Blog Archieven - Kanli

Heeft mijn bedrijf een server nodig?

Sara — Fri, 08 Sep 2023 15:19:14 +0000

Een vraag waar wel wat klanten mee zitten. Heb ik een server nodig? Zeker als ze ook een MS365 licentie hebben! Tijd om even toe te lichten wat je keuze kan beïnvloeden om je documenten op te slaan op een server of in de cloud.

Onze teken-/designsoftware heeft een server nodig om links te leggen naar bestanden.

Die software werkt enkel met lokale links?

Tot voor kort had je dan effectief een fysieke server nodig. Vandaag is er een hybride manier van werken mogelijk dankzij een van de laatste updates van MS365. Die bestaat erin:

je bestanden op MS365 opslaan (Teams/Sharepoint) in een folder/ map.
zorg ervoor dat deze map gelinkt wordt aan je OneDrive. Dit doe je door een link naar OneDrive toe te voegen. Je vindt deze knop wanneer je met je muis over de map beweegt.

Deze OneDrive synchroniseer je lokaal in de Windows Verkenner. Je vindt daarin dan hetzelfde mapje met een ketting op het icoontje. Tip: stel deze map in als altijd beschikbaar offline.

Om het lokale adres te weten klik je door naar de map en klik je in de adresbalk in de verkenner.

Eens je klikt verschijnt “C:\…”. Dat volledige lokale pad kopieer je naar je tekenpakket om te verwijzen naar de map.

Om een link te hebben naar 1 specifiek document vul je de link naar de map aan met “/naamdocument.extentie” dus voor een Excelbestand met de naam “rapport2023” voeg ik “/rapport2023.xlsx” toe op het einde.

Zonder dat ik een bijkomende softwarelicentie nodig heb kan ik zo mijn tekenprogramma optimaal blijven gebruiken. Tenzij natuurlijk je tekensoftware zelf niet op een PC kan worden geïnstalleerd.

We willen alle data in eigen handen houden.

Dan heb je effectief een server/harde schijf nodig om een lokale kopie te hebben van je data die je nog fysiek kan vastpakken. Tip: als je dan toch betaalt zorg dan dat er een functie in zit die ook bescherming biedt bij ransomware. Ransomware versleuteld alle data op je netwerk, indien er geen specifieke beveiliging hiertegen is heeft ook je server geen toegevoegde waarde.

We willen kunnen werken van op kantoor en thuis.

Dan is een server niet de handigste oplossing. De cloud is in zo’n geval veel makkelijker. Zorg er ook voor dat je veilige paswoorden gebruikt en 2 stappen verificatie. Zo kan je IT-partner zorgen voor een even veilige omgeving als met RDS/Citrix.

We willen bescherming tegen stommiteiten.

“Oh neen, wie heeft dat nu veranderd?” Heb je het al meegemaakt? Op een server kan je niet zo makkelijk terug naar een vorige versie of zien wie precies wat heeft aangepast. Wil je dat wel, check dan even met je IT’er of het kan met de server die je kiest. In de cloud (MS365) heb je het sowieso wél!
Waar je die vindt? Klik op de naam van een geopend bestand (Excel, Word, Poweroint) dat je in de cloud bewaarde.

We willen gelijktijdig op eenzelfde document samen kunnen werken.

Als het om MS365-bestanden gaat zoals Word, Excel of Powerpoint dan is dit mogelijk wanneer je deze in de cloud hebt opgeslagen (OneDrive, Teams of Sharepoint).

We moeten vaak grote bestanden delen met klanten en andere externe partijen.

Check dan even welke oplossingen jouw IT-partner daar vooruit schuift i.f.v. de gevoeligheid van data en de beveiliging. Vaak is een server niet zo handig voor de klant (of andere externe partij) om toegang te krijgen. Vaak is Teams handiger. Qua beveiliging kan het zijn dat je toch liever opteert voor een andere opslaglocatie.

Zijn er nog vragen?

Zie je er tegenop om veel aan je IT-partner te vragen omdat die Ch-I(T)-nees spreekt?
Je mag op mij beroep doen voor vertaling.
Ik denk ook graag mee vanuit een neutrale positie om je administratie efficiënter te laten verlopen.
Zo kan je bij je huidige partner blijven en toch heel wat extra tijd winnen of werkdruk verlagen voor jezelf en je medewerkers.

Boek gerust een afspraak!

Het bericht Heeft mijn bedrijf een server nodig? verscheen eerst op Kanli.

E-facturatie verplicht vanaf 2026: Hoe facturatiesoftware kiezen?

Sara — Wed, 06 Sep 2023 12:30:00 +0000

Jarenlang maakte ik facturen in Excel. Zo ging het ook bij mijn werkgever destijds. Toen ik overstapte naar hoofdberoep (in 2016) moest het anders. Het was dat of gek worden. Zelfs al zweerde de boekhouder bij papier (of een onbetaalbaar pakket).
Herkenbaar? Lees dan verder. In deze blog leer je hoe je het juiste facturatiesoftware vindt. Ook wanneer je niet van boekhouder wil veranderen (en toch zelf wil kunnen kiezen).

Wat is het verschil tussen boekhoudsoftware en facturatiesoftware?

In boekhoudsoftware ga je facturen toewijzen aan een boekhoudrekening, om dit te gebruiken moet je dus de boekhoudrekeningen kennen. En dat is voor velen net de reden om een boekhouder onder de arm te nemen.
Facturatiesoftware wordt gebruikt om uitgaande facturen op te stellen en aankoopfacturen te registreren. Hiermee kan je zonder boekhoudrekeningen werken. Toch kan je al een beter overzicht behouden over de inkomsten en uitgaven, en heb je bijgevolg meer controle over de cashflow van jouw bedrijf.

Waarom facturatiesoftware gebruiken?

Nu duidelijk is wat facturatiesoftware is rest er 1 vraag: wat is het nut ervan?

Samengevat: Je hebt op ieder moment zicht op en voeling met je cijfers van inkomsten en uitgaven. Zonder nood aan gedetailleerde boekhoudkennis. Bovendien wordt het vanaf 1/1/2026 verplicht

Tijdswinst: Kijk eerst even naar je eigen bedrijf. Hoeveel tijd wordt er besteed aan financiële administratie? Hoeveel uren besteed je uit aan een secretariaat of VA (Virtual assistant)? Bij veel klanten kan dat met veel minder uren. Door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat leveranciers hun factuur naar het systeem sturen en niet op papier.
Cashflow: Je hebt op ieder moment een realtime zicht op je resultaten. Ook je cashflow is inzichtelijker en forecasting makkelijker toegankelijk. Zelfs wanneer je boekhouder je cijfers nog niet heeft geoptimaliseerd.
Verhoogde traceerbaarheid van zowel verkoopfacturen als (aankoop)bonnen. Bijgevolg kan je direct de bewijsstukken vinden op basis van naam of bedrag of…
Verkleint de kans op fraude aangezien het BTWnr van een nieuwe klant/leverancier direct geverifieerd wordt. Dit aan de hand van de Europese “kruispuntbank van Onderemingen” (officieel VIES).
Integratie in operationele werkflows. Is bij veel systemen mogelijk waardoor administratie verder wordt verminderd.

Waar moet ik op letten wanneer ik een facturatiesoftware kies?

Bepaal of je wil werken met de software van je boekhouder of dat je onafhankelijk wil zijn. Vraag dan ook even na of UBL of e-fff bestanden ingelezen kunnen worden. (Dat zijn de standaardformaten die steeds couranter aan het worden zijn en vanaf 2026 verplicht voor facturatie aan ondernemingen).
Lijst de nadelen en ook de voordelen op van je huidige manier van werken. Werkt de nieuwe tool nadelen weg (en houdt het ook de voordelen in stand?)
Gebruik je al een database voor het registreren van verkopen of aankopen? Kan deze gekoppeld worden met je facturatietool? Dan kan je stoppen met overtypen!
Wil je de huisstijl van je bedrijf kunnen doortrekken? Kan dit in deze tool?
Hoe zit het met je data? Kan je die makkelijk exporteren of zit die “locked in” bij de softwarepartner.
Check via welke kanalen je facturen wil verzenden. PEPPOL is een beveiligde manier van verzenden die vanaf 2026 verplicht wordt in België. Vandaag is nog niet iedere klant/leverancier er klaar voor dus wil je ook nog via mail kunnen versturen.
Hoe lang bestaat de app reeds? (Hoe betrouwbaar is de partner)
Hoe zit het met licentiekosten? Hebben je medewerkers aparte licenties nodig?
Worden BTWnummers gecheckt in de VIES database? In sommige facturatietools kan je hierdoor makkelijk checken of het BTWnr bestaat en/of indien er inhoudingsplicht is. Zo vermijd je onaangename verrassingen zonder dat je er zelf op moet gaan studeren.
Vanuit welk platform werk je voor je administratie? Sommige systemen zijn platformafhankelijk en kunnen bijvoorbeeld enkel op MS365 of Google Workplace worden gekoppeld. Check dus of er een afhankelijkheid is.
Hoe zit het met beveiliging en back-ups?
Heb je een goedkeuringsflow nodig? Bvb je hebt een boekhoudafdeling die de financiële administratie afwerkt maar je wil dat zij enkel kunnen betalen nadat je de facturen hebt gecheckt.
Check steeds grondig vanuit een testomgeving! Probeer de schermen uit in praktijk. Je zal merken dat je in de ene tool sneller je weg vindt dan in de andere.
Ga niet blindelings verder op de mening van een ander op sociale media. Iedere situatie is anders en een grondige analyse van je eigen situatie en toekomstvisie is cruciaal.

Wist je dat je de digital sherpa ook altijd mag contacteren voor hulp bij de keuze of de optimalisatie van het facturatieproces? Ook het aanpassen van de lay- outs vraagt soms wat XML- codering waar ik graag bij help. Aarzel niet om vrijbijvend een afspraak te boeken!

Nood aan een shortlist van facturatieapps om je op weg te helpen? Die vind je hier terug.

Het bericht E-facturatie verplicht vanaf 2026: Hoe facturatiesoftware kiezen? verscheen eerst op Kanli.

Digitale deconnectie, ook Microsoft helpt!

Sara — Mon, 22 May 2023 10:47:28 +0000

Het recht op deconnectie. Een uitdaging voor elk van ons. Aan werkgevers om de wet om te zetten in interne regels en aan gemotiveerde werknemers om ze ook correct te interpreteren en tegelijk de samenwerking te versterken. De nood aan deconnectie is duidelijk geen Belgisch maar een internationaal gegeven, ook Microsoft brengt tools uit om ons te helpen.

Dat recht op deconnectie, hebben we dat wel nodig?

Duidelijk dat velen hebben gedacht van wel, al is dat voor mij een teken aan de wand dat de impact van de digitale kloof niet correct wordt ingeschat.

Niet moeilijk overigens. Ik zoek al jaren vergeefs naar wetenschappelijk onderzoek dat eens naast een mens gaat zitten om te zien hoe het echt zit met digitale vaardigheid en stress. De jaarlijkse digimeter van imec baseert zich op zelf-evaluatie. Hoe kan je weten wat je niet weet? Kan je de dubbels uit een lijst halen? Ik kan minstens 7 manieren verzinnen om dubbele lijnen te zoeken in data. De eerste geeft een giga-werkdruk, te vermenigvuldigen met het aantal lijnen. Bij de andere duurt het geen 120 seconden, ongeacht het aantal lijnen.

Zo is het ook met deconnectie. De ene wil absoluut kunnen werken, ook op de privé-smartphone. De ander wil dat niet en wordt al gek bij de gedachte om 1 app voor het werk te installeren (omdat hij/zij niet weet hoe meldingen te beheren?).

Kwestie van duidelijk te zijn: ik denk dat geen van beiden goed af is. Een slimme werkgever helpt medewerkers slim met digitale middelen om te gaan, maar hadden we daar nu echt een wet voor nodig? Ik blijf het mij even afvragen.

De tools binnen Windows en MS365

Want ja, ook binnen de traditionele suite van MS365 vind je tools terug die je welzijn willen helpen ondersteunen. Je hebt geen extra software nodig, je wordt door de tool zelfs ingeleid in een aantal best practices om een beter evenwicht te vinden.

Windows Focus (Assist)

Zowel in Windows 10 als 11 vind je tools terug die je helpen de focus te bewaren en geconcentreerd een taak af te werken. Tijdens zo een focus periode worden meldingen stilgehouden. Van welke apps? Dat kan je zelf bepalen!

Microsoft Viva Insights

Relatief nieuw en nog vrij onbekend is Viva Insights.

- Ken je de impact van dagelijks je werkdag correct afronden en vooruitblikken naar de volgende? Zowel voor je welzijn als voor je productiviteit?

- Ken je de impact van ademhalen op algemeen welzijn?

- Ken je het belang van taken correct opvolgen?

Indien niet, dan zal Insights voor jou niet meer zijn als de Solitaire app uit de 90’s. Indien wel, dan moet je zeker Insights eens proberen. In de video hieronder toon ik de weg naar een ademhalingsoefening.

https://vimeo.com/826822463?share=copy

Daarnaast kan je Insights ook gebruiken om alvast wat focustijd in te plannen. Automatisch in functie van de rest van de planning. Het laat je ook toe om je welbevinden in kaart te brengen en de positiev sfeer in het team te versterken met complimentjes.

De uitdaging

De uitdaging blijft natuurlijk om de manier te vinden waarop je deze apps kan combineren binnen jouw werkcontext op een manier dat ze de meeste waarde toevoegen. Daarvoor is geen uniek recept te schrijven, dat is maatwerk. Daarom kijkt de digital sherpa mee over de schouders binnen een team om elk van jullie dan met vaardigheden en kennis op weg te zetten naar een productievere samenwerking. Zonder het welzijn uit het oog te verliezen.

Wil je graag meer weten over de trajecten van de digital sherpa? Neem gerust contact op!

Nog meer te weten komen over de invloed van digitalisatie op het welzijn van het werk? Check dan zeker eens deze blogposts!

Het bericht Digitale deconnectie, ook Microsoft helpt! verscheen eerst op Kanli.

De sync-knop in Teams en Sharepoint zal op termijn verdwijnen: wat te doen?

Sara — Fri, 12 May 2023 16:06:23 +0000

Om makkelijker toegang te hebben tot bestanden in de cloud synchroniseren veel mensen de bestanden die in Teams of Sharepoint staan naar hun Windows Verkenner. Microsoft heeft nu plannen om dat binnenkort af te gaan voeren. Een verwittigd mens is er 2 waard! Hier lees je wat je best verandert.

Hoe weet je of je kan blijven werken zoals nu?

De Windows Verkenner wordt door velen “dat gele mapje” genoemd.

Wanneer je de File Explorer (Verkenner) open klikt zie je normaal een wolkje staan (van je gesyncte OneDrive) in de linkerkolom. Misschien is er daarnaast ook nog een icoon met een bedrijfsgebouw te zien. Dat laatste is de synchronisatie vanuit Teams/Sharepoint. Dat is wat ze van plan zijn af te voeren.

Met sync naar Sharepoint/Teams

(Je ziet een bedrijfsgebouw, dat verdwijnt op termijn)

Enkel sync naar OneDrive

(Je ziet geen bedrijfsgebouw, je hoeft niks te doen en zal ook geen verandering merken)

Waarom verdwijnt de sync-knop?

Heel eerlijk, het had behoorlijk wat nadelen en risico’s.

Voor veel gebruikers syncte niet altijd alles. De status kolom verdween dan plots.
Indien je van PC wisselde moest je dat op iedere PC/Mac weer gaan instellen en vanop je smartphone of tablet was het al helemaal sukkelen.
Om nog te zwijgen van de gebruikers waar IT dit instelde. Zij begrepen vaak niet dat het om een gesyncte map ging. “Oh zeg, zoveel bestanden die ik niet nodig heb…. Delete”. Gevolg: al die bestanden de vuilbak in voor heel het bedrijf.

Daar waar het alternatief weer een verandering is en dus niet perse enthousiasme zal opwekken lost het die problemen op.

Maar hoe ga je dan in de toekomst efficiënt werken?

Er is al een poos geleden een nieuwe knop beschikbaar in Teams/Sharepoint. Wanneer je een individueel bestand/map aanduidt kan je de link er naartoe gaan toevoegen aan je OneDrive. Doordat die op z’n beurt wel nog zal blijven syncen met je PC zal je toch nog vanuit je Verkenner kunnen blijven werken. Stop dus best nu al met het gebruik van de knop “Sync”

Het resultaat is dat in je OneDrive (en dus ook in je Verkenner) een link wordt geplaatst. Die herken je aan het icoontje met het kettinkje. Persoonlijk ga ik deze dan altijd hernoemen zodat voor mij duidelijk is over welke link het exact gaat.

Uiteraard zijn er een paar tips mee te geven voor een vlottere omschakeling:

Update je “snelle toegang” of “quick access” om de dingen naar je hand te zetten.
Hou gedeelde bestanden en persoonlijke bestanden apart voor je eigen comfort. De links komen automatisch in de hoofdmap van OneDrive terecht. Hernoem ze of verplaats ze zodat ze niet langer in “alfanumerieke willekeur” ergens tussen staan waar je elke keer weer moet zoeken.

Hiermee heb je alvast een stap gezet naar effectiever kunnen werken.

Ben je benieuwd hoe je jouw eigen takenpakket een pak comfortabeler kan maken door op een andere manier gebruik te maken van je PC? En dat terwijl ook je productiviteit stijgt? Aarzel zeker niet om een kennismakingsgesprek in te boeken!

Het bericht De sync-knop in Teams en Sharepoint zal op termijn verdwijnen: wat te doen? verscheen eerst op Kanli.

AI

Sara — Fri, 28 Apr 2023 05:48:53 +0000

De afgelopen maanden kon je er moeilijk om heen: AI is in aantocht!

Nu ja, aantocht… het is er eigenlijk al een hele tijd.

Meteen erna komt dan vaak een hele reeks vragen/bezorgdheden. Zoals:

“AI bedreigt veel jobs”
“AI is gevaarlijk”

“AI bedreigt veel jobs”

Wist je dat we tegen 2030 met onze huidige demografie en economische vooruitgang sowieso mensen tekort gaan hebben op de arbeidsmarkt? Wellicht zijn diegenen die met AI kunnen werken morgen beter af dan diegenen die dat niet kunnen. Ik vergelijk het een beetje met de opkomst van zoekmachines. Diegenen die de zoekmachines goed konden gebruiken hadden snel een voorsprong op de anderen. Maar het is net hetzelfde met de tractoren. De eerste boeren die er een inschakelden konden veel sneller en meer gedaan krijgen dan wie bij paard en kar besloot te blijven. En ja, inderdaad, we weten wat daar is gebeurd. Als we iets dergelijks willen vermijden zullen we een gemeenschap moeten starten van mensen die bereid zijn om het manuele werk te blijven vergoeden.

“AI is gevaarlijk”

Dat is het zeker. Maar het is er. Nu onze kop in het zand steken is dus geen goed idee. Lees Geertrui Mieke Deketelaere’s boek “Man vs Machine” indien je een beter zicht wil krijgen op wat AI is en waar de uitdagingen allemaal zitten. Het is een zeer ingewikkeld kluwen.

“AI is niet meer voor mij, ik ben bijna met pensioen”

Dat is net als de collega die 20j geleden besliste om niet op PC te leren werken. Die betalen zich nu vaak blauw aan bankkosten. Gezien de snelheid van de ontwikkelingen zal het nu wellicht minder lang duren om het je te beklagen.

“AI, ik heb dat nog niet, dat duurt nog jaren”

Awel, daar zou je versteld van staan!

De algoritmes die ons in zoekmotoren als Google, DuckDuckGo, Ecosia en andere helpen zijn een vroege vorm van Machine Learning. Een vorm van AI. De (big)data die daarvoor gebruikt wordt is in handen van een paar BigTech bedrijven en kunnen door zoekopdrachten worden geraadpleegd. Ook sociale media werken uiteraard op basis van algoritmes.

Ook in de meeste broekzakken zitten stukjes technologie die bijleren: smartphones.

Maar wist je dat ook in MS365 intussen heel wat AI bevat? Het helpt je data analyseren, data opschonen, gesproken tekst uittypen, enz. Als digital sherpa kan ik dan ook niet anders dan een speciale expeditie opzetten.
Zij die het pad van AI en assistentie willen leren kennen kunnen daarvoor deze zomer bij ons terecht. Vraag gerust meer info aan.

Het bericht AI verscheen eerst op Kanli.

Sterke administratieve profielen aantrekken en behouden

Sara — Mon, 03 Apr 2023 12:20:08 +0000

The war for talent, het structurele tekort op de arbeidsmarkt, het is alom tegenwoordig. Ook in mijn netwerk zijn veel collega-ondernemers naarstig op zoek naar invulling voor hun vacatures. En soms lijkt het dweilen met de kraan open terwijl ook aan de werknemerskant er duidelijke uitdagingen zijn. Volgens mij wordt er 1 factor zwaar onderschat bij het sollicitatieproces: kantoorsoftware.

“Ik had nooit gedacht dat ik van job zou veranderen omwille van Office. Toch ga ik het doen.”

De vriendin in kwestie had net verteld over haar nieuwe job. Ze hadden iemand gezocht die gepassioneerd was en die hadden ze in haar zeker gevonden. Maar zij kon, na haar eerste week, enkel terugdenken aan mijn woorden:“Als ze nog met fileservers werken dan stopt het daar voor mij! Bij tijdelijke opdrachten, no problem, maar zelfs dan horen ze mijn ongenoegen” (lees: mocht ik ooit in een situatie zitten waarin ik nog eens zou moeten solliciteren voor een uitvoerende job dan zou ik dino-technologie ontvluchten. Bij mijn huidige klanten help ik vaak om de overstap te maken naar MS365 op de werkvloer).

De hele tafel keek mij toen fronsend aan, nu begreep die vriendin waarover ik het had.

“Hoe kan je nu werken zonder versiegeschiedenis? Hoe kan je niet zot worden van al die mails over bestanden op de server? Ik ga mijn ontslag geven, denk ik.” zei ze.

Een duurdere MS365 licentie was “out of the question” voor het management.

Bij haar vorige werkgever waren ze al afgestapt van fileservers, hier nog niet. Zoals bij veel bedrijven.

Maar hier hielden ze er zelfs nog krampachtig aan vast. “Het is ineens alsof ik tussen de dino’s zit. De eerste dag dacht ik: ‘ik pas mij wel aan’, maar man, heb ik de afgelopen dagen al aan jou gedacht! Het is écht zoals je omschrijft. Ik heb het gevoel op expeditie te zijn. Ik weet hoe snel het kan gaan, maar word stilzwijgend gedwongen om mij te houden aan de snelheid van de groep. Dat is echt als uren achter een tractor moeten rijden aan 25km/u“.

Had er tijdens de sollicitatie even gepolst geweest naar software en tools dan had dit vermeden kunnen worden. Wordt er gewerkt met GoogleWorkspace of Microsoft365? En welk type licentie? Dat maakt een gigaverschil. Daarover had ik het al in een eerdere blog.

Waarom die licentie voor een kantoormedewerker uitmaakt?

Omwille van invloed op de werkdruk. Ja, nu ook al. Zelfs nu de AI nog niet zoveel meerwaarde biedt als wat er met rasse schreden op ons af komt met ChatGPT, de nieuwe Bing en de Microsoft Copilot.

Werken in de cloud is totaal verschillend van serverbased werken. Op een server krijgen officepolitics vrij spel. (Mijn baas werd ooit ontslagen omdat er met cijfers was geknoeid, maar op een server zie je niet wie er iets gewijzigd heeft, in de cloud wel). In de cloud is het al quasi onmogelijk voor de gebruiker om te foefelen. Je ziet op elk moment wie de laatste wijziging wanneer heeft gedaan én je kan dankzij de versiegeschiedenis ook terug naar een vorige versie.

Dat betekent ook dat je niet langer paranoia hoeft te worden wanneer je naar een laatste versie zoekt. Versie 2 kan niet langer na versie 5 nog zijn bewerkt (indien je op de versiegeschiedenis verderbouwt).

Ga er dus over in gesprek tijdens een sollicitatie.

Maar het lijkt me zo fijn dat je beiden met de juiste verwachtingen kan starten aan de samenwerking. Zo hoeft er niemand kilometers achter een tractor te hangen. Is jouw bedrijf een tractor, maar je wil wat anders? Ik ga graag in gesprek over waar de 6de versnelling te vinden is binnen MS365 en hoe je teamleden aan die hogere snelheden kan leren rijden zonder brokkenpiloot te zijn!

Je kan dus gerust gaan voor een topper qua attitude en de digitale skills beginnen bijschaven waar nodig.

Je kan hier een kennismakingsgesprek inboeken om te zien wat ik voor jou kan betekenen.

Het bericht Sterke administratieve profielen aantrekken en behouden verscheen eerst op Kanli.

RIP Wiki in MS Teams: hoe je gegevens overzetten

Sara — Mon, 16 Jan 2023 09:00:48 +0000

Microsoft kondigde recent aan dat het Wiki gedeelte, dat in ieder Teams-kanaal by default wordt aangemaakt binnenkort niet meer zal worden ondersteund.

Wat is/was Wiki in Microsoft Teams?

Een plek om centraal nota’s te nemen, maar dan zonder alle toeters en bellen die je in OneNote hebt. Bijgevolg in mijn beleving behoorlijk, tja, nutteloos.

Als je de afgelopen jaren dan ook training bij mij hebt gevolgd rond MS Teams dan heb je wellicht geleerd om dat ding direct te verwijderen.

Maar ik weet dat Wiki in sommige bedrijven werd gebruikt om best practices per kanaal vast te leggen. Bij anderen werd het dan weer gebruikt als FAQ. Wie weet ook bij jou. Als dat zo is zal je natuurlijk actie moeten nemen om de data te vrijwaren.

Waardoor kan Wiki worden vervangen?

Ongetwijfeld is OneNote nog het meest aangewezen alternatief. Je zal zien dat dit veel meer mogelijkheden biedt dan Wiki.

Zo kan je in Wiki geen afbeeldingen invoegen. In OneNote wel.

Je kan ook hyperlinks invoegen, tekstkleuren aanpassen enz.

Hoe zet je de data over?

Het meest eenvoudige en wellicht haalbare voor veel gebruikers is:

Ga voor de eerste subtitel staan en selecteer alles met de muis (CTRL+A werkt hier niet)
CTRL+C om te kopiëren
Plakken in OneNote of andere tool naar keuze.

Heb je heel grote Wiki-bestanden (met veel pagina’s) gemaakt en is knippen en plakken niet direct een optie dan is er een alternatief dat iets technischer is:

Ga naar de achterliggende Sharepoint
In de site-inhoud zie je de Wiki-bestanden staan
Selecteer ze en download ze.
De bestanden zijn opgemaakt in .mht, dat is een formaat dat je niet zomaar geopend krijgt. Je zal eerst de bestandextentie moeten aanpassen naar .html
Dat bestand open je en print/kopieer je vervolgens naar bvb OneNote. Maar opgelet: er zal bovenaan de pagina telkens wat automatisch toegevoegde tekst staan die je nog manueel zal moeten verwijderen.

Tijd om de interne samenwerking onder de loep te nemen?

Als je kennis/informatie hebt die beter toegankelijk moet worden binnen de verschillende afdelingen dan is dit misschien een ideaal moment om te evalueren of dit niet beter kan.

Om je tools optimaal in te zetten moet je natuurlijk eerst de mogelijkheden ervan kennen. Pas dan kan je doelgericht kiezen. Je kent jouw processen natuurlijk binnenstebuiten, maar ken je ook de tools even goed? Inclusief de laatste nieuwe updates? Wil je die relateren aan de principes van continu verbeteren? Zou je willen putten uit een hoop praktische used cases? Niet gewoon de theorie van de documentatie van Microsoft, maar liever 20 jaar praktijkervaring? Dat kan!

Dat is wat je vindt bij de digital sherpa. Voel je vrij om contact op te nemen. Dan kijken we of ik jullie verder kan helpen.

Het bericht RIP Wiki in MS Teams: hoe je gegevens overzetten verscheen eerst op Kanli.

Microsoft 365 licenties kiezen voor de KMO

Sara — Wed, 11 Jan 2023 14:07:10 +0000

Daar waar Office in de jaren 90 overal bijna hetzelfde was is er bij Microsoft 365 een groter verschil tussen licenties en zijn er voor bedrijven zelfs een 10-tal “smaken” om uit te kiezen.

De keuze van licentie is dan ook niet altijd eenvoudig. Want naast de directe kost van de licentie zelf is er de indirecte kost van beperkte productiviteit.

De licentiestructuur van Microsoft

Voor een leek is de licentiestructuur een kluwen. En gezien er regelmatig aan gesleuteld wordt zal het ongetwijfeld ook een uitdaging blijven. Toch zit er al een tijdje eenzelfde achterliggende denkwijze in. Hoeveel de producten ook van naam veranderen, de grote lijnen blijven stabiel.

Er zijn 4 grote categoriën. Aan een kant heb je de privé-licenties en de Business licenties. De Enterprise licenties zijn bedoeld voor de grote bedrijven vanaf 250 licenties en worden via andere kanalen aangeboden. Tot slot zijn er ook Education licenties voorbehouden aan scholen.

4 types MS 365 Business voor de KMO

Logisch dus om voor een kleine KMO te opteren voor een Business licentie.
Maar welke dan, want in elk van de 4 categoriën zijn er verschillende mogelijkheden. Voor de zakelijke licenties kan je ze opdelen in 4 types:

Basic

Enkel toegang tot de online versie van apps als Word, Excel, Outlook en Powerpoint

Apps

Ook de lokale versies van de apps maar zonder Sharepoint of Exchange

Standard

Hierbij is Sharepoint en Exchange inbegrepen

Premium

Met extra beveiligings-mogelijkheden *

* al heb je dan ook nood aan een IT’er die de instellingen hiervan bewaakt want ook in de coulissen wordt er regelmatig bijgewerkt door Microsoft.

Basic, Standard of Premium?

De Basic licenties worden soms ook F-licenties of frontline workers licenties genoemd. Bij F-licenties kunnen programma’s niet lokaal worden geïnstalleerd. Dit heeft een aantal praktische beperkingen, onder meer:

Excel: niet makkelijk om formules op te stellen waarbij je verwijst naar een ander werkblad of bestand. Ook geavanceerde functies als PowerQuery die je bijvoorbeeld in staat stellen om rapportering een stukje te automatiseren zijn niet beschikbaar.
Powerpoint: het uitlijnen van grafische elementen gaat niet zo vlot. Ook hyperlinks werken in de standaard bewerkingsweergave niet en de overzichtsweergave is niet beschikbaar. Voor een doorsnee medewerker niet altijd nodig, maar als je een productiviteitsjunkie aanneemt en je wil dat hij/zij aan boord blijft dan zou ik toch even stilstaan bij de licentiekeuze.
Alle apps: SmartArt is niet beschikbaar online.

Resultaat in de praktijk

Wanneer je 2 kantoormedewerkers een verschillende licentie aanbiedt zal je verschillen kunnen merken in productiviteit.

Zelfs al zijn ze even vaardig, om eenzelfde financiële analyse te maken in Excel kan het niet anders dan dat dit zonder lokale app lastiger is.

Er zijn dingen die sneller gaan in de desktop app, maar niet omgekeerd in mijn ervaring. Ook al beweren techneuten wel eens dat het hetzelfde programma is, voor iemand met uitgebreide administratieve taken is dit niet het geval. Daag me gerust uit als je zeker weet dat het niet zo is!

Basic licenties (zonder desktop app) zijn echt bedoeld voor bijvoorbeeld techniekers op de baan die geen gebruik hoeven te maken van geavanceerde mogelijkheden.

Dan nemen we toch een uitbreiding op wat we al hadden?

Dan kan je denken:”ik heb nog een Office 2016 lokaal staan, daarmee is het opgelost” (dit komt overeen met de licentie die momenteel “Apps” wordt genoemd). Maar dat is geen oplossing. Het werkt een beetje als op een server, je kan o.a. niet gelijktijdig werken op die Excel met de planning.
En ja, dat betekent dat enkel de duurste licentie voor een administratieve medewerker de juiste is. *Dus dit is inderdaad het moment dat ik wenste dat ik Microsoft aandelen had, maar neen.*

Kiezen voor ROI

Je bent met andere woorden (meestal) beter af met een Standard of Premium licentie op kantoor. (Gezien MS de namen heel regelmatig verandert: een licentie met lokaal geïnstalleerde apps).

Maar, gouden regel: zorg dat je medewerkers begrijpen wat de cloud is en hoe die werkt.

Wanneer ze op de zelfde manier blijven werken als daarvoor vergroot de chaos uit tot chaos² x tijdsverlies.

Samengevat:

Kies niet enkel op basis van prijs, maar ook in functie van mogelijkheden.
Zorg dat je mensen met het materiaal leren werken. Stel je voor dat je een elektrische schroevendraaier zou teleporteren naar 1900. Dan wordt die ongetwijfeld weggezet als onhandig ding en grijpen ze ook terug naar wat ze kennen.

Dankjewel dat ik je met deze blog mocht helpen kiezen. Wil je hulp om je medewerkers te helpen het maximale te halen uit Microsoft365 en hun voldoening te vergroten? Brengt traditionele training je niet snel genoeg vooruit? Boek gerust een kennismakingsgesprek in!

Het bericht Microsoft 365 licenties kiezen voor de KMO verscheen eerst op Kanli.

RSI (muisarm) vermijden en zelfs tegengaan

Sara — Wed, 04 Mar 2020 09:59:20 +0000

RSI is een sluipende oorzaak voor ziekteverzuim. Het valt echter te vermijden en te bestrijden.

Recent begeleidde ik een dame die ik regelmatig naar haar schouder zag grijpen.
Ze sloot af met “Ik ga gewoon veel minder gejaagd meer gedaan krijgen!” en deze week liet ze weten “ik heb inderdaad minder last van mijn schouder”. Dus dacht ik: laat mij eens wat tips delen!

De verborgen pijnlijder

Iedere paar minuten greep ze naar haar schouder. “Heb je soms last van je schouder?” vroeg ik.

“Ja, iedere dag dat ik kom werken ga ik met pijn naar huis. Verschrikkelijk. Maar ja, welke keuze heb ik? Ik ben 55 jaar en heb 30 jaar anciënniteit. Dan verander je niet zo gemakkelijk meer van job he. En eigenlijk doe ik het nog steeds graag.”

Ze werkte het vaakst in online applicaties die ik niet kende. Maar gezien die in een browser worden bestuurd is er altijd wel wat ergonomie te winnen, zo weet ik intussen.

Ik legde haar uit hoe ik mijn eigen RSI onder controle hou en tegenwoordig zelfs terug met een normale muis kan werken. Dat is geen one-size-fits-all, in iedere context is er weer een andere set aan trucks en tools om je het leven te vergemakkelijken. Daar waar ze begon met meters scrollen vonden we manieren om meer variatie in de bewegingen te krijgen. En het strafste van al? Dat lees je in de laatste paragraaf

Ik deel hieronder een paar principes die ook jou vooruit kunnen helpen.

Wat is RSI?

RSI zijn ontstekingen in de gewrichten (pols, elleboog, schouder) die zorgen voor helse pijnen bij bepaalde bewegingen en het verlies van kracht. RSI of muisarm wordt uitgelokt doordat we bepaalde (kleine) bewegingen te regelmatig doen. In tegenstelling tot wat je zou verwachten is het niet de tijd die je voor de PC spendeert die de grootste invloed heeft. Wel de bewegingen die je maakt en vooral de variatie die daarin zit. Bij mij ontstond het op 22-jarige leeftijd nadat ik lijsten met 20.000 records manueel lijn voor lijn bewerkte. (Vandaar ook dat ik nu zo gedreven ben om PC’s meer te laten werken)

Wat kan je doen?

Preventief zonder hulpmiddelen

(is het te laat? kijk dan in volgende paragraaf)

Op zoek gaan naar variatie in je bewegingen.

Pomodoro techniek toepassen: ieder uur een wekkertje zetten en overschakelen op een andere activiteit die andere bewegingen vereist (een uur typen, een uur lezen,…). Voor mij was dit echter niet voldoende om het tij te keren.
Zoek naar shortcuts in je manier van werken. Bij de dame in kwestie heb ik vooral tips en tricks gegeven in het gebruik van browsers (internetvenster) om sneller te kunnen navigeren. Ik heb haar handelingen geobserveerd, ze heeft me duidelijk gemaakt wat het doel was van elke beweging en gaandeweg heb ik alternatieven geboden in de vorm van shortcutkeys (sneltoetsen).
Sneltoetsen zijn heel nuttig maar je kan er geen 5 tegelijk onthouden. Probeer regelmatig eentje extra die je regelmatig kan gebruiken en begin met die die in vele programma’s te gebruiken zijn.
CTRL+End brengt je naar beneden. CTRL+Home brengt je terug boven. Met CTRL+F (+typ een trefwoord+enter) kom je snel ergens tussenin terecht bij het woord dat je zocht (in dit geval de naam van een dossier of klant)

Even voor de duidelijkheid: ik schrijf hier uit eigen ondervinding. Ik ben meermaals afwezig geweest op het werk door RSI, maar kan intussen normaal meedraaien. De wetenschap had destijds weinig anders te melden dan “koop u een andere muismat of een andere muis “.

Hulpmiddelen (ook om het tij te keren)

Dat is ook wat ik deed. Dat hielp ook, maar ik werd dan ook afhankelijk van die dingen. Bovendien veranderde het wel de positie van arm en pols, maar niet het feit dat ik constant dezelfde bewegingen bleef doen. Conclusie: ook met die hulpmiddelen kwam de RSI terug. Het is pas wanneer ik deze hulpmiddelen afwisselde en intussen ook mijn manier van werken ging aanpassen (zie vorige paragraaf) dat ik terug normaal kon werken met een gewone muis.

Om je op weg te helpen zijn hier de hulpmiddelen die ik gebruikte:

Ergonomische muismatten.

Ergonomische muismatten helpen de pols ondersteunen. Dit hielp mij in het begin om pijn te verzachten. De goedkoopste oplossing.

Wacom pen en tablet. Hulpmiddel tegen RSI. Verkrijgbaar bij leveranciers van PC en kantoormateriaal.

Later stapte ik over op een Wacom-tablet zoals deze. Duurder maar hiermee verving ik de muis door een pen. Dit verzachtte niet enkel de pijn maar werkte ook heel fijn.

Bovendien ook fijn om in grafische programma’s (Inkscape, Photoshop) te werken.

Let er bij aankoop op dat ze compatibel zijn met je PC.

(Terzijde: Wel zorgen dat je tijdens je verlof je pen goed wegstopt. Een collega had de mijne aanzien voor een gewone stylo die niet meer schreef en had hem dus weggegooid…)

De verticale muis. Hulpmiddel tegen RSI. Verkrijgbaar bij leveranciers van PC en kantoormateriaal.

Er zijn ook mensen die baat hebben bij verticale muizen. Ikzelf heb ze nooit gebruikt. Wel getest maar het kostte me te veel moeite om me aan te passen.

Welke tools je ook gebruikt en hoe je ze ook gebruikt, verlies ook een correcte werkhouding niet uit het oog! In dit artikel wordt dit goed uitgelegd.

Bijwerkingen van de sherpa

Bijwerkingen?!? Jawel. Ook met de dame uit dit voorbeeld deed ik een kleine test. Tayloriaans maar toch redelijk eye-opening

Ik vroeg haar eerst om haar werk te doen zoals ze dat normaal zou doen en registreerde de tijd. Vervolgens gaf ik haar de instructie zoals ik het zou doen (door de PC wat harder te laten werken). Deze manier van werken was nog geen gewoonte en toch bespaarde ze al tijd!

En toen kreeg ik de ultieme bevestiging: *zucht van verlichting* schouders die zakten

“Ik ga gewoon veel minder gejaagd meer gedaan krijgen!”

Mission accomplished!

UPDATE: doordat ik tijdens de lockdown vaststelde dat meer mensen last hebben deel ik nog meer waardevolle RSI-tips in de vorm van een reeks mails. Je kan ze hier aanvragen.

Meer hulp gewenst? Tijdens alle trajecten en begeleidingen is er aandacht voor welzijn als middel om tot betere resultaten te komen. Contacteer me gerust voor meer info!

Het bericht RSI (muisarm) vermijden en zelfs tegengaan verscheen eerst op Kanli.

Kleine aanpassing, grote verandering

Sara — Wed, 12 Feb 2020 06:55:01 +0000

In bedrijven wordt vaak eerst getracht de “grote” problemen op te lossen en dan pas de kleintjes.

Vanuit management is het vaak de enige (zichtbare) oplossing, maar de uitdagingen zijn vaak zodanig groot met zodanig veel impact op zoveel mensen dat het een heel zware en moeilijke missie lijkt. Zou er waarde kunnen zitten in de kleine dingen?

De details die verkeerd zijn geven vaak al een hint van wat komen gaat

Wie een plas water onder de deur laat staan, moet niet verwonderd zijn dat hij de gesprongen waterleiding heeft gemist ;-). Diegene die de moeite neemt de plas op te kuisen zal het immers eerder opvallen dat die plas terug blijft komen en er dus iets groters mis is.

Daarmee is niet gezegd dat je altijd moet starten met elk klein probleem op te lossen, het is wel door aandacht te hebben voor detail dat je sneller kan in actie schieten als het echt nodig is.

Wie enkel bereid is de grote problemen aan te pakken blijft vaker brandjes blussen

Wanneer je iedere keer 5 minuten de tijd moet nemen om een brandje te blussen, hoeveel tijd kost het wegwerken van de oorzaak? Hoe sneller je die wegneemt, hoe sneller je tijd begint terug te verdienen.

Evolutie is een reeks kleine stappen. Evolueren is een proces, er is evolutionair geen quick fix

Als mensen vandaag rechtop lopen is dat niet iets wat we van gisteren op vandaag hebben gerealiseerd, maar over de tijd van eeuwen is veranderd. Vele van onze reflexen stammen nog altijd uit de tijd van jagen en vissen. Willen we een proces versnellen dan kunnen we maar beter gebruik maken van de kleine kantjes van ons reptielenbrein.

 Wij mensen houden van regelmaat, niet van verandering. Moest alles iedere dag veranderen dan overleven we dat niet.

Wanneer we iets nieuws leren (bvb auto rijden), kost dat heel wat moeite en energie. Het vraagt zoveel concentratie dat we wel eens wat info of signalen onderweg kunnen missen. Na verloop van tijd wordt het routine en kost het zelfs moeite om het aan iemand anders uitgelegd te krijgen. Onze hersenen proberen zoveel mogelijk tot routines terug te brengen om ervoor te zorgen dat we energie besparen en alert kunnen blijven voor gevaren. Als we iets veranderen in onze patronen dan is dat dus een hele opgave.

Laat ons vooral zelf veranderen

Vaak wordt verandering opgelegd. “Vanaf vandaag moet er ook een 10de verslag worden gemaakt van iedere actie”.

Geen idee waarom de medewerkers minder flexibel werden, of waarom sommigen zich niet goed voelden. Wat zou er kunnen gebeuren als je een gemengde groep medewerkers 1 keer van de werkvloer haalt om samen na te denken hoe hun werk prettiger kan en toch hetzelfde resultaat (of beter) op kan leveren? (Ik durf te zeggen: Pure magie!”)

 Om een nieuwe stroom te starten is een constante drup krachtiger dan een zware onweersbui

Een zelfde hoeveelheid water laten druppen op 1 plek over maanden of binnen een uur over een grotere regio heeft een heel ander effect. Het druppelen kan het landschap veranderen en zelfs door steen gaan. De invloed van het onweer zal kortere termijn zichtbaar en voelbaar zijn.

 Zijn er naar jouw gevoel grote veranderingen nodig? Zijn ze zo groot dat er in praktijk eigenlijk niks bewoog de afgelopen tijd?

Welk detail/welke aanpassing kan je deze week nog doen om de uitkomst te (proberen) veranderen. Laat het een keitje zijn dat de stroom van de bestaande rivier helpt veranderen.

Het bericht Kleine aanpassing, grote verandering verscheen eerst op Kanli.