De boekhouder digitaliseert
Plots wordt gevraagd om alle facturen digitaal te krijgen in plaats van op papier. Dan heb je altijd netjes alles af zitten printen en een lijst aangelegd om goed op te volgen wat er wel en niet betaald en doorgegeven is.
Nu weet je niet meer wat betaald is of doorgestuurd. En moet je dat nu eigenlijk nog allemaal afdrukken ook? En kan je nu echt niet anders dan die dure licentie te betalen van de boekhouder? Voor een software waar jij als eigenaar je jongen niet in terugvindt?
Voor de boekhouder is er nog weinig anders mogelijk
Zonder digitale input is de manier van werken totaal anders. Wellicht is het ook moeilijker om nog medewerkers te vinden die op die manier willen werken. Digitale documenten bieden een hoop voordelen ten opzichte van papier. En dat kan ook voor de ondernemer voordeel opleveren.
Wat mag? Wat moet je weten?
- Sinds 2010 hebben PDF’s dezelfde wettelijke waarde als een papieren factuur.
- Sinds 2019 bestaat ook de e-factuur die oplichting helpt voorkomen. Die is ook verplicht wanneer je aan de overheid factureert.
- Indien je digitaal je boekhouding voert hoef je niets meer te printen/geprint te bewaren (uiteraard wel digitaal).
- Een gemiddelde factuur opgemaakt in bijvoorbeeld Excel kost vaak 10x meer tijd dan met een vlotte facturatietool (over de tool van de boekhouder spreek ik hier even niet)
- Er liggen plannen op tafel om e-facturatie ook in een B2B context verplicht te maken.
Hoe geef je de boekhoudstukken dan door?
Het doorgeefluik van de boekhouder
Een digitale opslag waar je je facturen kan droppen. of een mailadres naar waar je alles stuurt.
Dan lijkt me het handigste als je ergens een map hebt die je met je boekhouder deelt. Maar dan moet je ook een systeem opzetten waarmee je weet wat je al doorstuurde en wat je betaalde. 10 jaar geleden scande ik alle papieren facturen. De digitale plaatste ik bij in dezelfde map. Ik nummerde alles en typte een lijst in Excel om dat bij te houden.
Ik hoop dat duidelijk is waarom ik dat hier niet verder uitleg. Hopeloos voorbijgestreefd en zeer arbeidsintensief.
Het boekhoudpakket van de boekhouder
Vaak zal dat het voorstel zijn. Je kan dan mee de grootboekrekening bepalen. Zonder kennis van dubbele boekhouding krijg je alles behalve goesting om dat ding open te klikken. De factuur voor de licentiekost helpt absoluut niet. Soms zie je hier niet wat betaald is en wat niet. Al wil dat niet zeggen dat het een slecht boekhoudpakket is. Het is gewoon boekhoudpakket.
Vaak is er een mailadres voor je dossier via hetwelke je documenten door kan sturen.
Een facturatieprogramma
Een goed gekozen pakket schrijft alle documenten door naar je boekhouder terwijl jij overzicht houdt op facturen en betalingen. Dat kan ofwel via het mailadres van je dossier, ofwel via een speciale koppeling of “integratie”.
Als je zelf niet aan het worstelen wil met grootboekrekeningen, dan lijkt dit mij de beste oplossing.
- Je zoekt nu een oplossing voor aankoopfacturen, maar je verkoopfacturen zullen je nog blijer maken!
- Je ziet wat betaald is en wat niet. Zowel verkoop als aankoop.
- Je krijgt binnen de 2 minuten een factuur opgemaakt en verzonden per mail.
Om een goed facturatieprogramma te kiezen publiceerden we eerder deze post: Facturatiesoftware: 13 vragen om een overwogen keuze te maken – Kanli
Aandachtspunten bij integraties
Wanneer je gaat integreren (met gelijk welk pakket) is voorzichtigheid geboden. Indien communicatie in 2 richtingen tot stand wordt gebracht dan moet er langs 1 van beide kanten een “lege” account klaarstaan.
Heb jij in je facturatiepakket al facturen gemaakt dit jaar en de boekhouder heeft die ook in ExactOnline of Octopus? Check even hoe jullie de namen van klanten opslaan in de database. Wanneer je B2C werkt bijvoorbeeld kan het zijn dat je boekhouder alles boekte onder “Mevrouw Particulier” terwijl jij facturen opmaakte aan “Janssens” en “Familie Peeters”. Als dat plots allemaal wordt overschreven naar “Mevrouw Particulier” ben je ver van huis.
Speel je liever op zeker?
Dan kan je bij de digital sherpa terecht om “jouw kant” van de financiële administratie om te vormen naar een digitaal proces. Zo kunnen jullie efficiënt werken en de boekhouder ook. Wij zijn Certified Partner van Billit, maar hielpen ook al klanten bij het in gebruik nemen van andere software.
Aarzel niet om contact op te nemen!
