We zijn weer bij het einde van het jaar. Traditioneel de periode van de inventarissen en bijgevolg ook de stockverschillen. Dan denk ik stevast even terug aan 2 woorden die een stockverschil van ca 20.000 Euro veroorzaakten. En jammer genoeg denk ik dan niet terug aan één bepaald bedrijf, ik maakte een soortgelijk scenario meermaals mee, vandaar ook dit artikel mét tips om de oorzaak op te snorren.

Het stockverschil in kwestie

Het ging niet om 1 heel duur stuk maar om honderden kleine stuks, vrij prijzige onderdelen. Volgens de database in stock, maar niet meer fysiek aanwezig. Alle locaties van vergelijkbare artikelen nagekeken, nergens te vinden.

“Ja lap, we zijn bestolen!”

Logistiek: “Ja, dat zijn de arbeiders hé, die slaan dat scheef en verkopen die onderdelen door”
Herkenbaar scenario?

Gezien de stockonbetrouwbaarheid zoeken ook de andere afdelingen wellicht heel actief mee naar de schuldige (vooral dan met de tong).
“Zie je wel? Daar komt dan de terugval in de sales van he. Jullie zijn niet in staat om de beloftes aan de klant na te komen dus die gaan naar de concurrentie”
“Ja, hoe moeten we dat nu gaan verklaren naar de revisoren toe? Zorg maar dat de schuldige gevonden wordt!”
Voel je de druk al op de werksfeer? Zie je de negatieve spiraal?

Maar van waar dan het verschil?

De artikelen in kwestie werden allemaal los verkocht of in zakjes van 10. In de database werd dat respectievelijk aangeduid als 1 stuk en 1 eenheid. Stockprobleem verklaard.
Huh?
Welja, er werd 1 stuk besteld, maar wanneer de kersverse magazijnier bij het rek kwam stonden de termen eenheid en stuk niet uitgelegd op zijn order, noch op de rekken. Hij pakt dus wat op dat moment op die stockpositie ligt: een zakje van 10 (1 eenheid volgens het systeem, 10 stuks dus in feite). Hij boekt zijn order als compleet. 1 stuk. Zo levert hij in feite 10 keer meer uit dan waarnaar wordt gevraagd en wordt er ook slechts 1/10 gefactureerd en uit de stock geboekt.

Het probleem bleek toch nog net iets groter

Wat dacht je? Het probleem stelde zich ook bij het ontvangen van stock.
Gevolg: Niemand die ooit nog kon achterhalen hoeveel er nu echt in stock had moeten zitten. En de schuldige, tja, wat heb je daar feitelijk aan?

Herkenbaar? Hoe vind je dan de oorzaak?

• Trek geen voorbarige conclusies. Het is niet omdat er een stockverschil is dat er per definitie sprake is van kwaad opzet. Je kan ieders medewerking gebruiken in je zoektocht naar de oorzaak.
• Luister naar alle partijen, ook zij die er misschien weinig mee te maken hebben.
• Loop de bedrijfsprocessen stap voor stap na. Fysiek, op de werkvloer. Neem ook de tijd om andere frustraties te noteren, soms zit daar een aanwijzing in voor het blootleggen van de oorzaak.
• Terwijl je het bedrijfsproces naloopt gedraag je je als een kind van 6. Je stelt minstens 3 keer te vaak de vraag waarom en veronderstelt niks.
• Besteed extra aandacht aan de momenten waarop informatie wordt overgedragen of geïnterpreteerd. Iedere keer dat iets wordt overgetypt of opgeschreven, maar ook iedere connectie tussen systemen is een kwetsbare schakel.

En euh… als je 2 eenheden hanteert voor 1 artikel, geef ze dan misschien aparte artikelnummers en leg ze ook op een duidelijk gescheiden plek.

 

Ik wens jou alvast een inventaris toe zonder (grote of onverklaarbare) verschillen!