse te maken in Excel kan het niet anders dan dat dit zonder lokale app lastiger is.
Er zijn dingen die sneller gaan in de desktop app, maar niet omgekeerd in mijn ervaring. Ook al beweren techneuten wel eens dat het hetzelfde programma is, voor iemand met uitgebreide administratieve taken is dit niet het geval. Daag me gerust uit als je zeker weet dat het niet zo is!
Basic licenties (zonder desktop app) zijn echt bedoeld voor bijvoorbeeld techniekers op de baan die geen gebruik hoeven te maken van geavanceerde mogelijkheden.
Dan nemen we toch een uitbreiding op wat we al hadden?
Dan kan je denken:”ik heb nog een Office 2016 lokaal staan, daarmee is het opgelost” (dit komt overeen met de licentie die momenteel “Apps” wordt genoemd). Maar dat is geen oplossing. Het werkt een beetje als op een server, je kan o.a. niet gelijktijdig werken op die Excel met de planning.
En ja, dat betekent dat enkel de duurste licentie voor een administratieve medewerker de juiste is. *Dus dit is inderdaad het moment dat ik wenste dat ik Microsoft aandelen had, maar neen.*
Kiezen voor ROI
Je bent met andere woorden (meestal) beter af met een Standard of Premium licentie op kantoor. (Gezien MS de namen heel regelmatig verandert: een licentie met lokaal geïnstalleerde apps).
Maar, gouden regel: zorg dat je medewerkers begrijpen wat de cloud is en hoe die werkt.
Wanneer ze op de zelfde manier blijven werken als daarvoor vergroot de chaos uit tot chaos² x tijdsverlies.
Samengevat:
- Kies niet enkel op basis van prijs, maar ook in functie van mogelijkheden.
- Zorg dat je mensen met het materiaal leren werken. Stel je voor dat je een elektrische schroevendraaier zou teleporteren naar 1900. Dan wordt die ongetwijfeld weggezet als onhandig ding en grijpen ze ook terug naar wat ze kennen.
Dankjewel dat ik je met deze blog mocht helpen kiezen. Wil je hulp om je medewerkers te helpen het maximale te halen uit Microsoft365 en hun voldoening te vergroten? Brengt traditionele training je niet snel genoeg vooruit? Boek gerust een kennismakingsgesprek in!
