Wanneer je Excel (en Copilot) vlotter leert gebruiken word je productiever en blijft er meer tijd over voor nuttigere dingen. Wil jij graag je dagelijkse praktijk veranderen? Neem dan contact op met de digital sherpa.

Het bericht Een tijdslijn per kwartier met 1 Excel formule verscheen eerst op Kanli.

Wat je beter NIET doet

Volgende acties lijken logisch, maar zorgen voor fouten of dataverlies:

• Verplaatsen via een OneDrive-snelkoppeling: dit zal niet werken, de bestandslocatie wordt niet herkend.
• Downloaden en opnieuw uploaden: dit maakt een kopie waarbij de volgende kenmerken verloren gaan: 
  

1. metadata gaat verloren (auteur, datum van creatie,…)
2. versiegeschiedenis verdwijnt
3. rechten of labels kunnen wijzigen

---

De juiste oplossing (stap voor stap)

Wil je het correct doen, zonder fouten of dataverlies? Doe het dan online.

1. Ga in je geopende bestand naar Bestand > Info > bestandspad
   Kopieer de bestandslink die je hier vindt.
2. Sluit het bestand lokaal
3. Ga naar je browser en plak de gekopieerde link in de adresbalk. Druk op enter om de online versie te openen.
4. Kies Bestand > Verplaats Bestand 
5. In het pop-up menu krijg je van hieruit wel een lijst met alle Sharepoint sites die je vaak gebruikt of in favorieten hebt staan.
6. Door hier te verplaatsen blijft je bestand wel intact. (dit is niet de enige manier )

Resultaat:

• metadata blijft behouden
• versiegeschiedenis blijft intact
• geen foutmeldingen
• geen verwarring met OneNote

Het bericht SharePoint-link werkt niet zoals verwacht? verscheen eerst op Kanli.

Maar eens ik terug aan mijn bureau zat was het een heel ander paar mouwen. Want hoe in godsnaam kon je die theorie nu omzetten in de praktijk?

Wel, daar komt nu, 25 jaar later, eindelijk verandering in! Hieronder 2 tips met een toelichting in ca 1 minuut per stuk.

• Hoe je denkt is hoe je je voelt. Als je je brein constant trakteert op een hoog aantal ongelezen mails dan versterkt dit je denkpatroon “ik heb gigantisch veel mail en gigantisch veel achterstand”. In de nieuwe Outlook kan je je brein een stukje helpen. Je leert een groep mails op gelezen zetten in deze video.
• Tijd om alle mails komende van ABC te klasseren of verwijderen? Awel, nu kan dat. En niet langer nodig om te weten hoe je nu weer zo een regel maakte in Outlook… Je leert selectief verplaatsen of verwijderen in deze video.

Voor de leden van de digital sherpa community maak ik daar uiteraard uitgebreid documentatie op maat voor. Assistants en managers die een traject bij de sherpa volgen kunnen op die manier ook kennis delen bij hen op de werkvloer.

Wil jij ook graag een sparring partner die je de nieuwste mogelijkheden aanreikt met praktische voorbeelden die jou aanspreken? Dan ben je bij de digital sherpa aan het juiste adres!

Het bericht Outlook (new) – timemanagement toepassen verscheen eerst op Kanli.

We hebben de nieuwe Outlook al een tijdje in gebruik maar houden voorlopig ook de klassieke Outlook nog steeds in de aanslag. Hierbij een korte bloemlezing van (soms storende) verschillen.

Lay-out

De lay-out ziet er gebruiksvriendelijker uit en dat toont zich vooral door een hoop minder knoppen. Dat wil echter niet zeggen dat er zwaar gesnoeid is in functionaliteit (hoewel ) maar zeker ook dat er menu-items zijn die enkel verschijnen wanneer ze relevant zijn (dynamische contextuele menu’s in plaats van statische).

Mail

Mails zoeken in de nieuwe Outlook

Dat lijkt op dezelfde manier te lopen. Het zoekveld is nog steeds aanwezig en als je in dat zoekveld op de 3 streepjes klikt rechts dan kan je filteren. Zoals vanouds… alleen blijkt het resultaat regelmatig anders te zijn. Beide apps gaan duidelijk anders met de data om! Je vindt sommige mails niet terug en wat wij vaststelden is samengevat in deze presentatie. Indien je ook een probleem ondervindt bij het doorzoeken van je mails, dan kan je je aansluiten bij deze Feedback in de FeedbackHub van Microsoft

Opkuis

De sweep-knop… ah… zo zalig om vlot je mailbox te kunnen opkuisen!

Ja maar… hoor ik je denken. Wel ja, als je je mailbox gebruikt als archief ga je dat inderdaad niet vertrouwen. Om er wel wat an te hebben hoor je bij het “team lege inbox” te horen, of ernaar te streven.

Snooze en pin

Sommigen houden ervan, wij zien er ook het nut van in…
Die mail die je niet mag vergeten voor je vandaag afsluit: pin hem bovenaan je inbox.

Die mail die op een specifieke dag moet aangepakt worden: kan je nu snoozen. Maar is dat het handigste wat je kan doen? Hoe ga je immers het overzicht houden op alles wat je voor volgende week hebt gesnoozed? Te gebruiken met mate lijkt ons bijgevolg.

Mails beantwoorden met snelle stukken tekst

Wanneer je regelmatig dezelfde tekst moet gebruiken in een mail kon je die in de klassieke Outlook in een Qnelonderdeel of Quickpart steken. Daardoor kon ik bijvoorbeeld LidBijd+enter tikken om mensen een standaardtekst te bezorgen over Lidmaatschaps-Bijdrage zonder dat telkens opnieuw te typen of een oude mail terug te zoeken…
In de nieuwe Outlook is dat nog niet aanwezig. Nog niet, want via het Feedbackforum zijn er al meerdere keren reacties gekomen hierop. Als jij ook zo’n snelle manier wil om tekst te hergebruiken kan je helpen om die feedback over Quick Parts hoger op de prioriteitenlijst van Microsoft te krijgen met je stem!

Kalender / Calendar

Plannen van meetings en afspraken

In de klassieke Outlook konden we afspraken of vergaderingen plannen (appointments / meetings) waardoor het netjes aansloot op timemanagement technieken. Dat is nu niet meer het geval. Enkel de vergadering blijft over. Om tijd voor jezelf te boeken moet je dus gewoon niemand uitnodigen en dan heb je dat verschil alvast overbrugd .

Vergelijken van je eigen beschikbaarheid binnen de context van de hele werkdag

Daarnaast zijn vnl consultants wel een nuttige functionaliteit kwijt. Het vergelijken van de planning van werkdagen in verschillende weken. In de klassieke Outlook kan je het dagoverzicht gebruiken en dan vervolgens met de CTRL-toets verschillende datums in het kalendertje aanduiden. Als je dan een vergadering wil herhalen (onregelmatig ritme waardoor het geen recurring meeting kan zijn) dan kan je eenvoudig weg de meeting verslepen terwijl je CTRL ingedrukt houd. Deze timesaver zit nog niet in Outlook new en is dé reden waarom ik nog wel naar de klassieke versie terugkeer.

Extra: Scheduling with Copilot

We kunnen (met Copilot licentie) nu ook op basis van een mail events inplannen in onze agenda. Met de knop “Schedule with Copilot” of “Inplannen met Copilot”. Handig en zeker eens proberen! het voegt o.m. ook een agenda toe aan de geboekte afspraak. Daarin vindt het vandaag (3/9/2025) al de juiste dag en uur terug… mar voorlopig wordt de afspraak nog niet op dat exacte moment gepland. Nog niet 100% handig dus, vandaar deze suggestie in de FeedbackHub. Log even aan en geef ze een duimpje opdat ze er snel mee aan de slag gaan!

Instellingen

De instellingen voor Outlook zijn enorm uitgebreid in New Outlook en geven ons toegang tot veel meer automatische assistentie van de kant van Microsoft.

• stel je werktijden in (dat kan nu ook mét aandacht voor je middagpauze waardoor de knop om een perfect meetingmoment te vinden onder collega’s beter werkt)
• deel waar je op welke werkdag werkt (zo kunnen collega’s rekening houden met verplaatsingstijden/thuiswerk)
• verkort je meetings standaard (kan ook in de klassieke Outlook). Een meeting duurt altijd zo lang als dat er gepland werd. Of langer… maar korter? Mission impossible. Door meetings 5 of 10 minuten korter te plannen kreeg ik automatisch terug tijd in een dag. Echt, ik had dat nooit verwacht maar het is zo. En het toffe is dat de instellingen van Outlook het werk voor jou doen, je hoeft het niet telkens manueel te doen.

Conclusie

Het is duidelijk dat werken niet meer hetzelfde is dan 10 jaar geleden en dat het de komende tijd nog verder zal evolueren. Ook in Outlook. Hoog tijd om kennis te maken met de nieuwe mogelijkheden.

Wil je daarbij graag wat hulp en praktische tips aanbieden op kantoor? De digital sherpa’s helpen je graag! Neem gerust contact op.

Het bericht Outlook (new): nu switchen of toch nog niet? verscheen eerst op Kanli.

Het bericht Hoe kunnen we veilig onze boekhouding bij de boekhouder krijgen? Zonder te betalen voor ExactOnline/Octopus/Silvasoft/Yuki… of andere boekhoudsoftware.  verscheen eerst op Kanli.

Die software werkt enkel met lokale links?

Tot voor kort had je dan effectief een fysieke server nodig. Vandaag is er een hybride manier van werken mogelijk dankzij een van de laatste updates van MS365. Die bestaat erin: 

• je bestanden op MS365 opslaan (Teams/Sharepoint)  in een folder/ map. 
• zorg ervoor dat deze map gelinkt wordt aan je OneDrive. Dit doe je door een link naar OneDrive toe te voegen. Je vindt deze knop wanneer je met je muis over de map beweegt. 

• Deze OneDrive synchroniseer je lokaal in de Windows Verkenner. Je vindt daarin dan hetzelfde mapje met een ketting op het icoontje. Tip: stel deze map in als altijd beschikbaar offline.

 

Om het lokale adres te weten klik je door naar de map en klik je in de adresbalk in de verkenner.

Eens je klikt verschijnt “C:\…”. Dat volledige lokale pad kopieer je naar je tekenpakket om te verwijzen naar de map.

Om een link te hebben naar 1 specifiek document vul je de link naar de map aan met “/naamdocument.extentie” dus voor een Excelbestand met de naam “rapport2023” voeg ik “/rapport2023.xlsx” toe op het einde. 

Zonder dat ik een bijkomende softwarelicentie nodig heb kan ik zo mijn tekenprogramma optimaal blijven gebruiken. Tenzij natuurlijk je tekensoftware zelf niet op een PC kan worden geïnstalleerd.

We willen alle data in eigen handen houden.

Dan heb je effectief een server/harde schijf nodig om een lokale kopie te hebben van je data die je nog fysiek kan vastpakken. Tip: als je dan toch betaalt zorg dan dat er een functie in zit die ook bescherming biedt bij ransomware. Ransomware versleuteld alle data op je netwerk, indien er geen specifieke beveiliging hiertegen is heeft ook je server geen toegevoegde waarde.

We willen kunnen werken van op kantoor en thuis.

Dan is een server niet de handigste oplossing. De cloud is in zo’n geval veel makkelijker. Zorg er ook voor dat je veilige paswoorden gebruikt en 2 stappen verificatie. Zo kan je IT-partner zorgen voor een even veilige omgeving als met RDS/Citrix.

We willen bescherming tegen stommiteiten.

“Oh neen, wie heeft dat nu veranderd?” Heb je het al meegemaakt? Op een server kan je niet zo makkelijk terug naar een vorige versie of zien wie precies wat heeft aangepast. Wil je dat wel, check dan even met je IT’er of het kan met de server die je kiest. In de cloud (MS365) heb je het sowieso wél!
Waar je die vindt? Klik op de naam van een geopend bestand (Excel, Word, Poweroint) dat je in de cloud bewaarde. 

We willen gelijktijdig op eenzelfde document samen kunnen werken.

Als het om MS365-bestanden gaat zoals Word, Excel of Powerpoint dan is dit mogelijk wanneer je deze in de cloud hebt opgeslagen (OneDrive, Teams of Sharepoint).

We moeten vaak grote bestanden delen met klanten en andere externe partijen.

Check dan even welke oplossingen jouw IT-partner daar vooruit schuift i.f.v. de gevoeligheid van data en de beveiliging. Vaak is een server niet zo handig voor de klant (of andere externe partij) om toegang te krijgen. Vaak is Teams handiger. Qua beveiliging kan het zijn dat je toch liever opteert voor een andere opslaglocatie.

Zijn er nog vragen?

Zie je er tegenop om veel aan je IT-partner te vragen omdat die Ch-I(T)-nees spreekt?
Je mag op mij beroep doen voor vertaling.
Ik denk ook graag mee vanuit een neutrale positie om je administratie efficiënter te laten verlopen.
Zo kan je bij je huidige partner blijven en toch heel wat extra tijd winnen of werkdruk verlagen voor jezelf en je medewerkers. 

Boek gerust een afspraak!

Het bericht Heeft mijn bedrijf een server nodig? verscheen eerst op Kanli.

Jarenlang maakte ik facturen in Excel. Zo ging het ook bij mijn werkgever destijds. Toen ik overstapte naar hoofdberoep (in 2016) moest het anders. Het was dat of gek worden. Zelfs al zweerde de boekhouder bij papier (of een onbetaalbaar pakket).
Herkenbaar? Lees dan verder. In deze blog leer je hoe je het juiste facturatiesoftware vindt. Ook wanneer je niet van boekhouder wil veranderen (en toch zelf wil kunnen kiezen).

Wat is het verschil tussen boekhoudsoftware en facturatiesoftware?

In boekhoudsoftware ga je facturen toewijzen aan een boekhoudrekening, om dit te gebruiken moet je dus de boekhoudrekeningen kennen. En dat is voor velen net de reden om een boekhouder onder de arm te nemen.
Facturatiesoftware wordt gebruikt om uitgaande facturen op te stellen en aankoopfacturen te registreren. Hiermee kan je zonder boekhoudrekeningen werken. Toch kan je al een beter overzicht behouden over de inkomsten en uitgaven, en heb je bijgevolg meer controle over de cashflow van jouw bedrijf.

 

Waarom facturatiesoftware gebruiken?

Nu duidelijk is wat facturatiesoftware is rest er 1 vraag: wat is het nut ervan?

Samengevat: Je hebt op ieder moment zicht op en voeling met je cijfers van inkomsten en uitgaven. Zonder nood aan gedetailleerde boekhoudkennis. Bovendien wordt het vanaf 1/1/2026 verplicht

• Tijdswinst: Kijk eerst even naar je eigen bedrijf. Hoeveel tijd wordt er besteed aan financiële administratie? Hoeveel uren besteed je uit aan een secretariaat of VA (Virtual assistant)? Bij veel klanten kan dat met veel minder uren. Door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat leveranciers hun factuur naar het systeem sturen en niet op papier.
• Cashflow: Je hebt op ieder moment een realtime zicht op je resultaten. Ook je cashflow is inzichtelijker en forecasting makkelijker toegankelijk. Zelfs wanneer je boekhouder je cijfers nog niet heeft geoptimaliseerd.
• Verhoogde traceerbaarheid van zowel verkoopfacturen als (aankoop)bonnen. Bijgevolg kan je direct de bewijsstukken vinden op basis van naam of bedrag of…
• Verkleint de kans op fraude aangezien het BTWnr van een nieuwe klant/leverancier direct geverifieerd wordt. Dit aan de hand van de Europese “kruispuntbank van Onderemingen” (officieel VIES). 
• Integratie in operationele werkflows. Is bij veel systemen mogelijk waardoor administratie verder wordt verminderd.

Waar moet ik op letten wanneer ik een facturatiesoftware kies?

1. Bepaal of je wil werken met de software van je boekhouder of dat je onafhankelijk wil zijn. Vraag dan ook even na of UBL of e-fff bestanden ingelezen kunnen worden. (Dat zijn de standaardformaten die steeds couranter aan het worden zijn en vanaf 2026 verplicht voor facturatie aan ondernemingen).
2. Lijst de nadelen en ook de voordelen op van je huidige manier van werken. Werkt de nieuwe tool nadelen weg (en houdt het ook de voordelen in stand?)
3. Gebruik je al een database voor het registreren van verkopen of aankopen? Kan deze gekoppeld worden met je facturatietool? Dan kan je stoppen met overtypen!
4. Wil je de huisstijl van je bedrijf kunnen doortrekken? Kan dit in deze tool?
5. Hoe zit het met je data? Kan je die makkelijk exporteren of zit die “locked in” bij de softwarepartner.
6. Check via welke kanalen je facturen wil verzenden. PEPPOL is een beveiligde manier van verzenden die vanaf 2026 verplicht wordt in België. Vandaag is nog niet iedere klant/leverancier er klaar voor dus wil je ook nog via mail kunnen versturen.
7. Hoe lang bestaat de app reeds? (Hoe betrouwbaar is de partner)
8. Hoe zit het met licentiekosten? Hebben je medewerkers aparte licenties nodig? 
9. Worden BTWnummers gecheckt in de VIES database? In sommige facturatietools kan je hierdoor makkelijk checken of het BTWnr bestaat en/of indien er inhoudingsplicht is. Zo vermijd je onaangename verrassingen zonder dat je er zelf op moet gaan studeren.
10. Vanuit welk platform werk je voor je administratie? Sommige systemen zijn platformafhankelijk en kunnen bijvoorbeeld enkel op MS365 of Google Workplace worden gekoppeld. Check dus of er een afhankelijkheid is.
11. Hoe zit het met beveiliging en back-ups?
12. Heb je een goedkeuringsflow nodig? Bvb je hebt een boekhoudafdeling die de financiële administratie afwerkt maar je wil dat zij enkel kunnen betalen nadat je de facturen hebt gecheckt.
13. Check steeds grondig vanuit een testomgeving! Probeer de schermen uit in praktijk. Je zal merken dat je in de ene tool sneller je weg vindt dan in de andere.
14. Ga niet blindelings verder op de mening van een ander op sociale media. Iedere situatie is anders en een grondige analyse van je eigen situatie en toekomstvisie is cruciaal.

Wist je dat je de digital sherpa ook altijd mag contacteren voor hulp bij de keuze of de optimalisatie van het facturatieproces? Ook het aanpassen van de lay- outs vraagt soms wat XML- codering waar ik graag bij help. Aarzel niet om vrijbijvend een afspraak te boeken!

Nood aan een shortlist van facturatieapps om je op weg te helpen? Die vind je hier terug.

Het bericht E-facturatie verplicht vanaf 2026: Hoe facturatiesoftware kiezen? verscheen eerst op Kanli.

Het bericht Digitale deconnectie, ook Microsoft helpt! verscheen eerst op Kanli.

Om makkelijker toegang te hebben tot bestanden in de cloud synchroniseren veel mensen de bestanden die in Teams of Sharepoint staan naar hun Windows Verkenner. Microsoft heeft nu plannen om dat binnenkort af te gaan voeren. Een verwittigd mens is er 2 waard! Hier lees je wat je best verandert.

Hoe weet je of je kan blijven werken zoals nu?

Wanneer je de File Explorer (Verkenner) open klikt zie je normaal een wolkje staan (van je gesyncte OneDrive) in de linkerkolom. Misschien is er daarnaast ook nog een icoon met een bedrijfsgebouw te zien. Dat laatste is de synchronisatie vanuit Teams/Sharepoint. Dat is wat ze van plan zijn af te voeren. 

 

Met sync naar Sharepoint/Teams

(Je ziet een bedrijfsgebouw, dat verdwijnt op termijn)

Enkel sync naar OneDrive

(Je ziet geen bedrijfsgebouw, je hoeft niks te doen en zal ook geen verandering merken)

 

Het resultaat is dat in je OneDrive (en dus ook in je Verkenner) een link wordt geplaatst. Die herken je aan het icoontje met het kettinkje. Persoonlijk ga ik deze dan altijd hernoemen zodat voor mij duidelijk is over welke link het exact gaat.

Uiteraard zijn er een paar tips mee te geven voor een vlottere omschakeling:

• Update je “snelle toegang” of “quick access” om de dingen naar je hand te zetten. 
• Hou gedeelde bestanden en persoonlijke bestanden apart voor je eigen comfort. De links komen automatisch in de hoofdmap van OneDrive terecht. Hernoem ze of verplaats ze zodat ze niet langer in “alfanumerieke willekeur” ergens tussen staan waar je elke keer weer moet zoeken.

Hiermee heb je alvast een stap gezet naar effectiever kunnen werken.

Ben je benieuwd hoe je jouw eigen takenpakket een pak comfortabeler kan maken door op een andere manier gebruik te maken van je PC? En dat terwijl ook je productiviteit stijgt? Aarzel zeker niet om een kennismakingsgesprek in te boeken!

Het bericht De sync-knop in Teams en Sharepoint zal op termijn verdwijnen: wat te doen? verscheen eerst op Kanli.

Het bericht AI verscheen eerst op Kanli.