Hoe zet ik mijn zaak of praktijk op de (digitale) kaart?

Online aanwezigheid wordt steeds belangrijker. Corona versterkt dit verder.
Veel bedrijfsleiders en zelfstandigen zien met lede ogen aan hoe grotere winkels en ketens met alle bezoekers gaan lopen... Er is nochtans goed nieuws! Als je meer zichtbaarheid wil voor je bedrijf, als je meer vat wil krijgen op de recensies over je bedrijf online... lees dan verder!

Lokaal heeft baat bij Google en Google heeft baat bij lokaal

Waarom? Als je iets zoekt maar nooit iets zou vinden bij Google dan kom je niet meer terug. Bijgevolg geen zoekers meer op Google en uiteindelijk ook geen inkomsten meer uit advertenties...

Google moet dus wel inspelen op wat de klant wil en lokaal is een van de criteria. Alleen, ze moeten ook zeker zijn dat die info klopt, anders is ze niks waard (en bijgevolg wordt ze dus minder getoond). Dat is exact wat er gebeurt met de gegevens over een bedrijf: Google haalt de gegevens op uit de KBO, maar zolang de bedrijfseigenaar zijn bedrijf niet "claimt" en verifieert is Google niet 100% zeker en verstopt hij deze info dus liever.

Zonder website of sociale media

Ja, ook zonder website of sociale media zijn er al dingen die je zaak vooruit kunnen helpen! Als mensen de naam van je bedrijf intikken in een zoekmachine wil je hen je contactgegevens laten zien (en al helemaal als ze in de buurt wonen).

Wanneer je je zaak toevoegt aan GoogleMijnBedrijf dan zal dat er in elk geval voor zorgen dat je zaak opvallender kan verschijnen in de zoekresultaten. Met correcte contactgegevens.

Zodat je onderneming online toch zichtbaar wordt

Zou het niet fijn zijn dat je bedrijf bij de zoekresultaten verschijnt wanneer iemand in de buurt je activiteit intikt?

Stel, je hebt een sleepfirma in Sint-Pieters Leeuw. Ik sta daar in panne en zoek op m'n iPhone "depanneur". Ook al vul ik geen locatie in, Google zal me in elk geval een sleepfirma tonen dicht bij waar ik ben. Hoe verder ik me van huis bevind, hoe meer resultaten ik zal zien dicht bij waar ik op dat moment fysiek ben.

Maar ook als ik bij jou om de hoek werk en een loodgieter zoek. Jij hebt zo'n firma. Wil je niet dat ik jouw zaak dan zou vinden? Omvang van het bedrijf of de website speelt intussen een kleinere rol in de zoekresultaten, wel de fysieke afstand tussen het bedrijf en diegene die zoekt. Ook als je een website hebt is het nuttig om deze info te bevestigen. Je website komt net wat hoger terecht in de zoekresultaten.

Maak het je potentiële klant makkelijker

Je kan alle contactgegevens invullen die je wenst. Zelfs je openingsuren worden makkelijker vindbaar voor potentiële klanten. En last, but not least: je krijgt ook meer grip op eventuele recenties (of reviews). Zodra iemand je bedrijf ophemelt of de grond in boort kan je een melding ontvangen. Je kan ook vragen om reviews te verwijderen.

En bouw je toch een website, dan koppel je die ook in Google Mijn Bedrijf en dan zal je website en ook je bedrijf sneller beter vindbaar worden.

Allemaal met een beperkte (tijds)investering

Je bedrijf op Google Mijn Bedrijf (www.google.com/business/) activeren hoeft niet lang te duren. Bestaat je bedrijf al langer? Zoek je bedrijfsnaam en locatie op. Verschijnt die rechts met een kaartje erbij dan staat er ook een link bij "claim dit bedrijf". Klik op de link om te bevestigen dat het jouw bedrijf is en volg de instructies.

Net gestart of onvindbaar in Google? Je logt rechts bovenaan in met je Google Account en begint de veldjes aan te vullen en stap-voor-stap instructies te volgen.

Het lastigste is de categorie bepalen want die lijst is soms wat raar opgebouwd. Mijn tip: tik in dat vakje een trefwoord dat met je zaak te maken heeft. Werkt het niet? Kijk dan eens welke categorie een concurrent heeft gekozen.
Wat je in dit vak ook doet, zodra je je naam zou veranderen van "Gebuisd" naar "Loodgieter Gebuisd", hou er dan rekening mee dat je beter zal scoren als je hier de naam gebruikt die ook elders op het internet terug te vinden is.

Lever je goederen/diensten bij klanten, dan zal je ook een radius in moeten stellen. Stel die realistisch in! Als je pizza's bezorgt wil je dat niet op 100km afstand doen.

Geef je gegevens op zoals openingsuren en betalingsmogelijkheden? Vergeet de gegevens niet up-to-date te houden. Plan bvb 1x per jaar een herinnering in je agenda om je gegevens nogmaals na te kijken.

Check alle gegevens grondig!

In de laatste stap wordt het postkaartje getoond dat je een paar weken later zal ontvangen. Wanneer je dat ontvangt zal je terug moeten aanloggen om de code op het kaartje in te geven. Zo kan Google nagaan dat jij effectief degene bent die de zaak uitbaat.

Ter info: Google houdt hierbij ook altijd rekening met de gegevens zoals ze bekend zijn in de KBO. Indien je bedrijf bij jou thuis is gevestigd, maar je werkt van een ander adres (dat niet toegevoegd is aan je KBO-vermelding) dan kan het zijn dat mensen verkeerde info doorkrijgen omdat het adres werd nagekeken in de KBO door Google.

Screenshot Google Mijn Bedrijf

Denk ook verder dan Google!

Apple Maps (standaard GPS op iPhone)

Je gegevens in Apple Maps wijzigen kan via deze link: https://mapsconnect.apple.com/

Waze

Veel mensen gebruiken Waze als GPS. Als dat ook onder jouw klanten populair is, dan kan het nuttig zijn om ook deze pagina te checken en eventueel je gegevens bij te werken: https://support.google.com/wazelocal/answer/7347276?hl=en&ref_topic=9815285

Lokale winkelplatformen

Heb je ook een eigen winkelpunt? Zorg dat het geregistreerd staat bij Koopinjebuurt.be. Deze website bundelt de vermeldingen van de "Winkelhier"-initiatieven van Unizo en lokale handel van NSZ samen met de gegevens uit "Lekker in je buurt".
Door deze vermelding wordt je dan ook vindbaar via deze kanalen.

Op deze pagina lees je hoe je je zaak kan registreren:

https://koopinjebuurt.be/ondernemers#ben-je-ondernemer

Veel succes!


Falen? Of groeikans? 

"Dat ga ik toch blijven doen hoe ik het deed" . Aaargh, niet goed bezig...

Ik was training aan het geven en ja, dan is status quo niet echt de bedoeling natuurlijk. 

Wat een blunder. Maar voor mij is het bovenal de sterkst mogelijke trigger. 

"Echt Sara, een oud paard leer je geen streken meer hoor!" 

Tuurlijk ging M vervolgens in de defensie. Logisch. "Ik ben wel al 62j hoor!", ongetwijfeld al jaren op dezelfde manier aan het werken. 

Ik:"Voor mij hoef jij je manier van werken niet te veranderen, sterker nog? ik wil anderen ook zo vlot leren werken. Kan je me dan even laten zien waarom je jouw manier van werken blijft verkiezen?". Dat wilde ze gelukkig wel. 

Het resultaat is waarschijnlijk niet wat je verwacht. Een half uur later… 

Diezelfde M over diezelfde taak:"Oooh, wil je dat nu nog even documenteren voor me?" 

Dat klinkt al wat beter.

Wat was er eerder fout gelopen? 

Bij de voorbereiding had ik niet de kans gehad om M zelf te spreken, enkel de collega's. De vraag kwam uit het team om makkelijker die ene lijst te kunnen "verwerken". Wat ze bij afwezigheid van M allemaal wel eens moeten doen dus de omschrijving die ik kreeg bleek achteraf niet de juiste. 

"Go to gemba" deed het hem dus ook hier weer. 

Klinkt als Chinees? Gemba is eigenlijk Japans voor werkplek. Go to Gemba is een term uit Lean/Six Sigma. Maar het is ook een van de hoekstenen van mijn diensten als digital sherpa. 

Zodra je op de werkplek komt, dat je daadwerkelijk klik voor klik meekijkt, zie je waar het proces geoptimaliseerd kan worden. Of blijkt de medewerker in kwestie effectief een efficiëntere manier van werken te hebben (maar dat zelf niet altijd beseft, en al zeker niet intern communiceert). Door de medewerker hierop te wijzen valoriseer je zijn bijdrage. 

Het leukste is dat er zelden ook maar enige vorm van weerstand is om die verandering door te voeren. Ofwel ondervindt de werknemer direct voordeel, ofwel komt de suggestie van een collega in plaats van van hogerhand. 

Maar er zijn nog wel wat meer voordelen aan verbonden: 

  • Wat we dagelijks doen wordt op den duur een automatisme. Een gewoonte waar we niet of heel moeilijk bij stil kunnen blijven staan. Daardoor wordt het een blinde vlek die met traditionele opleidingen niet bereikt wordt. 
  • Relevanter en makkelijker te onthouden. 70% van wat we leren leren we door te doen. Niet alleen is het geleerde relevanter (we gebruiken het dagelijks), ook blijft het makkelijker hangen door diezelfde herhaling.
  • Dingen in vraag stellen is als een spier die getraind kan worden. Het ene (onzichtbare) obstakel in vraag stellen en wegruimen geeft soms aanleiding tot… 

M: "Kan je later nog eens langskomen? Ik heb nog zo'n ambetant klusje dat mss makkelijker kan…" 

Dan maak ik binnenin vreugdedansjes en is de week al geslaagd, ook al is het nog maar woensdag… 

De digital sherpa helpt bedrijven om de digitale verandering in te zetten door hun medewerkers te vergezellen op Mount Digi. Wie voldoende autonomie kan en wil gebruiken binnen zijn/haar functie wordt geïnspireerd om bottom-up verandering te brengen. 

Meer info op de website 


Jouw veiligheid online

Hoe je (bedrijfs)gegevens beschermen tegen “cybercriminaliteit” (phishing en andere)?

Velen leggen hun online veiligheid volledig en blindelings in de handen van een IT’er… in de praktijk is het echter vaak een handeling van een gebruiker die zorgt voor schade aan IT-infrastructuur, verloren bestanden, gehackte sites enz…

Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn PC een veilige(re) plek wordt of blijft? Hierbij alvast de overwegingen die ik maak als eindgebruiker…

Laat je niet strikken! Blijf alert!

Of het nu om een e-mail gaat, een link op een site die je voor het eerst bezoekt, een bericht op een sociaal netwerk… blijf op je hoede… als het te mooi klinkt om waar te zijn dan is de kans ook groot dat het niet waar is…
Maar ook: als je bank vraagt om gegevens via mail, geloof me… die vragen dat niet via mail, noch aan de telefoon of via SMS trouwens… als het vreemd lijkt dan is het vaak niet veilig.

Als het dringend is, werd je waarschijnlijk gebeld

Als je mails krijgt van personen of adressen die je totaal niet kent om je bij hoogdringendheid iets te vragen m.b.t. je persoonlijke toestand, je persoonlijke gegevens of die van een naaste… Als het hoogdringend zou zijn dan hadden ze wellicht gebeld, laat je niet overhaasten! Check eerst het mailadres. Twijfel je nog? Bel de persoon in kwestie op of contacteer hem via een ander kanaal… mogelijk is zijn/haar account gehackt.

Check op taalfouten

Wanneer er tik-en taalfouten in e-mails en advertenties staan dan is dat zeker een reden om extra alert te zijn… Tegenwoordig zijn de meeste pogingen quasi taalfoutloos.

Verwacht je geen bijlage? Open er dan ook geen

Wanneer er in de tekst van een e-mail niet wordt verwezen naar een bijlage dan is er kans dat het om een onveilige bijlage gaat. Open ze niet, of bel even met de afzender om te checken of hij die bijlage bewust heeft toegevoegd. Als dat niet het geval is … dan vertrekt er van zijn kant mogelijk met elke mail een geïnfecteerd bestandje, hij kan er maar beter dankbaar voor zijn dat jij dat even meldt…
Krijg je een mail met video, open die niet. Video versturen via mail is achterhaald en vaak het vehikel voor virussen en dergelijke.

Analyseer hyperlinks

Een mooi voorbeeld is de link in de SMS die ik in deze post toevoegde. Als je goed leest zie je argentabe.be. Dat is dus niet Argenta zelf.
Ook in mails en online kan je links checken voor je klikt. Wanneer je boven een hyperlink staat met je muis kan je zien naar welk adres de hyperlink je zal leiden. Als dat adres je naar een vreemd adres zou leiden. Klik er dan niet op.
Ik weet het, op mobiele toestellen is dit iets uitdagender… in dat geval geldt vooral eerst regel 1: het kan best wachten tot je een PC hebt opgestart.

Wees ook voorzichtig met het delen van links!

Wanneer je een link deelt naar de harde schijf van een Windows-PC kan dat er wel eens voor zorgen dat je toegang geeft tot alle gegevens. Idealiter maak je een onderscheid tussen wat je deelt en wat je niet deelt door er totaal verschillende tools en dus accounts voor te gebruiken.

Gebruik een veilig paswoord

Een veilig paswoord bevat hoofd- en kleine letters, cijfers en speciale tekens en is minstens 7 tekens lang. Een paswoord is pas veilig als je het ook veilig houdt… Een paswoord dat je gebruikt op veilige connecties (https://) gebruik je beter niet via onveilige connecties (http://). Je kan beter meer dan 1 paswoord hebben en ze ook regelmatig veranderen. Hou ze ook niet bij in eenvoudige lijstjes…

2 stappen verificatie is ook altijd een goed idee.

Beveilig je paswoorden

  • Bewaar ze niet zomaar op je PC
  • Zet ze niet op losse papiertjes die je overal laat rondslingeren
  • Gebruik een paswoordbeheerder zoals Lastpass bvb

Ik ben zelf lang sceptisch geweest over dit soort software maar er is een moment dat je zoveel accounts hebt dat je er wel een moet hebben. Voor ondernemers is LastPass bijzonder interessant in het kader van samenwerking. Je secretaresse moet eenmalig iets voor je doen? Dan kan LastPass een hulp zijn om haar toegang te geven zonder dat je je paswoord zelf moet delen. M.aw. zij krijgt toegang maar ziet je paswoord niet.

 

Veilige connecties

Vul persoonlijke gegevens enkel in op een website wanneer je via een beveiligde connectie surft. Dit kan je nagaan in de adresbalk van je browser.

"https://" is een beveiligde connectie, "http://" niet.

Wifi en veiligheid

Openbare Wifi is misschien handig, maar niet altijd zo veilig. Door via VPN (Virtual Private Network, een persoonlijke en beveiligde connectie) te werken kan je de veiligheid verhogen. Hoe je dat doet lees je hier).

Check profielen

Aanvaard op sociale media niet zomaar elk verzoek om te connecteren. Er zijn mensen die profielen nabootsen om je nadien te proberen oplichten. Zo kreeg ik ooit ene vriendschapsverzoek van een “kennis”. 1 typfout in de naam, profielfoto was wel dezelfde, maar geen enkele post of persoonlijke info… ik rook dus onraad… misschien toch gewoon een tweede profiel om een onderscheid te maken tussen vriendenkringen? Meteen na het accepteren een persoonlijk bericht. Dat ze in het buitenland vastzat, de familie niet te bereiken was en dringend geld nodig had om er levend uit te geraken… ja, tarara…
Wat doe je dan wel als je zo’n verzoek ontvangt? Bezoek eerst het profiel van de aanvrager. Indien er geen posts noch persoonlijke info beschikbaar zijn dan is de kans groot dat het een oplichter is. Op LinkedIn is het vaak zo dat het profiel zelfs al weg is tegen de tijd dat je het profiel open klikt…
Wordt iemand zijn identiteit misbruikt? Breng die persoon hiervan op de hoogte. Bij LinkedIn en Facebook kunnen zij dit aanklagen, maar laat vooral ook niet na om klacht in te dienen…

Update!

Niet iedereen is fan van updates want soms zijn er ineens nieuwe knopjes of functionaliteit die er niet meer is... weet dat updates desondanks nodig zijn. Vaak zit er ook een deel rond beveiliging in een update. Zeker wanneer tools plots heel populair worden is het risico op lekken plots veel groter. Door de populariteit zijn meer hackers er immers in geïnteresseerd.

Maak een reservekopie/back-up

Vergeet je anti-virussoftware niet bij te werken en hou ook back-ups bij. Als er dan toch iets gebeurt blijft de schade toch beperkter… Indien je opteert voor back-ups in de “cloud”… check even de kleine lettertjes… Wat garanderen ze wel en wat niet? Waar staan de servers? Hoe kan je een back-up terugplaatsen?

Vergeet niet af te melden

Wanneer je gebruik maakt van iemand anders z’n computer, of wanneer je je computer en/of gebruikersnaam soms moet delen… vergeet niet af te melden van diensten als Facebook, Gmail en andere sociale media. Zodra de ander aanlogt op je PC kan hij anders meteen in je account (zonder dat hij/zij je paswoord kent!).

Spam voorkomen

Ook om spam te voorkomen ben jij je grootste vijand en je beste vriend… Om gratis spullen te downloaden, deel te nemen aan wedstrijden,… gebruik een tweede account.

Test je kennis in de praktijk

Deze post zal je nog geen expert maken in de materie, maar als je bovenstaande tips toepast is de kans al wat kleiner dat je het slachtoffer wordt van cybercriminelen… Testen of je malafide-mails herkent? Doe de phishing-test

 

Heb je feedback of wil je meer?

Tot zover mijn trucjes voor een veiliger online bestaan… maar deze lijst heeft zeker niet de pretentie exhaustief te zijn… Heb jij nog tips? Post ze gerust hieronder!

Wil jij als ondernemer of ondernemende medewerker je vaardigheden op PC versterken?  Abonneer je dan op deze blog om meer tips te ontvangen, schrijf je in voor een geplande opleiding of neem contact op voor een persoonlijk traject!


RSI (muisarm) vermijden en zelfs tegengaan

RSI is een sluipende oorzaak voor ziekteverzuim. Het valt echter te vermijden en te bestrijden.

Recent begeleidde ik een dame die ik regelmatig naar haar schouder zag grijpen.
Ze sloot af met "Ik ga gewoon veel minder gejaagd meer gedaan krijgen!" en deze week liet ze weten "ik heb inderdaad minder last van mijn schouder". Dus dacht ik: laat mij eens wat tips delen!

De verborgen pijnlijder

Iedere paar minuten greep ze naar haar schouder. "Heb je soms last van je schouder?" vroeg ik.

"Ja, iedere dag dat ik kom werken ga ik met pijn naar huis. Verschrikkelijk. Maar ja, welke keuze heb ik? Ik ben 55 jaar en heb 30 jaar anciënniteit. Dan verander je niet zo gemakkelijk meer van job he. En eigenlijk doe ik het nog steeds graag."

Gelukkig ga ik al een tijdje enkel in zee met bedrijven waar ze 100% achter het sherpa-concept staan. Waar niet in steen wordt gebeiteld om te beperken tot Office365 en waar er een gedeelde verantwoordelijkheid is om de meerwaarde van mijn komst te maximaliseren.

Ze werkte het vaakst in online applicaties die ik niet kende, maar gezien ze in een browser worden bestuurd is er altijd wel wat te winnen weet ik intussen.

Ik legde haar uit hoe ik mijn eigen RSI onder controle hou en tegenwoordig zelfs terug met een normale muis kan werken. Dat is geen one-size-fits-all, in iedere context is er weer een andere set aan trucks en tools om je het leven te vergemakkelijken. Ik deel hieronder een paar principes.

Wat is RSI?

RSI zijn ontstekingen in de gewrichten (pols, elleboog, schouder) die zorgen voor helse pijnen bij bepaalde bewegingen en het verlies van kracht. RSI of muisarm wordt uitgelokt doordat we bepaalde (kleine) bewegingen te regelmatig doen. In tegenstelling tot wat je zou verwachten is het niet de tijd die je voor de PC spendeert die de grootste invloed heeft. Wel de bewegingen die je maakt en vooral de variatie die daarin zit. Bij mij ontstond het op 22-jarige leeftijd nadat ik lijsten met 20.000 records manueel lijn voor lijn bewerkte. (Vandaar ook dat ik nu zo gedreven ben om PC's meer te laten werken)

Wat kan je doen?

Preventief zonder hulpmiddelen

(is het te laat? kijk dan in volgende paragraaf)

Op zoek gaan naar variatie in je bewegingen.

  • Pomodoro techniek toepassen: ieder uur een wekkertje zetten en overschakelen op een andere activiteit die andere bewegingen vereist (een uur typen, een uur lezen,...). Voor mij was dit echter niet voldoende om het tij te keren.
  • Zoek naar shortcuts in je manier van werken. Bij de dame in kwestie heb ik vooral tips en tricks gegeven in het gebruik van browsers (internetvenster) om sneller te kunnen navigeren. Ik heb haar handelingen geobserveerd, ze heeft me duidelijk gemaakt wat het doel was van elke beweging en gaandeweg heb ik alternatieven geboden in de vorm van shortcutkeys (sneltoetsen).
  • Sneltoetsen zijn heel nuttig maar je kan er geen 5 tegelijk in je systeem proberen stoppen. Probeer er eentje per keer.
    CTRL+Home als je helemaal naar beneden bent gescrollt en terug naar boven wil.

Even voor de duidelijkheid: ik schrijf hier uit eigen ondervinding. Ik ben meermaals afwezig geweest op het werk door RSI, maar kan intussen normaal meedraaien. De wetenschap had destijds weinig anders te melden dan "koop u een andere muismat of een andere muis ". Dat is ook wat ik deed. Dat hielp ook, maar ik werd dan ook afhankelijk van die dingen. Bovendien veranderde het wel de positie van arm en pols, maar niet het feit dat ik constant dezelfde bewegingen bleef doen.

Hulpmiddelen (ook om het tij te keren)

Ook met die hulpmiddelen kwam de RSI terug. Het is pas wanneer ik deze hulpmiddelen afwisselde en intussen ook mijn manier van werken ging aanpassen (zie vorige paragraaf) dat ik terug normaal kon werken met een gewone muis.

Om je op weg te helpen zijn hier de hulpmiddelen die ik gebruikte:

Gel ergonomische muismat
Ergonomische muismatten.

ronde ergonomische muismatErgonomische muismatten helpen de pols ondersteunen. Dit hielp mij in het begin om pijn te verzachten. De goedkoopste oplossing.

 

 

 

 

 

Wacom pen en tablet
Wacom pen en tablet. Hulpmiddel tegen RSI. Verkrijgbaar bij leveranciers van PC en kantoormateriaal.

Later stapte ik over op een Wacom-tablet zoals deze. Duurder maar hiermee verving ik de muis door een pen. Dit verzachtte niet enkel de pijn maar werkte ook heel fijn.

Bovendien ook fijn om in opmaakprogramma's (Inkscape, Photoshop) te werken.

Let er bij aankoop op dat ze compatibel zijn met je PC.

Wel zorgen dat je tijdens je verlof je pen goed wegstopt. Een collega had de mijne aanzien voor een gewone stylo die niet meer schreef en had hem dus weggegooid...

 

 

 

Verticale muis
De verticale muis. Hulpmiddel tegen RSI. Verkrijgbaar bij leveranciers van PC en kantoormateriaal.

Er zijn ook mensen die baat hebben bij verticale muizen. ikzelf heb ze nooit gebruikt. Wel getest maar het kostte me te veel moeite om me aan te passen.

Bijwerkingen van de sherpa

Bijwerkingen?!? Jawel. Ook met de dame uit dit voorbeeld deed ik een kleine test. Vrij Tayloriaans maar toch redelijk eye-opening ;-)

Ik vroeg haar eerst om haar werk te doen zoals ze dat normaal zou doen en registreerde de tijd. Vervolgens gaf ik haar de instructie zoals ik het zou doen (door de PC wat harder te laten werken). Deze manier van werken was nog geen gewoonte en toch bespaarde ze al tijd!

En toen kreeg ik de ultieme bevestiging: *zucht van verlichting* schouders die zakten

"Ik ga gewoon veel minder gejaagd meer gedaan krijgen!"

Mission accomplished!

UPDATE: doordat ik tijdens de lockdown vaststelde dat meer mensen last hebben deel ik nog meer waardevolle RSI-tips in de vorm van een reeks mails. Je kan ze hier aanvragen.

Hulp nodig? Contacteer me gerust!
Er is een traject beschikbaar met RSI als vertrekpunt (als tool voor het verhogen van welzijn op het werk).

 

 

 

 

 

 

 


Kleine aanpassing, grote verandering 

In bedrijven wordt vaak eerst getracht de “grote” problemen op te lossen en dan pas de kleintjes. 

Vanuit management is het vaak de enige (zichtbare) oplossing, maar de uitdagingen zijn vaak zodanig groot met zodanig veel impact op zoveel mensen dat het een heel zware en moeilijke missie lijkt. Zou er waarde kunnen zitten in de kleine dingen? 

De details die verkeerd zijn geven vaak al een hint van wat komen gaat 

Wie een plas water onder de deur laat staan, moet niet verwonderd zijn dat hij de gesprongen waterleiding heeft gemist ;-).  Diegene die de moeite neemt de plas op te kuisen zal het immers eerder opvallen dat die plas terug blijft komen en er dus iets groters mis is. 

Daarmee is niet gezegd dat je altijd moet starten met elk klein probleem op te lossen, het is wel door aandacht te hebben voor detail dat je sneller kan in actie schieten als het echt nodig is. 

Wie enkel bereid is de grote problemen aan te pakken blijft vaker brandjes blussen 

Wanneer je iedere keer 5 minuten de tijd moet nemen om een brandje te blussen, hoeveel tijd kost het  wegwerken van de oorzaak? Hoe sneller je die wegneemt, hoe sneller je tijd begint terug te verdienen.  

Evolutie is een reeks kleine stappen. Evolueren is een proces, er is evolutionair geen quick fix 

Als mensen vandaag rechtop lopen is dat niet iets wat we van gisteren op vandaag hebben gerealiseerd, maar over de tijd van eeuwen is veranderd. Vele van onze reflexen stammen nog altijd uit de tijd van jagen en vissen. Willen we een proces versnellen dan kunnen we maar beter gebruik maken van de kleine kantjes van ons reptielenbrein. 

Wij mensen houden van regelmaat, niet van verandering. Moest alles iedere dag veranderen dan overleven we dat niet. 

Wanneer we iets nieuws leren (bvb auto rijden),  kost dat heel wat moeite en energie. Het vraagt zoveel concentratie dat we wel eens wat info of signalen onderweg kunnen missen. Na verloop van tijd wordt het routine en kost het zelfs moeite om het aan iemand anders uitgelegd te krijgen. Onze hersenen proberen zoveel mogelijk tot routines terug te brengen om ervoor te zorgen dat we energie besparen en alert kunnen blijven voor gevaren. Als we iets veranderen in onze patronen dan is dat dus een hele opgave. 

Laat ons vooral zelf veranderen 

Vaak wordt verandering opgelegd. “Vanaf vandaag moet er ook een 10de verslag worden gemaakt van iedere actie”. 

Geen idee waarom de medewerkers minder flexibel werden, of waarom sommigen zich niet goed voelden. Wat zou er kunnen gebeuren als je een gemengde groep medewerkers 1 keer van de werkvloer haalt om samen na te denken hoe hun werk prettiger kan en toch hetzelfde resultaat (of beter) op kan leveren? (Ik durf te zeggen: Pure magie!”)

Om een nieuwe stroom te starten is een constante drup krachtiger dan een zware onweersbui 

Een zelfde hoeveelheid water laten druppen op 1 plek over maanden of binnen een uur over een grotere regio heeft een heel ander effect. Het druppelen kan het landschap veranderen en zelfs door steen gaan. De invloed van het onweer zal kortere termijn zichtbaar en voelbaar zijn. 

Zijn er naar jouw gevoel grote veranderingen nodig? Zijn ze zo groot dat er in praktijk eigenlijk niks bewoog de afgelopen tijd? 

Welk detail/welke aanpassing kan je deze week nog doen om de uitkomst te (proberen) veranderen. Laat het een keitje zijn dat de stroom van de bestaande rivier helpt veranderen. 

 


Digitale weerstand. Hoe kan je ermee omgaan?

“Ik wil met die computers zo min mogelijk te zien hebben. Ik heb er thuis geen, ik gebruik dat echt alleen hier op het werk.” 

Weerstand van hier tot in Tokyo bij nieuwe software (upgrade). Hoe ga je daarmee om?  
3 jaar geleden was dat een recipe for disaster, maar intussen weet ik hoe ik daarmee om kan gaan. Niet dat die deelnemer nu plots een PC gaat vragen voor Kerst hoor…

Maar aan het einde van de groepssessie vroeg ze wel: “En wanneer is dat dat ik nog eens individueel kan langskomen?”.  

Ze had mogelijkheden gezien om haar eigen takenpakket te verlichten, zonder dat er zou moeten gesnoeid worden in haar takenpakket. Daar waar ze bij het begin alleen maar kon zeuren: ”Zoals altijd hebben ze hier weer een nieuwe versie op mijn PC geplaatst zonder vooraf iets te laten weten en trek er dan maar uw plan mee!”. Ik zag de ogen van de collega’s rollen…

De collega’s waren ook niet zo blij met de verandering, maar die dame voelde zich alsof ze aan de voet van Mount Everest stond. Terwijl ze samen met haar team aan de voet van de Kemmelberg stond. Zij was op zoek naar klimmateriaal, de anderen stonden te wachten op de levering van de koersfiets. 

Wat kan je best doen in zo’n geval? 

  • Focus op de voordelen: What’s in it for them? 
  • Ga mee, om te kunnen draaien. Als je met iemand danst is het vaak veel makkelijker om die persoon 360° te laten draaien. Ga eerst een stukje mee in hun verhaal, geef hen de kans te ventileren. Zorg dat je hen echt snapt, dat je je in hun schoenen kan verplaatsen. Ook aan hun ideale scenario zijn zwakke punten. Als ze zwakker zijn dan je oplossing kan je ze gebruiken om hen te helpen draaien, zijn hun alternatieven sterker dan kan je er uit leren. 
  • Trap open deuren gerust in. Durf “oude” functies uitleggen. Weerstand wijst er vaak op dat ze ook in vorige versies misschien niet helemaal mee waren. 

Veranderen van software, digitaliseren of migreren naar de cloud is echt wel als een expeditie op Mount Digi(tal). Een tocht kan pas slagen als iedereen boven geraakt. Als er mensen mee zijn met een heel zwakke conditie dan houdt dat de hele groep tegen.  

Eigenlijk zien we allemaal op tegen (software)veranderingen. Voor de ene is die berg niet hoger dan de Kemmelberg, voor anderen voelt het als El Capitan of Mount Everest. De angsten en het gebrek aan klim-ervaring maken het verschil in hoogte en spelen het hele team parten 

Hoe zit dat bij jou op het werk? Zit jouw team vast door die digitale kloof? 

 


De kerstlijst

De periode van overvloed komt er weer aan. Die periode waarin we overspoeld worden met alles. Ik wil met jou vooral graag groeikansen delen. En dus begin ik er dit jaar vroeger aan dan al de anderen.

Hoe? Ik bezorg je een lijstje met boeken die me de afgelopen jaren hebben geïnspireerd in mijn ondernemerschap (of in mijn persoonlijke groei).

Maar om hier zomaar een hele lijst te lezen heb je wellicht geen tijd.

Daarom doe ik er als digital sherpa een schepje bovenop! Bij elk boek heb ik een aantal trefwoorden gezet. Dingen waarbij die boeken mij hebben geholpen. Als jij nu CTRL+F (Cmd+F op Mac) klikt en dan een trefwoord intikt  waarover je meer wil weten + enter dan brengt je PC je meteen waar je zijn moet.

De Harada methode
Takeshi Harada, Norman bodek, Jim Lippens
Deze mocht absoluut niet ontbreken!
Als ik effectief helemaal alleen op pelgrimstocht ben gegaan het afgelopen jaar dan is dat dankzij Harada.
En dan zijn er nog een aantal positieve bijwerkingen die ik nog niet heb vermeld, waaronder grotere dromen benoemen en na beginnen jagen.
Grotere doelen stellen en halen. Dit is de basis waarmee ik in 2019 mijn grenzen verlegde
Het oneindige spel
Simon Sinek
Het Purpose Driven Leadership event met Simon Sinek bijwonen was absoluut één van de hoogtepunten van dit jaar.
Wat Sinek verkondigt in dit boek is absoluut waar ik in geloof.
Ik ben hier voor het oneindige spel by the way. Klanten die die visie delen kan ik veel beter helpen groeien.
2019. Persoonlijke groei leiderschap business motiveren
2 Second Lean

Paul Akers

Hoe de juiste mindset je productiviteit iedere dag kan verbeteren.
Gratis download van op de website van Paul Akers himself.
Ook rond Lean Reizen schreef hij een boek dat hij gratis ter beschikking stelde. En ja, Japan speelt een rol.
De online marketingmachine : wat elke zzp'er moet weten over online marketing, Bart van den Belt Het mag dan geschreven zijn voor ZZP'ers, voor mij is dit boek een mooie bloemlezing van wat een doorsnee zelfstandig best zou weten rond sociale media.
Zelfstandige zonder personeelMarketingstrategieOnline
The Big Leap Gay Hendrickx Mijn business coach heeft bijna een jaar lang gezegd dat ik dit boek eens beter zou lezen. Ze had 100% gelijk.
Voor mij een van de hoekstenen om te werken aan je persoonlijke groei als ondernemer.tijd, angsten overwinnen
mindset
Good to Great Jim Collins In 2016 trok ik de deur van de corporates als werknemer achter me toe.
Voor mij nam de onwerkbaarheid evenredig toe met de grootte van een organisatie.
Intussen heb ik mijn mening enigzins moeten herzien. Ik kom steeds vaker organisaties tegen die het anders aanpakken en waar ik met plezier een bijdrage lever aan hun verdere groei.
In dit boek vind je een aantal kenmerken terug van inspirerende omgevingen.
Waarom een goede werkgever zijn als je een geweldige kan worden?
grote organisaties vertrouwen groei business
sterke teams bouwen
Eindelijk eigen baas : 13 verrassende adviezen voor wie droomt van een eigen zaak
Gunnar Michielssen
Dit boek is al iets ouder en dus is er een hoofdstuk of 2 minder van toepassing. Toch hebben deze verhalen in 2015 bijgedragen aan het vertrouwen dat ik nodig had om echt te starten
Life is a game
Jan Vermeiren
2015. Boek wat geregeld opnieuw wordt opgediept.
Het leven is een spel, je kan er maar beter plezier aan beleven.
Persoonlijke groei. Mindset.
The Compassionate Leader
Jan Vermeiren
De technieken in dit boek had ik graag gekend toen in management assistant was.
Je herkent misschien ook wel de situatie waarin iemand bij jou komt klagen/uithuilen en daarbij duidelijk wordt dat er hulp van jou wordt verwacht.
Netelige situatie? Niet meer als je de compassion technique kan aanbieden.
2019. Boek met technieken die je helpen met stress en conflicten om te gaan.
Profit First
Mike Michalowicz
Voor mij het verschil tussen financiële stress en kunnen groeien. Winstoptimalisatie belastingen geld verdelen

Ik wens je bij deze alvast een inspirerende tijd toe en hopelijk kruisen onze paden (terug) in 2020!
Aarzel niet om me te volgen op LinkedIn of Facebook.


ERP werkt niet: Ligt het aan de software of aan de input?

Je hoort het steeds vaker...
"SAP is niks dan miserie", "Salesforce werkt niet", "Die ERP stuurt alles in de war"...

Is dat zo? Ligt het effectief aan de software? En hoe kan je problemen voorkomen?

Shit in = shit out

Bij de invoering van een nieuwe database wordt er vaak data uit een andere database overgenomen. Pas op het laatste moment wordt men zich bewust van de kwaliteit van die data: het moment dat ze in de nieuwe database worden ingelezen. Lees: het moment waarop er geen weg meer terug is en het kwaad al geschied.

Zo groot is die impact nu toch niet zeker?

Wanneer er overgestapt wordt naar nieuwe software is dat meestal niet omdat je minder functionaliteit wil, eerder omdat je gedetailleerdere info wil over de stand van zaken. Om die statistieken te kunnen genereren, moet de software zich baseren op details in je database. Bij elke nieuwe toepassing neemt de impact van correcte gedetailleerde gegevens dus toe. Zo ook die van de menselijke fouten... Want hoe gedetailleerder de toepassing, hoe meer beperkingen er worden ingesteld in de strijd tegen menselijke fouten. Gebeuren die toch dan duurt de rechtzetting vaak ook veel langer.

Correcte data rendeert

Correcte data is een hoeksteen van kwaliteit. Wie zorg draagt voor de basisgegevens, zorgt ervoor dat de software zijn werk kan doen. Die zorgt op zijn beurt  dat de klant correct wordt geholpen. Dat straalt kwaliteit uit.

"Moeten we nu klantenfiche per klantenfiche, scherm na scherm en tab na tab nakijken en aanpassen?". Neen, alstublieft niet! Bekijk het vanop een hoger niveau. Ga na of er geen moment is waarop er kan gewerkt worden op een dump van de database die je kan aangepassen en vervolgens terug ingeleest. Da's chirurgenwerk, ja. Het vraagt om voorzichtigheid en expertise. En toch is de positieve invloed op je database dan veel groter.

Software wordt geschreven op de ideale situatie

In de meeste standaardsoftware wordt er uitgegaan van een algemeen stappenplan. Van artikelcreatie over aankoop naar verkoop, verpakking, levering en ten slotte facturatie. Dat het typisch is voor uw klanten om op het laatste moment nog wijzigingen door te geven, past niet in dat plaatje. Dat je niet het budget hebt om ook het magazijn uit te rusten met computers, lijkt bijzaak...

Maar dan is er de praktijk om u even wakker te schudden...

  • Die nieuwe database is veiliger.

Daardoor is de doorlooptijd voor artikelcreatie iets langer: 1 dag in plaats van 5 minuten. Omdat niet iedereen het zomaar zelf kan. Omdat er eerst nog 3 leidinggevenden hun fiat moeten geven in het systeem alvorens het ding gebruikt mag worden. Dat diezelfde managers drukbezet zijn vandaag zorgt ervoor dat die klant nog even moet wachten met bestellen...

  • De licenties zijn duurder.

Gezien het beperkte budget zijn er geen computers in het magazijn. Liever eerst alle orders afprinten en alles daarop laten noteren. Daarna verwerken van alle notities enz. Ja inderdaad, dat creëert al wat extra personeelskost... en dan hebben we het nog niet gehad over de niet te traceren invloed die papier heeft. Er raken documenten zoek. Er zijn handschriften die vrij vertaald dienen te worden omdat er in allerijl geen tijd is om de magazijnier aan te spreken over zijn geschrift...

  • Resultaat?

Allerlei workarounds worden uitgedokerd. Er wordt steeds vaker naast de database gewerkt. Totaal verbijsterd zijn we dat de database niet aan de verwachtingen voldoet...

Hoe zorgen voor een optimaal resultaat?

  • Geloof in de kennis van je medewerkers. Breng de nodige kennis samen gedurende het hele proces van kiezen en implementeren.
  • Investeer in het "onboarden" van de nieuwe software. Wat heeft het voor zin een F1-wagen in huis te halen als niemand ermee durft te rijden? Zie het nieuwe systeem als een bondgenoot voor jou en voor je medewerkers.
  • Ondersteun mensen in de verandering. Zorg dat het waarom van de verandering duidelijk is. Zorg voor voldoende omkadering om ook diegenen die minder digitaal vaardig zijn op het juiste spoor te krijgen.
  • Werk indien haalbaar gefaseerd. Ga eerst de reeds aanwezige data beter structureren en opkuisen voor je start met complexere systemen.

5 proefsessies digital sherpa, wees er snel bij

“Mijn job doe ik al 20 jaar dolgraag. En toch, al die nieuwe digitale toepassingen die ik erbij krijg de laatste tijd... daar krijg ik echt stress van. Gelukkig ben jij er nu!”

Aan het woord een van de cursisten die een afspraak maakte met mij, digital sherpa. De omschakeling naar O365 was de druppel geweest. Wat stond nu precies waar en waar stond het veilig. Heel eenvoudige vragen, met vrij eenvoudige antwoorden. Maar zolang niemand je dat vertelt...

Omdat ik merk dat er heel wat mensen zijn met een gelijkaardig gevoel én omdat het schooljaar pas begonnen is, heb ik beslist om voor gelijke onderwijskansen te gaan. 😉

Ik geef 5 proefsessies digital sherpa weg. Zo kan ik ook jou helpen om digitaal wat wijzer te worden. Enkele mogelijkheden:

  • tips en tricks aangereikt krijgen rond efficiënt mailbeheer
  • eindelijk snappen wat die cloud nu feitelijk is
  • vlotter een presentatie in elkaar te steken
  • dat ene probleempje in Excel nu eindelijk uitklaren

Een proefsessie digital sherpa is 1u begeleiding. Helemaal gratis en boordevol tips en tricks. Ik steek er zoveel in als er in kan.

Wie weet ben jij de volgende die opnieuw wat meer rust vindt op het werk door 1 uurtje digital sherpa. Ik gun het jou!

Waag je kans tot einde november en maak een afspraak hier. Geef een korte context van je vraag mee en dan hoor je van me!


Intro O365

Misschien merk jij als leidinggevende een piek in de afwezigheden en/of een dip in de productiviteit op kantoor? Recent ook gegaan voor een migratie naar Office 365 zonder opleiding?

Stress gaat altijd omhoog bij introductie van nieuwe software, maar van Office gaat men er soms snel van uit dat dat zo wel zal lukken. Jammer, want veel cursisten slaken een zucht van verlichting omwille van de tijdswinst die een opleiding hen oplevert.

Onderzoeken bij werknemers in de VS in 2012 (McKinsey) en 2018 (IDC) toonden aan dat:

  • 20-30% van de werktijd wordt gespendeerd aan het bijeen rapen van informatie (op 5 FTE's is er dus eentje full-time op zoek zonder iets bij te dragen)
  • 49% zegt last te hebben om documenten terug te vinden
  • 43% heeft problemen met rechten op documenten
  • 33% heeft last om een juiste versie terug te vinden

Ik kom ze wekelijks tegen: de mensen die niet meer weten van welk hout pijlen maken omdat ze er steeds langer over doen om info of bestanden terug te vinden. Maar ik ben er ook van overtuigd dat het probleem quasi onzichtbaar is voor leidinggevenden. Al zouden gestegen backlog en ziekteverzuim sinds een software-migratie indicaties kunnen zijn.

 

De link tussen backlog en digitalisatie

"Ja maar, ik heb net een nieuw systeem in gebruik genomen dat mijn medewerkers helpt hun job efficiënter te doen."

Ik geloof in je intentie en inderdaad kan de implementatie tijdelijk voor extra werk zorgen maar hoe zit het op middellange termijn?

Ik zie namelijk met de regelmaat van de klok medewerkers die naar hun leidinggevende toe niet zouden willen toegeven hoe erg het gesteld is.

Ze zien de toegevoegde waarde van de nieuwe tool niet. Niet voor hun rol binnen het bedrijf en ook voor de klant niet. Dit lijkt op het eerste zicht misschien irrelevant, maar laat me even een  voorbeeld nemen.

  • IT: oei, oei, ik heb nu al zoveel calls op de helpdesk. Ik zal maar gauw over dat online gedeelte zwijgen. Dat hebben ze toch niet nodig hier bij ons.
  • Gebruiker A: weer een nieuwe versie. Pfff… oei, maar wacht eens even… Huh? Dat bestand had ik toch hier lokaal opgeslagen? Ik snap het niet meer. Zal maar gauw zwijgen (hier is zoveel aan het veranderen dat er ongetwijfeld een herstructurering aankomt)
  • Gebruiker B: de collega's zijn echt wel niet mee… nu hebben we eindelijk iets waar we makkelijker mee samen kunnen werken en nu kan ik het niet inzetten omdat de collega's er niet mee vertrouwd zijn. Ik geef het op.

 

Gevolg: er zijn tools in huis gehaald om samen te werken, maar de oplossingen die ze bieden worden amper gebruikt (of gebruikt met een omgekeerd effect):

  • Versiebeheer wordt niet gebruikt, dus massa's bestanden met 90% zelfde inhoud. En dé ultieme tijdsverslinder: "Is dit nu de laatste versie?"
  • Samenwerken op bestanden wordt niet gebruikt en dus gaat er veel tijd verloren aan over en weer sturen van bestanden. Maar ook aan openen, aanpassen, sluiten en bellen naar collega: “nu kan jij verder aanvullen want ik ben eruit!”
  • Ook intern blijft men bestanden delen als bijlage. Zwaardere maiboxen.
  • Rechtenbeheer (bvb Finance die de opleidingscijfers nodig heeft van HR voor de sociale balans) waarbij je enkel leesrechten wil toekennen aan Finance) wordt niet gebruikt. Tip: om dit soort gegevens te delen heb je in de Enterprise-licenties van Office een Sharepoint-omgeving zodat de laatste cijfers steeds direct voor iedereen beschikbaar zijn.
  • In mature organisaties worden bestanden vaak gedeeld via gedeelde mappen op (lokale) servers (en dus geen versiebeheer waar de persoonlijke OneDrive dit wel heeft). Eens het in de persoonlijke mappen gebruikt wordt bestaat de kans dat ze vergeten dat het elders niet zo is.

 

Wil je ingrijpen?

Start dan gerust vanuit de punten die in deze blog zijn aangehaald, ze benoemen een reeks zeer frequente misverstanden die gebruikers vaak enkel in een 1-op-1 begeleiding durven te uiten. Vraag dus niet: “wie snapt het niet?”, deel liever af en toe wat weetjes en inzichten die van pas komen.

 

Meer nodig? Always at your service!