6 afspraken voor een betere samenwerking met Microsoft Teams

Microsoft Teams is in veel bedrijven ingevoerd tijdens de Corona-pandemie. Vaak halsoverkop of (door de strot geramd) omdat een klant of leverancier er ook mee werkt. Bij anderen is het alleen bekend voor het online vergaderen. Al 3 jaar gebruik ik Teams voor samenwerking rond projecten.
In dit blogartikel focus ik op het samenwerkingsgedeelte aan de hand van veelgestelde vragen en 6 (volgens mij) te maken afspraken die hun meerwaarde telkens weer bewijzen.

Waarom Microsoft Teams gebruiken?

Waarom "nog een extra tool"? Om de gebreken van anderen recht te trekken voor de interne samenwerking.
• Houdt communicatie per topic/project op 1 centrale plek bij. Bedenk even: 1 mail met 5 collega's in CC wil zeggen dat elk van die ontvangers die mail moet klasseren of verwijderen. Ieder heeft daarbij zijn/haar eigen logica. Bij afwezigheden zitten de mails vast in de gebruikersaccount. Dit heeft nog heel wat andere neveneffecten die samengevat kunnen worden in: Teams stroomlijnt de communicatie en dat scheelt tijd en frustratie.
• Communicatie over projecten en opslag van bestanden gebeurt ook centraal (indien iedereen hier de mogelijkheden van kent). In tegenstelling tot Sharepoint in combinatie met Outlook...
• Teams heeft integraties klaarstaan voor verschillende doelen. Bijvoorbeeld om aan timetracking en projectmanagement te doen zodat het team geïnformeerd blijft.

Heeft Teams ook valkuilen?

De intuitiviteit laat uitschijnen dat iedereen er wel snel mee kan leren werken. Dat is zeker zo, alleen moet je je bewust blijven van het feit dat we onder mensen samenwerken. Ieder van ons ziet het misschien net wat aners. Goede afspraken zijn hier belangrijk, ook binnen zelfsturende teams. Vaak krijg ik als sherpa de vraag:"welke regels of afspraken kunnen we binnen het team opzetten?"

Welke afspraken kunnen best gemaakt worden?

1. Maak afspraken rond de benaming van de verschillende Teams en kanalen

Door de namen gestructureerd op te stellen zorg je ervoor dat bestaande groepen makkelijker terug gevonden worden. Een naam kan slechts een keer gebruikt worden binnen een organisatie én het hernoemen van Teams is makkelijk maar wanneer het gebeurt door een eindgebruiker ontstaan er vaak problemen op langere termijn.

2. Minstens 2 eigenaars in elk Team: wie?

Ieder Team moet worden behee

rd. Wanneer een beheerder voor langere tijd uit valt is het een hele opluchting als een ander direct over kan nemen. Zelfsturend team? Maak iedereen mede-eigenaar? Wijzigingen aan bestanden zijn steeds traceerbaar.

3. Privé kanalen zijn uitzonderingen

Een privé kanaal is slechts voor een gedeelte van de leden toegankelijk. Wanneer je er een aanmaakt: wees je bewust dat dit achter de schermen een aparte opslaglocatie aanmaakt en de transparantie in het team verkleint.
Een privé-kanaal kan wel zeer nuttig zijn in een Team-omgeving waar ook externen tot een deel van de bestanden toegang moeten krijgen. Al kan je in zo'n geval ook een aparte Teams omgeving maken waarbij je de naam start met EXT zodat voor iedereen op ieder moment zeer duidelijk blijft of er externen meelezen of niet.

4. Reageer op belangrijke berichten om aan te geven dat je ze hebt gezien

Er is geen leesbevestiging binnen Teams. Wanneer je moet weten of iedereen bepaalde info heeft gelezen kan je best vragen om bevestiging in de vorm van een emoji-reactie (rechtsbovenaan elk bericht mogelijk). Daarmee kan je snel opvolgen hoe het bericht wordt opgevolgd. Let wel! Spreek af wat iedere emoji precies betekent.

5. Gebruik (persoonlijke) mentions slim

Vooral wanneer niet iedereen constant in Teams actief is is deze belangrijk.
Je kan de aandacht van collega's trekken door "mentions". De @ gevolgd door de naam van een gebruiker, een kanaal of een team. Dit zorgt ervoor dat berichten extra opvallen. Wanneer iemand persoonlijk vermeld wordt maar Teams niet heeft open staan zorgt het standaard ook voor een mailbericht naar deze persoon. Let wel op want als alles als belangrijk is aangeduid valt er opnieuw niks meer op.

6. Beheer je notificaties

Wanneer iemand jou vermeld heeft ("mentioned") dan krijg je hier een verwittiging over. Of je ook notificaties krijgt bij de vermeldingen van een kanaal of het team ontvangt en hoe, dat kan je bepalen in de instellingen.

Als iedereen hier zomaar zijn zin mee doet dan ben je nooit zeker wie wat ziet, afspraken kunnen ook hier handig zijn.

 

 

Wanneer je iedereen bewust kan maken van deze 6 punten vermijd je al heel wat ongemakken.

Intussen gebruik ik Teams al 3 jaar en ik kan niet meer zonder. Tijdens sherpa-trajecten binnen kleine en middelgrote organisaties gaan we er ook heel vaak mee aan de slag. Dat leidt voor iedere organisatie weer voor een andere opbouw, maar steeds zorgt het voor meer tijdswinst en voldoening bij klanten. Begeleiding is daarbij cruciaal. Iedereen behoudt graag een eigen manier van werken en zal eerst de voordelen moeten zien voor ze enthousiast kunnen overstappen.


Thuiswerken droom of nachtmerrie? Een paar (productiviteits)tips

Thuiswerken. Droom van velen en voor vele anderen een nachtmerrie.

Ikzelf startte met thuiswerken in 2008 en vandaag is het dagelijkse kost. Ik geef sinds de Corona-crisis ook online begeleiding aan bedrijfsleiders en medewerkers en stel vast dat er een aantal tips zijn die wel eens van pas kunnen komen. Ik deel ze graag met jou hieronder.

 

Thuiswerken is niet hetzelfde als werken op kantoor?

Ik heb het zelf lang niet zo leuk gevonden, dat thuiswerken, toen ik er in 2008 mee startte. Het was niet hetzelfde, en misschien denk jij dat nu ook. Vooraf had ik altijd een hele waslijst aan dingen die er wel door zouden vliegen als ik geen stoorzenders zou hebben. Dat was zo, maar aan de andere kant vond ik het lastiger om mezelf los te koppelen aan het einde van de dag. Ik presteerde dus vaak langere uren.

Een deel van de taken waren ook gewoon niet te doen op afstand, het was een hele klus om alles in te plannen, de juiste documenten heen en weer te sleuren enzovoort. Als je dat vandaag ervaart dan zegt dat iets over de manier waarop je digitale middelen inzet.

Door je werk anders in te richten kan je meer plaatsonafhankelijk gaan werken en vaak heeft dat ook een positieve impact op productiviteit. Bij mij leverde dat niet enkel op voor het bedrijf maar ook voor mezelf en ik wens jou hetzelfde! Daarom hier wat tips!

 

Tip 1: Richt je werkplek goed in.

Zorg ervoor dat je scherm, toetsenbord en muis op een correcte afstand staan en dat je een bureaustoel gebruikt. Dit om het risico op muisarm of RSI te verkleinen.

Tip 2: Neem een tweede scherm in dienst.

VGA links, HDMI rechts

Een tweede scherm gebruiken kan je tot 10% tijd laten besparen (indien je de stappen hieronder volgt. Geen budget voor zo'n tweede scherm? Je kan zelfs je TV als tweede scherm gebruiken. Dat kan met de meeste hedendaagse TV's wel. Je plugt een HDMI of VGA kabel in de poort om beiden te connecteren. (VGA naar VGA, HDMI naar HDMI maar ook VGA naar HDMI is mogelijk)
Op je TV kan het zijn dat je met de afstandsbediening de input moet wijzigen naar VGA of HDMI (de poort die je op de TV gebruikt).

Hoe ervoor zorgen dat je tweede scherm andere vensters toont dan het eerste?
Gebruik de toetsencombinatie windows + P.

Kan je niet correct van links naar rechts met je muis? Switch de beide schermen van plek.

Idealiter hebben beide schermen ongeveer dezelfde grootte, is je TV vele malen groter dan zou ik dit zelfs niet proberen.

 

Tip 3: Zet timers en las pauzes in.

Schat de duurtijd in die je nodig hebt om iets gedaan te krijgen en kap het vervolgens in stukken van 15-30 of maximum 60 minuten. Die timer is er bij mij vooral om me bij de les te houden. Ik kijk dan even wat ik al gedaan heb en loop even rond om te stretchen tussendoor.

 

Tip 4: Splits je to do’s op in categoriën.

Maak ook een categorie voor werk zonder internetconnectie en schakel die connectie dan ook effectief uit op het moment dat je met die categorie aan de slag gaat. Dit is ook iets wat op kantoor handig kan zijn om gefocust aan de slag te kunnen.

 

Tip 5: Gebruik een hoofdtelefoon om je van omgevingsgeluid af te schermen.

 

Tip 6: Online meetings? Bereid je voor.

Wekelijkse meetings, dagelijkse meetings,... challenge je team even: welke meetings doen er echt toe?
Vaak is het nuttiger om zeer korte meetings te hebben met 2 à 3 en dan een moment om naar de hele groep terug te koppelen. Asynchroon afstemmen dus en later terugkoppelen.
Zorg dat er een gedeeld document is waarop iedereen zijn punten aan kan vullen voor de vergadering. Stel concrete doelstellingen bij elk punt. Vul tijdens de vergadering aan wie welk punt zal opvolgen. Binnen Microsoft 365 kunnen OneNote en Planner geweldige tools blijken om dit op te volgen!

 

Tip 7: Stuur niet voor alles een mail.

Onderzoek wees uit dat we voor elke mail die we sturen we gemiddeld 1,4 mails terugkrijgen. Vandaag is dat in veel gevallen een extra uitdaging want ja, iedereen moet het weten dus zetten we die allemaal in CC.

Overweeg een alternatief zoals Teams om alle interne communicatie te voeren. Zo glipt er moeilijker een mail van een klant door de mazen van het net!

 

Tip 8: Commute of verplaats je naar je werk.

Ik merk dat ik productiever ben als ik doe alsof ik me naar het werk verplaats. Een bezoekje aan de bakker, een blokje om,… Mij helpt het om in en uit werkmodus te gaan.

 

Tip 9: Kom je dingen tegen die je "liever op kantoor" of "liever thuis" doet? Word er bewust van.

Heb je de vrijheid om te sleutelen aan hoe je werkt, dan kan je hier prioriteit aan geven en een oplossing zoeken die je meer vrijheid biedt  over waar je werkt. Het niet meer hoeven piekeren over waar je bent als je iets doet brengt je heel wat gemoedsrust. Dat kunnen soms hele kleine dingen zijn. Anders leren werken met je tools, een deel van een proces in vraag stellen. Zeker vandaag is er niet enkel bij jou veel veranderd op het werk. Door de werking in vraag te stellen en mee te zoeken naar oplossingen help je ook het bedrijf verder.

 

De digitale sherpa helpt je graag om plaatsonafhankelijk te gaan werken. Als jij opkijkt tegen een berg van digitalisering dan ga ik graag met jou op pad om hogere toppen te bereiken. Ook als je van thuis werkt. Benieuwd hoe ik dat doe? Dat laat ik je graag zien tijdens een sessie. Boek een eerste gratis sessie in, no strings attached!


Nog een extra tool?!? Ik kom er nu al niet uit!

"Ik snap wel waarom collega's een burn-out krijgen hoor! E-mail, chat via Skype, Yammer, Whatsapp, SMS,… er komt alleen maar bij. Nu Teams weer".

Herkenbaar? Tijd om er iets aan te gaan doen en daar heb je zelf meer in je mars dan je zelf denkt!

We worden allemaal bedolven onder de communicatie-kanalen, informatie en alle gedoe dat ermee gepaard gaat.
Je bent niet alleen, maar dat lost je probleem niet op natuurlijk.

Tenzij je er rotsvast van overtuigd bent dat er geen oplossing is, zijn er kansen tot verbetering. Wil je daar iets mee doen? Lees dan even verder.

  • "Waar staat dat document nu weer?" Is dat een bekende vraag?
  • Heb je een gevoel van overload of het gevoel voortdurend in spreidstand te staan? Wellicht omdat je te veel verschillende tools gebruikt voor eenzelfde doel.
  • Lopen er dingen mis? Berichten die je mist, documenten die je niet meer terugvindt,…

Dan kan Teams echt wel een hulp zijn.
Alleen zou ik er Teams niet gewoon even bijnemen, maar mij eerder afvragen wat de rol van Teams wordt.
Dat is trouwens geen vraag waar je alleen op antwoordt maar waar je met je team naar kijkt (VOOR je Teams begint te gebruiken).
Zonder voorafgaand overleg en afspraken is Teams een garantie op brokken.
Mét overleg (in mijn ogen de basis voor samenwerking) is Teams een tool die samenwerking en interne communicatie aanmoedigt zonder te overweldigen, maar dan moet je het ook zo gebruiken.

Dat was ook wat er met de cursist uit mijn voorbeeld gebeurde.
25 jaar lang was er intern gecommuniceerd via mail. 25 jaar lang had ze een eigen werkwijze opgebouwd in haar inbox.
Ze had dus 1 plek waar alles stond, haar mailbox. En nu plots stond een deel in Outlook en een deel in Teams.
Toen we samen aan de slag gingen merkte ze al snel dat er andere mogelijkheden waren om te zorgen dat ze minder stress hoefde te ervaren op het werk.
Dat ze daarbij prima controle kon houden. Eens ze leerde hoe Office365 werkte en evolueerde naar een tool die veel van haar verzuchtingen kon wegnemen door het anders te gebruiken.

Voor de digital sherpa is de uitspraak "nog een tool?!?" een symptoom dat om verder onderzoek vraagt:

  • Wat doet het volgens jou dubbel?
  • Waarom doe je dat dan dubbel (wat zijn de voordelen van beide tools)
  • Welke meerwaarde laten we vallen als we één van beiden niet meer gebruiken?
  • Als we beiden nodig blijven hebben, kunnen we dan het gebruik indijken?

Voor mensen met een langere staat van dienst is het vaak onmogelijk om nieuwe mogelijkheden te ontdekken.
Je concentreert je iedere dag op je job en op je taken uitvoeren.
Dat lukt zoals je dat de afgelopen jaren deed, waarom zou je dan een gat in de lucht springen als iemand komt met een alternatief?

Hen bijstaan is één van de rollen van de digital sherpa. We bekijken wat we kunnen verbeteren aan hoe tools worden gebruikt binnen de bedrijfsprocessen.
Van daaruit kijken we naar wat er vandaag bestaat om dat op te lossen.
Soms zit dat in de technologie anders gebruiken, soms in aanpassingen binnen het proces en heel soms in hele nieuwe programma's.

We beklimmen samen Mount Digi en ergens onderweg wordt niet enkel de persoon maar ook de onderneming iets meer future proof. Zin om het uit te testen? Boek een online kennismakingsgesprek.


Webinar of online meeting: welke tool kiezen?

Sinds Corona is het een zeer courante vraag: Welke software gebruiken om online een event te organiseren? Hierbij een aantal dingen om in overweging te nemen.

Welke software hangt af van je doel:

  • Interactie via microfoon ja/neen
  • Zijn de deelnemers bekenden of niet (i.v.m. Privacy)
  • Ga je live werken of niet

Het aanbod is bijzonder groot en er zijn ook een aantal verschillen tussen software voor online meetings, webinars, e-learning

Een aantal dingen lijken sterk op elkaar, toch zijn er gevoelige verschillen. In alle pakketten is de presentator in beeld, maar de deelnemers niet altijd. Wanneer je software kiest ga je best volgende dingen na:

  • Wil je een online meeting of een webinar? Bij een meeting kunnen deelnemers met audio en/of video reageren. Bij een webinar niet.
  • Bij een meeting kan iedereen ook tekstberichtjes sturen in de groep, bij een webinar kan je dit beperken zodat ze enkel met jou als presentator kunnen interageren.
  • Wil je de deelnemers verbinden of net niet? Indien je het een meerwaarde vindt om mensen in contact te brengen met elkaar, kies dan voor een online meeting-tool.
  • Kleine of grote groep? Bij groepen van meer dan 15 mensen kies je best voor een aangepaste tool, omdat interactie moeilijker wordt neem je eerder een webinar-tool of een online meetingtool waarbinnen je met break-out rooms kan werken
  • Samen kunnen werken op een bestand tijdens de meeting of training? En moet je mekaars wijzigingen dan ook kunnen zien in real-time of werkt ieder op zijn/haar eigen exemplaar?

 

Download hier een samenvattend overzicht (geen mailadres nodig, je krijgt het meteen in handen).

Dan is er nog de hele set-up errond:

  • Hoe zorg je dat mensen de weg vinden naar je webinar/e-learning?
  • Waarmee zorg je voor interactie tijdens je webinar/meeting? Welke vragen of spel-elementen gebruik je hiervoor?
  • Is de microfoon en camera van je laptop van voldoende kwaliteit. Tip: investeer vooral in de klank. Zorg dat je achtergrondgeluiden uitsluit.
  • Denk aan je internetconnectie. Gebruik bij voorkeur de LAN-kabel ipv WI-FI.

 

Dat is de basis in een notendop. Zoals steeds heb jij dan verder de keuze. Veel tijd investeren in alles testen en uitzoeken of hulp zoeken. Als happy productivity trainer help ik je uiteraard graag wat sneller vooruit. Neem gerust contact op om te kijken hoe ik jou kan verder helpen.


Interne e-mail verminderen

Vaak is het grootste deel van een inbox interne communicatie. Mail is hier echter niet voor bestemd en is ook verre van het ideale middel.

Wat valt er te winnen?

Stel je even voor. Je stuurt een mail naar 10 collega's. Eentje is ontvanger, de anderen staan in CC (ter info). Dan moeten alle 11 (jij ook) nu of later een beslissing nemen over deze mail en die eventueel klasseren of archiveren. Vandaag bestaan er andere manieren van werken die ervoor zorgen dat het bericht geplaatst wordt op een centrale plek. Bijkomend voordeel: iedereen die er later bijkomt krijgt toegang tot deze plek, de mails moeten niet nog eens worden doorgestuurd

Deze 6 vuistregels kunnen helpen interne mail te beperken:

  1. Gebruik geen mail om je eigen to do lijst bij te houden
    Door mail op deze manier te gebruiken zorg je ervoor dat je to do-lijst eindeloos blijft. Je staat immers toe dat anderen er punten (mails) aan toevoegen. (Er zijn specifieke tools voor het bijhouden van taken)
  2. Gebruik je mailbox niet als plek om informatie (centraal) te bewaren
    Wellicht is de onderwerplijn niet duidelijk genoeg om later info terug te vinden. Bovendien is de mailbox misschien niet toegankelijk tijdens je afwezigheid. Het is beter de info te delen tijdens bvb. een vergadering en eventueel de info toe te voegen aan het verslag. Werk je met Teams en/of Sharepoint dan zijn daar mogelijkheden om info centraal te bewaren.
  3. Vermijd mail als intern communicatie-kanaal.
    Voor interne brainstorms of informatie-uitwisseling zijn er andere tools die het mogelijk maken om gelijktijdig op eenzelfde bestand te werken. Denk daarbij aan MS Teams of GoogleDrive. Deze tools houden ook voor je bij wie wanneer welke wijziging heeft doorgevoerd. Lekker handig, want geen 15 verschillende versies van een bepaald bestand meer.
  4. Stuur geen taken door naar collega's via mail.
    Gebruik een specifieke tool. Met Microsoft Planner en/of ToDo kom je al een eindje verder (en die zitten in je Microsoft Office 365 licentie), maar als het echt om projectmanagement gaat ben je beter af met specifieke projectmanagementsoftware.
  5. Beperk het aantal communicatiekanalen en leg best practices vast
    Maak van e-mail niet het enige kanaal maar overdrijf ook niet in de andere richting. Maak een onderscheid tussen communicatie die op korte termijn relevant is en houd daarnaast ook centraal bij wat op lange termijn relevant is.
  6. Breng de samenwerking tussen collega's op projectniveau samen in bijvoorbeeld MS Teams.
    Je kan ook kiezen voor een koppeling met bvb Planner waarin iedereen in een oogopslag kan zien wie op welke taak aan de slag is. Alle communicatie blijft dan per project gegroepeerd, je hebt een overzicht van taken per project en als je wil dan bekijk je alle taken uit alle verschillende projecten in een oogopslag in je eigen account.
    Door centraal in de cloud te werken zit alle informatie meteen bij elkaar. Dat scheelt niet enkel dagdagelijks een hoop kopzorgen. Bij een personeelswissel hoeft er maar 1 toegang te worden gewijzigd en de nieuwe medewerker heeft toegang tot de juiste gegevens.

Elk van deze tips veronderstelt communicatie. Als er iemand solo beslist om alles over een nieuwe boeg te gooien zal dit niet werken. Het is van belang dat iedereen voordeel heeft bij de nieuwe manier van werken en iedereen die voordelen ook ziet. Uiteraard zal er ook weerstand zijn. Weerstand is vaak geworteld in bezorgdheid. Ga ik mijn gegevens nog vinden? Hoe dan? Nog een kanaal bij?

Bij een dergelijk proces kan het handig zijn om een digital sherpa aan je zijde te hebben. Iemand die naar de grieven luistert, medewerkers leert hoe ze hindernissen kunnen overwinnen. Zonder dat u bedolven wordt onder het geklaag.

Benieuwd wat de digital sherpa voor uw bedrijf kan betekenen? Plan een kennismakingsgesprek in!

 


Sociale media beheren

Je hebt verschillende sociale media (Facebook, Instagram, LinkedIn,...) en je bent op zoek naar een tool om alle kanalen centraal te beheren? Check dan zeker deze tool!

Er is een zee aan tools op de markt en uiteraard hebben ze allemaal voor- en nadelen. Ik ben zelf lang op zoek geweest naar een tool die specifiek kleinere bedrijven kon ondersteunen. dit is tevens de eerste waar ik zelf voor betaald heb en waar ik zo enthousiast over ben dat ik deze blog schrijf en jou de kans bied om 10% korting te krijgen!

Sociamonials is specifiek ontwikkeld om in eerste instantie in te zetten op wat men noemt "organisch bereik". M.a.w. zoveel mogelijk mensen bereiken met je content zonder te adverteren. Dat is wat mij ook aansprak, want als de tool helpt om te optimaliseren zonder advertentie dan is het ook het geval mét advertentie. En ik merk een duidelijk verschil in bereik wanneer een bericht via Sociamonials werd geplaatst.

Publiceren zoals het jou past

De basics zitten bij Sociamonials écht goed vind ik persoonlijk. Ik weet niet hoe jij je content schrijft, maar eens ik in "flow" ben dan schrijf ik vaak heel gelijkaardige content. Dat is eigenlijk niet zo interessant want je wil niet 2 weken lang dagelijks een video posten met wat tekst bij en dan 2 weken lang enkel quotes. Dat heb ik nu kunnen oplossen door Sociamonials te gebruiken. Bovendien kan ik de content ook in bulk opladen. Ik hoef dus niet online te zijn omcontent te plaatsen. Ik kan dus geconcentreedrer werken. Ja, uiteraard kon ik vroeger ook al mijn content schrijven in Word of Excel en ze dan door iemnd laten publiceren, maar dat is dan weer dubbel werk. Niet meer nodig dankzij de gloednieuwe import-optie. Om er optimaal gebruik van te maken leer ik je graag wat bijkomende handigheidsjes in Excel ;-)

Win-acties opzetten in een paar kliks

Bovendien zitten er ook heel specifieke tools in om win- acties op te zetten om je aantal volgers sneller de lucht in te laten schieten door mensen aan te zetten tot delen. Zo'n campagne opzetten kan in een aantal kliks, zonder dat je zelf nog uren aan de slag moet om grafische elementen te maken en dergelijke.

Zin om Sociamonials te testen? Ik mag je via deze link 10% korting aanbieden. Gebruik de kortingscode BTLG bij het afrekenen.


Hoe zet ik mijn zaak of praktijk op de (digitale) kaart?

Online aanwezigheid wordt steeds belangrijker. Corona versterkt dit verder.
Veel bedrijfsleiders en zelfstandigen zien met lede ogen aan hoe grotere winkels en ketens met alle bezoekers gaan lopen... Er is nochtans goed nieuws! Als je meer zichtbaarheid wil voor je bedrijf, als je meer vat wil krijgen op de recensies over je bedrijf online... lees dan verder!

Lokaal heeft baat bij Google en Google heeft baat bij lokaal

Waarom? Als je iets zoekt maar nooit iets zou vinden bij Google dan kom je niet meer terug. Bijgevolg geen zoekers meer op Google en uiteindelijk ook geen inkomsten meer uit advertenties...

Google moet dus wel inspelen op wat de klant wil en lokaal is een van de criteria. Alleen, ze moeten ook zeker zijn dat die info klopt, anders is ze niks waard (en bijgevolg wordt ze dus minder getoond). Dat is exact wat er gebeurt met de gegevens over een bedrijf: Google haalt de gegevens op uit de KBO, maar zolang de bedrijfseigenaar zijn bedrijf niet "claimt" en verifieert is Google niet 100% zeker en verstopt hij deze info dus liever.

Zonder website of sociale media

Ja, ook zonder website of sociale media zijn er al dingen die je zaak vooruit kunnen helpen! Als mensen de naam van je bedrijf intikken in een zoekmachine wil je hen je contactgegevens laten zien (en al helemaal als ze in de buurt wonen).

Wanneer je je zaak toevoegt aan GoogleMijnBedrijf dan zal dat er in elk geval voor zorgen dat je zaak opvallender kan verschijnen in de zoekresultaten. Met correcte contactgegevens.

Zodat je onderneming online toch zichtbaar wordt

Zou het niet fijn zijn dat je bedrijf bij de zoekresultaten verschijnt wanneer iemand in de buurt je activiteit intikt?

Stel, je hebt een sleepfirma in Sint-Pieters Leeuw. Ik sta daar in panne en zoek op m'n iPhone "depanneur". Ook al vul ik geen locatie in, Google zal me in elk geval een sleepfirma tonen dicht bij waar ik ben. Hoe verder ik me van huis bevind, hoe meer resultaten ik zal zien dicht bij waar ik op dat moment fysiek ben.

Maar ook als ik bij jou om de hoek werk en een loodgieter zoek. Jij hebt zo'n firma. Wil je niet dat ik jouw zaak dan zou vinden? Omvang van het bedrijf of de website speelt intussen een kleinere rol in de zoekresultaten, wel de fysieke afstand tussen het bedrijf en diegene die zoekt. Ook als je een website hebt is het nuttig om deze info te bevestigen. Je website komt net wat hoger terecht in de zoekresultaten.

Maak het je potentiële klant makkelijker

Je kan alle contactgegevens invullen die je wenst. Zelfs je openingsuren worden makkelijker vindbaar voor potentiële klanten. En last, but not least: je krijgt ook meer grip op eventuele recenties (of reviews). Zodra iemand je bedrijf ophemelt of de grond in boort kan je een melding ontvangen. Je kan ook vragen om reviews te verwijderen.

En bouw je toch een website, dan koppel je die ook in Google Mijn Bedrijf en dan zal je website en ook je bedrijf sneller beter vindbaar worden.

Allemaal met een beperkte (tijds)investering

Je bedrijf op Google Mijn Bedrijf (www.google.com/business/) activeren hoeft niet lang te duren. Bestaat je bedrijf al langer? Zoek je bedrijfsnaam en locatie op. Verschijnt die rechts met een kaartje erbij dan staat er ook een link bij "claim dit bedrijf". Klik op de link om te bevestigen dat het jouw bedrijf is en volg de instructies.

Net gestart of onvindbaar in Google? Je logt rechts bovenaan in met je Google Account en begint de veldjes aan te vullen en stap-voor-stap instructies te volgen.

Het lastigste is de categorie bepalen want die lijst is soms wat raar opgebouwd. Mijn tip: tik in dat vakje een trefwoord dat met je zaak te maken heeft. Werkt het niet? Kijk dan eens welke categorie een concurrent heeft gekozen.
Wat je in dit vak ook doet, zodra je je naam zou veranderen van "Gebuisd" naar "Loodgieter Gebuisd", hou er dan rekening mee dat je beter zal scoren als je hier de naam gebruikt die ook elders op het internet terug te vinden is.

Lever je goederen/diensten bij klanten, dan zal je ook een radius in moeten stellen. Stel die realistisch in! Als je pizza's bezorgt wil je dat niet op 100km afstand doen.

Geef je gegevens op zoals openingsuren en betalingsmogelijkheden? Vergeet de gegevens niet up-to-date te houden. Plan bvb 1x per jaar een herinnering in je agenda om je gegevens nogmaals na te kijken.

Check alle gegevens grondig!

In de laatste stap wordt het postkaartje getoond dat je een paar weken later zal ontvangen. Wanneer je dat ontvangt zal je terug moeten aanloggen om de code op het kaartje in te geven. Zo kan Google nagaan dat jij effectief degene bent die de zaak uitbaat.

Ter info: Google houdt hierbij ook altijd rekening met de gegevens zoals ze bekend zijn in de KBO. Indien je bedrijf bij jou thuis is gevestigd, maar je werkt van een ander adres (dat niet toegevoegd is aan je KBO-vermelding) dan kan het zijn dat mensen verkeerde info doorkrijgen omdat het adres werd nagekeken in de KBO door Google.

Screenshot Google Mijn Bedrijf

Denk ook verder dan Google!

Apple Maps (standaard GPS op iPhone)

Je gegevens in Apple Maps wijzigen kan via deze link: https://mapsconnect.apple.com/

Waze

Veel mensen gebruiken Waze als GPS. Als dat ook onder jouw klanten populair is, dan kan het nuttig zijn om ook deze pagina te checken en eventueel je gegevens bij te werken: https://support.google.com/wazelocal/answer/7347276?hl=en&ref_topic=9815285

Lokale winkelplatformen

Heb je ook een eigen winkelpunt? Zorg dat het geregistreerd staat bij Koopinjebuurt.be. Deze website bundelt de vermeldingen van de "Winkelhier"-initiatieven van Unizo en lokale handel van NSZ samen met de gegevens uit "Lekker in je buurt".
Door deze vermelding wordt je dan ook vindbaar via deze kanalen.

Op deze pagina lees je hoe je je zaak kan registreren:

https://koopinjebuurt.be/ondernemers#ben-je-ondernemer

Veel succes!


Jouw veiligheid online

Hoe je (bedrijfs)gegevens beschermen tegen “cybercriminaliteit” (phishing en andere)?

Velen leggen hun online veiligheid volledig en blindelings in de handen van een IT’er… in de praktijk is het echter vaak een handeling van een gebruiker die zorgt voor schade aan IT-infrastructuur, verloren bestanden, gehackte sites enz…

Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn PC een veilige(re) plek wordt of blijft? Hierbij alvast de overwegingen die ik maak als eindgebruiker…

Laat je niet strikken! Blijf alert!

Of het nu om een e-mail gaat, een link op een site die je voor het eerst bezoekt, een bericht op een sociaal netwerk… blijf op je hoede… als het te mooi klinkt om waar te zijn dan is de kans ook groot dat het niet waar is…
Maar ook: als je bank vraagt om gegevens via mail, geloof me… die vragen dat niet via mail, noch aan de telefoon of via SMS trouwens… als het vreemd lijkt dan is het vaak niet veilig.

Als het dringend is, werd je waarschijnlijk gebeld

Als je mails krijgt van personen of adressen die je totaal niet kent om je bij hoogdringendheid iets te vragen m.b.t. je persoonlijke toestand, je persoonlijke gegevens of die van een naaste… Als het hoogdringend zou zijn dan hadden ze wellicht gebeld, laat je niet overhaasten! Check eerst het mailadres. Twijfel je nog? Bel de persoon in kwestie op of contacteer hem via een ander kanaal… mogelijk is zijn/haar account gehackt.

Check op taalfouten

Wanneer er tik-en taalfouten in e-mails en advertenties staan dan is dat zeker een reden om extra alert te zijn… Tegenwoordig zijn de meeste pogingen quasi taalfoutloos.

Verwacht je geen bijlage? Open er dan ook geen

Wanneer er in de tekst van een e-mail niet wordt verwezen naar een bijlage dan is er kans dat het om een onveilige bijlage gaat. Open ze niet, of bel even met de afzender om te checken of hij die bijlage bewust heeft toegevoegd. Als dat niet het geval is … dan vertrekt er van zijn kant mogelijk met elke mail een geïnfecteerd bestandje, hij kan er maar beter dankbaar voor zijn dat jij dat even meldt…
Krijg je een mail met video, open die niet. Video versturen via mail is achterhaald en vaak het vehikel voor virussen en dergelijke.

Analyseer hyperlinks

Een mooi voorbeeld is de link in de SMS die ik in deze post toevoegde. Als je goed leest zie je argentabe.be. Dat is dus niet Argenta zelf.
Ook in mails en online kan je links checken voor je klikt. Wanneer je boven een hyperlink staat met je muis kan je zien naar welk adres de hyperlink je zal leiden. Als dat adres je naar een vreemd adres zou leiden. Klik er dan niet op.
Ik weet het, op mobiele toestellen is dit iets uitdagender… in dat geval geldt vooral eerst regel 1: het kan best wachten tot je een PC hebt opgestart.

Wees ook voorzichtig met het delen van links!

Wanneer je een link deelt naar de harde schijf van een Windows-PC kan dat er wel eens voor zorgen dat je toegang geeft tot alle gegevens. Idealiter maak je een onderscheid tussen wat je deelt en wat je niet deelt door er totaal verschillende tools en dus accounts voor te gebruiken.

Gebruik een veilig paswoord

Een veilig paswoord bevat hoofd- en kleine letters, cijfers en speciale tekens en is minstens 7 tekens lang. Een paswoord is pas veilig als je het ook veilig houdt… Een paswoord dat je gebruikt op veilige connecties (https://) gebruik je beter niet via onveilige connecties (http://). Je kan beter meer dan 1 paswoord hebben en ze ook regelmatig veranderen. Hou ze ook niet bij in eenvoudige lijstjes…

2 stappen verificatie is ook altijd een goed idee.

Beveilig je paswoorden

  • Bewaar ze niet zomaar op je PC
  • Zet ze niet op losse papiertjes die je overal laat rondslingeren
  • Gebruik een paswoordbeheerder zoals Lastpass bvb

Ik ben zelf lang sceptisch geweest over dit soort software maar er is een moment dat je zoveel accounts hebt dat je er wel een moet hebben. Voor ondernemers is LastPass bijzonder interessant in het kader van samenwerking. Je secretaresse moet eenmalig iets voor je doen? Dan kan LastPass een hulp zijn om haar toegang te geven zonder dat je je paswoord zelf moet delen. M.aw. zij krijgt toegang maar ziet je paswoord niet.

 

Veilige connecties

Vul persoonlijke gegevens enkel in op een website wanneer je via een beveiligde connectie surft. Dit kan je nagaan in de adresbalk van je browser.

"https://" is een beveiligde connectie, "http://" niet.

Wifi en veiligheid

Openbare Wifi is misschien handig, maar niet altijd zo veilig. Door via VPN (Virtual Private Network, een persoonlijke en beveiligde connectie) te werken kan je de veiligheid verhogen. Hoe je dat doet lees je hier).

Check profielen

Aanvaard op sociale media niet zomaar elk verzoek om te connecteren. Er zijn mensen die profielen nabootsen om je nadien te proberen oplichten. Zo kreeg ik ooit ene vriendschapsverzoek van een “kennis”. 1 typfout in de naam, profielfoto was wel dezelfde, maar geen enkele post of persoonlijke info… ik rook dus onraad… misschien toch gewoon een tweede profiel om een onderscheid te maken tussen vriendenkringen? Meteen na het accepteren een persoonlijk bericht. Dat ze in het buitenland vastzat, de familie niet te bereiken was en dringend geld nodig had om er levend uit te geraken… ja, tarara…
Wat doe je dan wel als je zo’n verzoek ontvangt? Bezoek eerst het profiel van de aanvrager. Indien er geen posts noch persoonlijke info beschikbaar zijn dan is de kans groot dat het een oplichter is. Op LinkedIn is het vaak zo dat het profiel zelfs al weg is tegen de tijd dat je het profiel open klikt…
Wordt iemand zijn identiteit misbruikt? Breng die persoon hiervan op de hoogte. Bij LinkedIn en Facebook kunnen zij dit aanklagen, maar laat vooral ook niet na om klacht in te dienen…

Update!

Niet iedereen is fan van updates want soms zijn er ineens nieuwe knopjes of functionaliteit die er niet meer is... weet dat updates desondanks nodig zijn. Vaak zit er ook een deel rond beveiliging in een update. Zeker wanneer tools plots heel populair worden is het risico op lekken plots veel groter. Door de populariteit zijn meer hackers er immers in geïnteresseerd.

Maak een reservekopie/back-up

Vergeet je anti-virussoftware niet bij te werken en hou ook back-ups bij. Als er dan toch iets gebeurt blijft de schade toch beperkter… Indien je opteert voor back-ups in de “cloud”… check even de kleine lettertjes… Wat garanderen ze wel en wat niet? Waar staan de servers? Hoe kan je een back-up terugplaatsen?

Vergeet niet af te melden

Wanneer je gebruik maakt van iemand anders z’n computer, of wanneer je je computer en/of gebruikersnaam soms moet delen… vergeet niet af te melden van diensten als Facebook, Gmail en andere sociale media. Zodra de ander aanlogt op je PC kan hij anders meteen in je account (zonder dat hij/zij je paswoord kent!).

Spam voorkomen

Ook om spam te voorkomen ben jij je grootste vijand en je beste vriend… Om gratis spullen te downloaden, deel te nemen aan wedstrijden,… gebruik een tweede account.

Test je kennis in de praktijk

Deze post zal je nog geen expert maken in de materie, maar als je bovenstaande tips toepast is de kans al wat kleiner dat je het slachtoffer wordt van cybercriminelen… Testen of je malafide-mails herkent? Doe de phishing-test

 

Heb je feedback of wil je meer?

Tot zover mijn trucjes voor een veiliger online bestaan… maar deze lijst heeft zeker niet de pretentie exhaustief te zijn… Heb jij nog tips? Post ze gerust hieronder!

Wil jij als ondernemer of ondernemende medewerker je vaardigheden op PC versterken?  Abonneer je dan op deze blog om meer tips te ontvangen, schrijf je in voor een geplande opleiding of neem contact op voor een persoonlijk traject!


RSI (muisarm) vermijden en zelfs tegengaan

RSI is een sluipende oorzaak voor ziekteverzuim. Het valt echter te vermijden en te bestrijden.

Recent begeleidde ik een dame die ik regelmatig naar haar schouder zag grijpen.
Ze sloot af met "Ik ga gewoon veel minder gejaagd meer gedaan krijgen!" en deze week liet ze weten "ik heb inderdaad minder last van mijn schouder". Dus dacht ik: laat mij eens wat tips delen!

De verborgen pijnlijder

Iedere paar minuten greep ze naar haar schouder. "Heb je soms last van je schouder?" vroeg ik.

"Ja, iedere dag dat ik kom werken ga ik met pijn naar huis. Verschrikkelijk. Maar ja, welke keuze heb ik? Ik ben 55 jaar en heb 30 jaar anciënniteit. Dan verander je niet zo gemakkelijk meer van job he. En eigenlijk doe ik het nog steeds graag."

Gelukkig ga ik al een tijdje enkel in zee met bedrijven waar ze 100% achter het sherpa-concept staan. Waar niet in steen wordt gebeiteld om te beperken tot Office365 en waar er een gedeelde verantwoordelijkheid is om de meerwaarde van mijn komst te maximaliseren.

Ze werkte het vaakst in online applicaties die ik niet kende, maar gezien ze in een browser worden bestuurd is er altijd wel wat te winnen weet ik intussen.

Ik legde haar uit hoe ik mijn eigen RSI onder controle hou en tegenwoordig zelfs terug met een normale muis kan werken. Dat is geen one-size-fits-all, in iedere context is er weer een andere set aan trucks en tools om je het leven te vergemakkelijken. Ik deel hieronder een paar principes.

Wat is RSI?

RSI zijn ontstekingen in de gewrichten (pols, elleboog, schouder) die zorgen voor helse pijnen bij bepaalde bewegingen en het verlies van kracht. RSI of muisarm wordt uitgelokt doordat we bepaalde (kleine) bewegingen te regelmatig doen. In tegenstelling tot wat je zou verwachten is het niet de tijd die je voor de PC spendeert die de grootste invloed heeft. Wel de bewegingen die je maakt en vooral de variatie die daarin zit. Bij mij ontstond het op 22-jarige leeftijd nadat ik lijsten met 20.000 records manueel lijn voor lijn bewerkte. (Vandaar ook dat ik nu zo gedreven ben om PC's meer te laten werken)

Wat kan je doen?

Preventief zonder hulpmiddelen

(is het te laat? kijk dan in volgende paragraaf)

Op zoek gaan naar variatie in je bewegingen.

  • Pomodoro techniek toepassen: ieder uur een wekkertje zetten en overschakelen op een andere activiteit die andere bewegingen vereist (een uur typen, een uur lezen,...). Voor mij was dit echter niet voldoende om het tij te keren.
  • Zoek naar shortcuts in je manier van werken. Bij de dame in kwestie heb ik vooral tips en tricks gegeven in het gebruik van browsers (internetvenster) om sneller te kunnen navigeren. Ik heb haar handelingen geobserveerd, ze heeft me duidelijk gemaakt wat het doel was van elke beweging en gaandeweg heb ik alternatieven geboden in de vorm van shortcutkeys (sneltoetsen).
  • Sneltoetsen zijn heel nuttig maar je kan er geen 5 tegelijk in je systeem proberen stoppen. Probeer er eentje per keer.
    CTRL+Home als je helemaal naar beneden bent gescrollt en terug naar boven wil.

Even voor de duidelijkheid: ik schrijf hier uit eigen ondervinding. Ik ben meermaals afwezig geweest op het werk door RSI, maar kan intussen normaal meedraaien. De wetenschap had destijds weinig anders te melden dan "koop u een andere muismat of een andere muis ". Dat is ook wat ik deed. Dat hielp ook, maar ik werd dan ook afhankelijk van die dingen. Bovendien veranderde het wel de positie van arm en pols, maar niet het feit dat ik constant dezelfde bewegingen bleef doen.

Hulpmiddelen (ook om het tij te keren)

Ook met die hulpmiddelen kwam de RSI terug. Het is pas wanneer ik deze hulpmiddelen afwisselde en intussen ook mijn manier van werken ging aanpassen (zie vorige paragraaf) dat ik terug normaal kon werken met een gewone muis.

Om je op weg te helpen zijn hier de hulpmiddelen die ik gebruikte:

Gel ergonomische muismat
Ergonomische muismatten.

ronde ergonomische muismatErgonomische muismatten helpen de pols ondersteunen. Dit hielp mij in het begin om pijn te verzachten. De goedkoopste oplossing.

 

 

 

 

 

Wacom pen en tablet
Wacom pen en tablet. Hulpmiddel tegen RSI. Verkrijgbaar bij leveranciers van PC en kantoormateriaal.

Later stapte ik over op een Wacom-tablet zoals deze. Duurder maar hiermee verving ik de muis door een pen. Dit verzachtte niet enkel de pijn maar werkte ook heel fijn.

Bovendien ook fijn om in opmaakprogramma's (Inkscape, Photoshop) te werken.

Let er bij aankoop op dat ze compatibel zijn met je PC.

Wel zorgen dat je tijdens je verlof je pen goed wegstopt. Een collega had de mijne aanzien voor een gewone stylo die niet meer schreef en had hem dus weggegooid...

 

 

 

Verticale muis
De verticale muis. Hulpmiddel tegen RSI. Verkrijgbaar bij leveranciers van PC en kantoormateriaal.

Er zijn ook mensen die baat hebben bij verticale muizen. ikzelf heb ze nooit gebruikt. Wel getest maar het kostte me te veel moeite om me aan te passen.

Bijwerkingen van de sherpa

Bijwerkingen?!? Jawel. Ook met de dame uit dit voorbeeld deed ik een kleine test. Vrij Tayloriaans maar toch redelijk eye-opening ;-)

Ik vroeg haar eerst om haar werk te doen zoals ze dat normaal zou doen en registreerde de tijd. Vervolgens gaf ik haar de instructie zoals ik het zou doen (door de PC wat harder te laten werken). Deze manier van werken was nog geen gewoonte en toch bespaarde ze al tijd!

En toen kreeg ik de ultieme bevestiging: *zucht van verlichting* schouders die zakten

"Ik ga gewoon veel minder gejaagd meer gedaan krijgen!"

Mission accomplished!

UPDATE: doordat ik tijdens de lockdown vaststelde dat meer mensen last hebben deel ik nog meer waardevolle RSI-tips in de vorm van een reeks mails. Je kan ze hier aanvragen.

Meer hulp gewenst? Tijdens alle trajecten en begeleidingen is er aandacht voor welzijn als middel om tot betere resultaten te komen. Contacteer me gerust voor meer info!