De sync-knop in Teams en Sharepoint zal op termijn verdwijnen: wat te doen?

  • Post author:
  • Post category:Blog

Om makkelijker toegang te hebben tot bestanden in de cloud synchroniseren veel mensen de bestanden die in Teams of Sharepoint staan naar hun Windows Verkenner. Microsoft heeft nu plannen om dat binnenkort af te gaan voeren. Een verwittigd mens is er 2 waard! Hier lees je wat je best verandert.

Hoe weet je of je kan blijven werken zoals nu?

De Windows Verkenner wordt door velen “dat gele mapje” genoemd.

Wanneer je de File Explorer (Verkenner) open klikt zie je normaal een wolkje staan (van je gesyncte OneDrive) in de linkerkolom. Misschien is er daarnaast ook nog een icoon met een bedrijfsgebouw te zien. Dat laatste is de synchronisatie vanuit Teams/Sharepoint. Dat is wat ze van plan zijn af te voeren. 

 

Met sync naar Sharepoint/Teams

(Je ziet een bedrijfsgebouw, dat verdwijnt op termijn)

Enkel sync naar OneDrive

(Je ziet geen bedrijfsgebouw, je hoeft niks te doen en zal ook geen verandering merken)

 

Waarom verdwijnt de sync-knop?

Heel eerlijk, het had behoorlijk wat nadelen en risico’s.

  • Voor veel gebruikers was syncte niet altijd alles. De status kolom verdween dan plots.
  • Indien je van PC wisselde moest je dat op iedere PC/Mac weer gaan instellen en vanop je smartphone of tablet was het al helemaal sukkelen.
  • Om nog te zwijgen van de gebruikers waar IT dit instelde. Zij begrepen vaak niet dat het om een gesyncte map ging. “Oh zeg, zoveel bestanden die ik niet nodig heb…. Delete”. Gevolg: al die bestanden de vuilbak in voor heel het bedrijf.

Daar waar het alternatief weer een verandering is en dus niet perse enthousiasme zal opwekken lost het die problemen op.

Maar hoe ga je dan in de toekomst efficiënt werken?

Er is al een poos geleden een nieuwe knop beschikbaar in Teams/Sharepoint. Wanneer je een individueel bestand/map aanduidt kan je de link er naartoe gaan toevoegen aan je OneDrive. Doordat die op z’n beurt wel nog zal blijven syncen met je PC zal je toch nog vanuit je Verkenner kunnen blijven werken. Stop dus best nu al met het gebruik van de knop “Sync”

 
Gebruik niet langer de Sync-knop. Een snelkoppeling toevoegen aan OneDrive is handiger!

Het resultaat is dat in je OneDrive (en dus ook in je Verkenner) een link wordt geplaatst. Die herken je aan het icoontje met het kettinkje. Persoonlijk ga ik deze dan altijd hernoemen zodat voor mij duidelijk is over welke link het exact gaat.

Een link naar Sharepoint of Teams in je OneDrive heeft altijd een kettinkje op het mapje staan.

Uiteraard zijn er een paar tips mee te geven voor een vlottere omschakeling:

  • Update je “snelle toegang” of “quick access” om de dingen naar je hand te zetten. 
  • Hou gedeelde bestanden en persoonlijke bestanden apart voor je eigen comfort. De links komen automatisch in de hoofdmap van OneDrive terecht. Hernoem ze of verplaats ze zodat ze niet langer in “alfanumerieke willekeur” ergens tussen staan waar je elke keer weer moet zoeken.

Hiermee heb je alvast een stap gezet naar effectiever kunnen werken.

Ben je benieuwd hoe je jouw eigen takenpakket een pak comfortabeler kan maken door op een andere manier gebruik te maken van je PC? En dat terwijl ook je productiviteit stijgt? Aarzel zeker niet om een kennismakingsgesprek in te boeken!