Bij elke bestelling op basis van een raamcontract was er stress alom. Meer dan anderhalf jaar eerder was er een nieuw ERP-systeem ingevoerd en “sindsdien liep alles spaak”. Klanten kregen niet wat ze bestelden, of dubbel, het regende klachten, … stress langs alle kanten.

En toen kreeg G. de opdracht om de raamcontracten op te volgen. Er werd gehoopt op een mirakel, of toch bijna.

G. was zonder enige twijfel de meest aangewezen persoon. Zij had de beste contacten met de klanten in kwestie en kende hun kwaliteitsvereisten op haar duimpje. Ze zocht naar voorraadinfo en puzzelde die samen, zo goed en zo kwaad als ze kon. Uren, dagen…

“Ja, ik doe het hoe ik het kan hoor. Want eigenlijk heb ik X nodig maar gezien er bij IT onvoldoende tijd is doe ik het met Z. Vervolgens klik ik door op A, noteer ik B en vergelijk dat dan met E (5 kliks verder). Het resultaat daarvan moet ik dan in heldere taal zien te verwoorden naar betrokken collega. Tot slot moet ik dat dan ook nog opvolgen. Een heel groot werk. En overzicht bewaren is echt verschrikkelijk”

Echt monnikenwerk in de 21ste eeuw. Ik had het bij andere werkgevers ook al gezien. Echt, G. is niet alleen. Autodidact in Excel, bij de invoering van het ERP een initiatie gehad door de ontwikkelaars (Louter “klik-gebaseerd”. Zonder enige integratie van de bedrijfseigen processen. Zonder enig inzicht mee te krijgen over de structuur van de database. Die vertaalslag moest ieder voor zich dan maar maken).

“Ik denk dat dat sneller kan”, zei ik. Wat volgde was een korte samenwerking waarbij we een sjabloon samenstelden. Vervolgens leerde ze de queries anders gebruiken.

Het ging niet over 1 nacht ijs. We hebben een paar scenario’s getest en ook het resultaat was wat mij betreft basic. Maar… waar zij telkens dagen mee zoet was kon ze vanaf dan in een dik uur klaarspelen. Meer nog, ze slaagde erin het overzicht te bewaren én de nodige aanvragen overzichtelijk door te spelen.

Bovendien kon dit sjabloon aan de IT-afdeling doorgegeven worden als basis voor een nieuwe query die alles zou integreren. Door dat in deze vorm te doen was het ook voor IT een pak makkelijker om de eisen te vatten. Hun query moest immers dezelfde kolommen in dezelfde volgorde als resultaat geven. Geen discussie mogelijk op dat vlak.

Denk jij ook dat je vastzit doordat de IT niet meewil? Probeer hen een visueel voorbeeld te geven van wat je verwacht. Wedden dat er dan minder afwijkingen mogelijk zijn?