RIP Wiki in MS Teams: hoe je gegevens overzetten

Je bekijkt nu RIP Wiki in MS Teams: hoe je gegevens overzetten
Original photo by Microsoft Edge on Pexels, edited by Vonkmarketing

Microsoft kondigde recent aan dat het Wiki gedeelte, dat in ieder Teams-kanaal by default wordt aangemaakt binnenkort niet meer zal worden ondersteund.

Wat is/was Wiki in Microsoft Teams?

Een plek om centraal nota’s te nemen, maar dan zonder alle toeters en bellen die je in OneNote hebt. Bijgevolg in mijn beleving behoorlijk, tja, nutteloos.

Als je de afgelopen jaren dan ook training bij mij hebt gevolgd rond MS Teams dan heb je wellicht geleerd om dat ding direct te verwijderen.

Maar ik weet dat Wiki in sommige bedrijven werd gebruikt om best practices per kanaal vast te leggen. Bij anderen werd het dan weer gebruikt als FAQ. Wie weet ook bij jou. Als dat zo is zal je natuurlijk actie moeten nemen om de data te vrijwaren.

 

 

 

 

 

 

 

Waardoor kan Wiki worden vervangen?

Ongetwijfeld is OneNote nog het meest aangewezen alternatief. Je zal zien dat dit veel meer mogelijkheden biedt dan Wiki.

Zo kan je in Wiki geen afbeeldingen invoegen. In OneNote wel.

Je kan ook hyperlinks invoegen, tekstkleuren aanpassen enz.

Hoe zet je de data over?

Het meest eenvoudige en wellicht haalbare voor veel gebruikers is:

  • Ga voor de eerste subtitel staan en selecteer alles met de muis (CTRL+A werkt hier niet)
  • CTRL+C om te kopiëren
  • Plakken in OneNote of andere tool naar keuze.

Heb je heel grote Wiki-bestanden (met veel pagina’s) gemaakt en is knippen en plakken niet direct een optie dan is er een alternatief dat iets technischer is:

  • Ga naar de achterliggende Sharepoint
  • In de site-inhoud zie je de Wiki-bestanden staan
  • Selecteer ze en download ze.
  • De bestanden zijn opgemaakt in .mht, dat is een formaat dat je niet zomaar geopend krijgt. Je zal eerst de bestandextentie moeten aanpassen naar .html
  • Dat bestand open je en print/kopieer je vervolgens naar bvb OneNote. Maar opgelet: er zal bovenaan de pagina telkens wat automatisch toegevoegde tekst staan die je nog manueel zal moeten verwijderen.

Tijd om de interne samenwerking onder de loep te nemen?

Als je kennis/informatie hebt die beter toegankelijk moet worden binnen de verschillende afdelingen dan is dit misschien een ideaal moment om te evalueren of dit niet beter kan.

Om je tools optimaal in te zetten moet je natuurlijk eerst de mogelijkheden ervan kennen. Pas dan kan je doelgericht kiezen. Je kent jouw processen natuurlijk binnenstebuiten, maar ken je ook de tools even goed? Inclusief de laatste nieuwe updates? Wil je die relateren aan de principes van continu verbeteren? Zou je willen putten uit een hoop praktische used cases? Niet gewoon de theorie van de documentatie van Microsoft, maar liever 20 jaar praktijkervaring? Dat kan!

Dat is wat je vindt bij de digital sherpa. Voel je vrij om contact op te nemen. Dan kijken we of ik jullie verder kan helpen.