Een vraag waar wel wat klanten mee zitten. Heb ik een server nodig? Zeker als ze ook een MS365 licentie hebben! Tijd om even toe te lichten wat je keuze kan beïnvloeden om je documenten op te slaan op een server of in de cloud.
Onze teken-/designsoftware heeft een server nodig om links te leggen naar bestanden.
Die software werkt enkel met lokale links?
Tot voor kort had je dan effectief een fysieke server nodig. Vandaag is er een hybride manier van werken mogelijk dankzij een van de laatste updates van MS365. Die bestaat erin:
- je bestanden op MS365 opslaan (Teams/Sharepoint) in een folder.
- zorg ervoor dat deze map gelinkt wordt aan je OneDrive. Dit doe je door een link naar OneDrive toe te voegen. Je vindt deze knop wanneer je met je muis over de map beweegt.
- Deze OneDrive synchroniseer je lokaal in de Windows Verkenner. Je vindt daarin dan hetzelfde mapje met een ketting op het icoontje. Tip: stel deze map in als altijd beschikbaar offline.
Om het lokale adres te weten klik je door naar de map en klik je in de adresbalk in de verkenner.
Eens je klikt verschijnt “C:\…”. Dat volledige lokale pad kopieer je naar je tekenpakket om te verwijzen naar de map.
Om een link te hebben naar 1 specifiek document vul je de link naar de map aan met “/naamdocument.extentie” dus voor een Excelbestand met de naam “rapport2023” voeg ik “/rapport2023.xlsx” toe op het einde.
Zonder dat ik een bijkomende softwarelicentie nodig heb kan ik zo mijn tekenprogramma optimaal blijven gebruiken. Tenzij natuurlijk je tekensoftware zelf niet op een PC kan worden geïnstalleerd.
We willen alle data in eigen handen houden.
Dan heb je effectief een server/harde schijf nodig om een lokale kopie te hebben van je data die je nog fysiek kan vastpakken. Tip: als je dan toch betaalt zorg dan dat er een functie in zit die ook bescherming biedt bij ransomware. Ransomware versleuteld alle data op je netwerk, indien er geen specifieke beveiliging hiertegen is heeft ook je server geen toegevoegde waarde.
We willen kunnen werken van op kantoor en thuis.
Dan is een server niet de handigste oplossing. De cloud is in zo’n geval veel makkelijker. Zorg er ook voor dat je veilige paswoorden gebruikt en 2 stappen verificatie. Zo kan je IT-partner zorgen voor een even veilige omgeving als met RDS/Citrix.
We willen bescherming tegen stommiteiten.
“Oh neen, wie heeft dat nu veranderd?” Heb je het al meegemaakt? Op een server kan je niet zo makkelijk terug naar een vorige versie of zien wie precies wat heeft aangepast. Wil je dat wel, check dan even met je IT’er of het kan met de server die je kiest. In de cloud (MS365) heb je het sowieso wél!
Waar je die vindt? Klik op de naam van een geopend bestand (Excel, Word, Poweroint) dat je in de cloud bewaarde.
We willen gelijktijdig op eenzelfde document samen kunnen werken.
Als het om MS365-bestanden gaat zoals Word, Excel of Powerpoint dan is dit mogelijk wanneer je deze in de cloud hebt opgeslagen (OneDrive, Teams of Sharepoint).
We moeten vaak grote bestanden delen met klanten en andere externe partijen.
Check dan even welke oplossingen jouw IT-partner daar vooruit schuift i.f.v. de gevoeligheid van data en de beveiliging. Vaak is een server niet zo handig voor de klant (of andere externe partij) om toegang te krijgen. Vaak is Teams handiger. Qua beveiliging kan het zijn dat je toch liever opteert voor een andere opslaglocatie.
Zijn er nog vragen?
Zie je er tegenop om veel aan je IT-partner te vragen omdat die Ch-I(T)-nees spreekt? 😉
Je mag op mij beroep doen voor vertaling.
Ik denk ook graag mee vanuit een neutrale positie om je administratie efficiënter te laten verlopen.
Zo kan je bij je huidige partner blijven en toch heel wat extra tijd winnen of werkdruk verlagen voor jezelf en je medewerkers.
Boek gerust een afspraak!
