Microsoft Teams is in veel bedrijven ingevoerd tijdens de Corona-pandemie. Vaak halsoverkop of (door de strot geramd) omdat een klant of leverancier er ook mee werkt. Vaak is het alleen bekend voor het online vergaderen. Toch is het veel meer dan dat.
In dit blogartikel focus ik op het bevorderen van een betere samenwerking met Microsoft Teams. Ik licht toe waarom ook jouw team baat kan hebben bij deze manier van werken en ik geef je ook 7 afspraken mee die je best in acht neemt.

Waarom Microsoft Teams gebruiken?

Waarom “nog een extra tool”? Om de gebreken van anderen recht te trekken voor de interne samenwerking. 😉

• Minder mail: Teams houdt communicatie per topic/project op 1 centrale plek bij. Bedenk even: 1 mail met 5 collega’s in CC wil zeggen dat elk van die ontvangers die mail moet klasseren of verwijderen. Ieder heeft daarbij zijn/haar eigen logica. Bij afwezigheden zitten de mails vast in de gebruikersaccount. Dit heeft nog heel wat andere neveneffecten die samengevat kunnen worden in: interne mail willen we zo veel mogelijk vermijden. Teams kan daarbij helpen.
• Bestanden op een centrale plek. Communicatie over projecten en opslag van bestanden gebeurt ook centraal (indien iedereen hier de mogelijkheden van kent). Met Sharepoint in combinatie met Outlook zat informatie vaak verspreid, dat wordt nu samen gebracht.
• Samenwerking op projectbasis vergemakkelijken. Teams heeft integraties klaarstaan voor verschillende doelen. Bijvoorbeeld om taken effectief te plannen en te zorgen dat het team geïnformeerd blijft. De rechten beheren op een server wanneer medewerkers meerdere rollen op zich nemen in meerdere projecten. In Teams is dit eenvoudiger.

Heeft Teams ook valkuilen?

Teams werkt zeker intuitief, alleen moet je je bewust blijven van het feit dat we onder mensen samenwerken. Ieder van ons ziet het misschien nét wat anders.
Een beetje naar analogie van de vroegere servers voor bestandsopslag. Als er geen boomstructuur werd bepaald aan het begin, dan eindigde dat in chaos.
Goede afspraken zijn ook binnen Teams belangrijk, ook binnen zelfsturende teams. Vaak krijg ik als sherpa de vraag:”welke regels of afspraken kunnen we binnen het team opzetten?”. Dat is waar ik graag dieper op inga.

De tweede valkuil is daar ook nauw aan verbonden: het beheersen en kennen van de mogelijkheden. Ja, Microsoft biedt je de kans een online trainingte volgen, maar jammer genoeg laat de vertaling te wensen over. Velen zijn auto-didact en net als met andere tools wordt de meerwaarde dus niet gehaald.

Welke afspraken kunnen best gemaakt worden?

1. Wie kan een openbaar of privé Team aanmaken?

Wanneer je een Team maakt moet je kiezen tussen privé en openbaar. In een openbaar team kan iedere medewerker van hetzelfde bedrijf zelf bepalen of hij/zij binnenwandelt om samen te werken. Er moeten geen rechten worden toegekend. Bij een privé Team zijn het de eigenaars die een lid kunnen toevoegen. Externen hebben altijd goedkeuring nodig.

Om een wildgroei aan Teams te voorkomen kan je best goede afspraken maken rond wie een Team kan maken en waarom. Zo voorkom je dat data en bestanden hopeloos verspreid geraken over verschillende omgevingen en dat niemand nog overzicht heeft.

2. Maak afspraken rond de benaming van de verschillende Teams en kanalen

Door de namen gestructureerd op te stellen zorg je ervoor dat bestaande groepen makkelijker terug gevonden worden. Een naam kan slechts een keer gebruikt worden binnen een organisatie. Hernoemen kan, maar gezien een team verbonden is aan kanalen, Sharepointsite(s), OneNote en Planner is het uitkijken hoe je het doet.

3. Minstens 2 eigenaars in elk Team: wie?

Ieder Team moet worden beheerd. Wanneer een beheerder met verlof is, is het soms een hele opluchting als een ander direct over kan nemen. Zorg dus voor een tweede eigenaar als “back-up”.

Hoewel alle leden standaard berichten kan plaatsen en samenwerken in Teams  kunnen enkel eigenaars andere leden toelaten op niet-openbare Teams.

Er zijn 3 groepen binnen elk Team: eigenaars, leden en gasten. Het is de eigenaar die bepaalt wat de anderen kunnen doen via instellingen. Je kan ook samenwerken met mensen uit andere organisaties en die kan je nooit eigenaar maken van een Team in jouw organisatie.

4. Privé kanalen zijn uitzonderingen

Een privé kanaal is slechts voor een gedeelte van de leden toegankelijk en wordt aangeduid met een hangslot naast de naam.

Wanneer je er een aanmaakt: wees je bewust dat dit achter de schermen een aparte opslaglocatie (Sharepointsite) aanmaakt en de transparantie in het team verkleint. De achterliggende structuur en het beheer wordt complexer.
Een privé-kanaal kan wel nuttig zijn in een Teams-omgeving waar ook externen tot een deel van de bestanden toegang moeten krijgen. Al kan je in zo’n geval ook een aparte Teams omgeving maken waarbij je de naam start met EXT zodat voor iedereen op ieder moment zeer duidelijk blijft of er externen meelezen of niet.

5. Reageer op belangrijke berichten om aan te geven dat je ze hebt gelezen

Er is geen leesbevestiging binnen Teams. Wanneer je moet weten of iedereen bepaalde info heeft gelezen kan je best vragen om bevestiging in de vorm van een emoji-reactie (rechtsbovenaan elk bericht mogelijk). Daarmee kan je snel opvolgen hoe het bericht wordt opgevolgd. Let wel! Spreek af wat iedere emoji precies betekent.

 

6. Gebruik (persoonlijke) mentions slim

Mentions zijn @ gevolgd door een naam. Vooral wanneer niet iedereen constant in Teams actief is is deze belangrijk.
Je kan de aandacht van collega’s trekken door deze “mentions”. De @ gevolgd door de naam van een gebruiker, een kanaal of een team. Dit zorgt ervoor dat berichten extra opvallen. Respectievelijk voor de genoemde gebruiker, de actieve gebruikers van het kanaal en van het team. Let wel op: wanneer alles als belangrijk is aangeduid valt er opnieuw niks meer op, dus gebruik met mate! Wie een actieve gebruiker is hangt af van de instellingen binnen de groep maar ook individueel. Zie ook tip 7.

7. Beheer je notificaties

Wanneer iemand jou vermeld heeft (“mentioned”) dan krijg je hier een verwittiging over. Of je ook notificaties krijgt bij de vermeldingen van een kanaal of het team ontvangt en hoe, dat kan je bepalen in de instellingen.

Als iedereen hier zomaar zijn zin mee doet dan ben je nooit zeker wie wat ziet, afspraken kunnen ook hier handig zijn.

Conclusie

Wanneer je iedereen bewustmaakt over deze 7 punten vermijd je al heel wat ongemakken.

Ik gebruik Teams al sinds 2018 en ik kan niet meer zonder!
Toch ben ik ervan overtuigd dat het succes of falen ervan nauw zijn verbonden met de communicatie en training binnen een team. Teams is ontwikkeld om de communicatie te vergemakkelijken, maar dat doe je niet alleen. Waarvoor maken we een team aan? Wie wordt lid? Wat communiceren we waar? enz.

Starten met Teams is het ideale moment om de interne processen verder te stroomlijnen en naar een hoger niveau te tillen! Tijdens sherpa-trajecten binnen kleine en middelgrote organisaties gaan we er mee aan de slag. Dan kijken we met een team naar de interne processen, de communicatie en de verbeterpunten. Kan Teams effectief soelaas brengen en wat zijn dan de aandachtspunten? Daarvoor is het handig een ervaringsdeskundige aan boord te hebben zodat je het sneller efficiënter kan gebruiken.

Wil jij graag hulp? Plan vrijblijvend een kennismakingsgesprek in!