Informatie centraliseren voor je team met MS365 zonder een intranet te bouwen

Je bekijkt nu Informatie centraliseren voor je team met MS365 zonder een intranet te bouwen

Wie mij al een tijdje kent, heeft ongetwijfeld al mijn zwakke plek ontdekt. Wanneer ik zie dat er ergens onbenut potentieel zit dan ben ik getriggered. Toen een ex-collega op sociale media op zoek was naar feedback rond een intranet-alternatief dat hij wilde bouwen ging de bal aan het rollen.

Het intranet

De plek waar alle mogelijke info verzameld wordt. De intentie is heel goed. Het klinkt ook altijd bijzonder simpel. In praktijk is het wat anders.

Doorheen de jaren zag ik veel intranetpagina’s. Ik ben er door geboeid, want wat blijkt? Wanneer medewerkers op het intranet hun weg niet vinden zijn er vaak ook tekenen van verzuiling binnen de organisatie. Dat intranet weerspiegelt in zekere zin dus de ziel van de onderneming.

Als het intranet een doolhof lijkt dan worden er door andere diensten wel eens alternatieven uitgewerkt, wat positief is en negatief tegelijk:

Positief

  • Er zijn tenminste medewerkers die begaan zijn met efficiënt informatie terugvinden
  • Ze zijn zelfs bereid het heft in eigen handen te nemen en er tijd voor uit te trekken.

Negatief:

  • Dat ze het vanuit hun eigen hoekje doen.
  • Daardoor kan de kloof qua informatie tussen afdelingen enkel groter worden.
  • Vaak zet het onderhuids ook kwaad bloed bij andere afdelingen.
  • Nog veel vaker beginnen ze een eigen stek omdat de inhoud op de andere plek al verouderd was. Die info blijft dan staan en zorgt voor problemen voor heel het bedrijf.
  • En meestal dan nog wordt de nieuwe oplossing door een solo-speler opgesteld en aan de rest voorgesteld. case closed. Maar is dat echt zo?

 

Wat was dan de raad?

Begin low-tech de discussie intern.
En dan bedoel ik echt no-code. Met papier en post-its of hooguit op een digitaal whiteboard. (ja ook Microsoft 365 heeft een whiteboard dat hier bruikbaar voor is).

  1. Teken uit wat voor pagina voor jullie afdeling precies nodig zou zijn. Gebruik post-its voor de verschillende elementen, dat schuift makkelijker tijdens de gesprekken.
  2. Breng in kaart wie die pagina mee moet helpen onderhouden.
  3. Breng in kaart welke links er te verzamelen zijn.
  4. Zijn er nog andere afdelingen die ergens tijdens hun proces nood hebben aan dezelfde set van data/bestanden? Check even af hoe zij die intern delen. Wie weet bestaat de gedroomde pagina eigenlijk al. In het andere geval is het handig om te zien of er geen verdwaalde en verouderde versies worden gebruikt.
  5. Eens iedereen blij met de lay-out komt het echte werk.
    Ja maar… ik kan geen webpagina’s maken!
    Kan je een Word-bestand maken? Dan kan je daarmee starten. Plaats het document op een gedeelde plek in de cloud en laat je collega’s de link aanklikken. Het bestand opent in de webbrowser. Wanneer ze dit opslaan in favorieten kan zelfs dit gebruikt worden alsof het een webpagina is! Wie weet duikte er binnenkort wel een collega op die er een Sharepoint-pagina van kan maken (ze mogen bij mij aankloppen voor opleiding ;-))
  6. Belangrijk dus wel om over je oplossing te communiceren intern. Laat je collega’s weten dat er een oplossing is. Pas wanneer het effectief gebruikt is krijgt het waarde, indien er dan extra buget nodig is wordt dat wellicht ook sneller gevonden.

Succes!