De kerstlijst

De periode van overvloed komt er weer aan. Die periode waarin we overspoeld worden met alles. Ik wil met jou vooral graag groeikansen delen. En dus begin ik er dit jaar vroeger aan dan al de anderen.

Hoe? Ik bezorg je een lijstje met boeken die me de afgelopen jaren hebben geïnspireerd in mijn ondernemerschap (of in mijn persoonlijke groei).

Maar om hier zomaar een hele lijst te lezen heb je wellicht geen tijd.

Daarom doe ik er als digital sherpa een schepje bovenop! Bij elk boek heb ik een aantal trefwoorden gezet. Dingen waarbij die boeken mij hebben geholpen. Als jij nu CTRL+F (Cmd+F op Mac) klikt en dan een trefwoord intikt  waarover je meer wil weten + enter dan brengt je PC je meteen waar je zijn moet.

De Harada methode
Takeshi Harada, Norman bodek, Jim Lippens
Deze mocht absoluut niet ontbreken!
Als ik effectief helemaal alleen op pelgrimstocht ben gegaan het afgelopen jaar dan is dat dankzij Harada.
En dan zijn er nog een aantal positieve bijwerkingen die ik nog niet heb vermeld, waaronder grotere dromen benoemen en na beginnen jagen.
Grotere doelen stellen en halen. Dit is de basis waarmee ik in 2019 mijn grenzen verlegde
Het oneindige spel
Simon Sinek
Het Purpose Driven Leadership event met Simon Sinek bijwonen was absoluut één van de hoogtepunten van dit jaar.
Wat Sinek verkondigt in dit boek is absoluut waar ik in geloof.
Ik ben hier voor het oneindige spel by the way. Klanten die die visie delen kan ik veel beter helpen groeien.
2019. Persoonlijke groei leiderschap business motiveren
2 Second Lean

Paul Akers

Hoe de juiste mindset je productiviteit iedere dag kan verbeteren.
Gratis download van op de website van Paul Akers himself.
Ook rond Lean Reizen schreef hij een boek dat hij gratis ter beschikking stelde. En ja, Japan speelt een rol.
De online marketingmachine : wat elke zzp'er moet weten over online marketing, Bart van den Belt Het mag dan geschreven zijn voor ZZP'ers, voor mij is dit boek een mooie bloemlezing van wat een doorsnee zelfstandig best zou weten rond sociale media.
Zelfstandige zonder personeelMarketingstrategieOnline
The Big Leap Gay Hendrickx Mijn business coach heeft bijna een jaar lang gezegd dat ik dit boek eens beter zou lezen. Ze had 100% gelijk.
Voor mij een van de hoekstenen om te werken aan je persoonlijke groei als ondernemer.tijd, angsten overwinnen
mindset
Good to Great Jim Collins In 2016 trok ik de deur van de corporates als werknemer achter me toe.
Voor mij nam de onwerkbaarheid evenredig toe met de grootte van een organisatie.
Intussen heb ik mijn mening enigzins moeten herzien. Ik kom steeds vaker organisaties tegen die het anders aanpakken en waar ik met plezier een bijdrage lever aan hun verdere groei.
In dit boek vind je een aantal kenmerken terug van inspirerende omgevingen.
Waarom een goede werkgever zijn als je een geweldige kan worden?
grote organisaties vertrouwen groei business
sterke teams bouwen
Eindelijk eigen baas : 13 verrassende adviezen voor wie droomt van een eigen zaak
Gunnar Michielssen
Dit boek is al iets ouder en dus is er een hoofdstuk of 2 minder van toepassing. Toch hebben deze verhalen in 2015 bijgedragen aan het vertrouwen dat ik nodig had om echt te starten
Life is a game
Jan Vermeiren
2015. Boek wat geregeld opnieuw wordt opgediept.
Het leven is een spel, je kan er maar beter plezier aan beleven.
Persoonlijke groei. Mindset.
The Compassionate Leader
Jan Vermeiren
De technieken in dit boek had ik graag gekend toen in management assistant was.
Je herkent misschien ook wel de situatie waarin iemand bij jou komt klagen/uithuilen en daarbij duidelijk wordt dat er hulp van jou wordt verwacht.
Netelige situatie? Niet meer als je de compassion technique kan aanbieden.
2019. Boek met technieken die je helpen met stress en conflicten om te gaan.
Profit First
Mike Michalowicz
Voor mij het verschil tussen financiële stress en kunnen groeien. Winstoptimalisatie belastingen geld verdelen

Ik wens je bij deze alvast een inspirerende tijd toe en hopelijk kruisen onze paden (terug) in 2020!
Aarzel niet om me te volgen op LinkedIn of Facebook.


5 proefsessies digital sherpa, wees er snel bij

“Mijn job doe ik al 20 jaar dolgraag. En toch, al die nieuwe digitale toepassingen die ik erbij krijg de laatste tijd... daar krijg ik echt stress van. Gelukkig ben jij er nu!”

Aan het woord een van de cursisten die een afspraak maakte met mij, digital sherpa. De omschakeling naar O365 was de druppel geweest. Wat stond nu precies waar en waar stond het veilig. Heel eenvoudige vragen, met vrij eenvoudige antwoorden. Maar zolang niemand je dat vertelt...

Omdat ik merk dat er heel wat mensen zijn met een gelijkaardig gevoel én omdat het schooljaar pas begonnen is, heb ik beslist om voor gelijke onderwijskansen te gaan. 😉

Ik geef 5 proefsessies digital sherpa weg. Zo kan ik ook jou helpen om digitaal wat wijzer te worden. Enkele mogelijkheden:

  • tips en tricks aangereikt krijgen rond efficiënt mailbeheer
  • eindelijk snappen wat die cloud nu feitelijk is
  • vlotter een presentatie in elkaar te steken
  • dat ene probleempje in Excel nu eindelijk uitklaren

Een proefsessie digital sherpa is 1u begeleiding. Helemaal gratis en boordevol tips en tricks. Ik steek er zoveel in als er in kan.

Wie weet ben jij de volgende die opnieuw wat meer rust vindt op het werk door 1 uurtje digital sherpa. Ik gun het jou!

Waag je kans tot einde november en maak een afspraak hier. Geef een korte context van je vraag mee en dan hoor je van me!


Blij zijn met een service en niet mogen betalen

Yeah, I know, het klinkt heel raar want komaan, als je iets supergoed zomaar krijgt. Who cares? Dan geniet je er toch dubbel van?

Ben je zeker?

Ik koop iets aan en ben tevreden met mijn aankoop. Dan is de kans vrij groot dat ik dat ook in de toekomst wil doen. Maar er komt niet direct een factuur…

  • De ander kiest er dus voor langer op zijn/haar centen te wachten. Gevolg voor de cashflow?
  • Als ik in regie moest betalen moet ik dus bij blijven houden hoeveel tijd er gepresteerd is tot er gefactureerd is. Ik vind dat als klant niet fijn.
  • De kans bestaat dat we het allebei vergeten en dat ik veel meer moeite moeten doen om de factuur te controleren. Bijgevolg is de kans veel groter dat het nog langer duurt eer ik betaal.
  • Als ik later betaal raakt de ander misschien in financiële moeilijkheden.

Kortom: veel gedoe voor iets wat maar 5 minuten hoeft te duren. Vaak letterlijk. Tenminste als je jezelf als ondernemer gunt om het vlot te laten lopen. Dat kan al vanaf 17 EUR/m en dat levert al gauw een veelvoud op in uitgespaarde tijd en financiële gemoedsrust (cashflow).

Kortom: jij bent het waard om correct en tijdig betaald te worden. Factureer dus meteen. Zo eerlijk is de deal.

Maak je op dit ogenblik je facturen op in Excel of Word? Neem dan eens een gratis test-account bij Billit

Billit is een Belgische tool die het meest compatibel is. Veel andere systemen "ketenen" je als het ware aan je boekhouder. Als je wil overstappen moet je ook van systeem veranderen of een andere boekhouder zoeken die hetzelfde systeem gebruikt. Billit bied je onder meer de mogelijkheid om een klant aan te maken op basis van BTWnummer. Billit haalt automatisch alle overige gegevens op uit de KBO.
Ook iedere maand automatisch factureren is mogelijk met deze tool.

Wil je meer weten over digitaal factureren? Op 12/11/2019 geef ik er een Masterclass rond in Gent. Meer info? sara@kanli.be

Wil je hulp bij het opstarten van online factureren? Dan ben ik er graag voor je!


Tot 30% tijdswinst mogelijk op PC… een paar tips

Volgens verschillende onderzoeken gaat er bij het werken op PC heel wat tijd verloren. Zo zou er tot 20% van de tijd dagelijks opgaan aan het zoeken naar bestanden en informatie op PC. Goed nieuws! Dat betekent dat er ook heel wat tijd te winnen valt. In deze blog deel ik graag een aantal minder bekende eigenschappen van Windows waarmee je het jezelf makkelijker kan maken.

Meerdere schermen naast elkaar

Het gebruiken van verschillende schermen kan een tijdswinst van 10% opleveren. Financieel en ecologisch zijn er ook verschuivingen. Vaak gebruik je een tweede fysieke scherm immers om informatie te vergelijken of te verplaatsen van 1 applicatie naar een andere. Met slechts 1 scherm moet je dan veel meer klikken en/of ga je de informatie printen om vervolgens af te stippen. Dat is niet langer nodig, ook wanneer je geen tweede monitor aan kan sluiten kan je in Windows 7 en 10 makkelijk 2 applicaties naast elkaar kan gebruiken.

Dat kan met de toetsencombinatie Windows + --> of Windows + <--. Op Windows 10 krijg je dan in de andere helft van je scherm de programma's te zien die actief zijn. Klik er een aan en dit vult de tweede helft van je scherm.

Heb je voor één van beiden toch iets meer nodig dan de helft? Geen probleem. Doorloop eerst de voorgaande stappen en versleep dan de scheiding tussen beide vensters.

De miskende tijdswinst van Verkenner/Explorer

De meesten onder ons leerden eerder als autodidact op de computer werken en als we al een opleiding volgen dat is dat vaak voor een programma, zelden voor een besturingssysteem. Het is dan ook in tools als Windows Verkenner/Explorer dat er vaak heel wat tijd te besparen valt.

Sneller veelgebruikte mappen terugvinden

Wanneer je de Verkenner/Explorer opent heb je bovenin Quick Access/Snelle toegang staan. Wist je dat je deze lijst kan personaliseren en er shortcuts naar de mappen kan plaatsen die je het vaakst gebruikt?

Ga in de boomstructuur naar de map die je vast in deze lijst wil zien staan en klik rechts. Kies voor "toevoegen aan snelle toegang" of "Pin to Quick Access".

Uit elk bestand inhoud moeten checken of overnemen voor een lijst met 100 scans? Preview of voorvertoning aanzetten in Explorer/Verkenner

Ken je dat? Er is bvb een reeks gescande werkbonnen en je moet van elke werkbon de gegevens halen voor facturatie. Traditioneel open je elk bestand afzonderlijk, wacht je tot het programma opent en het beeld wordt geladen. Je typt de info over en sluit het bestand. Idem voor alle volgende. En na een 10-tal lijnen begin je dan te twijfelen waar je gebleven was en is het monnikenwerk geworden.

Niet langer nodig dankzij preview of voorvertoning in Explorer/Verkenner. Wanneer je deze functie actief hebt klik je een bestand aan (PDF,Word, Excel, Powerpoint of afbeelding) en rechts kan je het alvast zien. Getypte tekst kan je in dit scherm selecteren en kopiëren naar een ander programma. Je zal zien, nooit meer twijfelen waar je gebleven was in de lijst met bestanden.

Een bestand diep in de boomstructuur op je PC sneller openen?

Tik op de Windows-knop op je toetsenbord (= klikken op het vergrootglas onderin links) en typ de naam in van het bestand dat je wil openen, Windows zoekt het zo voor je op! (Let wel: doorzoekt enkel offline bestanden)

Er staan verschillende versies van een bestand, hoe weet ik welke de recentste is?

Wanneer je met O365 werkt is er goed nieuws voor de toekomst: versie beheer door in de naam van je bestand v1,v2 toe te voegen is vaak niet meer nodig. In O365 zit immers versiebeheer waardoor je op elk moment terug kan keren naar een vorige versie van een zelfde bestand. Zo raak je de vorige versie niet kwijt maar hoeft er ook niemand meer te twijfelen of hij/zij nu wel op de juiste versie werkt.

En voor de bestanden die er vandaag staan? Neem zo snel mogelijk de tijd om even uit te vissen welke nu de juiste is en verplaats de oude naar een archief (of misschien zelfs definitief naar de vuilbak?)

Let wel! Je kan niet zien welke wijzigingen er geweest zijn voor het “opslaan als”. Dit wordt aanzien als een nieuw bestand.

Uiteraard zijn er nog vele andere manieren om slimmer te werken op PC.

Hier kreeg je de tips waar cursisten recent het meest enthousiast op reageerden. Omdat ze niet enkel tijd maar ook stress en frustratie uitspaarden.

Heb jij hier alvast wat tips uit meegepikt? Vergeet ze dan vooral niet te delen met collega’s! Andere slimme tips en ideetjes? Deel ze gerust in de racties!

3 minuten tijd besparen elke dag levert je op jaarbasis 1 werkdag op! (Of wordt dat dan toch eerder een dagje verlof?)

Tijd om nog meer tijd te maken? Overweeg dan eens een dagje digital sherpa in je bedrijf!

Iedereen kan een moment inplannen om zijn/haar vragen en/of frustraties in Office voor te leggen. We kijken samen naar de concrete case. Onze digital sherpa leert je praktische vaardigheden binnen je eigen praktijk en denkt met plezier mee hoe het met kleine aanpassingen misschien nog wat vlotter kan!


Reistips voor minder stoorzenders onderweg

Als ondernemer (maar ook als betrokken professional) heb je wellicht heel wat werk-gerelateerde apps op je smartphone staan. Iets wat niet echt helpt om van je vakantie te genieten.

Denk aan:

- de meldingen bij elke mail

- bij elk bericht op sociale media

- elke inkomende oproep (inclusief de telemarketing van deze wereld)

... tijdens die geweldige activiteit met je gezin. Dat wil je toch niet?

Maar wat kan je precies doen (zonder je smartphone thuis te laten)? Je wil immers wel nog vakantiekiekjes kunnen schieten, right?

Stel "niet storen" in

Niet storen is doorheen het jaar al handig om geen "pling"-meldingen te krijgen tijdens de nacht. Op vakantie raad ik aan om even te overwegen of je zomaar door iedereen wil gebeld worden.

Is dat niet zo? Maak een lijstje met personen van wie je geen oproep wil missen. Zet deze contacten in je smartphone als favorieten en stel vervolgens de niet storen functie in zodat enkel je favorieten je kunnen bereiken op verlof. De anderen zullen op je voicemail terechtkomen.

Stel "Schermtijd" in (op iPhone en iPad) of op Android Digital wellbeing

Met die app kan je uren instellen binnen dewelke je slechts beperkt apps kan gebruiken. Vergeet je camera niet actief te houden ;-)

Om het jezelf makkelijk te maken kan je deze instellen van bvb 10:00-9:59 dan staat dit de hele dag aan en hoef je geen tijd vrij te maken voor verdere ingrepen.

Wel eraan denken om heel bewust om te gaan met je toestel. Als je de gewoonte kweekt om toch de "verboden" apps te gaan gebruiken door de schermtijdmeldingen weg te klikken klik je jezelf naar die gewoonte en uiteindelijk naar verslaving!

Android gebruikers moeten eerst de app "digital wellbeing" uit de Playstore installeren om een soortgelijk effect te krijgen.

Moet je voicemail anders worden ingesteld?

Je kan er tijdens je verlof voor kiezen om op mails automatisch te antwoorden met een afwezigheidsbericht. Maar je zou ook iets soortgelijks kunnen doen met je voicemail.

TIP: vergeet niet om na je verlof je oude voicemail-boodschap weer actief te zetten!

Of schakel oproepen door

Bij de meeste providers kan je er ook voor kiezen je oproepen tijdelijk door te schakelen na een aantal beltonen. Wat gebeurt er in combinatie met niet storen? Mensen die niet in je favorieten staan hoor jij dan niet bellen maar krijgen mogelijk wel iemand op kantoor aan de lijn.

Orange oproepen doorschakelen

Proximus oproepen doorschakelen

Telenet doorschakelen

Kijk eens kritisch naar de meldingen

Van welke apps heb je de meldingen echt nodig? Wat moet je instant weten?
Zet zoveel mogelijk meldingen uit. Dat kan op elke smartphone worden ingesteld voor iedere app afzonderlijk. Zodat je minder wordt afgeleid. Elke dag, maar zeker ook op reis.

Log uit bij apps waar je moeilijk afscheid van kan nemen

Door uit te loggen (en eventueel zelfs het paswoord extra veilig te veranderen voor vertrek) maak je het onmogelijk om die app op verlof te gebruiken.

Overweeg om een aantal apps te verwijderen

Neem de tijd om even door je apps te gaan en verwijder die die niet nodig zijn. Herinstalleren kan altijd maar dan kom je al minder in de verleiding om ze onderweg te gebruiken. Zo maak je meteen ook wat plaats vrij op je telefoon.

Zorg dat je de apps hebt die je echt niet wil missen op reis!

Ik vertel er alles over in de video die ik deelde in mijn Facebookgroep. Die kan jij ook bekijken als je even lid wordt van Kanli's backoffice

Ik wens je alvast een fijne vakantie toe!

Hulp nodig bij het instellen van dit alles? Contacteer me gerust voor assistentie!


Hoe 20% van de werktijd ook bij jouw bedrijf verloren dreigt te gaan

Ik stel vast dat steeds meer cursisten het zoeken naar informatie en bestanden (intern) als een stress-factor benoemen. Niet heel verrassend als het onderzoek rond productiviteit bij kenniswerkers al eerder je pad kruiste.

De onzichtbare boosdoener

Onderzoeken bij werknemers in de VS in 2012 (McKinsey) en 2018 (IDC) toonden aan dat:
• 20-30% van de werktijd wordt gespendeerd aan het bijeen rapen van informatie (op 5 FTE's is het dus alsof eentje full-time op zoek is zonder iets bij te dragen)
• 49% van de deelnemers zegt last te hebben om documenten terug te vinden
• 43% van de deelnemers heeft problemen met rechten op documenten
• 33% van de deelnemers heeft last om een juiste versie terug te vinden

In 2013 klonk het nog als erg bij de haren getrokken, maar intussen kijk ik er anders tegenaan. Uiteraard gaan mensen eerst zelf op zoek. Je wil toch niet iedere 5 minuten bij een leidinggevende of collega gaan voor info? "Wat gaan ze dan niet denken? Straks sta ik vooraan de lijst als er een herstructurering komt"
Het probleem en het stilzwijgen is volgens mijn ervaring ook vaak evenredig aan de omvang van de organisatie.

Tot je individueel aan de slag gaat

Ik kom ze wekelijks tegen als digital coach: de mensen die niet meer weten van welk hout pijlen maken omdat ze er steeds langer over doen om info of bestanden terug te vinden. Maar ik ben er ook van overtuigd dat het probleem quasi onzichtbaar is voor leidinggevenden. Al zouden gestegen backlog en ziekteverzuim (sinds een software-migratie) duidelijke KPI's kunnen zijn.

De link tussen backlog en digitalisatie

"Ja maar, ik heb net een nieuw systeem in gebruik genomen dat mijn medewerkers helpt hun job efficiënter te doen."
Ik geloof in je intentie, maar ik vrees dat het anders uitpakt als er geen uitleg mee gepaard gaat.
Ik zie namelijk met de regelmaat van de klok medewerkers die naar hun leidinggevende toe niet zouden willen toegeven hoe erg het gesteld is.
Ze zien de toegevoegde waarde van de nieuwe tool niet. Niet voor hun rol binnen het bedrijf en ook voor de klant niet. Dit lijkt op het eerste zicht misschien irrelevant, maar laat me even een voorbeeld nemen om te illustreren wat er gebeurt met de ROI.
Ik zie het vaker wanneer er gemigreerd wordt naar Windows 10 in combinatie met Office 365:
• IT: oei, oei, ik heb nu al zoveel calls op de helpdesk. Ik zal maar gauw over dat online gedeelte zwijgen.
• Gebruiker A: weer een nieuwe versie. Pfff… oei, maar wacht eens even… Huh? Dat bestand had ik toch hier lokaal opgeslagen? Ik kan er niet meer uit wijs. Ik zet vanaf nu alles op mijn desktop (NVDR: geen alleenstaand geval! Dit is niet goed voor de levensduur van hardware en er wordt meestal ook geen back-up genomen)
• Gebruiker B: de collega's zijn echt wel niet mee… nu hebben we eindelijk iets waar we makkelijker mee samen kunnen werken en nu kan ik het niet inzetten omdat de collega's er niet mee vertrouwd zijn. Ik ben het strijden beu.

Mensen blijven dus werken zoals ze altijd hebben gewerkt

Gevolg: er zijn heel performante tools in huis gehaald om samen te werken, maar de oplossingen die ze bieden worden amper gebruikt:
• Versiebeheer wordt niet gebruikt, dus massa's bestanden met 90% zelfde inhoud (en servers die nog maar eens plaats te kort hebben). En dé tijdsverslinder is er ook bij: "Is dit nu de laatste versie?"
• Samenwerken op bestanden wordt niet gebruikt en dus gaat er veel tijd verloren aan over en weer sturen van bestanden. Extra mails, extra data op de servers, extra verwarring.
• Ook intern blijft men bestanden delen als bijlage. Zwaardere maiboxen en meer twijfels over versiebeheer als gevolg. Terwijl het vanop de server/cloud vaak kan beveiligd en gedeeld worden waardoor de laatste cijfers steeds direct voor iedereen beschikbaar zijn.

Hoe krijg je daar verandering in?

Vraag welke documenten/bestanden/info het vaakst wordt gezocht en vertrek daaruit.

  • Zorg dat er zo min mogelijk aparte lijsten up-to-date moeten worden gehouden. Bevat de ene lijst A en B en de andere A en C waarom dan niet 1 lijst met A en B en C?
  • Verwijder irrelevante bestanden en lijsten (of archiveer ze op een plek waar anderen geen toegang meer hebben, zodat ze geen 5 versies hoeven doornemen).
  • Geef bestanden een duidelijke en logisch opgebouwde bestandsnaam. Communiceer ook rond deze logica en verwacht van elk teamlid dat ze dezelfde logica hanteren.
  • Deel informatie intern zo min mogelijk via bijlages (mail), deel ze door andere gebruikers rechten toe te kennen (indien je O365 hebt).
  • Wat is volgens de medewerker een logische plek om deze info te zoeken? M.a.w. welke verschillen in logica zijn er te vinden en hoe kan je zorgen dat jullie beiden vinden wat jullie zoeken?
  • Zorg voor specifieke en gerichte IT-vaardigheid voor elke medewerker. Zorg dat ze de visie achter de opbouw van de IT-infrastructuur kennen zodat ze gerichter kunnen zoeken en zorg dat hun zoekvaardigheid op punt staat.

PS: er is een verschil tussen bestanden gedeeld op Sharepoint of op een gedeelde schijf op de server. Deze vragen beiden om een iets andere aanpak bij het zoeken.

Stel jij vast dat er nood is aan training of hulp bij het vastleggen van interne afspraken? Kunnen je medewerkers ondersteuning gebruiken om anders te kijken naar de manier waarop ze digitale tools inzetten?
Neem dan contact op, ik help je graag op pad.


Efficiënt mailbeheer: Focus op klanten in je mailbox

Je mailbox opendoen en op zoek moeten naar de mails van klanten tussen alle nieuwsbrieven. Ken je dat?
Vaak is dit nog net iets erger in periodes zoals nieuwjaar, de traditionele momenten waarop iedereen besluit een mailtje te sturen.

Uiteraard is het best om meteen uit te schrijven wanneer nieuwsbrieven geen enkele meerwaarde bieden. Maar geef toe, er zijn er ook hele waardevolle.

Alleen wil je ZELF beslissen WANNEER je ze leest.

Je hebt misschien ook al meegemaakt dat je over een belangrijke mail had overgekeken omdat die tussen de nieuwsbrieven was terechtgekomen.

Hoe zou het zijn indien je een map had waar alle nieuwsbrieven in terecht zouden komen zodat ze je niet langer afleiden? Zodat je een moment kan voorzien om ze door te nemen. Net zoals je vroeger de krant bewaarde voor een vast moment.

Er zijn, afhankelijk van je mailprogramma, verschillende manieren om dit te realiseren. Eentje daarvan is het gebruik van regels.

In volgende video toon ik hoe je regels kan toepassen in Outlook. Uiteraard is het bij het toepassen ervan belangrijk om stil te staan bij het feit dat regels enkel doen wat je hen vraagt. Als je zegt dat alle mails met uitschrijven in de tekst naar de prullenbak moeten dan zal dat ook zo zijn voor de mail waarin melding wordt gemaakt van het "uitschrijven van diploma's". Vandaar ook dat je bvb mailadressen van afzenders als bijkomende voorwaarde kan toepassen.

Regels of rules bestaan ook in diverse andere mailprogramma's. Dat werkt op een gelijkaardige manier.

 

Succes! Vragen en feedback zijn meer dan welkom.

Wil je dit soort tips ook in je eigen TO READ-map ontvangen? Hier kan je terecht om dat te fixen.


Jouw veiligheid online

Hoe je (bedrijfs)gegevens beschermen tegen “cybercriminaliteit” (phishing en andere)?

Velen leggen hun online veiligheid volledig en blindelings in de handen van een IT’er… in de praktijk is het echter vaak een handeling van een gebruiker die zorgt voor schade aan IT-infrastructuur, verloren bestanden, gehackte sites enz…

Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn PC een veilige(re) plek wordt of blijft? Hierbij alvast de overwegingen die ik maak als eindgebruiker…

Laat je niet strikken! Blijf alert!

Of het nu om een e-mail gaat, een link op een site die je voor het eerst bezoekt, een bericht op een sociaal netwerk… blijf op je hoede… als het te mooi klinkt om waar te zijn dan is de kans ook groot dat het niet waar is…
Maar ook: als je bank vraagt om gegevens via mail, geloof me… die vragen dat niet via mail, noch aan de telefoon of via SMS trouwens… als het vreemd lijkt dan is het vaak niet veilig.

Als het dringend is, werd je waarschijnlijk gebeld

Als je mails krijgt van personen of adressen die je totaal niet kent om je bij hoogdringendheid iets te vragen m.b.t. je persoonlijke toestand, je persoonlijke gegevens of die van een naaste… Als het hoogdringend zou zijn dan hadden ze wellicht gebeld, laat je niet overhaasten! Check eerst het mailadres. Twijfel je nog? Bel de persoon in kwestie op of contacteer hem via een ander kanaal… mogelijk is zijn/haar account gehackt.

Check op taalfouten

Wanneer er tik-en taalfouten in e-mails en advertenties staan dan is dat zeker een reden om extra alert te zijn… Tegenwoordig zijn de meeste pogingen quasi taalfoutloos.

Verwacht je geen bijlage? Open er dan ook geen

Wanneer er in de tekst van een e-mail niet wordt verwezen naar een bijlage dan is er kans dat het om een onveilige bijlage gaat. Open ze niet, of bel even met de afzender om te checken of hij die bijlage bewust heeft toegevoegd. Als dat niet het geval is … dan vertrekt er van zijn kant mogelijk met elke mail een geïnfecteerd bestandje, hij kan er maar beter dankbaar voor zijn dat jij dat even meldt…
Krijg je een mail met video, open die niet. Video versturen via mail is achterhaald en vaak het vehikel voor virussen en dergelijke.

Analyseer hyperlinks

Een mooi voorbeeld is de link in de SMS die ik in deze post toevoegde. Als je goed leest zie je argentabe.be. Dat is dus niet Argenta zelf.
Ook in mails en online kan je links checken voor je klikt. Wanneer je boven een hyperlink staat met je muis kan je zien naar welk adres de hyperlink je zal leiden. Als dat adres je naar een vreemd adres zou leiden. Klik er dan niet op.
Ik weet het, op mobiele toestellen is dit iets uitdagender… in dat geval geldt vooral eerst regel 1: het kan best wachten tot je een PC hebt opgestart.

Veilige connecties

Vul persoonlijke gegevens enkel in op een website wanneer je via een beveiligde connectie surft. Dit kan je nagaan in de adresbalk van je browser.

"https://" is een beveiligde connectie, "http://" niet.

Wifi en veiligheid

Openbare Wifi is misschien handig, maar niet altijd zo veilig. Door via VPN (Virtual Private Network, een persoonlijke en beveiligde connectie) te werken kan je de veiligheid verhogen. Hoe je dat doet lees je hier).

Check profielen

Aanvaard op sociale media niet zomaar elk verzoek om te connecteren. Er zijn mensen die profielen nabootsen om je nadien te proberen oplichten. Zo kreeg ik ooit ene vriendschapsverzoek van een “kennis”. 1 typfout in de naam, profielfoto was wel dezelfde, maar geen enkele post of persoonlijke info… ik rook dus onraad… misschien toch gewoon een tweede profiel om een onderscheid te maken tussen vriendenkringen? Meteen na het accepteren een persoonlijk bericht. Dat ze in het buitenland vastzat, de familie niet te bereiken was en dringend geld nodig had om er levend uit te geraken… ja, tarara…
Wat doe je dan wel als je zo’n verzoek ontvangt? Bezoek eerst het profiel van de aanvrager. Indien er geen posts noch persoonlijke info beschikbaar zijn dan is de kans groot dat het een oplichter is. Op LinkedIn is het vaak zo dat het profiel zelfs al weg is tegen de tijd dat je het profiel open klikt…
Wordt iemand zijn identiteit misbruikt? Breng die persoon hiervan op de hoogte. Bij LinkedIn en Facebook kunnen zij dit aanklagen, maar laat vooral ook niet na om klacht in te dienen…

Gebruik een veilig paswoord

Een veilig paswoord bevat hoofd- en kleine letters, cijfers en speciale tekens en is minstens 7 tekens lang. Een paswoord is pas veilig als je het ook veilig houdt… Een paswoord dat je gebruikt op veilige connecties (https://) gebruik je beter niet via onveilige connecties (http://). Je kan beter meer dan 1 paswoord hebben en ze ook regelmatig veranderen. Hou ze ook niet bij in eenvoudige lijstjes…

Maak een reservekopie

Vergeet je anti-virussoftware niet bij te werken en hou ook back-ups bij. Als er dan toch iets gebeurt blijft de schade toch beperkter… Indien je opteert voor back-ups in de “cloud”… check even de kleine lettertjes… Wat garanderen ze wel en wat niet? Waar staan de servers? Hoe kan je een back-up terugplaatsen?

Vergeet niet af te melden

Wanneer je gebruik maakt van iemand anders z’n computer, of wanneer je je computer en/of gebruikersnaam soms moet delen… vergeet niet af te melden van diensten als Facebook, Gmail en andere sociale media. Zodra de ander aanlogt op je PC kan hij anders meteen in je account (zonder dat hij/zij je paswoord kent!).

Spam voorkomen

Ook om spam te voorkomen ben jij je grootste vijand en je beste vriend… Om gratis spullen te downloaden, deel te nemen aan wedstrijden,… gebruik een tweede account.

Test je kennis in de praktijk

Deze post zal je nog geen expert maken in de materie, maar als je bovenstaande tips toepast is de kans al wat kleiner dat je het slachtoffer wordt van cybercriminelen… Testen of je malafide-mails herkent? Doe de phishing-test

 

Heb je feedback of wil je meer?

Tot zover mijn trucjes voor een veiliger online bestaan… maar deze lijst heeft zeker niet de pretentie exhaustief te zijn… Heb jij nog tips? Post ze gerust hieronder!

Wil jij als ondernemer of ondernemende medewerker je vaardigheden op PC versterken?  Abonneer je dan op deze blog om meer tips te ontvangen, schrijf je in voor een geplande opleiding of neem contact op voor een persoonlijk traject!


Hoe als solo-ondernemer niet verzuipen tussen je verschillende mailadressen? 7 Tips / overwegingen.

Je hebt meerdere mailadressen.

1 vanuit je studententijd. Bij je internetabonnement kreeg je er nog een mailadres bij. Toen je met je zaak startte kwam er een domeinnaam en een bijhorend mailadres bij. En misschien heb je nog een aantal freelance opdrachten waarvoor je ook een mailadres ter beschikking hebt. En dan komt het… oh my… wat een gedoe!

Het is deel van mijn verhaal, maar ook dat van Sophie. Zij contacteerde me met haar vraag. Ik verpak het antwoord in de vorm van een non-exhaustieve lijst met tips en overwegingen die ook jou kunnen helpen om de ideale oplossing te vinden in jouw geval.

1: Denk kritisch na

- Hoeveel van die mailadressen gebruik je nog daadwerkelijk? Diegene die je zo kan elimineren moet je gewoon niet meer willen
- Let wel op met accounts afsluiten! Denk erom dat heel wat diensten werken o.b.v. mailadressen om in te loggen. Zorg dus dat je je accounts op andere diensten zoals LinkedIn, Facebook en co niet blokkeert omdat je het mailadres niet meer hebt…

Door enkel accounts in stand te houden die je nog effectief gebruikt maak je jezelf het leven makkelijker.

2: Bedenk wanneer en met welke toestellen je de mails moet/wil kunnen lezen

  • Afhankelijk van de afspraken met je opdrachtgever zal je al dan niet continu bereikbaar willen/moeten zijn.
  • Bewaak je eigen grenzen en laat niet alles je altijd zomaar afleiden. Zet meldingen uit waar mogelijk.
  • Durf een afwezigheidsmelding instellen voor periodes dat je er niet bent of dat je er niet naar gaat kijken (en jawel dat kan ook zonder mailserver)

3: Kies voor alles op 1 plek, maar in aparte bussen of net alles in 1 bus?

Nogal wat mensen die ik ken switchen nog steeds tussen verschillende mailboxen. Uitloggen hier en aanloggen daar. Het is een beetje alsof je verschillende buitenverblijven hebt en op elk adres even de brievenbus moet gaan legen. Niet echt handig, maar ook niet echt nodig.
Net zoals je voor je fysieke post kan vragen om alles door te sturen naar 1 postadres kan je dat ook met mails.

Er is zelfs nog meer mogelijk: je kan zelf beslissen of de doorgestuurde post in aparte postvakjes moet komen of niet.

Veel mensen kennen enkel de aparte vakjes, waarbij je in een programma als bvb Outlook je verschillende accounts activeert en je mails per mailadres in een aparte map terechtkomen. Hetzelfde bereik je door alle accounts die je mobiel wil raadplegen ook op je GSM en tablet in te stellen bij accounts.

Bij Gmail heb je ook de mogelijkheid om 5 mailadressen te bundelen in de instellingen van je Gmail-account. Zodoende komt alle mail in 1 grote doos terecht en hoef je niet meer van A naar B te klikken.
Om te vermijden dat je nog in- en uit moet loggen laat je al je digitale post op 1 plek samenkomen per toestel

4: Hou ook het aantal tools/apps beperkt

Stel: Op je laptop of vaste PC gebruik je Outlook, op je tablet iOS Mail en op je Android telefoon Gmail? Technisch gezien geen vuiltje aan de lucht, alleen zou ik mijn klanten aanraden om het te houden bij max 2. Reden: Elke tool evolueert en hoe meer tools je hebt hoe meer moeite het je zal kosten om bij te blijven.

5: op naar IMAP

Bij het instellen van je mailboxen op verschillende toestellen krijg je soms nog de keuze voor IMAP of POP3. Als je op meerdere toestellen werkt is het in 99,99999% van de gevallen beter om IMAP te kiezen. Wanneer je POP3 gebruikt moet je -afhankelijk van de instellingen op de server- eenzelfde mail op elk toestel apart gaan verwijderen.

6: Hou je contactpersonen onder controle

Vaak zitten contactpersonen gelinkt aan elke account. Ook dit zorgt bij heel wat mensen voor verwarring. Want dan vinden ze in mailbox X het mailadres van Y wel, maar niet in de andere mailboxen.
Op mijn apparaten heb ik het zo ingesteld dat er 1 mailaccount is waarvan ook de contactpersonen worden gesynchroniseerd met het toestel. Uiteraard op alle apparaten hetzelfde.

7: Klanten en prospecten op 1 plek?

Hier speelt de GDPR ons mogelijk wat parten.
Ik bewaar de gegevens van prospecten daarom volledig gescheiden in een mailingprogramma. In mijn geval MailChimp. Daar schrijven ze zelf in voor een mailing indien ze dat willen en kunnen ze ook zelf hun abonnement weer stopzetten. Tot ze klant worden is dat de enige plek waar ik info bewaar. Hoe dat in zijn werk gaat kan je leren in mijn volgende workshop Digitale Marketing DOEN.

 

Kortom, centraliseren van e-mail is voor de meeste mensen de meest aangewezen eerste stap. Deze vervolgens op al hun toestellen op dezelfde manier instellen zorgt dat je er altijd bij kan. Meldingen uitschakelen zorgt dat je er niet gek van wordt. Succes!

Heb je iets gehad aan deze blogpost? Laat het me even weten! Heb je een andere vraag? Neem gerust contact op.

Ik ben Sara. Klanten vergelijken me wel eens met een sherpa. Ik help ondernemers om een positieve impact te maken op hun cashflow. Om tot dat resultaat te komen maak ik hen wegwijs in digitale tools en bedenken we slimmere manieren van werken. Omdat ik van mening ben dat iedere ondernemer dat verdient deel ik dit soort blogposts en beheer ik ook een groep waar iedereen zijn vragen mag afvuren. Ook jij bent welkom!


Hoe de juiste printer/scanner kiezen voor je kantoor?

Het gaat niet meer lang duren eer dit ding buitenvliegt! Met je PC heb je dat misschien ook al meegemaakt (ik ook ;-) ). Maar steeds vaker heb ik het gemunt op randapparaten zoals scanners.

Ja, ik heb een printer, scanner en kopieerapparaat nodig. Een multi-functionele printer en scanner dus. Maar niet deze, want niet elk multifunctioneel apparaat is een échte optimale hulp op kantoor. Hieronder deel ik ook met jou mijn tips bij de aankoop van een nieuw toestel.

Meer dan 1 blad tegelijk scannen

Wanneer je van plan bent steppen te zetten om efficiënter te werken is de kans vrij groot dat je gaat digitaliseren en dus ook regelmatig scannen. Eerste vereiste is dan het kunnen scannen van verschillende bladeren tegelijkertijd.

Een scanner met ADF laat inderdaad toe dat je én via het glas en via de klep bovenaan documenten kan scannen en dus digitaliseren. In dit geval kan de automatic document feeder (of ADF want zo heet die klep die vaak bovenop de scanner zit en meerdere bladeren tegelijkertijd bevatten). Handig, want zo hoef je niet blad per blad zelf op het glas te leggen. En toch ben ik daar alleen niet blij mee. Frons jij nu je wenkbrauwen? Heel normaal, want dat had ik ook gedaan vroeger. Tot ik ontdekte hoeveel meer tijd zo'n ding kan besparen.

Recto/verso

Dubbelzijdig werken is wat mij betreft geen luxe meer maar een basisvereiste. De drang naar steeds duurzamer werken zorgt dat je steeds vaker documenten ontvangt die dubbelzijdig zijn geprint. Handig als je die ook meteen dubbelzijdig kan laten inscannen zonder veel poes-pas. Dubbelzijdig printen is ook handig om documenten met voorwaarden op de achterkant te printen. Zo sta je meteen al sterker in je schoenen als er heibel komt. Beweren dat ze de voorwaarden niet kregen wordt lastig als je voorop vermeldt dat ze op keerzijde staan.

Print en scansnelheid

Er zijn enorme verschillen in print- en scansnelheid. Soms is eenzelfde toestel snel in de ene handeling, maar traag in de andere. Of verschilt de snelheid tussen eenzijdig en tweezijdig printen en scannen enorm. Check dus de snelheden van alle handelingen van het toestel en bekijk ze in functie van wat jij nodig hebt.

Last but not least: scanopties

En dan heb ik het niet enkel over de verschillende bestandsformaten waarin scans worden geleverd. Wel over de manier waarop het toestel met scans omgaat binnen je netwerk. Dat biedt immers kansen om effectief en efficiënt te gaan digitaliseren.

Wellicht scan je nu document per document en moet je dat bestand nadien van naam gaan veranderen. Telkens weer scannen en dan beginnen klikken en typen. Het kan handiger.

  • Op je scanner kunnen kiezen naar welke map je scant, zodat je je scans niet meer handmatig hoeft te gaan klasseren.
  • Een uniek volgnummer voor elke scan in een bepaalde map? Bvb elke scan van een factuur automatisch genummerd voor je boekhouder.
  • De datum van de scan automatisch meteen bij in de bestandsnaam van je scan?
  • Scannen naar je mailadres of naar dat van de boekhouder?

Ook dat kan een degelijke scanner voor jou regelen! Als je de juiste kiest ten minste

Stel de juiste vraag

Wil je een nieuwe printer en scanner aanschaffen en spreekt al het bovenstaande je aan? Vraag dan:"Kan dit toestel scannen naar een specifieke map op de PC of server? Of direct naar een mailadres? Kan ik per map een bestandsnaam instellen waar automatisch een volgnummer wordt achter geplaatst?"

De juiste prijs

Denk je nu: "Dat is zeker pokkeduur?" Echt niet meer. Intussen zijn er huis-, tuin- en keukenmodellen die deze opties bieden. Alleen kwestie van even te checken voor je er eentje aankoopt. Zijn er verschillende modellen die voldoen? Dan kan je ook nog de prijs van de printercartridges vergelijken. Check terloops ook even hoe lang het model al op de markt is. recente modellen zijn duurder maar je zal langer cartridges kunnen blijven bestellen.

Merk je dat je scan-proces misschien vlotter zou moeten kunnen verlopen dan nu. Dat je tijd zou kunnen besparen, of beter nog, er effectief mee aan de slag zou zijn als het allemaal wat vlotter zou gaan. Dan ben je bij mij aan het juiste adres! Je kan ook gerust aansluiten bij mijn Facebook-groep Kanli's backoffice waar je met bijkomende vragen terecht kan.