Wanneer je Excel (en Copilot) vlotter leert gebruiken word je productiever en blijft er meer tijd over voor nuttigere dingen. Wil jij graag je dagelijkse praktijk veranderen? Neem dan contact op met de digital sherpa.

Het bericht Een tijdslijn per kwartier met 1 Excel formule verscheen eerst op Kanli.

Maar eens ik terug aan mijn bureau zat was het een heel ander paar mouwen. Want hoe in godsnaam kon je die theorie nu omzetten in de praktijk?

Wel, daar komt nu, 25 jaar later, eindelijk verandering in! Hieronder 2 tips met een toelichting in ca 1 minuut per stuk.

• Hoe je denkt is hoe je je voelt. Als je je brein constant trakteert op een hoog aantal ongelezen mails dan versterkt dit je denkpatroon “ik heb gigantisch veel mail en gigantisch veel achterstand”. In de nieuwe Outlook kan je je brein een stukje helpen. Je leert een groep mails op gelezen zetten in deze video.
• Tijd om alle mails komende van ABC te klasseren of verwijderen? Awel, nu kan dat. En niet langer nodig om te weten hoe je nu weer zo een regel maakte in Outlook… Je leert selectief verplaatsen of verwijderen in deze video.

Voor de leden van de digital sherpa community maak ik daar uiteraard uitgebreid documentatie op maat voor. Assistants en managers die een traject bij de sherpa volgen kunnen op die manier ook kennis delen bij hen op de werkvloer.

Wil jij ook graag een sparring partner die je de nieuwste mogelijkheden aanreikt met praktische voorbeelden die jou aanspreken? Dan ben je bij de digital sherpa aan het juiste adres!

Het bericht Outlook (new) – timemanagement toepassen verscheen eerst op Kanli.

Het bericht Digitale deconnectie, ook Microsoft helpt! verscheen eerst op Kanli.

Om makkelijker toegang te hebben tot bestanden in de cloud synchroniseren veel mensen de bestanden die in Teams of Sharepoint staan naar hun Windows Verkenner. Microsoft heeft nu plannen om dat binnenkort af te gaan voeren. Een verwittigd mens is er 2 waard! Hier lees je wat je best verandert.

Hoe weet je of je kan blijven werken zoals nu?

Wanneer je de File Explorer (Verkenner) open klikt zie je normaal een wolkje staan (van je gesyncte OneDrive) in de linkerkolom. Misschien is er daarnaast ook nog een icoon met een bedrijfsgebouw te zien. Dat laatste is de synchronisatie vanuit Teams/Sharepoint. Dat is wat ze van plan zijn af te voeren. 

 

Met sync naar Sharepoint/Teams

(Je ziet een bedrijfsgebouw, dat verdwijnt op termijn)

Enkel sync naar OneDrive

(Je ziet geen bedrijfsgebouw, je hoeft niks te doen en zal ook geen verandering merken)

 

Het resultaat is dat in je OneDrive (en dus ook in je Verkenner) een link wordt geplaatst. Die herken je aan het icoontje met het kettinkje. Persoonlijk ga ik deze dan altijd hernoemen zodat voor mij duidelijk is over welke link het exact gaat.

Uiteraard zijn er een paar tips mee te geven voor een vlottere omschakeling:

• Update je “snelle toegang” of “quick access” om de dingen naar je hand te zetten. 
• Hou gedeelde bestanden en persoonlijke bestanden apart voor je eigen comfort. De links komen automatisch in de hoofdmap van OneDrive terecht. Hernoem ze of verplaats ze zodat ze niet langer in “alfanumerieke willekeur” ergens tussen staan waar je elke keer weer moet zoeken.

Hiermee heb je alvast een stap gezet naar effectiever kunnen werken.

Ben je benieuwd hoe je jouw eigen takenpakket een pak comfortabeler kan maken door op een andere manier gebruik te maken van je PC? En dat terwijl ook je productiviteit stijgt? Aarzel zeker niet om een kennismakingsgesprek in te boeken!

Het bericht De sync-knop in Teams en Sharepoint zal op termijn verdwijnen: wat te doen? verscheen eerst op Kanli.

Het bericht Sterke administratieve profielen aantrekken en behouden verscheen eerst op Kanli.

“Oh help! Die kritische gegevens staan hier ineens gewoon op internet!”.
De paniek was niet te onderschatten, begrijpelijk en terecht maar ook: perfect te vermijden. De info was beschikbaar voor heel het bedrijf, niet voor de hele wereld. Maar gezien het om gevoelige en persoonlijke info ging, was zelfs dat niet echt de bedoeling.
Het loont de moeite even verder te lezen als je het wil vermijden. Dit voorbeeld gaat over Windows, in combinatie met Microsoft365 (beter bekend als Office voor de gebruikers). Maar de oorzaak van de verwarring is net zo goed te vinden bij andere cloud services.

Wat er gebeurde

X schakelde over op Edge Chromium als browser (en had rechtsboven ingelogd als gebruiker). Hij wilde het LinkedIn profiel vinden van een manager. In de zoekresultaten zag hij het tabblad “work” staan en klikte. In de zoekresultaten allerlei interne files met soms bedrijfskritische data. Omdat X een browser beschouwt als “het internet”, sloeg de paniek toe.
De manager werd gealarmeerd, IT security ingeschakeld.

Logisch? Vanuit het standpunt van X wel. Alleen, IT had geen lekken gedetecteerd en gezegd dat alles normaal was. De rechten waren technisch gezien correct toegewezen.

Is het echt geen lek?

Dat is waar het heel moeilijk te begrijpen wordt voor de overgrote meerderheid van de gebruikers.
Denk even terug aan het kantoor vol kasten met mappen. Als een collega tijdens je verlof in je kasten dook dan zag die misschien ook meer dan de bedoeling was. Misschien had je toen ook iets zichtbaar laten liggen dat niet de bedoeling was. (Zou je collega dan de conciërge hebben gebeld om te checken hoe dat document daar was beland?)

Alleen de kast of het lokaal dat je afgesloten had was niet toegankelijk, maar dat zou op sommige momenten ook de werking van het bedrijf in de weg kunnen staan.
Eigenlijk wordt de realiteit steeds sterker nagebootst in de tools die we gebruiken.

Over naar de Edge Chromium browser en de zoekfunctie. Voorheen kon je een bestand ergens delen maar als iemand geen link had dan kon hij/zij het niet zoeken. (Nu ja, eigenlijk wel maar dan moest je al weten hoe)
Verder is het echt zoals op kantoor. Je kan die tab Work alleen zien wanneer je je als gebruiker hebt geïdentificeerd. Net zoals je enkel de binnenkant van het gebouw kan zien nadat je toegang kreeg.

Alleen kan je nu zoekhulpinschakelen.
Wat niet betekent dat de gevoelige info niet langer zichtbaar is door de tab Work niet zichtbaar te hebben. Als een document (per ongeluk) voor iedereen toegankelijk is, blijft dat ook zo voor de anderen als jij niet bent aangelogd.

Wat je ziet is waartoe je recht hebt gekregen

Een bestand kan enkel in je zoekresultaten verschijnen wanneer je het recht hebt die te zien. Dat wil in dit geval zeggen dat ofwel iemand een bestand op een Sharepoint-site of in Teams heeft opgeslagen waar jij toegang toe hebt OF die persoon heeft een bestand op zijn persoonlijke OneDrive geplaatst en gedeeld. Deed hij/zij dat met de optie “iedereen binnen mijn bedrijf met de link” dan wordt het mee doorzocht en kan het in zoekresultaten verschijnen. Het goede nieuws is dat iedereen zelf de controle heeft over gedeelde bestanden, ze moeten wel even weten hoe dat werkt.

Beveiliging, da’s toch een zorg voor IT?

Jarenlang was IT de afdeling die voor veiligheid moest zorgen, vandaag nog. Echter er is een gedeelte van het netwerk dat technisch gezien niet te beveiligen valt: de eindgebruikers. Dat is al jaren zo, toch is de eindgebruiker het stuk waar al jarenlang niet in is geïnvesteerd. Eindgebruikers die niet begrijpen hoe de cloud werkt kunnen een bedreiging vormen voor hun eigen werkgever. Als je IT vraagt om dat volledig te beveiligen kunnen ze enkel hun logins intrekken. Dan wordt het wel wat moeilijk werken, waardoor je al snel vertrouwd zal raken met een ander probleem: shadow IT).

Wat dan wel doen?

Zorgen dat medewerkers de werking en beveiliging van de cloud begrijpen. Niet alleen Office, ook andere services. Weten wat wel en niet beheerd wordt door IT. De risico’s beter in kunnen schatten van alle handelingen die ze stellen. Leren hoe ze er tijd mee kunnen winnen in plaats van verliezen. Op vandaag zie ik nog steeds veel mensen die bij wijze van spreken angst hebben voor de print-knop maar aan de andere kant onbewust met de billen bloot zijn gegaan op het internet.

X weet intussen waar en hoe zijn bestanden veilig blijven. Hoe hij kan nagaan wat hij deelt en op welke manier, met wie en tot slot hoe hij zoekresultaten kan interpreteren zodat hij de juiste collega’s kan aanspreken om dingen recht te trekken, mocht het zich nog voordoen. Met een sherpa-traject kunnen we dit probleem verhelpen en krijgen ook collega’s de kans om hun digitale vaardigheid te versterken. Hierdoor verhoogt de productiviteit, werkgeluk en ook de veiligheid.

Werkt jouw bedrijf met MS365 en wil je deze toestanden vermijden? Plan gerust een kennismakingsgesprek in!

Het bericht Vind jij gevoelige bedrijfsgegevens op het internet? verscheen eerst op Kanli.

Het bericht 7 afspraken voor een betere samenwerking met Microsoft Teams verscheen eerst op Kanli.

Je zit te ploeteren in Excel want wat je leerde in de opleiding lijkt niet te werken bij jou.

Logisch, ieder bedrijf werkt een beetje anders, toch is de kans vrij groot dat er tijd te winnen valt. De kennis en vaardigheden die nodig zijn om jouw persoonlijke proces (van input tot grafiek) af te werken zal je niet stap voor stap leren in een standaardopleiding. Een standaardopleiding Excel zou je kunnen vergelijken met de eerste les in houtbewerking. Je leert over de hamer, de schroevendraaier en de beitel, maar je leert ze nog niet gebruiken.

Maar hoe kan je er dan wél voor zorgen dat je de juiste dingen leert?

1)     Leren op basis van wat je (onbewust) al gebruikt

Duik in handige bestanden die je kreeg van een ander. Welke formules zitten erin? Hoe is de data gestructureerd? Voorbeelden die je vraagstuk al deels kunnen oplossen. Vraag de afzender om wat achtergrondinfo of zoek op basis van de formule info op internet.

VOORDEEL: Dit is een heel simpele manier om stap voor stap bij te leren over de dingen die binnen jouw organisatie relevant zijn. Hou een lijstje bij met minder courante formules, zodat je iets hebt om later naar terug te grijpen.

NADEEL: Online vind je massa’s info, maar het kost hopen tijd om die te doorgronden.

2)     Leren op basis van een probleem of ‘tijdslek’

Je ziet dat anderen iets berekend krijgen wat je zelf niet kan. Of dat zij het doen in een fractie van de tijd. Anderzijds zijn er ongetwijfeld dingen waarbij je al bedacht:”dit moet toch anders kunnen?”.

Vraag aan collega’s en/of kennissen hoe zij dit oplossen. Wellicht kent die snelle collega een simpele manier om gegevens uit de database te exporteren voor gebruik in rapportage.

VOORDEEL: Doordat je samen met collega’s zoekt vergroot de kennis binnen het bedrijf. Ook iemand iets aanleren is leerrijk.

NADEEL: Je moet het stellen met de kennis die er is en komt eerder beperkt in contact met nieuwe functionaliteiten.

Wil je sneller vooruit? Bedenk dan welke piste jou persoonlijk het meest dient:

• Ga je graag op ontdekkingstocht om daarna te zien of en waar je de nieuwe kennis gebruikt?
  Volg dan een ‘open’ of groepsopleiding, maar doe het bij voorkeur met collega’s zodat je elkaar kan inspireren en uitdagen nadien.
• Weet je precies welke functionaliteiten je nodig hebt?
  Je kan een maatopleiding overwegen. Daarbij lijst je op wat je precies wil leren. Je krijgt dan vaak een praktische opleiding in een theoretische omgeving en zal zelf moeten vertalen naar je eigen praktijk.
• Wil je hulp bij het zoeken naar een oplossing voor jouw specifieke probleem? Of zelfs een frustratie waarbij je je de vraag stelt of die überhaupt wel op te lossen valt?
  De digital sherpa is wat je nodig hebt! Samen kijken we naar hoe je nu werkt en wat je wil bereiken, vervolgens leer ik je net dat wat je nodig hebt om iedere dag weer kostbare tijd te winnen.
  Je leert dus exact en alleen maar dat wat je nodig hebt. We streven naar extra voldoening en toegevoegde waarde.

Wil je meer weten over de digital sherpa?

Sara Borremans helpt familiale KMO’s als digital sherpa. Ze ondersteunt (bedrijfs)leiders om hun business naar nieuwe hoogtes te brengen door het team te ondersteunen tijdens de tocht. We streven naar een Win-Win-Win voor bedrijf, medewerker en klanten.

Even testen? Leg mij je uitdaging voor en ik denk met plezier met je mee tijdens een eerste gesprek! Boek je gesprek

Het bericht Waarom Excel-training vaak een maat voor niks is? verscheen eerst op Kanli.

Ikzelf startte met thuiswerken in 2008 en vandaag is het dagelijkse kost. Ik geef sinds de Corona-crisis ook online begeleiding aan bedrijfsleiders en medewerkers en stel vast dat er een aantal tips zijn die wel eens van pas kunnen komen. Ik deel ze graag met jou hieronder.

Thuiswerken is niet hetzelfde als werken op kantoor?

Ik heb het zelf lang niet zo leuk gevonden, dat thuiswerken, toen ik er in 2008 mee startte. Het was niet hetzelfde, en misschien denk jij dat nu ook. Vooraf had ik altijd een hele waslijst aan dingen die er wel door zouden vliegen als ik geen stoorzenders zou hebben. Dat was zo, maar aan de andere kant vond ik het lastiger om mezelf los te koppelen aan het einde van de dag. Ik presteerde dus vaak langere uren.

Een deel van de taken waren ook gewoon niet te doen op afstand, het was een hele klus om alles in te plannen, de juiste documenten heen en weer te sleuren enzovoort. Als je dat vandaag ervaart dan zegt dat iets over de manier waarop je digitale middelen inzet.

Door je werk anders in te richten kan je meer plaatsonafhankelijk gaan werken en vaak heeft dat ook een positieve impact op productiviteit. Bij mij leverde dat niet enkel op voor het bedrijf maar ook voor mezelf en ik wens jou hetzelfde! Daarom hier wat tips!

Tip 1: Richt je werkplek goed in.

Zorg ervoor dat je scherm, toetsenbord en muis op een correcte afstand staan en dat je een bureaustoel gebruikt. Dit om het risico op muisarm of RSI te verkleinen.

Tip 2: Neem een tweede scherm in dienst.

Een tweede scherm gebruiken kan je tot 10% tijd laten besparen (indien je de stappen hieronder volgt. Geen budget voor zo’n tweede scherm? Je kan zelfs je TV als tweede scherm gebruiken. Dat kan met de meeste hedendaagse TV’s wel. Je plugt een HDMI of VGA kabel in de poort om beiden te connecteren. (VGA naar VGA, HDMI naar HDMI maar ook VGA naar HDMI is mogelijk)
Op je TV kan het zijn dat je met de afstandsbediening de input moet wijzigen naar VGA of HDMI (de poort die je op de TV gebruikt).

Hoe ervoor zorgen dat je tweede scherm andere vensters toont dan het eerste?
Gebruik de toetsencombinatie windows + P.

Kan je niet correct van links naar rechts met je muis? Switch de beide schermen van plek.

Idealiter hebben beide schermen ongeveer dezelfde grootte, is je TV vele malen groter dan zou ik dit zelfs niet proberen.

Tip 3: Zet timers en las pauzes in.

Schat de duurtijd in die je nodig hebt om iets gedaan te krijgen en kap het vervolgens in stukken van 15-30 of maximum 60 minuten. Die timer is er bij mij vooral om me bij de les te houden. Ik kijk dan even wat ik al gedaan heb en loop even rond om te stretchen tussendoor.

Tip 4: Splits je to do’s op in categoriën.

Maak ook een categorie voor werk zonder internetconnectie en schakel die connectie dan ook effectief uit op het moment dat je met die categorie aan de slag gaat. Dit is ook iets wat op kantoor handig kan zijn om gefocust aan de slag te kunnen.

Tip 5: Gebruik een hoofdtelefoon om je van omgevingsgeluid af te schermen.

Tip 6: Online meetings? Bereid je voor.

Wekelijkse meetings, dagelijkse meetings,… challenge je team even: welke meetings doen er echt toe?
Vaak is het nuttiger om zeer korte meetings te hebben met 2 à 3 en dan een moment om naar de hele groep terug te koppelen. Asynchroon afstemmen dus en later terugkoppelen.
Zorg dat er een gedeeld document is waarop iedereen zijn punten aan kan vullen voor de vergadering. Stel concrete doelstellingen bij elk punt. Vul tijdens de vergadering aan wie welk punt zal opvolgen. Binnen Microsoft 365 kunnen OneNote en Planner geweldige tools blijken om dit op te volgen!

Tip 7: Stuur niet voor alles een mail.

Onderzoek wees uit dat we voor elke mail die we sturen we gemiddeld 1,4 mails terugkrijgen. Vandaag is dat in veel gevallen een extra uitdaging want ja, iedereen moet het weten dus zetten we die allemaal in CC.

Overweeg een alternatief zoals Teams om alle interne communicatie te voeren. Zo glipt er moeilijker een mail van een klant door de mazen van het net!

Tip 8: Commute of verplaats je naar je werk.

Ik merk dat ik productiever ben als ik doe alsof ik me naar het werk verplaats. Een bezoekje aan de bakker, een blokje om,… Mij helpt het om in en uit werkmodus te gaan.

Tip 9: Kom je dingen tegen die je “liever op kantoor” of “liever thuis” doet? Word er bewust van.

Heb je de vrijheid om te sleutelen aan hoe je werkt, dan kan je hier prioriteit aan geven en een oplossing zoeken die je meer vrijheid biedt  over waar je werkt. Het niet meer hoeven piekeren over waar je bent als je iets doet brengt je heel wat gemoedsrust. Dat kunnen soms hele kleine dingen zijn. Anders leren werken met je tools, een deel van een proces in vraag stellen. Zeker vandaag is er niet enkel bij jou veel veranderd op het werk. Door de werking in vraag te stellen en mee te zoeken naar oplossingen help je ook het bedrijf verder.

De digitale sherpa helpt je graag om plaatsonafhankelijk te gaan werken. Als jij opkijkt tegen een berg van digitalisering dan ga ik graag met jou op pad om hogere toppen te bereiken. Ook als je van thuis werkt. Benieuwd hoe ik dat doe? Dat laat ik je graag zien tijdens een sessie. Boek een eerste gratis sessie in, no strings attached!

Het bericht Thuiswerken droom of nachtmerrie? Een paar (productiviteits)tips verscheen eerst op Kanli.

Welke software hangt af van je doel:

• Interactie via microfoon ja/neen
• Zijn de deelnemers bekenden of niet (i.v.m. Privacy)
• Ga je live werken of niet

Het aanbod is bijzonder groot en er zijn ook een aantal verschillen tussen software voor online meetings, webinars, e-learning

Een aantal dingen lijken sterk op elkaar, toch zijn er gevoelige verschillen. In alle pakketten is de presentator in beeld, maar de deelnemers niet altijd. Wanneer je software kiest ga je best volgende dingen na:

• Wil je een online meeting of een webinar? Bij een meeting kunnen deelnemers met audio en/of video reageren. Bij een webinar niet.
• Bij een meeting kan iedereen ook tekstberichtjes sturen in de groep, bij een webinar kan je dit beperken zodat ze enkel met jou als presentator kunnen interageren.
• Wil je de deelnemers verbinden of net niet? Indien je het een meerwaarde vindt om mensen in contact te brengen met elkaar, kies dan voor een online meeting-tool.
• Kleine of grote groep? Bij groepen van meer dan 15 mensen kies je best voor een aangepaste tool, omdat interactie moeilijker wordt neem je eerder een webinar-tool of een online meetingtool waarbinnen je met break-out rooms kan werken
• Samen kunnen werken op een bestand tijdens de meeting of training? En moet je mekaars wijzigingen dan ook kunnen zien in real-time of werkt ieder op zijn/haar eigen exemplaar?

Download hier een samenvattend overzicht (geen mailadres nodig, je krijgt het meteen in handen).

Dan is er nog de hele set-up errond:

• Hoe zorg je dat mensen de weg vinden naar je webinar/e-learning?
• Waarmee zorg je voor interactie tijdens je webinar/meeting? Welke vragen of spel-elementen gebruik je hiervoor?
• Is de microfoon en camera van je laptop van voldoende kwaliteit. Tip: investeer vooral in de klank. Zorg dat je achtergrondgeluiden uitsluit.
• Denk aan je internetconnectie. Gebruik bij voorkeur de LAN-kabel ipv WI-FI.

Dat is de basis in een notendop. Zoals steeds heb jij dan verder de keuze. Veel tijd investeren in alles testen en uitzoeken of hulp zoeken. Als happy productivity trainer help ik je uiteraard graag wat sneller vooruit. Neem gerust contact op om te kijken hoe ik jou kan verder helpen.

Het bericht Webinar of online meeting: welke tool kiezen? verscheen eerst op Kanli.