Hoe 20% van de werktijd ook bij jouw bedrijf verloren dreigt te gaan

Ik stel vast dat steeds meer cursisten het zoeken naar informatie en bestanden (intern) als een stress-factor benoemen. Niet heel verrassend als het onderzoek rond productiviteit bij kenniswerkers al eerder je pad kruiste.

De onzichtbare boosdoener

Onderzoeken bij werknemers in de VS in 2012 (McKinsey) en 2018 (IDC) toonden aan dat:
• 20-30% van de werktijd wordt gespendeerd aan het bijeen rapen van informatie (op 5 FTE's is het dus alsof eentje full-time op zoek is zonder iets bij te dragen)
• 49% van de deelnemers zegt last te hebben om documenten terug te vinden
• 43% van de deelnemers heeft problemen met rechten op documenten
• 33% van de deelnemers heeft last om een juiste versie terug te vinden

In 2013 klonk het nog als erg bij de haren getrokken, maar intussen kijk ik er anders tegenaan. Uiteraard gaan mensen eerst zelf op zoek. Je wil toch niet iedere 5 minuten bij een leidinggevende of collega gaan voor info? "Wat gaan ze dan niet denken? Straks sta ik vooraan de lijst als er een herstructurering komt"
Het probleem en het stilzwijgen is volgens mijn ervaring ook vaak evenredig aan de omvang van de organisatie.

Tot je individueel aan de slag gaat

Ik kom ze wekelijks tegen als digital coach: de mensen die niet meer weten van welk hout pijlen maken omdat ze er steeds langer over doen om info of bestanden terug te vinden. Maar ik ben er ook van overtuigd dat het probleem quasi onzichtbaar is voor leidinggevenden. Al zouden gestegen backlog en ziekteverzuim (sinds een software-migratie) duidelijke KPI's kunnen zijn.

De link tussen backlog en digitalisatie

"Ja maar, ik heb net een nieuw systeem in gebruik genomen dat mijn medewerkers helpt hun job efficiënter te doen."
Ik geloof in je intentie, maar ik vrees dat het anders uitpakt als er geen uitleg mee gepaard gaat.
Ik zie namelijk met de regelmaat van de klok medewerkers die naar hun leidinggevende toe niet zouden willen toegeven hoe erg het gesteld is.
Ze zien de toegevoegde waarde van de nieuwe tool niet. Niet voor hun rol binnen het bedrijf en ook voor de klant niet. Dit lijkt op het eerste zicht misschien irrelevant, maar laat me even een voorbeeld nemen om te illustreren wat er gebeurt met de ROI.
Ik zie het vaker wanneer er gemigreerd wordt naar Windows 10 in combinatie met Office 365:
• IT: oei, oei, ik heb nu al zoveel calls op de helpdesk. Ik zal maar gauw over dat online gedeelte zwijgen.
• Gebruiker A: weer een nieuwe versie. Pfff… oei, maar wacht eens even… Huh? Dat bestand had ik toch hier lokaal opgeslagen? Ik kan er niet meer uit wijs. Ik zet vanaf nu alles op mijn desktop (NVDR: geen alleenstaand geval! Dit is niet goed voor de levensduur van hardware en er wordt meestal ook geen back-up genomen)
• Gebruiker B: de collega's zijn echt wel niet mee… nu hebben we eindelijk iets waar we makkelijker mee samen kunnen werken en nu kan ik het niet inzetten omdat de collega's er niet mee vertrouwd zijn. Ik ben het strijden beu.

Mensen blijven dus werken zoals ze altijd hebben gewerkt

Gevolg: er zijn heel performante tools in huis gehaald om samen te werken, maar de oplossingen die ze bieden worden amper gebruikt:
• Versiebeheer wordt niet gebruikt, dus massa's bestanden met 90% zelfde inhoud (en servers die nog maar eens plaats te kort hebben). En dé tijdsverslinder is er ook bij: "Is dit nu de laatste versie?"
• Samenwerken op bestanden wordt niet gebruikt en dus gaat er veel tijd verloren aan over en weer sturen van bestanden. Extra mails, extra data op de servers, extra verwarring.
• Ook intern blijft men bestanden delen als bijlage. Zwaardere maiboxen en meer twijfels over versiebeheer als gevolg. Terwijl het vanop de server/cloud vaak kan beveiligd en gedeeld worden waardoor de laatste cijfers steeds direct voor iedereen beschikbaar zijn.

Hoe krijg je daar verandering in?

Vraag welke documenten/bestanden/info het vaakst wordt gezocht en vertrek daaruit.

  • Zorg dat er zo min mogelijk aparte lijsten up-to-date moeten worden gehouden. Bevat de ene lijst A en B en de andere A en C waarom dan niet 1 lijst met A en B en C?
  • Verwijder irrelevante bestanden en lijsten (of archiveer ze op een plek waar anderen geen toegang meer hebben, zodat ze geen 5 versies hoeven doornemen).
  • Geef bestanden een duidelijke en logisch opgebouwde bestandsnaam. Communiceer ook rond deze logica en verwacht van elk teamlid dat ze dezelfde logica hanteren.
  • Deel informatie intern zo min mogelijk via bijlages (mail), deel ze door andere gebruikers rechten toe te kennen (indien je O365 hebt).
  • Wat is volgens de medewerker een logische plek om deze info te zoeken? M.a.w. welke verschillen in logica zijn er te vinden en hoe kan je zorgen dat jullie beiden vinden wat jullie zoeken?
  • Zorg voor specifieke en gerichte IT-vaardigheid voor elke medewerker. Zorg dat ze de visie achter de opbouw van de IT-infrastructuur kennen zodat ze gerichter kunnen zoeken en zorg dat hun zoekvaardigheid op punt staat.

PS: er is een verschil tussen bestanden gedeeld op Sharepoint of op een gedeelde schijf op de server. Deze vragen beiden om een iets andere aanpak bij het zoeken.

Stel jij vast dat er nood is aan training of hulp bij het vastleggen van interne afspraken? Kunnen je medewerkers ondersteuning gebruiken om anders te kijken naar de manier waarop ze digitale tools inzetten?
Neem dan contact op, ik help je graag op pad.


Focus op klanten in je mailbox

Je mailbox opendoen en op zoek moeten naar de mails van klanten tussen alle nieuwsbrieven. Ken je dat?
Vaak is dit nog net iets erger in periodes zoals nieuwjaar, de traditionele momenten waarop iedereen besluit een mailtje te sturen.

Uiteraard is het best om meteen uit te schrijven wanneer nieuwsbrieven geen enkele meerwaarde bieden. Maar geef toe, er zijn er ook hele waardevolle.

Alleen wil je ZELF beslissen WANNEER je ze leest.

Je hebt misschien ook al meegemaakt dat je over een belangrijke mail had overgekeken omdat die tussen de nieuwsbrieven was terechtgekomen.

Hoe zou het zijn indien je een map had waar alle nieuwsbrieven in terecht zouden komen zodat ze je niet langer afleiden? Zodat je een moment kan voorzien om ze door te nemen. Net zoals je vroeger de krant bewaarde voor een vast moment.

Er zijn, afhankelijk van je mailprogramma, verschillende manieren om dit te realiseren. Eentje daarvan is het gebruik van regels.

In volgende video toon ik hoe je regels kan toepassen in Outlook. Uiteraard is het bij het toepassen ervan belangrijk om stil te staan bij het feit dat regels enkel doen wat je hen vraagt. Als je zegt dat alle mails met uitschrijven in de tekst naar de prullenbak moeten dan zal dat ook zo zijn voor de mail waarin melding wordt gemaakt van het "uitschrijven van diploma's". Vandaar ook dat je bvb mailadressen van afzenders als bijkomende voorwaarde kan toepassen.

Regels of rules bestaan ook in diverse andere mailprogramma's. Dat werkt op een gelijkaardige manier.

 

Succes! Vragen en feedback zijn meer dan welkom.

Wil je dit soort tips ook in je eigen TO READ-map ontvangen? Hier kan je terecht om dat te fixen.


Hoe als solo-ondernemer niet verzuipen tussen je verschillende mailadressen? 7 Tips / overwegingen.

Je hebt meerdere mailadressen.

1 vanuit je studententijd. Bij je internetabonnement kreeg je er nog een mailadres bij. Toen je met je zaak startte kwam er een domeinnaam en een bijhorend mailadres bij. En misschien heb je nog een aantal freelance opdrachten waarvoor je ook een mailadres ter beschikking hebt. En dan komt het… oh my… wat een gedoe!

Het is deel van mijn verhaal, maar ook dat van Sophie. Zij contacteerde me met haar vraag. Ik verpak het antwoord in de vorm van een non-exhaustieve lijst met tips en overwegingen die ook jou kunnen helpen om de ideale oplossing te vinden in jouw geval.

1: Denk kritisch na

- Hoeveel van die mailadressen gebruik je nog daadwerkelijk? Diegene die je zo kan elimineren moet je gewoon niet meer willen
- Let wel op met accounts afsluiten! Denk erom dat heel wat diensten werken o.b.v. mailadressen om in te loggen. Zorg dus dat je je accounts op andere diensten zoals LinkedIn, Facebook en co niet blokkeert omdat je het mailadres niet meer hebt…

Door enkel accounts in stand te houden die je nog effectief gebruikt maak je jezelf het leven makkelijker.

2: Bedenk wanneer en met welke toestellen je de mails moet/wil kunnen lezen

  • Afhankelijk van de afspraken met je opdrachtgever zal je al dan niet continu bereikbaar willen/moeten zijn.
  • Bewaak je eigen grenzen en laat niet alles je altijd zomaar afleiden. Zet meldingen uit waar mogelijk.
  • Durf een afwezigheidsmelding instellen voor periodes dat je er niet bent of dat je er niet naar gaat kijken (en jawel dat kan ook zonder mailserver)

3: Kies voor alles op 1 plek, maar in aparte bussen of net alles in 1 bus?

Nogal wat mensen die ik ken switchen nog steeds tussen verschillende mailboxen. Uitloggen hier en aanloggen daar. Het is een beetje alsof je verschillende buitenverblijven hebt en op elk adres even de brievenbus moet gaan legen. Niet echt handig, maar ook niet echt nodig.
Net zoals je voor je fysieke post kan vragen om alles door te sturen naar 1 postadres kan je dat ook met mails.

Er is zelfs nog meer mogelijk: je kan zelf beslissen of de doorgestuurde post in aparte postvakjes moet komen of niet.

Veel mensen kennen enkel de aparte vakjes, waarbij je in een programma als bvb Outlook je verschillende accounts activeert en je mails per mailadres in een aparte map terechtkomen. Hetzelfde bereik je door alle accounts die je mobiel wil raadplegen ook op je GSM en tablet in te stellen bij accounts.

Bij Gmail heb je ook de mogelijkheid om 5 mailadressen te bundelen in de instellingen van je Gmail-account. Zodoende komt alle mail in 1 grote doos terecht en hoef je niet meer van A naar B te klikken.
Om te vermijden dat je nog in- en uit moet loggen laat je al je digitale post op 1 plek samenkomen per toestel

4: Hou ook het aantal tools/apps beperkt

Stel: Op je laptop of vaste PC gebruik je Outlook, op je tablet iOS Mail en op je Android telefoon Gmail? Technisch gezien geen vuiltje aan de lucht, alleen zou ik mijn klanten aanraden om het te houden bij max 2. Reden: Elke tool evolueert en hoe meer tools je hebt hoe meer moeite het je zal kosten om bij te blijven.

5: op naar IMAP

Bij het instellen van je mailboxen op verschillende toestellen krijg je soms nog de keuze voor IMAP of POP3. Als je op meerdere toestellen werkt is het in 99,99999% van de gevallen beter om IMAP te kiezen. Wanneer je POP3 gebruikt moet je -afhankelijk van de instellingen op de server- eenzelfde mail op elk toestel apart gaan verwijderen.

6: Hou je contactpersonen onder controle

Vaak zitten contactpersonen gelinkt aan elke account. Ook dit zorgt bij heel wat mensen voor verwarring. Want dan vinden ze in mailbox X het mailadres van Y wel, maar niet in de andere mailboxen.
Op mijn apparaten heb ik het zo ingesteld dat er 1 mailaccount is waarvan ook de contactpersonen worden gesynchroniseerd met het toestel. Uiteraard op alle apparaten hetzelfde.

7: Klanten en prospecten op 1 plek?

Hier speelt de GDPR ons mogelijk wat parten.
Ik bewaar de gegevens van prospecten daarom volledig gescheiden in een mailingprogramma. In mijn geval MailChimp. Daar schrijven ze zelf in voor een mailing indien ze dat willen en kunnen ze ook zelf hun abonnement weer stopzetten. Tot ze klant worden is dat de enige plek waar ik info bewaar. Hoe dat in zijn werk gaat kan je leren in mijn volgende workshop Digitale Marketing DOEN.

 

Kortom, centraliseren van e-mail is voor de meeste mensen de meest aangewezen eerste stap. Deze vervolgens op al hun toestellen op dezelfde manier instellen zorgt dat je er altijd bij kan. Meldingen uitschakelen zorgt dat je er niet gek van wordt. Succes!

Heb je iets gehad aan deze blogpost? Laat het me even weten! Heb je een andere vraag? Neem gerust contact op.

Ik ben Sara. Klanten vergelijken me wel eens met een sherpa. Ik help ondernemers om een positieve impact te maken op hun cashflow. Om tot dat resultaat te komen maak ik hen wegwijs in digitale tools en bedenken we slimmere manieren van werken. Omdat ik van mening ben dat iedere ondernemer dat verdient deel ik dit soort blogposts en beheer ik ook een groep waar iedereen zijn vragen mag afvuren. Ook jij bent welkom!


Hoe de juiste printer/scanner kiezen voor je kantoor?

Het gaat niet meer lang duren eer dit ding buitenvliegt! Met je PC heb je dat misschien ook al meegemaakt (ik ook ;-) ). Maar steeds vaker heb ik het gemunt op randapparaten zoals scanners.

Ja, ik heb een printer, scanner en kopieerapparaat nodig. Een multi-functionele printer en scanner dus. Maar niet deze, want niet elk multifunctioneel apparaat is een échte optimale hulp op kantoor. Hieronder deel ik ook met jou mijn tips bij de aankoop van een nieuw toestel.

Meer dan 1 blad tegelijk scannen

Wanneer je van plan bent steppen te zetten om efficiënter te werken is de kans vrij groot dat je gaat digitaliseren en dus ook regelmatig scannen. Eerste vereiste is dan het kunnen scannen van verschillende bladeren tegelijkertijd.

Een scanner met ADF laat inderdaad toe dat je én via het glas en via de klep bovenaan documenten kan scannen en dus digitaliseren. In dit geval kan de automatic document feeder (of ADF want zo heet die klep die vaak bovenop de scanner zit en meerdere bladeren tegelijkertijd bevatten). Handig, want zo hoef je niet blad per blad zelf op het glas te leggen. En toch ben ik daar alleen niet blij mee. Frons jij nu je wenkbrauwen? Heel normaal, want dat had ik ook gedaan vroeger. Tot ik ontdekte hoeveel meer tijd zo'n ding kan besparen.

Recto/verso

Dubbelzijdig werken is wat mij betreft geen luxe meer maar een basisvereiste. De drang naar steeds duurzamer werken zorgt dat je steeds vaker documenten ontvangt die dubbelzijdig zijn geprint. Handig als je die ook meteen dubbelzijdig kan laten inscannen zonder veel poes-pas. Dubbelzijdig printen is ook handig om documenten met voorwaarden op de achterkant te printen. Zo sta je meteen al sterker in je schoenen als er heibel komt. Beweren dat ze de voorwaarden niet kregen wordt lastig als je voorop vermeldt dat ze op keerzijde staan.

Print en scansnelheid

Er zijn enorme verschillen in print- en scansnelheid. Soms is eenzelfde toestel snel in de ene handeling, maar traag in de andere. Of verschilt de snelheid tussen eenzijdig en tweezijdig printen en scannen enorm. Check dus de snelheden van alle handelingen van het toestel en bekijk ze in functie van wat jij nodig hebt.

Last but not least: scanopties

En dan heb ik het niet enkel over de verschillende bestandsformaten waarin scans worden geleverd. Wel over de manier waarop het toestel met scans omgaat binnen je netwerk. Dat biedt immers kansen om effectief en efficiënt te gaan digitaliseren.

Wellicht scan je nu document per document en moet je dat bestand nadien van naam gaan veranderen. Telkens weer scannen en dan beginnen klikken en typen. Het kan handiger.

  • Op je scanner kunnen kiezen naar welke map je scant, zodat je je scans niet meer handmatig hoeft te gaan klasseren.
  • Een uniek volgnummer voor elke scan in een bepaalde map? Bvb elke scan van een factuur automatisch genummerd voor je boekhouder.
  • De datum van de scan automatisch meteen bij in de bestandsnaam van je scan?
  • Scannen naar je mailadres of naar dat van de boekhouder?

Ook dat kan een degelijke scanner voor jou regelen! Als je de juiste kiest ten minste

Stel de juiste vraag

Wil je een nieuwe printer en scanner aanschaffen en spreekt al het bovenstaande je aan? Vraag dan:"Kan dit toestel scannen naar een specifieke map op de PC of server? Of direct naar een mailadres? Kan ik per map een bestandsnaam instellen waar automatisch een volgnummer wordt achter geplaatst?"

De juiste prijs

Denk je nu: "Dat is zeker pokkeduur?" Echt niet meer. Intussen zijn er huis-, tuin- en keukenmodellen die deze opties bieden. Alleen kwestie van even te checken voor je er eentje aankoopt. Zijn er verschillende modellen die voldoen? Dan kan je ook nog de prijs van de printercartridges vergelijken. Check terloops ook even hoe lang het model al op de markt is. recente modellen zijn duurder maar je zal langer cartridges kunnen blijven bestellen.

Merk je dat je scan-proces misschien vlotter zou moeten kunnen verlopen dan nu. Dat je tijd zou kunnen besparen, of beter nog, er effectief mee aan de slag zou zijn als het allemaal wat vlotter zou gaan. Dan ben je bij mij aan het juiste adres! Je kan ook gerust aansluiten bij mijn Facebook-groep Kanli's backoffice waar je met bijkomende vragen terecht kan.


Wat haal jij uit die extra domeinnaam?

Ken je dat? Je hebt een killer-idee waar je wel eens mee aan de slag wil. Alleen ben je bang dat iemand met de domeinnaam gaat lopen die jij in gedachten hebt. Dus reserveer je alvast dat domein. Zoveel kost het niet en dan heb je dat toch al. Maar wat als ik je zeg dat je jezelf wellicht tekort doet door niet net 1 stapje verder te gaan? Dat je misschien wel de kost van dat ene domein dubbel en dwars terug kan verdienen?

Recent kwam ik het niet minder dan 3 keer tegen bij collega-ondernemers. Ze hadden al een domein en deden er niks mee. Alleen met de domeinnaam dan, want voor de rest wel actief bezig met Facebook-pagina op zelfde naam en dergelijke, maar de site daar was nu geen tijd voor. Begrijpelijk. Maar eigenlijk volstaan 5 min tot max een uur om al vindbaarder te zijn.

Stel dat je op sociale media zo inspireert dat mensen offline beginnen praten over jou en dat ze op zoek gaan naar je website. Waar gaat jouw vertrouwen naartoe als je dan het domein vindt en daar staat een melding van het hostingbedrijf?

Mij doet het dubbel zoveel pijn om dit te zien omdat ik weet dat het op dat moment een kost is die niks op kan leveren. Integendeel, het remt af.

1 uurtje extra om te werken aan klantenvertrouwen

Voor een technisch onderlegd iemand misschien zelfs een kwartier. Dat is wat het verschil kan maken. En neen, daarvoor hoef je dus inderdaad geen website te bouwen. Ga uit van wat je al hebt. Of dat nu een landingspagina is of een andere online pagina, je kan nu al de kans grijpen om naar buiten te komen op een manier die vertrouwen wekt.

Dankzij webforwarding

Dat is een instelling bij je hosting provider.

Kijk, je domeinnaam is op elk moment eigenlijk niet meer dan een bril. Eentje die gaat kijken naar een zogenaamd IP-adres. Als je nog geen website hebt staan stellen de meeste hostingproviders die in naar hun eigen domein. Gratis reclame voor hen. Maar jij kan die claimen!

Met webforwarding zorg je ervoor dat de blik van die bril gericht wordt op de pagina die jij wil in beeld brengen. Uiteraard heeft dit de grootste meerwaarde wanneer je verwijst naar een website die je helemaal zelf beheert. Maar technisch gezien kan je ook verwijzen naar wat anders.

En het leuke is: bij sommige hostingproviders is dat gratis en kan je dat zelf instellen. Hoe je dat bij Combell instelt lees je hier.

Ook na 1/7/2018

Wat gebeurt er dan op 1 juli? Wel, Google heeft een wijziging in zijn algoritme en in Chrome zal dat het meest zichtbaar zijn. Veilige websites krijgen voorrang in de zoekresultaten en in Chrome krijgen gebruikers zelfs eerst een waarschuwing indien een website niet met SSL beveiligd is.

SSL is een vorm van encryptie die misbruik van domeinnamen moet tegengaan.

Hoe weet je of jouw site al SSL gebruikt? surf nar je eigen domein. Komt er automatisch https:// voor, met de "s" van "secured" dan is er dus al beveiliging aanwezig.

Spreekt dus voor zich dat als je ook hier even aan denkt als je webforwarding instelt. Best even informeren bij je hostingprovider wat jouw mogelijkheden zijn (SSL moet ingesteld worden op de server).

Succes met al je wilde plannen!


Beltoon verlengen of voicemail uitschakelen

Vind jij dat je te weinig tijd hebt om een oproep te beantwoorden op je GSM? Springt je voicemail m.a.w. te snel aan? Of wil je helemaal geen voicemail meer?

In de meeste gevallen kan je daar zelf iets aan doen! 

Elke provider (Proximus, Orange, Mobistar, Telenet, ...) heeft zijn specifieke code maar het komt erop neer dat je op je mobiele telefoon(-app) de code intikt alsof het een telefoonnummer zou zijn. In een aantal gevallen moet je contact opnemen met de klantendienst om de voicemail compleet uit te schakelen.

Beltoon verlengen

Meestal slaat na 15 seconden je voicemail aan. Bij de meeste operatoren kan je dit verlengen tot 60 seconden.

Orange Wijzig de wachttijd

Proximus belton verlengen

Telenet Hoe lang rinkelen voor voicemail

Voicemail uitschakelen

Neem contact op met de klantendienst om dit voor elkaar te krijgen.

 

Visual Voicemail

Niet alle operatoren bieden deze mogelijkheid maar met Visual Voicemail krijg je spraakberichten in de vorm van SMS. Een spraakcomputer zet de ingesproken boodschap dan om in een tekstbericht.

Orange Visual Voicemail

Oproepen doorschakelen

Deze kan handig zijn om tijdens je verlof geen inkomende oproepen te hoeven aannemen. Let wel! Als je bepaalde oproepen wel nog wil kunnen aannemen kan je best pas de doorschakeling activeren na x seconden. Dan rinkelt het eerst bij jou en pas daarna op een ander nummer.

Orange oproepen doorschakelen

Proximus oproepen doorschakelen

Telenet doorschakelen

 

Veel succes!

 


Help! Mijn nieuwsbrief komt in SPAM terecht!

Je hebt met veel zorg een nieuwsbrief samengesteld en wil daarmee uiteraard zoveel mogelijk kopers bereiken. Hoe vervelend is het dan om te horen dat de mail bij de SPAM terechtkwam bij een deel van de geadresseerden?
Toch kan je daar zelf wat aan doen, ook zonder te veranderen van nieuwsbriefplatform…

“MailChimp is het probleem”

De populariteit van je nieuwsbriefprogramma zal in elk geval een rol spelen, maar dat is zeker niet het enige probleem. Erger nog, veranderen van nieuwsbriefprovider kan de toestand verslechteren.

Om het even welk nieuwsbriefsysteem je gebruikt, je kan (en zal ooit) met dit probleem kampen. Voor het gemak vernoemen we hier de populairste: MailChimp. Maar uiteraard stelt eenzelfde probleem zich ook met Convertkit, ActiveCampaign, Enormail, Aweber, enz. Alles ligt hem in de instellingen.

Hoe e-mail werkt verklaart het probleem

Om het probleem te snappen heb je eerst wat inzicht nodig in de werking van e-mail. Een mailadres is opgebouwd als persoon@organisatie.dns. De @ staat voor “werkt bij” of “onderdeel van”. Bij een professioneel mailadres heb je een eigen domeinnaam www.organisatie.dns die dus verweven zit in het mailadres.

Wanneer je website en e-mail op dezelfde server zijn bewaard vertrekt de info van dezelfde server. Maar nu heb je besloten beroep te doen op MailChimp. Die zal jou vragen vanuit welk mailadres je wil versturen. Jij kan kiezen welk mailadres dat is, je kan hier (in theorie) ook in naam van de premier beginnen versturen. Al jaren wordt hier gretig gebruik van gemaakt door spammers.

In de strijd tegen SPAM en digitale fraude wordt hier steeds strenger mee omgegaan. De servers waarlangs een mail passeert gaan steeds vaker checken of mail en website langs eenzelfde DNS-server (DomainNameServer) passeren.

Ze gaan m.a.w. checken op de server waar de domeinnaam geregistreerd staat of die “weet” dat MailChimp een machtiging heeft voor het versturen van nieuwsbrieven i.o.v. dat domein. Weet die van niks, dan is dat verdacht, dan zetten ze het bericht bij SPAM. Gebeurt dit vaak, dan kan uiteindelijk het domein …@organisatie.dns op een zwarte lijst terechtkomen. Hierdoor komen dan niet enkel je nieuwsbrieven maar ook gewone mails in SPAM terecht.

 

Wat kan je doen?

Ook jij bouwde wellicht een website omdat je dat nodig vond voor je business. Je begon intussen ook met nieuwsbrieven. Mogelijks op eigen houtje en met gratis tools om de kosten te drukken. Op zich niks mis mee, alleen mis je wellicht een groot stuk van de puzzel. Want het draait hem om ROI (Return on Investment). Met een mail die niemand ontvangt is die negatief.
Wat kan je doen om zoveel mogelijk uit de SPAM-filter te blijven?

  • Zorg dat je domeinnaam “weet” dat MailChimp voor jouw organisatie mails mag uitsturen. Hiervoor moet je in je MailChimp-account checken welke server gebruikt zal worden om de mails te versturen (IP-adres). De code van die server moet dan in de "SPF-records" van je domeinnaam worden bewaard. Zeer technisch dus voor de gemiddelde website-eigenaar… een kwalitatief webdesigner moet je hierbij kunnen helpen, of je domeinnaamhost (afhankelijk van de service die hij biedt).
  • Gebruik dus geen mailadressen @gmail.com; @telenet.be of @outlook.com want hier heb je geen vat op SPF-records.
  • Gebruik een apart mailadres voor nieuwsbrieven. Op die manier heeft de verzending van je nieuwsbrief al minder invloed op het ontvangen van je “gewone” mails. Alleen worden ze dan wellicht minder gelezen omdat ze door de lezer al gedetecteerd worden als “nieuwsbrief”.

 

Is daarmee alles opgelost?

Neen, je merkt het, je nieuwsbrief en website zijn achter de schermen sowieso met elkaar verbonden.  Voor een maximale ROI is het dan ook nuttig te kijken welke tools er nog allemaal een positieve bijdrage kunnen leveren.

Ik help familiale KMO’s een positieve impact maken op hun cashflow door het slim inzetten van betaalbare technologie. Ik leg me daarbij vooral toe op de handelingen die gepaard gaan met marketing, aankoop, verkoop en logistiek.

Specifiek voor marketing zijn er heel fijne tools op de markt waarmee je van alle bovenstaande rompslomp wordt bespaard... ik vertel je er graag meer over, neem gerust contact op!


Hoe maak je je bedrijf online vindbaar (ook zonder website?)

Ook als je geen winkel uitbaat wil je natuurlijk dat zoveel mogelijk potentiële klanten jou vinden. Als je wil gebeld worden voor een opdracht, als je meer vat wil krijgen op de recensies over je bedrijf online… lees dan verder!

Zodat je onderneming online toch zichtbaar wordt

Zou het niet fijn zijn dat je bedrijf bij de zoekresultaten verschijnt wanneer iemand in de buurt je activiteit intikt?

Stel, je hebt een sleepfirma in Sint-Pieters Leeuw. Ik sta daar in panne en zoek op m’n iPhone “depanneur”. Ook al vul ik geen locatie in, Google zal me in elk geval een sleepfirma tonen dicht bij waar ik ben. Google’s algoritme (berekeningen zeg maar) houden rekening met mijn locatie.
Want omvang van het bedrijf of de website speelt soms een kleinere rol in de zoekresultaten, wel de fysieke afstand tussen het bedrijf en diegene die zoekt.

Bevestig je je locatie in Google Mijn Bedrijf en heb je ook je website toegevoegd? Dan kan het bijna niet anders dan dat je een verschil merkt in bezoekersaantallen op de site

Maar ook zonder website…
Wanneer je je zaak toevoegt aan GoogleMijnBedrijf dan zal dat er in elk geval voor zorgen dat je zaak sneller kan verschijnen in de zoekresultaten in apps van Google, zoals GoogleMaps. Met correcte contactgegevens.

 

Maak het je potentiële klant makkelijker

Je kan alle contactgegevens invullen die je wenst. Zelfs je openingsuren worden makkelijker vindbaar voor potentiële klanten.

Zelfs vat op reviews

En last, but not least: je krijgt ook meer grip op eventuele recenties (of reviews). Zodra iemand je bedrijf ophemelt of de grond in boort kan je een melding ontvangen. Je kan ook vragen om reviews te verwijderen.

Hoe doe ik dat?

Je bedrijf op Google Mijn Bedrijf activeren hoeft niet lang te duren. Bestaat je bedrijf al langer? Zoek in Google je bedrijfsnaam en locatie op. Verschijnt die rechts met een kaartje erbij dan kan je de locatie “claimen”. Klik op de link om te bevestigen dat het jouw bedrijf is en volg de instructies.

Net gestart of onvindbaar in Google? Je logt rechts bovenaan in op je Google Account en begint de veldjes aan te vullen en stap-voor-stap instructies te volgen.

Het lastigste is de categorie. Want die lijst is soms wat raar opgebouwd. Mijn tip: tik in dat vakje een trefwoord dat met je zaak te maken heeft. Werkt het niet? Kijk dan eens welke categorie een concurrent heeft gekozen.
Wat je in dit vak ook doet, zodra je je naam zou veranderen van “Gebuisd” naar “Loodgieter Gebuisd”, hou er dan rekening mee dat je beter zal scoren als je hier de naam gebruikt die ook elders op het net terug te vinden is.

Lever je goederen/diensten bij klanten, dan zal je ook een radius in moeten stellen. Stel die realistisch in! Als je pizza’s bezorgt wil je dat niet op 100km afstand doen.

Geef je gegevens op zoals openingsuren en betalingsmogelijkheden? Vergeet de gegevens niet up-to-date te houden. Plan bvb 1x per jaar een herinnering in je agenda om je gegevens nogmaals na te kijken.

Check alle gegevens grondig!

In de laatste stap wordt het postkaartje getoond dat je een paar weken later zal ontvangen. Wanneer je dat ontvangt zal je terug moeten aanloggen om de code op het kaartje in te geven. Zo kan Google nagaan dat jij effectief degene bent die de zaak uitbaat.

SEO

Wat je net deed is een stukje van wat officieel Search Engine Optimalization of SEO wordt genoemd.

Kleine inspanning ten opzichte van het potentieel

Je hebt net met 1 handeling gezorgd dat
- je bedrijf beter vindbaar is in Google
- je toegankelijker bent voor klanten
- je site meer inkomende links heeft (vanuit GoogleMaps een link gemaakt naar je site)
hierdoor heeft het ook invloed op andere online diensten.

In onze huidige omgeving zijn er massa’s van deze kleine handelingen die een sneeuwbaleffect kunnen hebben. Dat is waar ik met Kanli voor wil staan, jou helpen om met minder (administratieve) moeite meer te bereiken door samen te werken aan je digitale vaardigheid.

Succes!

Sara

 

UPDATE 18/4/2019:

  1. Ik kreeg de opmerking van verschillende mensen dat ze GoogleMaps niet juist krijgen aangepast. Voor zover ik kan zien heeft dit te maken met je gegevens in de KBO. Die gegevens krijgen overduidelijk voorrang op gegevens die door gebruikers zijn doorgegeven. Misschien dus toch even je KBO-gegevens nakijken?
  2. Aanvulling: Wat kan op GoogleMaps kan ook op iOS Maps en op Waze.
  • WAZE

Hoe je bedrijf op de kaart zetten bij Waze is niet even vanzelfsprekend als op Google Maps. Het lijkt nogal op de software waar ik zelf 19 jaar geleden in werkte (ik heb nog kaarten voor GPS-systemen gedigitaliseerd bij Navigation Technologies ;-) ). Niet iets om onvoorbereid aan te beginnen dus, maar alle uitleg vind je in de Wazeopedia.

Adverteren op Waze is uiteraard een pak makkelijker, maar niet voor iedereen interessant.

  • AppleMaps (Maps op iOS)

Via deze weg kan je zorgen dat je bedrijfsgegevens ook in de standaard navigatie-app op iPhone juist staan. Maar ook deze gaat nog verder: de standaard agenda-app in iOS gebruikt deze gegevens ook wanneer mensen een adres intypen bij een afspraak.


Opnieuw moeten beginnen

"En toen vond ik dat dus niet meer en moest ik helemaal opnieuw beginnen."
Echt niet fijn. Toch zie en hoor ik het regelmatig gebeuren. Recent nog bij een kennis. Ze had zelfs iemand ingehuurd om de tekst van 60 pagina's opnieuw over te typen! En als ik dat hoor dan krimpt mijn maag echt wel bij elkaar. Zeker als ik hoor:

  • "Ik vond dat bestand niet meer dus ben ik opnieuw moeten beginnen"
  • "Dat bestand had ik enkel nog in PDF, dus heb ik het laten overtypen"

In het eerste geval raad ik je aan de 20 vindtips eens te downloaden. Daarin krijg je tips om bestanden te zoeken, maar ook tips om ze in de toekomst beter te vinden.

In het tweede geval dan zou ik toch ook 2 minuten nadenken voor ik daaraan begin.

Antwoord eerst even op deze vragen:

  • Verspringt de tekst vaak in de lengte en breedte van het blad? Zoals bij een folder met tekstkadertjes her en der?
  • Zijn er veel tabellen?
  • Zijn er veel afbeeldingen?
  • Zijn de pagina's genummerd en/of staan er voetnoten.
  • Staan er afbeeldingen in de achtergrond?

Indien je 1 of meer keren ja hebt geantwoord en gaat het om korte stukken tekst dan is overtypen wellicht de snellere optie.

Gaat het echter om grote stukken doorlopende tekst met weinig opmaak dan hoef je niet over te typen. Dan kan je de tekstinhoud recupereren door gebruik te maken van OCR (Optical Character Recognition). In veel gevallen zal dat nog gratis kunnen ook. Hoe je dat precies aanpakt stuur ik je graag door via e-mail, vraag hier de uitleg aan. Dan heb je hem straks al in je mailbox!

 


"Ik heb een Facebookpagina en een website. De klanten zullen nu wel komen!"

Zo denken velen, maar het klopt niet helemaal... En waarom dat dan allemaal niet werkt is vaak een raadsel. Als gebruiker wordt het soms sneller duidelijk.

Als niet alle bells and whistles juist staan ingesteld op je Facebookpagina dan is doorverwijzen moeilijker en loop jij dus mogelijk een deel van de digitale mond-aan-mondreclame mis.

Kijk, vandaag postte één van mijn kennissen op Facebook een vraag. Ik wilde haar graag doorverwijzen naar een paar mensen. Allemaal hadden ze een Facebookpagina, dus dat leek makkelijk te worden... niets was minder waar!

Bij sommigen kon ik gewoon @paginanaam tikken en bam, daar  verscheen al het linkje naar de pagina! Bij de pagina van Klaar was dat anders. Die had wel al een Facebookpagina gemaakt maar was er zich niet van bewust dat die niet kon getagd worden. Naar die pagina doorverwijzen was wat lastiger. Ik moest ze eerst opzoeken, linkje kopiëren, teruggaan naar het bericht waarop ik wilde antwoorden, daar de link plaatsen...

Mijn beroepsmisvorming zorgde er natuurlijk voor dat ik Klaar even contacteerde en daarna besloot ook jullie even in te lichten ;-) Een kleine inspanning doen en daar dan langere tijd de vruchten van plukken, dat moet iedereen geweten hebben!

Digitale mond-aan-mond reclame

Ik wilde haar pagina graag in mijn reactie op Facebook taggen. @artamandua.be in plaats van heel de reutemeteut met opzoeken en linken. Als het te veel moeite kost, dan zie jij er waarschijnlijk ook van af.

"Ja maar, waarom dan niet gewoon de website vermelden?" Had ik ook kunnen doen, maar dat heeft minder impact.

"Huh?" Ja, dat komt o.m. door de logaritmes die Facebook en bij uitbreiding het internet aan mekaar rijgen. Door de pagina te taggen valt de link minder op dan dat ik de website vermeld, maar mensen kunnen wel doorklikken en leuk vinden. Hierdoor wordt de kans groter dat de latere berichten die op de Facebookpagina worden vermeld ooit nog wel eens worden getoond aan die persoon. En aan vrienden van diegenen die de pagina leuk vonden.

Had ik de website vermeld, dan konden ze eens gaan neuzen en dan eindigt het verhaal vaak daar. Een volgende update komt niet zomaar in hun brievenbus terecht.

Een post op een Facebookpagina wordt dus wel automatisch aan anderen getoond. Een post op een website, daarvoor moet je moeite doen om die even zichtbaar te maken voor anderen. Dan moet je nieuwsbrieven versturen met een link naar de blog of de post publiceren op sociale media of ... Kortom, meer handelingen. Maar vooral, je kan dat enkel doen naar je eigen contacten en dus blijf je in dat zelfde vijvertje. Bij Facebook kom je automatisch ook in het zicht van anderen terecht.

Hoe zorg je er dan voor dat je pagina getagd kan worden?

Door een gebruikersnaam aan te maken voor je pagina. Een @artamandua.be bvb. Ik zou aanraden je domeinnaam te gebruiken. Die is uniek en (idealiter) makkelijk te onthouden voor je volgers.

Hoe?

  1. Ga naar je Facebookpagina
  2. Klik op Gebruikersnaam voor pagina maken aan de linkerkant van je pagina.
  3. Voer een gebruikersnaam in
  4. Als de gebruikersnaam nog beschikbaar is, klik je op Gebruikersnaam maken

Vanaf dan kan iedereen met @paginanaam je pagina taggen. Dat kan nu dus ook met die supertoffe pagina van Klaar, @Artamandua.be.

 

Facebook en een website zijn geen éénmalige inspanning

Om echt iets op te leveren moet een etalage van een winkel worden onderhouden. Dat is net zo voor een online etalage. Geen vernieuwing in de fysieke etalage heeft ook zo zijn gevolgen... idem met de online etalage.

Door alle puzzelstukjes van je online etalage (website, sociale media,...) aan elkaar te rijgen vergroot je de impact van de inspanning. Da's waar ik ondernemers mee help: hun hele zaak zo inrichten dat elke inspanning extra rendeert.
Lees daarover ook mijn eerdere post: Hoe zet ik mijn zaak of praktijk op de digitale kaart.

Meer leren over hoe Facebook professioneel gebruiken? Dan verwijs ik je graag door naar Gerrit Vromant's Facebook Challenge.

Succes!

PS: Ikzelf help ondernemers effectiever werken op PC, vooral op administratief vlak. Als je vloekt en foetert op je PC, of als je moeite hebt om je klavier nog te vinden tussen de bergen papier, dan ben je aan het goede adres hier!
Ik help je een systeem opzetten dat je helpt sneller en overzichtelijker te werken. Wil je je administratie (deels) uitbesteden? Eerst dat systeem bekijken, daarna kan het zeker.

PPS: Aan het wroeten omdat je soms een bestand niet meer vindt? Download dan de 20 zoektips op PC (Windows)