Microsoft heeft aangekondigd dat de “klassieke” Outlook app stilaan zal worden uitgefaseerd en vervangen door Outlook (new). Lees: de online versie van Outlook komt naar onze desktops.

We hebben de nieuwe Outlook al een tijdje in gebruik maar houden voorlopig ook de klassieke Outlook nog steeds in de aanslag. Hierbij een korte bloemlezing van (soms storende) verschillen.

Lay-out

De lay-out ziet er gebruiksvriendelijker uit en dat toont zich vooral door een hoop minder knoppen. Dat wil echter niet zeggen dat er zwaar gesnoeid is in functionaliteit (hoewel 😉) maar zeker ook dat er menu-items zijn die enkel verschijnen wanneer ze relevant zijn (dynamische contextuele menu’s in plaats van statische).

Mail

Mails zoeken in de nieuwe Outlook

Dat lijkt op dezelfde manier te lopen. Het zoekveld is nog steeds aanwezig en als je in dat zoekveld op de 3 streepjes klikt rechts dan kan je filteren. Zoals vanouds… alleen blijkt het resultaat regelmatig anders te zijn. Beide apps gaan duidelijk anders met de data om! Je vindt sommige mails niet terug en wat wij vaststelden is samengevat in deze presentatie. Indien je ook een probleem ondervindt bij het doorzoeken van je mails, dan kan je je aansluiten bij deze Feedback in de FeedbackHub van Microsoft

Opkuis

De sweep-knop… ah… zo zalig om vlot je mailbox te kunnen opkuisen!

Ja maar… hoor ik je denken. Wel ja, als je je mailbox gebruikt als archief ga je dat inderdaad niet vertrouwen. Om er wel wat an te hebben hoor je bij het “team lege inbox” te horen, of ernaar te streven.

Snooze en pin

Sommigen houden ervan, wij zien er ook het nut van in…
Die mail die je niet mag vergeten voor je vandaag afsluit: pin hem bovenaan je inbox.

Die mail die op een specifieke dag moet aangepakt worden: kan je nu snoozen. Maar is dat het handigste wat je kan doen? Hoe ga je immers het overzicht houden op alles wat je voor volgende week hebt gesnoozed? Te gebruiken met mate lijkt ons bijgevolg.

Mails beantwoorden met snelle stukken tekst

Wanneer je regelmatig dezelfde tekst moet gebruiken in een mail kon je die in de klassieke Outlook in een Qnelonderdeel of Quickpart steken. Daardoor kon ik bijvoorbeeld LidBijd+enter tikken om mensen een standaardtekst te bezorgen over Lidmaatschaps-Bijdrage zonder dat telkens opnieuw te typen of een oude mail terug te zoeken…
In de nieuwe Outlook is dat nog niet aanwezig. Nog niet, want via het Feedbackforum zijn er al meerdere keren reacties gekomen hierop. Als jij ook zo’n snelle manier wil om tekst te hergebruiken kan je helpen om die feedback over Quick Parts hoger op de prioriteitenlijst van Microsoft te krijgen met je stem!

Kalender / Calendar

Plannen van meetings en afspraken

In de klassieke Outlook konden we afspraken of vergaderingen plannen (appointments / meetings) waardoor het netjes aansloot op timemanagement technieken. Dat is nu niet meer het geval. Enkel de vergadering blijft over. Om tijd voor jezelf te boeken moet je dus gewoon niemand uitnodigen en dan heb je dat verschil alvast overbrugd 😜.

Vergelijken van je eigen beschikbaarheid binnen de context van de hele werkdag

Daarnaast zijn vnl consultants wel een nuttige functionaliteit kwijt. Het vergelijken van de planning van werkdagen in verschillende weken. In de klassieke Outlook kan je het dagoverzicht gebruiken en dan vervolgens met de CTRL-toets verschillende datums in het kalendertje aanduiden. Als je dan een vergadering wil herhalen (onregelmatig ritme waardoor het geen recurring meeting kan zijn) dan kan je eenvoudig weg de meeting verslepen terwijl je CTRL ingedrukt houd. Deze timesaver zit nog niet in Outlook new en is dé reden waarom ik nog wel naar de klassieke versie terugkeer.

Extra: Scheduling with Copilot

We kunnen (met Copilot licentie) nu ook op basis van een mail events inplannen in onze agenda. Met de knop “Schedule with Copilot” of “Inplannen met Copilot”. Handig en zeker eens proberen! het voegt o.m. ook een agenda toe aan de geboekte afspraak. Daarin vindt het vandaag (3/9/2025) al de juiste dag en uur terug… mar voorlopig wordt de afspraak nog niet op dat exacte moment gepland. Nog niet 100% handig dus, vandaar deze suggestie in de FeedbackHub. Log even aan en geef ze een duimpje opdat ze er snel mee aan de slag gaan!

Instellingen

De instellingen voor Outlook zijn enorm uitgebreid in New Outlook en geven ons toegang tot veel meer automatische assistentie van de kant van Microsoft.

• stel je werktijden in (dat kan nu ook mét aandacht voor je middagpauze waardoor de knop om een perfect meetingmoment te vinden onder collega’s beter werkt)
• deel waar je op welke werkdag werkt (zo kunnen collega’s rekening houden met verplaatsingstijden/thuiswerk)
• verkort je meetings standaard (kan ook in de klassieke Outlook). Een meeting duurt altijd zo lang als dat er gepland werd. Of langer… maar korter? Mission impossible. Door meetings 5 of 10 minuten korter te plannen kreeg ik automatisch terug tijd in een dag. Echt, ik had dat nooit verwacht maar het is zo. En het toffe is dat de instellingen van Outlook het werk voor jou doen, je hoeft het niet telkens manueel te doen.

Conclusie

Het is duidelijk dat werken niet meer hetzelfde is dan 10 jaar geleden en dat het de komende tijd nog verder zal evolueren. Ook in Outlook. Hoog tijd om kennis te maken met de nieuwe mogelijkheden.

Wil je daarbij graag wat hulp en praktische tips aanbieden op kantoor? De digital sherpa’s helpen je graag! Neem gerust contact op.