Hoe 20% van de werktijd ook bij jouw bedrijf verloren dreigt te gaan

Ik stel vast dat steeds meer cursisten het zoeken naar informatie en bestanden (intern) als een stress-factor benoemen. Niet heel verrassend als het onderzoek rond productiviteit bij kenniswerkers al eerder je pad kruiste.

De onzichtbare boosdoener

Onderzoeken bij werknemers in de VS in 2012 (McKinsey) en 2018 (IDC) toonden aan dat:
• 20-30% van de werktijd wordt gespendeerd aan het bijeen rapen van informatie (op 5 FTE's is het dus alsof eentje full-time op zoek is zonder iets bij te dragen)
• 49% van de deelnemers zegt last te hebben om documenten terug te vinden
• 43% van de deelnemers heeft problemen met rechten op documenten
• 33% van de deelnemers heeft last om een juiste versie terug te vinden

In 2013 klonk het nog als erg bij de haren getrokken, maar intussen kijk ik er anders tegenaan. Uiteraard gaan mensen eerst zelf op zoek. Je wil toch niet iedere 5 minuten bij een leidinggevende of collega gaan voor info? "Wat gaan ze dan niet denken? Straks sta ik vooraan de lijst als er een herstructurering komt"
Het probleem en het stilzwijgen is volgens mijn ervaring ook vaak evenredig aan de omvang van de organisatie.

Tot je individueel aan de slag gaat

Ik kom ze wekelijks tegen als digital coach: de mensen die niet meer weten van welk hout pijlen maken omdat ze er steeds langer over doen om info of bestanden terug te vinden. Maar ik ben er ook van overtuigd dat het probleem quasi onzichtbaar is voor leidinggevenden. Al zouden gestegen backlog en ziekteverzuim (sinds een software-migratie) duidelijke KPI's kunnen zijn.

De link tussen backlog en digitalisatie

"Ja maar, ik heb net een nieuw systeem in gebruik genomen dat mijn medewerkers helpt hun job efficiënter te doen."
Ik geloof in je intentie, maar ik vrees dat het anders uitpakt als er geen uitleg mee gepaard gaat.
Ik zie namelijk met de regelmaat van de klok medewerkers die naar hun leidinggevende toe niet zouden willen toegeven hoe erg het gesteld is.
Ze zien de toegevoegde waarde van de nieuwe tool niet. Niet voor hun rol binnen het bedrijf en ook voor de klant niet. Dit lijkt op het eerste zicht misschien irrelevant, maar laat me even een voorbeeld nemen om te illustreren wat er gebeurt met de ROI.
Ik zie het vaker wanneer er gemigreerd wordt naar Windows 10 in combinatie met Office 365:
• IT: oei, oei, ik heb nu al zoveel calls op de helpdesk. Ik zal maar gauw over dat online gedeelte zwijgen.
• Gebruiker A: weer een nieuwe versie. Pfff… oei, maar wacht eens even… Huh? Dat bestand had ik toch hier lokaal opgeslagen? Ik kan er niet meer uit wijs. Ik zet vanaf nu alles op mijn desktop (NVDR: geen alleenstaand geval! Dit is niet goed voor de levensduur van hardware en er wordt meestal ook geen back-up genomen)
• Gebruiker B: de collega's zijn echt wel niet mee… nu hebben we eindelijk iets waar we makkelijker mee samen kunnen werken en nu kan ik het niet inzetten omdat de collega's er niet mee vertrouwd zijn. Ik ben het strijden beu.

Mensen blijven dus werken zoals ze altijd hebben gewerkt

Gevolg: er zijn heel performante tools in huis gehaald om samen te werken, maar de oplossingen die ze bieden worden amper gebruikt:
• Versiebeheer wordt niet gebruikt, dus massa's bestanden met 90% zelfde inhoud (en servers die nog maar eens plaats te kort hebben). En dé tijdsverslinder is er ook bij: "Is dit nu de laatste versie?"
• Samenwerken op bestanden wordt niet gebruikt en dus gaat er veel tijd verloren aan over en weer sturen van bestanden. Extra mails, extra data op de servers, extra verwarring.
• Ook intern blijft men bestanden delen als bijlage. Zwaardere maiboxen en meer twijfels over versiebeheer als gevolg. Terwijl het vanop de server/cloud vaak kan beveiligd en gedeeld worden waardoor de laatste cijfers steeds direct voor iedereen beschikbaar zijn.

Hoe krijg je daar verandering in?

Vraag welke documenten/bestanden/info het vaakst wordt gezocht en vertrek daaruit.

  • Zorg dat er zo min mogelijk aparte lijsten up-to-date moeten worden gehouden. Bevat de ene lijst A en B en de andere A en C waarom dan niet 1 lijst met A en B en C?
  • Verwijder irrelevante bestanden en lijsten (of archiveer ze op een plek waar anderen geen toegang meer hebben, zodat ze geen 5 versies hoeven doornemen).
  • Geef bestanden een duidelijke en logisch opgebouwde bestandsnaam. Communiceer ook rond deze logica en verwacht van elk teamlid dat ze dezelfde logica hanteren.
  • Deel informatie intern zo min mogelijk via bijlages (mail), deel ze door andere gebruikers rechten toe te kennen (indien je O365 hebt).
  • Wat is volgens de medewerker een logische plek om deze info te zoeken? M.a.w. welke verschillen in logica zijn er te vinden en hoe kan je zorgen dat jullie beiden vinden wat jullie zoeken?
  • Zorg voor specifieke en gerichte IT-vaardigheid voor elke medewerker. Zorg dat ze de visie achter de opbouw van de IT-infrastructuur kennen zodat ze gerichter kunnen zoeken en zorg dat hun zoekvaardigheid op punt staat.

PS: er is een verschil tussen bestanden gedeeld op Sharepoint of op een gedeelde schijf op de server. Deze vragen beiden om een iets andere aanpak bij het zoeken.

Stel jij vast dat er nood is aan training of hulp bij het vastleggen van interne afspraken? Kunnen je medewerkers ondersteuning gebruiken om anders te kijken naar de manier waarop ze digitale tools inzetten?
Neem dan contact op, ik help je graag op pad.


De kennis die we zelf niet willen zal nooit de onze zijn

Vanochtend zat er een dame bij me die "nu wel eens wat vlotter wilde leren werken om XYZ te laten versteld staan van haar Excel-kennis".
Door die specifieke strijdlust wist ik dat de kans groot zou zijn dat het een moeilijke bevalling ging worden.

Wat je zelf niet wil leren is angstaanjagender

Als je bijleert over een onderwerp dat je nauw aan het hart ligt dan zit je allicht dicht tegen je comfortzone. Wanneer je door anderen wordt getriggerd om iets te kunnen daarentegen?
Begrijp me niet verkeerd, ik ben er ook van overtuigd dat de fun en de kicks in het leven vaak buiten de comfortzone liggen. Ik stel alleen vast dat het vaak pas fun wordt als je zelf kiest om uit je comfortzone te stappen.
Mensen die er zelf niet voor kiezen, die komen vaak vol stress en/of angst de zaal binnen. Die zat in dit geval iets dieper verscholen, maar jawel, onmiskenbaar aanwezig.

Leren met angst is als diepzeeduiken met zwembandjes

Om te duiken wil je onder water geraken. Maar als je bang bent om kopje onder te gaan dan zou je wellicht liefst zwembandjes dragen. Met zwembandjes zou je wat extra lood mee moeten nemen om onder water te geraken. En als het dan lukt dan gaan je armen omhoog blijven of gaan die bandjes door de druk op een bepaald moment ontploffen, waardoor je meteen een reden hebt om te zeggen "dat doe ik nooit meer".

Da's exact wat ik vanochtend opnieuw zag gebeuren. Ja, de dame in kwestie was uit vrije wil binnen gestapt, maar niet bepaald uit goesting in. Ze was bang verkeerd te klikken, want wat zou er dan wel niet kunnen gebeuren? Riskeerde ze niet om alles wat ze had gedaan in dat bestand kwijt te spelen?

Eerst de angst weg, dan leren

In zo'n geval weet ik dat de angst (meestal) best eerst benoemd kan worden. Wat is het ergste wat kan gebeuren en wat zijn in dat geval je opties? Kan je daar door ademen? Ademen, ja, ook tijdens een "computerles". Correctie: zéker dan! Want pas als onze bovenkamer echt heeft begrepen dat er geen gevaar is, is er (opnieuw) de mogelijkheid om bij te leren. En als je voelt dat je nog niet rustig kan ademen is dat moment nog niet aangebroken. In het bijzonder bij iets waar je zelf niet voor hebt gekozen kan het bijzonder lastig zijn om tot dat punt te komen.

Over wat wij WILLEN

Feit is: "Wat je graag doet, doe je beter" en wat je graag leert, leer je sneller.
Het heeft dan ook geen enkel nut om iemand iets tegen zijn zin te laten leren, ook op PC of andere digitale tools.
"Ja maar Sara, we kunnen toch niet meer zonder?? We moeten iedere werknemer toch meekrijgen" Inderdaad, maar net daarom: zorg dat eerst duidelijk is WAAROM je het invoert, WAT ZIJ ERBIJ WINNEN, welk doel je voor ogen hebt, welk facet van hun leven/werk makkelijker moet worden hierdoor.
Dat kunnen heel eenvoudige dingen zijn. Sneller gegevens analyseren kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat je makkelijker inzicht krijgt in de leukere facetten van je job. Zorgen dat een karwei sneller is afgerond geeft je meer tijd om aan een leuke opdracht te werken...

Eens je dat helder hebt zal je merken dat:
- Je sneller resultaat zal hebben (de motivatie is groter)
- Het je minder energie kost (jij hoeft de ander er niet meer naartoe te duwen, die loopt er met plezier zelf heen)

De kennis die we zelf willen, zal sneller de onze zijn

En hoe concreter we de link maken tussen wat we willen leren en het doel dat we hiermee nastreven, hoe beter dit werkt. Zeg dus niet: "ik wil beter met de computer leren werken", maar eerder: "ik wil sneller mijn gegevens terugvinden".

Deze ochtend nogmaals gezien. Eens het doel concreter en persoonlijker was gingen we van start. Anderhalf uur later vroeg ik haar : "Hoe lang deed je hier vroeger over?" "Een uur per week." "Hoelang denk je er nu nog over te doen?" "Een kwartier"

Maar welke kennis en vaardigheden heb je dan precies nodig om sneller gegevens te analyseren?

Bovenstaand voorbeeld toonde mij nogmaals dat de waarde van een individuele sessie soms zelfs hoger ligt dan langer lopende groepsopleidingen. Wat ik tijdens deze sessie zag was een combinatie van:

  • Importeren van data in Excel
  • Excel draaitabellen
  • Excel formules
  • Voorwaardelijke opmaak in Excel
  • Handige weetjes in de Verkenner (Explorer)

Kent ze daarmee ALLES van die functies? No way. Maar ze kent wel die dingen die haar vanaf nu elke week van pas gaan komen. De dingen die ze nodig heeft en dus makkelijker zal onthouden.

Hulp nodig?

Ben jij het ploeteren beu? Is het tijd om je productiviteit te boosten? Ik leer dagdagelijks mensen om sneller het resultaat te boeken waar ze zelf naar streven op PC. Bvb:
- Sneller gegevens terugvinden
- Stoppen met zoeken naar bestanden (op de eigen schijf of op gedeelde schijven)
- Sneller gegevens analyseren
- …
Daarvoor vertrek ik altijd vanuit voorbeelden van de gebruiker, de vereisten voor het bedrijfsproces (en dus ook de klant) én de (verborgen) mogelijkheden van bedrijfssoftware.
Neem gerust contact op indien je meer info wenst!


Hoe sterker de schakel, hoe zwakker de ketting

Te sterk om niet te delen...
 
Ik stond in de buurt van een student die de flessenhouder van zijn rugzak extra stevig had hersteld... met snelspanners.
Zie je wat het doet met de stof ernaast?
 
Misschien herken jij het ook.
 
Je schaft een nieuw programma aan, want ja, dat is zo krachtig, daarmee lukt het zeker. In praktijk verandert er weinig of wordt het zelfs nog erger... Nochtans doe je wat altijd heeft gewerkt, alleen heb je er een krachtige tool bij.
 
In 2010 ben ik zelf gestart met het digitaliseren van mijn toenmalige job. Ik heb er serieus op gevloekt, veel geleerd. Over programma's, procesmanagement en over delegeren aan stagiaires en collega's.
 
Tot op vandaag zie ik hoe we als mens snel gefixeerd geraken op een probleem en dat dan hocuspocus willen oplossen zonder te kijken naar het geheel, naar de ketting (of het hele proces).
Zonder het goed en wel te beseffen maken we een schakel zo soms veel sterker dan de ketting waardoor de spanning (stress) over de hele lijn toeneemt. Gevolg: we lopen meer brandjes te blussen dan voorheen.
 

De oplossing? Die ligt vaak in het bewustzijn van de hele ketting en het bewaken van de verhouding tussen mens-machine-proces... Dat proberen we vaak vanuit een soort ivoren toren. Pas wanneer we bereid zijn echt naar elk facet te kijken zien we de echte oorzaak en kunnen we die aanpakken.

Wil je graag even sparren over wat jou stress geeft in de administratieve kant van je passie? Tot 28/2 geef ik 3 sparring-gesprekken weg. Neem dus snel contact op bij interesse!


Info over digitale marketing die iedere starter verdient

Ongetwijfeld zijn er op dit moment weer een hele hoop tijdelijke nagelbijters. Mensen die volgend kwartaal starten als zelfstandige (in bijberoep). Of mensen die net gestart zijn en die klanten willen bereiken.
Dappere strijders die nog geen idee hebben wat CEE precies inhoudt. Chief Executive Everything dus. LOL

Wanneer ik tijdens netwerkevents in contact kom met starters, in het bijzonder in online groepen, valt me op dat ze vaak met soortgelijke vragen zitten.

Ik heb recent voor een paar mensen genoteerd welke info rond digitale marketing ik liever vanaf dag 1 had gehad, jij misschien ook...

- dat ik niet meer vanaf dag 1 een website zou maken, maar wel een domeinnaam zou kopen
- hoe je een professioneel ogend mailadres maakt
- hoe ik vandaag een geschikt social media kanaal zou kiezen

Daarop kwamen in mijn online community reacties als:

Woow Sara das inderdaad gewéldige info ❤️(had ik die ook maar vanaf dag 1 zomaar op een plateautje gekregen ...)

en

Wauw, Sara, ik heb het gelukkig zélf niet meer nodig, máár als hulp voor de deelnemers aan mijn opleiding tot zelfstandige opruimcoach is dit van een absolute meerwaarde - vooral omdat ik het zelf niet zo duidelijk aan hen krijg uitgelegd. Merci dus!

 

Uiteraard bezorg ik het ook graag aan jou! Je kan de download hier aanvragen.

En ja, delen mag!!!


Draaiboek voor werkgeluk

“Tja, dan begin ik gewoon opnieuw, he. 1 week werk verloren.” Het had niet veel gescheeld of er was “So what?” aan toegevoegd. Zo kwam het bij mij in elk geval binnen. Ik krijg de kriebels van dat soort uitspraken.

Uiteraard is een week research moeten herbeginnen een ramp voor de werkgever. Die betaalt minstens 3 keer voor die ene taak (eerste en tweede keer uitvoeren en de derde en volgende om de achterstand die wordt opgelopen).

Naast me stond een laptop met een desktop vol bestanden, een mailbox met 22.000 mails en geen enkele bestandsmap zonder minstens 1 bestand img3.jpg (of tabel.xlsx of rapport.pdf). Kortom een plek waar er wel eens een bestand écht onvindbaar kan zijn en dat probleem werd niet ontkend. Integendeel.

De doorsnee manager zou ook niet zeggen dat de gebruiker van de laptop ongemotiveerd was. Integendeel. De bereidheid om overuren te kloppen om alles af te krijgen was er zeker. Alleen was er ook die bijna onverschillige reactie en het schouders ophalen “Mijn chef zal mij daar wel de tijd voor geven. En indien niet,... als het dan in het weekend moet worden ingehaald zal ik dat ook maar doen, he”.

2 vragen brandden op mijn lippen: “De tijd die verloren gaat, is dat tijd van je werkgever of ook van jouw leven? Wat kan je allemaal doen in dat weekend dat je nu misschien moet opofferen?”. Maar mijn maag keerde. Ik had immers de strikte opdracht gekregen om de theorie te verkondigen en te demonstreren, niks meer. Draaiboek lag vast en afwijkingen werden niet getolereerd. Punt.

Dus geen kans om te komen tot: “Hoeveel tijd komt er met die nieuwe vaardigheden vrij? Wat ga je in die tijd kunnen doen?”.
Dàn zie ik ogen blinken, mondhoeken die omhoog gaan, werelden die opengaan. Mijn mondhoeken volgen dan gedwee.
Meestal krijg ik dan de vraag: “Kunnen we dat nog 1 keer samen doen zodat ik zeker alles goed noteer en niet vergeet hoe ik dat kan fixen?”. Dàn is mijn dag geslaagd.

Da's dan het laatste stuk van mijn eigen draaiboek. Eentje dat tot doel heeft de digitale vaardigheid te verhogen, samen met het werkplezier. En ja, die heeft zeker ook nevenwerkingen die bijdragen aan groei van mens en bedrijf.

Eén ding staat vast: voor mij geen opdrachten meer waar dat laatste stuk van mijn draaiboek niet wordt goedgekeurd. Omwille van werkplezier en maar 1 keer leven!

Leef jij ook maar 1 keer? Ben je het beu om zo lang te moeten zoeken of dingen te moeten herbeginnen? Of wil je zeker zijn dat jouw team niet nodeloos hoeft zitten zoeken? Neem gerust contact op, ik help je graag!


Focus op klanten in je mailbox

Je mailbox opendoen en op zoek moeten naar de mails van klanten tussen alle nieuwsbrieven. Ken je dat?
Vaak is dit nog net iets erger in periodes zoals nieuwjaar, de traditionele momenten waarop iedereen besluit een mailtje te sturen.

Uiteraard is het best om meteen uit te schrijven wanneer nieuwsbrieven geen enkele meerwaarde bieden. Maar geef toe, er zijn er ook hele waardevolle.

Alleen wil je ZELF beslissen WANNEER je ze leest.

Je hebt misschien ook al meegemaakt dat je over een belangrijke mail had overgekeken omdat die tussen de nieuwsbrieven was terechtgekomen.

Hoe zou het zijn indien je een map had waar alle nieuwsbrieven in terecht zouden komen zodat ze je niet langer afleiden? Zodat je een moment kan voorzien om ze door te nemen. Net zoals je vroeger de krant bewaarde voor een vast moment.

Er zijn, afhankelijk van je mailprogramma, verschillende manieren om dit te realiseren. Eentje daarvan is het gebruik van regels.

In volgende video toon ik hoe je regels kan toepassen in Outlook. Uiteraard is het bij het toepassen ervan belangrijk om stil te staan bij het feit dat regels enkel doen wat je hen vraagt. Als je zegt dat alle mails met uitschrijven in de tekst naar de prullenbak moeten dan zal dat ook zo zijn voor de mail waarin melding wordt gemaakt van het "uitschrijven van diploma's". Vandaar ook dat je bvb mailadressen van afzenders als bijkomende voorwaarde kan toepassen.

Regels of rules bestaan ook in diverse andere mailprogramma's. Dat werkt op een gelijkaardige manier.

 

Succes! Vragen en feedback zijn meer dan welkom.

Wil je dit soort tips ook in je eigen TO READ-map ontvangen? Hier kan je terecht om dat te fixen.


De digitale kloof

Ik moest recent terugdenken aan "de digitale kloof". Die kloof die jarenlang door de politiek werd gemeten aan het aantal inwoners met een internetverbinding en een eigen digitaal toestel. Nogal oppervlakkig misschien, maar ja, waaruit zou je het wel hebben moeten afleiden. Lekker handig nu om ons achter te verstoppen, want die kloof van toen is allicht heel klein intussen.

  • Kinderen in de lagere school krijgen taken op Bingel. Zorg maar voor een PC die gamers aankan anders krijgen ze hun huiswerk moeilijk af.
  • Banken beginnen kosten aan te rekenen voor papieren overschrijvingen. Zorg maar dat je het zelf digitaal kan.

Dus ja, de kloof is zelfs bijna dicht, toch?
Misschien toch even tijd om met een andere bril te kijken. Want in mijn ervaring is er een hele reeks fjorden ontstaan intussen.

De kloof is in elk geval digitaler dan ooit

We krijgen meer dan ooit tools en apps in onze nek gekletst. Trek er uw plan mee. En inderdaad, vaak is dat niet moeilijk, voor zij die mee waren op de digitale fjorden. Maar er zijn nogal wat mensen te water, geloof me. Terwijl er op de fjord steen en been wordt geklaagd dat er te weinig personeel te vinden is zijn er ook bijzonder weinig gerichte pogingen om meer mensen terug op de digitale fjord te krijgen.

Oh, maar bij ons op het werk kan iedereen met een PC werken, hoor! Wat is jouw definitie van "kunnen werken op PC"? Voor mij moet je dan minstens in staat zijn gegevens te analyseren, documenten op te maken, mails beheren en opvolgen, een minimum inzicht hebben in hoe databases aan elkaar zijn gelinkt.

Afgelopen maand nog kreeg ik in een individuele sessie de vraag: "Kan jij me nu eens uitleggen hoe ik een nieuwe Excel start?". Zonder twijfel de vraag die de digitale kloof het best illustreert. Ze kwam van een veertiger met een aantal jaar anciënniteit. Tot op dat moment werd een oude Excel genomen en leeggemaakt (zie je de kost van het niet opleiden?). Ja, ze had recent nog een basisopleiding Excel gevolgd maar dat was niet aan bod gekomen. En dan had ze zich wel beklaagd dat ze niet veel eerder een cursus had gevolgd.

En toch... ook op de rand van de fjord staan er behoorlijk wat mensen te wankelen. Zij die op hun CV toch maar "goede kennis van Office" hebben vermeld.

  • omdat ze iedere dag wel een brief moesten typen voor hun vorige baas
  • omdat ze er wel iets van kennen en ook mooi ogende resultaten kunnen leveren
  • omdat ze gewoon vooruit wilden en ja, "eens ik de job heb leren ik vanzelf wel bij"
  • maar ook zij die heel erg geoefend zijn in online testen afleggen. Die van dertien in een dozijn, zodat ze met glans bewijzen dat ze kunnen klikken, maar eigenlijk niet weten waarop.

En dan hebben we het nog niet gehad over al die mensen die van zichzelf vinden dat ze maar zo-zo kunnen omgaan met Word en dus maar de basiscursus boeken. Of geen. Want ja, de basis kennen ze eigenlijk wel, maar die voor gevorderden is wellicht te hoog gegrepen.

Om nog te zwijgen van zij die totaal niet meer weten waar ze het hebben. Jarenlang hebben ze in alle rust kunnen werken. Steeds maar dezelfde knopjes drukken, niks verandering en dan paf! "vanaf morgen migreren we naar een nieuw systeem dat veel meer mogelijkheden biedt". Waarom zouden ze enthousiast worden, dan?
Afgelopen jaar heb ik verschillende keren meegemaakt dat iemand in tranen uitbarst uit onmacht t.o.v. het systeem/de database. Aan hun gezicht zal niemand het af kunnen lezen, maar ik vrees dat ook de burn- en bore-outs een digitale fjord verdoezelen. Het zoveelste invulveldje in de database dat foutmeldingen veroorzaakt zit er mogelijks voor iets tussen.

De oplossing is geen quick-fix

Dit soort onmacht kan je niet te lijf gaan met standaardopleidingen. De meesten onder ons hebben er een flinke basis zelfstudie opzitten om de kennis te vergaren die er nu is. Maar het betekent ook dat de meesten een stuk alfabet kennen maar niet noodzakelijk het begin.

Enkel als mensen zelf af willen van het gefoeter en bereid zijn tot verandering kan er vooruitgang komen. Mensen moeten minstens bereid zijn de manier waarop ze zelf vragen stellen aan de IT-dienst te veranderen, want ook daar ligt een deel van de oorzaak en de oplossing.

Je kan de wereld niet veranderen, maar als jij verandert begint er een en ander om je heen als vanzelf mee te veranderen.

Het heeft ook weinig zin om enkel op de werkplek te focussen. Vaak leeft er een algemeen gevoel van voorbijgestreefd zijn, een externe locus of control gelinkt aan alles wat digitaal of online is en die mee aan de basis ligt van aftakelend zelfvertrouwen, algemeen gevoel van niet goed genoeg zijn, ...
De sleutel ligt hem in de herhaling. Hoe vaker mensen het gevoel krijgen wél hun tools te beheren hoe meer ze ze ook zullen gaan beheren. Hoe handiger ze worden met hun smartphone hoe groter de kans dat ze ook op PC efficiënter gaan worden. Uiteraard zullen er uitzonderingen zijn, maar als je dagdagelijks meerwaarde ervaart, minder tijd verliest, met minder stress je deadlines kan halen... Hoe meer zelfvertrouwen en motivatie om op dat pad door te gaan.

En laat diegenen die principieel weigeren vooral doen, laat vooral de anderen voorop lopen en genieten van wat de nieuwe vaardigheden hen allemaal brengen.

De vraag is niet hoe anderen ermee omgaan. De vraag is hoe jij dat doet? Zie jij ook een zee van mogelijkheden wanneer je die PC openklapt, of is het eerder een hindernissenparcours? Wil jij verandering? Ben je klaar om die hindernissen te transformeren? Laat ons even praten!


Zelfvertrouwen, beknot door gebrek aan digitaal inzicht

Ik zag vroeger al hoe erg sommige mensen zich laten beknotten door gebrek aan zelfvertrouwen bij het omgaan met machines of PC’s. Heel sterke profielen soms, maar als ze hun kennis via een PC in praktijk moet worden omgezet zijn ze niks waard (vinden ze vooral zelf). Sommigen noemden zichzelf zelfs gehandicapt.
De impact die dat heeft wordt naar mijn aanvoelen vaak onderschat. Bij langer lopende trajecten zie ik namelijk vaak dat wanneer mensen digitaal vaardiger worden ze vaak ook meer mogelijkheden gaan zien in hun omgeving. Vaak is het pas na 1 à 2 sessies dat ze met vragen komen die leiden tot grotere impact.

Het begin van de ondergang

Iedereen heeft zo zijn eigen specialiteit, mensen die digitaal minder sterk staan laten zich vaak overweldigen door de mogelijkheden die er vandaag zijn. Ook het tempo waarmee er extra mogelijkheden komen werkt omgekeerd.
"WOW! Zie dat! Zo knap wat die PC/computer/smartphone/… allemaal kan!"
En hun onderbewuste vult aan “dat zou ik NOOOOIT kunnen”, “die is slimmer dan ik” of een van de vele varianten.

Terwijl dat digitaal ding dus opgebouwd is uit 1 en 0.
Ja, de denkkracht is soms al sneller dan de onze, maar daarom nog niet per definitie juister. (en als dat wel zo is dan is dat binnen een zeer beperkt spectrum)

En dan krijg je dus toestanden zoals ik ze jammer genoeg vaker zie.

Er zit een fout in het systeem, maar de mens neemt de fout op zich en begint zijn zelfvertrouwen te verliezen. Afgelopen weken een mooi voorbeeld gezien dat ik graag met jullie deel.

Oefening baart paranoia

Er wordt een taaloefening gemaakt in een leeromgeving. Het resultaat valt behoorlijk tegen.

“Ik kan daar niks van he”, “ik ga dat nooit kunnen”, “ik ga blij zijn als ik dat achter de rug heb dan ga ik alles doen om het nooit meer te moeten gebruiken”, … You get my point.

We herbeginnen samen. Dit had ik niet zien aankomen. Ik word zelf bijna paranoia. Typfouten, bugs,… in iedere reeks van 10 minstens 1.

Het meest extreme zijn de vragen waar een correct antwoord wordt gegeven maar die door de leeromgeving toch fout worden gerekend. We komen zelfs een reeks van 10 tegen waar er zo 3 tussen zitten. “Zie je mama dat ik het niet kan! Zie je wat voor een ramp ik ben?”

Nu kon ik dus aan mijn dochter beginnen uitleggen hoe dat ding werkt. Dat er allicht in sommige verbetersleutels in hun systeem een spatie staat (of meerdere) als laatste teken en dat die maakt dat het als fout wordt gezien door dat “slimme” systeem. Als er bij de verbetering een karakter meer staat dan bij het antwoord is dat een verschil, ook al is het een spatie. Dus niet hetzelfde, dus fout. Dat zegt mij meer over de zorg die besteed is aan het testen van het systeem dan over haar taalkennis. Het kost tijd, maar het sijpelt binnen.

Alleen, hoeveel ouders kijken mee in het 2de secundair en hoeveel daarvan zien de echte oorzaak? Eerlijk gezegd, buiten de kerstvakantie had ik ook anders gereageerd en haar gewoon nog meer alleen laten oefenen (en dus dieper de put in gestuurd).

En ja, als ik ergens 1 keer veel tijd in steek dan heb ik zelden zin om dat nog eens te doen. Aard van het beestje. En hier vond ik de kwaliteit alles behalve aanvaardbaar. Dus bel ik de uitgever op met suggesties tot verbetering. Ze zouden het bekijken... Meer dan benieuwd naar het resultaat! Ik gun het de kinderen.

Maar ik hoop vooral ook dat er meer ouders zijn die het probleem zien en hun reactie naar de kinderen toe aanpassen.
Update 16/1/2019: In ons concrete geval bleek de leerkracht weldegelijk op de hoogte van de fouten en bugs, maar ze vond het niet de moeite terug te koppelen naar de uitgeverij. "Het is nu eenmaal het eerste jaar dat we dit aanbieden, kinderziektes zijn normaal". "Ik geef ook geen punten op die taken, ook al heten ze in het systeem "toetsen". Ik kan immers niet nagaan of ze de taak wel zelf maakten". Hm, misschien was het handiger geweest hierover te communiceren? In elk geval...

Ik weet dat er op de werkvloer gelijkaardige dingen spelen

Ik moet dan nl. denken aan al die andere systemen waar medewerkers het gevoel hebben er geen vat meer op te hebben.

Aan al diegenen die dagelijks grijs haar krijgen van de onverklaarbare kronkels in ERP-systemen. (ze zijn vaak weldegelijk te verklaren als je er anders naar kijkt)

Aan de ondernemers die zelf hun sociale media beheren waar maandelijks veranderingen aan gebeuren. Aan de sociale media die potdoof zijn voor feedback van gebruikers (omdat het allicht onmogelijk zou zijn, iedere wijziging zorgt wel voor een bugje hier of daar waar honderdduizenden last van hebben).

Maar ik denk vooral aan de groep gebruikers die dan instinctief de oorzaak van het probleem bij zichzelf gaan zoeken. Hoe zou het zijn als er meer gebruikers waren die in staat zouden zijn het probleem mee te identificeren en te benoemen? Hoe zou het zijn als gebruikers niet meer toe zouden laten dat een systeem op hun systeem zou blijven werken? Als het echt niet doet wat het moet dan kan je toch ook niet de service bieden die je klant verwacht?

Neen, het is ook niet ALTIJD de schuld van het programma of van de maker ervan maar laat er in eerste plaats alsjeblieft je zelfvertrouwen niet door aftakelen! Durf je in te proberen leven in hoe het werkt om het mee te kunnen veranderen.
Heb je echt heel vaak eenzelfde probleem? Zoek de oorzaak (niet de schuldige ;-)) en ga mee oplossingen bedenken.

Zit je regelmatig in de rats in verschillende programma’s, apps, databases? Dan ben ik ervan overtuigd dat het de moeite loont om daaraan te werken. Wellicht houdt het je nu nl. tegen om te genieten van wat je doet, maar ook om te groeien. Da’s trouwens iets waar een digital coach als ik bij kan helpen. Neem gerust contact op voor meer info.


De warmste keuzestress

De Warmste Week nadert en daarmee ook een beetje de hartzeer.
Misschien herken je het ook wel… eigenlijk zou je een hele lange lijst goede doelen een warm hart en werkingsmiddelen zou willen toedragen. Ik in ieder geval wel.

 

Een alternatief kan ook waarde hebben

Afgelopen maanden stelde ik vast dat nog lang niet iedere initiatiefnemer op de hoogte is van hoe je steun kan krijgen voor de dagelijkse werking van een vzw. Vandaar dus dit artikel met (weliswaar zeer uiteenlopende) tips en tricks voor meer zichtbaarheid, over lagere kosten tot extra helpende handen. Als dat is wat jouw mooie doel ook kan gebruiken, lees dan zeker verder!

1.      Korting op software licenties

Software kosten moeten we allemaal maken, maar wist je dat je mogelijks 15 à 20% kan besparen op deze kosten? Neem een kijkje op SocialWare.be
Indien je door SocialWare als goed doel wordt erkend dan kan je o.m. ook bij Microsoft for non profits en Google for non profits aankloppen.

 

2.      Budgetvriendelijke website

Heb je eigenlijk geen budget en wil je toch dat mensen ook online je projecten kunnen terugvinden?
Overweeg dan zeker ook GoogleSites. Dat vraagt geen budget en wat minder technische kennis dan WordPress en toch heb je een online plekje. En ja, die kan je eventueel ook koppelen aan een eigen domeinnaam.

 

3.      Tijdslijnen en storytelling

Voor sommige vzw’s is het belangrijk om de realisaties uit het verleden te tonen in het kader van aanvragen voor subsidies. Daarom krijgt onze nieuwe website een interactieve tijdslijn dankzij Knightlab. Daardoor krijgen geïnteresseerden veel sneller inzicht in wat we deden en waar we naartoe evolueren.

De tool laat je toe om info te verzamelen in een GoogleSheet en van daaruit wordt een interactieve tijdslijn gegenereerd. Die plak je dan in je website. Eenvoudig.

 

4.      Beelden

Een veel voorkomende uitdaging voor iedereen die online actief is: een goed beeld bij je post voegen.
Zeker als je daar bvb ook je logo of wat tekst bij wil. Maar ook daar is een gratis tool voor.

Canva.com biedt je de mogelijkheid om tekst toe te voegen op foto’s op een heel eenvoudige manier. Op pexels.com vind je beelden die rechtenvrij zijn (al is het warm aan te bevelen om eigen foto’s te gebruiken)

 

5.      Laatste nieuwtjes

Misschien hou je sympathisanten ook al op de hoogte via een Facebookpagina van je vzw? Of zijn er bij jou ook vooral trouwe fans die niet actief zijn op Facebook. Dan kan het nutteloos lijken om nieuws op FB te delen, en toch is dat volgens mij niet zo. FB laat ons toe om sneller te posten en dus ook vaker. Bovendien bereik je met sociale media vaak veel sneller een groter publiek. Daarom deze tips:

  • Maak je sociale media kanalen integraal onderdeel van de communicatie van de vzw.
  • Verwijs ook naar de sociale media kanalen in nieuwsbrieven en op je website. Wist je dat mensen zonder FB-account ook kunnen meelezen op je FB-pagina?
  • Op je website kan je ook de meest recente berichten delen door iframes in te bouwen (dat kan op de meeste websites).

 

6.      Advertentiebudget

Adverteren als vzw. Beetje dubbel, niet? Vond ik althans. Geld gaan uitgeven om misschien extra fondsen aan te trekken. Liever niet… Tenzij je advertentiebudget kan krijgen, toch? Iedere maand budget dat je krijgt om meer mensen te kunnen bereiken.
Wel, als je bij Google for non-Profit binnen geraakt (zie tip 1) dan kan je ook advertentiebudget aanvragen, maar het heft pas zin als ook je website helemaal op punt staat.

 

7.      Extra helpende handen

Last but not least: Giveaday.be brengt kandidaat-vrijwilligers in contact met organisaties die extra handen kunnen gebruiken. En ja, dat werkt.
Wie graag wil helpen kan er trouwens ook een profiel aanmaken en zijn diensten ter beschikking stellen. Give a Day is trouwens dit jaar 1 van de 10 finalisten bij Bizidee.

 

Als je nog mensen kent die wat aan deze tips zouden kunnen hebben, deel het met hen. Kennis krijgt pas waarde als je hem deelt.
Heb je zelf nog een tip? Bezorg hem mij en ik vul de lijst met plezier aan!


2 woorden die 10.000’den euro’s kostten

We zijn weer bij het einde van het jaar. Traditioneel de periode van de inventarissen en bijgevolg ook de stockverschillen. Dan denk ik stevast even terug aan 2 woorden die een stockverschil van ca 20.000 Euro veroorzaakten. En jammer genoeg denk ik dan niet terug aan één bepaald bedrijf, ik maakte een soortgelijk scenario meermaals mee, vandaar ook dit artikel mét tips om de oorzaak op te snorren.

Het stockverschil in kwestie

Het ging niet om 1 heel duur stuk maar om honderden kleine stuks, vrij prijzige onderdelen. Volgens de database in stock, maar niet meer fysiek aanwezig. Alle locaties van vergelijkbare artikelen nagekeken, nergens te vinden.

“Ja lap, we zijn bestolen!”

Logistiek: “Ja, dat zijn de arbeiders hé, die slaan dat scheef en verkopen die onderdelen door”
Herkenbaar scenario?

Gezien de stockonbetrouwbaarheid zoeken ook de andere afdelingen wellicht heel actief mee naar de schuldige (vooral dan met de tong).
“Zie je wel? Daar komt dan de terugval in de sales van he. Jullie zijn niet in staat om de beloftes aan de klant na te komen dus die gaan naar de concurrentie”
“Ja, hoe moeten we dat nu gaan verklaren naar de revisoren toe? Zorg maar dat de schuldige gevonden wordt!”
Voel je de druk al op de werksfeer? Zie je de negatieve spiraal?

Maar van waar dan het verschil?

De artikelen in kwestie werden allemaal los verkocht of in zakjes van 10. In de database werd dat respectievelijk aangeduid als 1 stuk en 1 eenheid. Stockprobleem verklaard.
Huh?
Welja, er werd 1 stuk besteld, maar wanneer de kersverse magazijnier bij het rek kwam stonden de termen eenheid en stuk niet uitgelegd op zijn order, noch op de rekken. Hij pakt dus wat op dat moment op die stockpositie ligt: een zakje van 10 (1 eenheid volgens het systeem, 10 stuks dus in feite). Hij boekt zijn order als compleet. 1 stuk. Zo levert hij in feite 10 keer meer uit dan waarnaar wordt gevraagd en wordt er ook slechts 1/10 gefactureerd en uit de stock geboekt.

Het probleem bleek toch nog net iets groter

Wat dacht je? Het probleem stelde zich ook bij het ontvangen van stock.
Gevolg: Niemand die ooit nog kon achterhalen hoeveel er nu echt in stock had moeten zitten. En de schuldige, tja, wat heb je daar feitelijk aan?

Herkenbaar? Hoe vind je dan de oorzaak?

  • Trek geen voorbarige conclusies. Het is niet omdat er een stockverschil is dat er per definitie sprake is van kwaad opzet. Je kan ieders medewerking gebruiken in je zoektocht naar de oorzaak.
  • Luister naar alle partijen, ook zij die er misschien weinig mee te maken hebben.
  • Loop de bedrijfsprocessen stap voor stap na. Fysiek, op de werkvloer. Neem ook de tijd om andere frustraties te noteren, soms zit daar een aanwijzing in voor het blootleggen van de oorzaak.
  • Terwijl je het bedrijfsproces naloopt gedraag je je als een kind van 6. Je stelt minstens 3 keer te vaak de vraag waarom en veronderstelt niks.
  • Besteed extra aandacht aan de momenten waarop informatie wordt overgedragen of geïnterpreteerd. Iedere keer dat iets wordt overgetypt of opgeschreven, maar ook iedere connectie tussen systemen is een kwetsbare schakel.

En euh… als je 2 eenheden hanteert voor 1 artikel, geef ze dan misschien aparte artikelnummers en leg ze ook op een duidelijk gescheiden plek.

 

Ik wens jou alvast een inventaris toe zonder (grote of onverklaarbare) verschillen!