Tot 30% tijdswinst mogelijk op PC… een paar tips

Volgens verschillende onderzoeken gaat er bij het werken op PC heel wat tijd verloren. Zo zou er tot 20% van de tijd dagelijks opgaan aan het zoeken naar bestanden en informatie op PC. Goed nieuws! Dat betekent dat er ook heel wat tijd te winnen valt. In deze blog deel ik graag een aantal minder bekende eigenschappen van Windows waarmee je het jezelf makkelijker kan maken.

Meerdere schermen naast elkaar

Het gebruiken van verschillende schermen kan een tijdswinst van 10% opleveren. Financieel en ecologisch zijn er ook verschuivingen. Vaak gebruik je een tweede fysieke scherm immers om informatie te vergelijken of te verplaatsen van 1 applicatie naar een andere. Met slechts 1 scherm moet je dan veel meer klikken en/of ga je de informatie printen om vervolgens af te stippen. Dat is niet langer nodig, ook wanneer je geen tweede monitor aan kan sluiten kan je in Windows 7 en 10 makkelijk 2 applicaties naast elkaar kan gebruiken.

Dat kan met de toetsencombinatie Windows + --> of Windows + <--. Op Windows 10 krijg je dan in de andere helft van je scherm de programma's te zien die actief zijn. Klik er een aan en dit vult de tweede helft van je scherm.

Heb je voor één van beiden toch iets meer nodig dan de helft? Geen probleem. Doorloop eerst de voorgaande stappen en versleep dan de scheiding tussen beide vensters.

De miskende tijdswinst van Verkenner/Explorer

De meesten onder ons leerden eerder als autodidact op de computer werken en als we al een opleiding volgen dat is dat vaak voor een programma, zelden voor een besturingssysteem. Het is dan ook in tools als Windows Verkenner/Explorer dat er vaak heel wat tijd te besparen valt.

Sneller veelgebruikte mappen terugvinden

Wanneer je de Verkenner/Explorer opent heb je bovenin Quick Access/Snelle toegang staan. Wist je dat je deze lijst kan personaliseren en er shortcuts naar de mappen kan plaatsen die je het vaakst gebruikt?

Ga in de boomstructuur naar de map die je vast in deze lijst wil zien staan en klik rechts. Kies voor "toevoegen aan snelle toegang" of "Pin to Quick Access".

Uit elk bestand inhoud moeten checken of overnemen voor een lijst met 100 scans? Preview of voorvertoning aanzetten in Explorer/Verkenner

Ken je dat? Er is bvb een reeks gescande werkbonnen en je moet van elke werkbon de gegevens halen voor facturatie. Traditioneel open je elk bestand afzonderlijk, wacht je tot het programma opent en het beeld wordt geladen. Je typt de info over en sluit het bestand. Idem voor alle volgende. En na een 10-tal lijnen begin je dan te twijfelen waar je gebleven was en is het monnikenwerk geworden.

Niet langer nodig dankzij preview of voorvertoning in Explorer/Verkenner. Wanneer je deze functie actief hebt klik je een bestand aan (PDF,Word, Excel, Powerpoint of afbeelding) en rechts kan je het alvast zien. Getypte tekst kan je in dit scherm selecteren en kopiëren naar een ander programma. Je zal zien, nooit meer twijfelen waar je gebleven was in de lijst met bestanden.

Een bestand diep in de boomstructuur op je PC sneller openen?

Tik op de Windows-knop op je toetsenbord (= klikken op het vergrootglas onderin links) en typ de naam in van het bestand dat je wil openen, Windows zoekt het zo voor je op! (Let wel: doorzoekt enkel offline bestanden)

Er staan verschillende versies van een bestand, hoe weet ik welke de recentste is?

Wanneer je met O365 werkt is er goed nieuws voor de toekomst: versie beheer door in de naam van je bestand v1,v2 toe te voegen is vaak niet meer nodig. In O365 zit immers versiebeheer waardoor je op elk moment terug kan keren naar een vorige versie van een zelfde bestand. Zo raak je de vorige versie niet kwijt maar hoeft er ook niemand meer te twijfelen of hij/zij nu wel op de juiste versie werkt.

En voor de bestanden die er vandaag staan? Neem zo snel mogelijk de tijd om even uit te vissen welke nu de juiste is en verplaats de oude naar een archief (of misschien zelfs definitief naar de vuilbak?)

Let wel! Je kan niet zien welke wijzigingen er geweest zijn voor het “opslaan als”. Dit wordt aanzien als een nieuw bestand.

Uiteraard zijn er nog vele andere manieren om slimmer te werken op PC.

Hier kreeg je de tips waar cursisten recent het meest enthousiast op reageerden. Omdat ze niet enkel tijd maar ook stress en frustratie uitspaarden.

Heb jij hier alvast wat tips uit meegepikt? Vergeet ze dan vooral niet te delen met collega’s! Andere slimme tips en ideetjes? Deel ze gerust in de racties!

3 minuten tijd besparen elke dag levert je op jaarbasis 1 werkdag op! (Of wordt dat dan toch eerder een dagje verlof?)

Tijd om nog meer tijd te maken? Overweeg dan eens een dagje digital sherpa in je bedrijf!

Iedereen kan een moment inplannen om zijn/haar vragen en/of frustraties in Office voor te leggen. We kijken samen naar de concrete case. Onze digital sherpa leert je praktische vaardigheden binnen je eigen praktijk en denkt met plezier mee hoe het met kleine aanpassingen misschien nog wat vlotter kan!


50% Tijdswinst… and beyond

In deze blog kijk ik terug op het zaadje dat zich 10 jaar geleden definitief kwam nestelen. Ik deel ook graag hoe dat vandaag en morgen bij kan dragen aan de groei van jouw bedrijf.

Wanneer je erin slaagt om 50% tijd te besparen dan doet dat wat met een mens. Wanneer je beseft dat je dat realiseerde binnen een proces waar ook een overheidsdienst bij betrokken is (met 9 betrokken partijen en een logge wetgeving) des te meer.

Ik was al sinds jaar en dag geboeid door werkorganisatie en efficiëntie. Ik was nooit in staat om gewoon uit te voeren zonder de directe meerwaarde te zien.

Mijn job an sich hoort dat ook te hebben: meerwaarde, impact. En dat was toen ook zo, ik droeg bij aan de toekomst van kwetsbare jongeren en ik hielp de voedingsindustrie mee groeien met wat ik deed. Maar die maandelijkse vergaderingen van om en bij de 3 u, dat was andere koek. Uren voorbereiding. Verwoede pogingen om dossiers niet nog een maand te laten vertragen omwille van een punt of komma. Wettelijk kader, overheidsdiensten, weet je wel…

Maar wat kan jij dan vandaag meenemen uit mijn queeste die meer dan 50% tijd liet besparen?

Gebruik het hele speelveld

Geloof me, de dag dat ik de kans kreeg een alternatief uit te werken staat voor altijd in mijn geheugen gegrift. Het kader veranderde niet. Ik ging op zoek naar waar de grens exact lag en wat dat aan mogelijkheden bood die we nog niet gebruikten. Het bleek dat we maar een heel klein deel gebruikten en dat digitalisatie nieuwe dingen mogelijk maakte.

Doe het niet enkel voor jezelf

Verandering is vaak lastig. Bovendien stond ik onderaan de ladder op dat moment. Een aantal van de 9 partijen zagen mij eerder als “dat secretaresseke” (zo voelde het althans). Wilde ik mijn eigen job makkelijker gaan maken dan moest ik dus wel de voordelen kunnen benoemen die ook in hun kraam zouden passen. Ik pakte er pas mee uit toen er een hele waslijst was.

Kies voor de meest eenvoudige werkende oplossing

Ik werkte 4 online formulieren uit op onze bestaande website.

Er kwam een eind aan:

  • Stapels zinloos kopieerwerk. Alle kopies waren nu digitaal beschikbaar.
  • Vergaderingen van 3u. Op 15 min waren we meestal rond.
  • “Ik heb dat dossier niet doorgekregen!”: zodra een van de partijen een formulier invulde was iedereen op de hoogte.
  • “Die keuze kan wettelijk gezien niet”: met dropdowns was creatieve vrijheid aan banden gelegd daar waar het moest.

Ga verder

De geest was uit de fles. Wat ik 10 jaar eerder in mijn opleiding in een productieomgeving leerde kon gewoon ook op administratie toegepast worden.

En ja, dan denk je wel eens dat er grenzen aan zitten. Dat er op vandaag zoveel geoptimaliseerd en geautomatiseerd is dat de grenzen stilaan zijn bereikt.

Niks lijkt minder waar, alles kan beter.

Ik kruiste recent een klant die 2 jaar geleden nog riep direct een ERP nodig te hebben om de prestaties van zijn 15 medewerkers te factureren. Hij wist me te vertellen dat het eenvoudige systeem dat ik opzette zonder bijkomende software-licenties nog steeds werkt. Hij heeft het mede daardoor aangedurfd te investeren en door te groeien naar 28 medewerkers. (De meest eenvoudige werkende oplossing werkt goed voor hem maar laat hem ook toe een flexibele partner te zijn voor zijn klanten).

Als ik zo’n reacties krijg dan is het feest bij deze digital sherpa. KMO’s versterken is immers deel van mijn missie. Als de firma in kwestie er binnenkort voor kiest over te schakelen op een ERP dan hebben ze hun processen en vereisten helder (ze kennen de grenzen van hun eigen speelveld en kunnen ze ook gebruiken). Dat zal ook bij de implementatie van pas komen (de meest eenvoudige werkende oplossing toont je de minimumvereisten waaraan een geavanceerde versie moet voldoen)

Van die gedachte word ik dan oprecht gelukkig.


Reistips voor minder stoorzenders onderweg

Als ondernemer (maar ook als betrokken professional) heb je wellicht heel wat werk-gerelateerde apps op je smartphone staan. Iets wat niet echt helpt om van je vakantie te genieten.

Denk aan:

- de meldingen bij elke mail

- bij elk bericht op sociale media

- elke inkomende oproep (inclusief de telemarketing van deze wereld)

... tijdens die geweldige activiteit met je gezin. Dat wil je toch niet?

Maar wat kan je precies doen (zonder je smartphone thuis te laten)? Je wil immers wel nog vakantiekiekjes kunnen schieten, right?

Stel "niet storen" in

Niet storen is doorheen het jaar al handig om geen "pling"-meldingen te krijgen tijdens de nacht. Op vakantie raad ik aan om even te overwegen of je zomaar door iedereen wil gebeld worden.

Is dat niet zo? Maak een lijstje met personen van wie je geen oproep wil missen. Zet deze contacten in je smartphone als favorieten en stel vervolgens de niet storen functie in zodat enkel je favorieten je kunnen bereiken op verlof. De anderen zullen op je voicemail terechtkomen.

Stel "Schermtijd" in (op iPhone en iPad) of op Android Digital wellbeing

Met die app kan je uren instellen binnen dewelke je slechts beperkt apps kan gebruiken. Vergeet je camera niet actief te houden ;-)

Om het jezelf makkelijk te maken kan je deze instellen van bvb 10:00-9:59 dan staat dit de hele dag aan en hoef je geen tijd vrij te maken voor verdere ingrepen.

Wel eraan denken om heel bewust om te gaan met je toestel. Als je de gewoonte kweekt om toch de "verboden" apps te gaan gebruiken door de schermtijdmeldingen weg te klikken klik je jezelf naar die gewoonte en uiteindelijk naar verslaving!

Android gebruikers moeten eerst de app "digital wellbeing" uit de Playstore installeren om een soortgelijk effect te krijgen.

Moet je voicemail anders worden ingesteld?

Je kan er tijdens je verlof voor kiezen om op mails automatisch te antwoorden met een afwezigheidsbericht. Maar je zou ook iets soortgelijks kunnen doen met je voicemail.

TIP: vergeet niet om na je verlof je oude voicemail-boodschap weer actief te zetten!

Of schakel oproepen door

Bij de meeste providers kan je er ook voor kiezen je oproepen tijdelijk door te schakelen na een aantal beltonen. Wat gebeurt er in combinatie met niet storen? Mensen die niet in je favorieten staan hoor jij dan niet bellen maar krijgen mogelijk wel iemand op kantoor aan de lijn.

Orange oproepen doorschakelen

Proximus oproepen doorschakelen

Telenet doorschakelen

Kijk eens kritisch naar de meldingen

Van welke apps heb je de meldingen echt nodig? Wat moet je instant weten?
Zet zoveel mogelijk meldingen uit. Dat kan op elke smartphone worden ingesteld voor iedere app afzonderlijk. Zodat je minder wordt afgeleid. Elke dag, maar zeker ook op reis.

Log uit bij apps waar je moeilijk afscheid van kan nemen

Door uit te loggen (en eventueel zelfs het paswoord extra veilig te veranderen voor vertrek) maak je het onmogelijk om die app op verlof te gebruiken.

Overweeg om een aantal apps te verwijderen

Neem de tijd om even door je apps te gaan en verwijder die die niet nodig zijn. Herinstalleren kan altijd maar dan kom je al minder in de verleiding om ze onderweg te gebruiken. Zo maak je meteen ook wat plaats vrij op je telefoon.

Zorg dat je de apps hebt die je echt niet wil missen op reis!

Ik vertel er alles over in de video die ik deelde in mijn Facebookgroep. Die kan jij ook bekijken als je even lid wordt van Kanli's backoffice

Ik wens je alvast een fijne vakantie toe!

Hulp nodig bij het instellen van dit alles? Contacteer me gerust voor assistentie!


Hoe 20% van de werktijd ook bij jouw bedrijf verloren dreigt te gaan

Ik stel vast dat steeds meer cursisten het zoeken naar informatie en bestanden (intern) als een stress-factor benoemen. Niet heel verrassend als het onderzoek rond productiviteit bij kenniswerkers al eerder je pad kruiste.

De onzichtbare boosdoener

Onderzoeken bij werknemers in de VS in 2012 (McKinsey) en 2018 (IDC) toonden aan dat:
• 20-30% van de werktijd wordt gespendeerd aan het bijeen rapen van informatie (op 5 FTE's is het dus alsof eentje full-time op zoek is zonder iets bij te dragen)
• 49% van de deelnemers zegt last te hebben om documenten terug te vinden
• 43% van de deelnemers heeft problemen met rechten op documenten
• 33% van de deelnemers heeft last om een juiste versie terug te vinden

In 2013 klonk het nog als erg bij de haren getrokken, maar intussen kijk ik er anders tegenaan. Uiteraard gaan mensen eerst zelf op zoek. Je wil toch niet iedere 5 minuten bij een leidinggevende of collega gaan voor info? "Wat gaan ze dan niet denken? Straks sta ik vooraan de lijst als er een herstructurering komt"
Het probleem en het stilzwijgen is volgens mijn ervaring ook vaak evenredig aan de omvang van de organisatie.

Tot je individueel aan de slag gaat

Ik kom ze wekelijks tegen als digital coach: de mensen die niet meer weten van welk hout pijlen maken omdat ze er steeds langer over doen om info of bestanden terug te vinden. Maar ik ben er ook van overtuigd dat het probleem quasi onzichtbaar is voor leidinggevenden. Al zouden gestegen backlog en ziekteverzuim (sinds een software-migratie) duidelijke KPI's kunnen zijn.

De link tussen backlog en digitalisatie

"Ja maar, ik heb net een nieuw systeem in gebruik genomen dat mijn medewerkers helpt hun job efficiënter te doen."
Ik geloof in je intentie, maar ik vrees dat het anders uitpakt als er geen uitleg mee gepaard gaat.
Ik zie namelijk met de regelmaat van de klok medewerkers die naar hun leidinggevende toe niet zouden willen toegeven hoe erg het gesteld is.
Ze zien de toegevoegde waarde van de nieuwe tool niet. Niet voor hun rol binnen het bedrijf en ook voor de klant niet. Dit lijkt op het eerste zicht misschien irrelevant, maar laat me even een voorbeeld nemen om te illustreren wat er gebeurt met de ROI.
Ik zie het vaker wanneer er gemigreerd wordt naar Windows 10 in combinatie met Office 365:
• IT: oei, oei, ik heb nu al zoveel calls op de helpdesk. Ik zal maar gauw over dat online gedeelte zwijgen.
• Gebruiker A: weer een nieuwe versie. Pfff… oei, maar wacht eens even… Huh? Dat bestand had ik toch hier lokaal opgeslagen? Ik kan er niet meer uit wijs. Ik zet vanaf nu alles op mijn desktop (NVDR: geen alleenstaand geval! Dit is niet goed voor de levensduur van hardware en er wordt meestal ook geen back-up genomen)
• Gebruiker B: de collega's zijn echt wel niet mee… nu hebben we eindelijk iets waar we makkelijker mee samen kunnen werken en nu kan ik het niet inzetten omdat de collega's er niet mee vertrouwd zijn. Ik ben het strijden beu.

Mensen blijven dus werken zoals ze altijd hebben gewerkt

Gevolg: er zijn heel performante tools in huis gehaald om samen te werken, maar de oplossingen die ze bieden worden amper gebruikt:
• Versiebeheer wordt niet gebruikt, dus massa's bestanden met 90% zelfde inhoud (en servers die nog maar eens plaats te kort hebben). En dé tijdsverslinder is er ook bij: "Is dit nu de laatste versie?"
• Samenwerken op bestanden wordt niet gebruikt en dus gaat er veel tijd verloren aan over en weer sturen van bestanden. Extra mails, extra data op de servers, extra verwarring.
• Ook intern blijft men bestanden delen als bijlage. Zwaardere maiboxen en meer twijfels over versiebeheer als gevolg. Terwijl het vanop de server/cloud vaak kan beveiligd en gedeeld worden waardoor de laatste cijfers steeds direct voor iedereen beschikbaar zijn.

Hoe krijg je daar verandering in?

Vraag welke documenten/bestanden/info het vaakst wordt gezocht en vertrek daaruit.

  • Zorg dat er zo min mogelijk aparte lijsten up-to-date moeten worden gehouden. Bevat de ene lijst A en B en de andere A en C waarom dan niet 1 lijst met A en B en C?
  • Verwijder irrelevante bestanden en lijsten (of archiveer ze op een plek waar anderen geen toegang meer hebben, zodat ze geen 5 versies hoeven doornemen).
  • Geef bestanden een duidelijke en logisch opgebouwde bestandsnaam. Communiceer ook rond deze logica en verwacht van elk teamlid dat ze dezelfde logica hanteren.
  • Deel informatie intern zo min mogelijk via bijlages (mail), deel ze door andere gebruikers rechten toe te kennen (indien je O365 hebt).
  • Wat is volgens de medewerker een logische plek om deze info te zoeken? M.a.w. welke verschillen in logica zijn er te vinden en hoe kan je zorgen dat jullie beiden vinden wat jullie zoeken?
  • Zorg voor specifieke en gerichte IT-vaardigheid voor elke medewerker. Zorg dat ze de visie achter de opbouw van de IT-infrastructuur kennen zodat ze gerichter kunnen zoeken en zorg dat hun zoekvaardigheid op punt staat.

PS: er is een verschil tussen bestanden gedeeld op Sharepoint of op een gedeelde schijf op de server. Deze vragen beiden om een iets andere aanpak bij het zoeken.

Stel jij vast dat er nood is aan training of hulp bij het vastleggen van interne afspraken? Kunnen je medewerkers ondersteuning gebruiken om anders te kijken naar de manier waarop ze digitale tools inzetten?
Neem dan contact op, ik help je graag op pad.


De kennis die we zelf niet willen zal nooit de onze zijn

Vanochtend zat er een dame bij me die "nu wel eens wat vlotter wilde leren werken om XYZ te laten versteld staan van haar Excel-kennis".
Door die specifieke strijdlust wist ik dat de kans groot zou zijn dat het een moeilijke bevalling ging worden.

Wat je zelf niet wil leren is angstaanjagender

Als je bijleert over een onderwerp dat je nauw aan het hart ligt dan zit je allicht dicht tegen je comfortzone. Wanneer je door anderen wordt getriggerd om iets te kunnen daarentegen?
Begrijp me niet verkeerd, ik ben er ook van overtuigd dat de fun en de kicks in het leven vaak buiten de comfortzone liggen. Ik stel alleen vast dat het vaak pas fun wordt als je zelf kiest om uit je comfortzone te stappen.
Mensen die er zelf niet voor kiezen, die komen vaak vol stress en/of angst de zaal binnen. Die zat in dit geval iets dieper verscholen, maar jawel, onmiskenbaar aanwezig.

Leren met angst is als diepzeeduiken met zwembandjes

Om te duiken wil je onder water geraken. Maar als je bang bent om kopje onder te gaan dan zou je wellicht liefst zwembandjes dragen. Met zwembandjes zou je wat extra lood mee moeten nemen om onder water te geraken. En als het dan lukt dan gaan je armen omhoog blijven of gaan die bandjes door de druk op een bepaald moment ontploffen, waardoor je meteen een reden hebt om te zeggen "dat doe ik nooit meer".

Da's exact wat ik vanochtend opnieuw zag gebeuren. Ja, de dame in kwestie was uit vrije wil binnen gestapt, maar niet bepaald uit goesting in. Ze was bang verkeerd te klikken, want wat zou er dan wel niet kunnen gebeuren? Riskeerde ze niet om alles wat ze had gedaan in dat bestand kwijt te spelen?

Eerst de angst weg, dan leren

In zo'n geval weet ik dat de angst (meestal) best eerst benoemd kan worden. Wat is het ergste wat kan gebeuren en wat zijn in dat geval je opties? Kan je daar door ademen? Ademen, ja, ook tijdens een "computerles". Correctie: zéker dan! Want pas als onze bovenkamer echt heeft begrepen dat er geen gevaar is, is er (opnieuw) de mogelijkheid om bij te leren. En als je voelt dat je nog niet rustig kan ademen is dat moment nog niet aangebroken. In het bijzonder bij iets waar je zelf niet voor hebt gekozen kan het bijzonder lastig zijn om tot dat punt te komen.

Over wat wij WILLEN

Feit is: "Wat je graag doet, doe je beter" en wat je graag leert, leer je sneller.
Het heeft dan ook geen enkel nut om iemand iets tegen zijn zin te laten leren, ook op PC of andere digitale tools.
"Ja maar Sara, we kunnen toch niet meer zonder?? We moeten iedere werknemer toch meekrijgen" Inderdaad, maar net daarom: zorg dat eerst duidelijk is WAAROM je het invoert, WAT ZIJ ERBIJ WINNEN, welk doel je voor ogen hebt, welk facet van hun leven/werk makkelijker moet worden hierdoor.
Dat kunnen heel eenvoudige dingen zijn. Sneller gegevens analyseren kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat je makkelijker inzicht krijgt in de leukere facetten van je job. Zorgen dat een karwei sneller is afgerond geeft je meer tijd om aan een leuke opdracht te werken...

Eens je dat helder hebt zal je merken dat:
- Je sneller resultaat zal hebben (de motivatie is groter)
- Het je minder energie kost (jij hoeft de ander er niet meer naartoe te duwen, die loopt er met plezier zelf heen)

De kennis die we zelf willen, zal sneller de onze zijn

En hoe concreter we de link maken tussen wat we willen leren en het doel dat we hiermee nastreven, hoe beter dit werkt. Zeg dus niet: "ik wil beter met de computer leren werken", maar eerder: "ik wil sneller mijn gegevens terugvinden".

Deze ochtend nogmaals gezien. Eens het doel concreter en persoonlijker was gingen we van start. Anderhalf uur later vroeg ik haar : "Hoe lang deed je hier vroeger over?" "Een uur per week." "Hoelang denk je er nu nog over te doen?" "Een kwartier"

Maar welke kennis en vaardigheden heb je dan precies nodig om sneller gegevens te analyseren?

Bovenstaand voorbeeld toonde mij nogmaals dat de waarde van een individuele sessie soms zelfs hoger ligt dan langer lopende groepsopleidingen. Wat ik tijdens deze sessie zag was een combinatie van:

  • Importeren van data in Excel
  • Excel draaitabellen
  • Excel formules
  • Voorwaardelijke opmaak in Excel
  • Handige weetjes in de Verkenner (Explorer)

Kent ze daarmee ALLES van die functies? No way. Maar ze kent wel die dingen die haar vanaf nu elke week van pas gaan komen. De dingen die ze nodig heeft en dus makkelijker zal onthouden.

Hulp nodig?

Ben jij het ploeteren beu? Is het tijd om je productiviteit te boosten? Ik leer dagdagelijks mensen om sneller het resultaat te boeken waar ze zelf naar streven op PC. Bvb:
- Sneller gegevens terugvinden
- Stoppen met zoeken naar bestanden (op de eigen schijf of op gedeelde schijven)
- Sneller gegevens analyseren
- …
Daarvoor vertrek ik altijd vanuit voorbeelden van de gebruiker, de vereisten voor het bedrijfsproces (en dus ook de klant) én de (verborgen) mogelijkheden van bedrijfssoftware.
Neem gerust contact op indien je meer info wenst!


Hoe sterker de schakel, hoe zwakker de ketting

Te sterk om niet te delen...
 
Ik stond in de buurt van een student die de flessenhouder van zijn rugzak extra stevig had hersteld... met snelspanners.
Zie je wat het doet met de stof ernaast?
 
Misschien herken jij het ook.
 
Je schaft een nieuw programma aan, want ja, dat is zo krachtig, daarmee lukt het zeker. In praktijk verandert er weinig of wordt het zelfs nog erger... Nochtans doe je wat altijd heeft gewerkt, alleen heb je er een krachtige tool bij.
 
In 2010 ben ik zelf gestart met het digitaliseren van mijn toenmalige job. Ik heb er serieus op gevloekt, veel geleerd. Over programma's, procesmanagement en over delegeren aan stagiaires en collega's.
 
Tot op vandaag zie ik hoe we als mens snel gefixeerd geraken op een probleem en dat dan hocuspocus willen oplossen zonder te kijken naar het geheel, naar de ketting (of het hele proces).
Zonder het goed en wel te beseffen maken we een schakel zo soms veel sterker dan de ketting waardoor de spanning (stress) over de hele lijn toeneemt. Gevolg: we lopen meer brandjes te blussen dan voorheen.
 

De oplossing? Die ligt vaak in het bewustzijn van de hele ketting en het bewaken van de verhouding tussen mens-machine-proces... Dat proberen we vaak vanuit een soort ivoren toren. Pas wanneer we bereid zijn echt naar elk facet te kijken zien we de echte oorzaak en kunnen we die aanpakken.

Wil je graag even sparren over wat jou stress geeft in de administratieve kant van je passie? Tot 28/2 geef ik 3 sparring-gesprekken weg. Neem dus snel contact op bij interesse!


Info over digitale marketing die iedere starter verdient

Ongetwijfeld zijn er op dit moment weer een hele hoop tijdelijke nagelbijters. Mensen die volgend kwartaal starten als zelfstandige (in bijberoep). Of mensen die net gestart zijn en die klanten willen bereiken.
Dappere strijders die nog geen idee hebben wat CEE precies inhoudt. Chief Executive Everything dus. LOL

Wanneer ik tijdens netwerkevents in contact kom met starters, in het bijzonder in online groepen, valt me op dat ze vaak met soortgelijke vragen zitten.

Ik heb recent voor een paar mensen genoteerd welke info rond digitale marketing ik liever vanaf dag 1 had gehad, jij misschien ook...

- dat ik niet meer vanaf dag 1 een website zou maken, maar wel een domeinnaam zou kopen
- hoe je een professioneel ogend mailadres maakt
- hoe ik vandaag een geschikt social media kanaal zou kiezen

Daarop kwamen in mijn online community reacties als:

Woow Sara das inderdaad gewéldige info ❤️(had ik die ook maar vanaf dag 1 zomaar op een plateautje gekregen ...)

en

Wauw, Sara, ik heb het gelukkig zélf niet meer nodig, máár als hulp voor de deelnemers aan mijn opleiding tot zelfstandige opruimcoach is dit van een absolute meerwaarde - vooral omdat ik het zelf niet zo duidelijk aan hen krijg uitgelegd. Merci dus!

 

Uiteraard bezorg ik het ook graag aan jou! Je kan de download hier aanvragen.

En ja, delen mag!!!


Draaiboek voor werkgeluk

“Tja, dan begin ik gewoon opnieuw, he. 1 week werk verloren.” Het had niet veel gescheeld of er was “So what?” aan toegevoegd. Zo kwam het bij mij in elk geval binnen. Ik krijg de kriebels van dat soort uitspraken.

Uiteraard is een week research moeten herbeginnen een ramp voor de werkgever. Die betaalt minstens 3 keer voor die ene taak (eerste en tweede keer uitvoeren en de derde en volgende om de achterstand die wordt opgelopen).

Naast me stond een laptop met een desktop vol bestanden, een mailbox met 22.000 mails en geen enkele bestandsmap zonder minstens 1 bestand img3.jpg (of tabel.xlsx of rapport.pdf). Kortom een plek waar er wel eens een bestand écht onvindbaar kan zijn en dat probleem werd niet ontkend. Integendeel.

De doorsnee manager zou ook niet zeggen dat de gebruiker van de laptop ongemotiveerd was. Integendeel. De bereidheid om overuren te kloppen om alles af te krijgen was er zeker. Alleen was er ook die bijna onverschillige reactie en het schouders ophalen “Mijn chef zal mij daar wel de tijd voor geven. En indien niet,... als het dan in het weekend moet worden ingehaald zal ik dat ook maar doen, he”.

2 vragen brandden op mijn lippen: “De tijd die verloren gaat, is dat tijd van je werkgever of ook van jouw leven? Wat kan je allemaal doen in dat weekend dat je nu misschien moet opofferen?”. Maar mijn maag keerde. Ik had immers de strikte opdracht gekregen om de theorie te verkondigen en te demonstreren, niks meer. Draaiboek lag vast en afwijkingen werden niet getolereerd. Punt.

Dus geen kans om te komen tot: “Hoeveel tijd komt er met die nieuwe vaardigheden vrij? Wat ga je in die tijd kunnen doen?”.
Dàn zie ik ogen blinken, mondhoeken die omhoog gaan, werelden die opengaan. Mijn mondhoeken volgen dan gedwee.
Meestal krijg ik dan de vraag: “Kunnen we dat nog 1 keer samen doen zodat ik zeker alles goed noteer en niet vergeet hoe ik dat kan fixen?”. Dàn is mijn dag geslaagd.

Da's dan het laatste stuk van mijn eigen draaiboek. Eentje dat tot doel heeft de digitale vaardigheid te verhogen, samen met het werkplezier. En ja, die heeft zeker ook nevenwerkingen die bijdragen aan groei van mens en bedrijf.

Eén ding staat vast: voor mij geen opdrachten meer waar dat laatste stuk van mijn draaiboek niet wordt goedgekeurd. Omwille van werkplezier en maar 1 keer leven!

Leef jij ook maar 1 keer? Ben je het beu om zo lang te moeten zoeken of dingen te moeten herbeginnen? Of wil je zeker zijn dat jouw team niet nodeloos hoeft zitten zoeken? Neem gerust contact op, ik help je graag!


Focus op klanten in je mailbox

Je mailbox opendoen en op zoek moeten naar de mails van klanten tussen alle nieuwsbrieven. Ken je dat?
Vaak is dit nog net iets erger in periodes zoals nieuwjaar, de traditionele momenten waarop iedereen besluit een mailtje te sturen.

Uiteraard is het best om meteen uit te schrijven wanneer nieuwsbrieven geen enkele meerwaarde bieden. Maar geef toe, er zijn er ook hele waardevolle.

Alleen wil je ZELF beslissen WANNEER je ze leest.

Je hebt misschien ook al meegemaakt dat je over een belangrijke mail had overgekeken omdat die tussen de nieuwsbrieven was terechtgekomen.

Hoe zou het zijn indien je een map had waar alle nieuwsbrieven in terecht zouden komen zodat ze je niet langer afleiden? Zodat je een moment kan voorzien om ze door te nemen. Net zoals je vroeger de krant bewaarde voor een vast moment.

Er zijn, afhankelijk van je mailprogramma, verschillende manieren om dit te realiseren. Eentje daarvan is het gebruik van regels.

In volgende video toon ik hoe je regels kan toepassen in Outlook. Uiteraard is het bij het toepassen ervan belangrijk om stil te staan bij het feit dat regels enkel doen wat je hen vraagt. Als je zegt dat alle mails met uitschrijven in de tekst naar de prullenbak moeten dan zal dat ook zo zijn voor de mail waarin melding wordt gemaakt van het "uitschrijven van diploma's". Vandaar ook dat je bvb mailadressen van afzenders als bijkomende voorwaarde kan toepassen.

Regels of rules bestaan ook in diverse andere mailprogramma's. Dat werkt op een gelijkaardige manier.

 

Succes! Vragen en feedback zijn meer dan welkom.

Wil je dit soort tips ook in je eigen TO READ-map ontvangen? Hier kan je terecht om dat te fixen.


De digitale kloof

Ik moest recent terugdenken aan "de digitale kloof". Die kloof die jarenlang door de politiek werd gemeten aan het aantal inwoners met een internetverbinding en een eigen digitaal toestel. Nogal oppervlakkig misschien, maar ja, waaruit zou je het wel hebben moeten afleiden. Lekker handig nu om ons achter te verstoppen, want die kloof van toen is allicht heel klein intussen.

  • Kinderen in de lagere school krijgen taken op Bingel. Zorg maar voor een PC die gamers aankan anders krijgen ze hun huiswerk moeilijk af.
  • Banken beginnen kosten aan te rekenen voor papieren overschrijvingen. Zorg maar dat je het zelf digitaal kan.

Dus ja, de kloof is zelfs bijna dicht, toch?
Misschien toch even tijd om met een andere bril te kijken. Want in mijn ervaring is er een hele reeks fjorden ontstaan intussen.

De kloof is in elk geval digitaler dan ooit

We krijgen meer dan ooit tools en apps in onze nek gekletst. Trek er uw plan mee. En inderdaad, vaak is dat niet moeilijk, voor zij die mee waren op de digitale fjorden. Maar er zijn nogal wat mensen te water, geloof me. Terwijl er op de fjord steen en been wordt geklaagd dat er te weinig personeel te vinden is zijn er ook bijzonder weinig gerichte pogingen om meer mensen terug op de digitale fjord te krijgen.

Oh, maar bij ons op het werk kan iedereen met een PC werken, hoor! Wat is jouw definitie van "kunnen werken op PC"? Voor mij moet je dan minstens in staat zijn gegevens te analyseren, documenten op te maken, mails beheren en opvolgen, een minimum inzicht hebben in hoe databases aan elkaar zijn gelinkt.

Afgelopen maand nog kreeg ik in een individuele sessie de vraag: "Kan jij me nu eens uitleggen hoe ik een nieuwe Excel start?". Zonder twijfel de vraag die de digitale kloof het best illustreert. Ze kwam van een veertiger met een aantal jaar anciënniteit. Tot op dat moment werd een oude Excel genomen en leeggemaakt (zie je de kost van het niet opleiden?). Ja, ze had recent nog een basisopleiding Excel gevolgd maar dat was niet aan bod gekomen. En dan had ze zich wel beklaagd dat ze niet veel eerder een cursus had gevolgd.

En toch... ook op de rand van de fjord staan er behoorlijk wat mensen te wankelen. Zij die op hun CV toch maar "goede kennis van Office" hebben vermeld.

  • omdat ze iedere dag wel een brief moesten typen voor hun vorige baas
  • omdat ze er wel iets van kennen en ook mooi ogende resultaten kunnen leveren
  • omdat ze gewoon vooruit wilden en ja, "eens ik de job heb leren ik vanzelf wel bij"
  • maar ook zij die heel erg geoefend zijn in online testen afleggen. Die van dertien in een dozijn, zodat ze met glans bewijzen dat ze kunnen klikken, maar eigenlijk niet weten waarop.

En dan hebben we het nog niet gehad over al die mensen die van zichzelf vinden dat ze maar zo-zo kunnen omgaan met Word en dus maar de basiscursus boeken. Of geen. Want ja, de basis kennen ze eigenlijk wel, maar die voor gevorderden is wellicht te hoog gegrepen.

Om nog te zwijgen van zij die totaal niet meer weten waar ze het hebben. Jarenlang hebben ze in alle rust kunnen werken. Steeds maar dezelfde knopjes drukken, niks verandering en dan paf! "vanaf morgen migreren we naar een nieuw systeem dat veel meer mogelijkheden biedt". Waarom zouden ze enthousiast worden, dan?
Afgelopen jaar heb ik verschillende keren meegemaakt dat iemand in tranen uitbarst uit onmacht t.o.v. het systeem/de database. Aan hun gezicht zal niemand het af kunnen lezen, maar ik vrees dat ook de burn- en bore-outs een digitale fjord verdoezelen. Het zoveelste invulveldje in de database dat foutmeldingen veroorzaakt zit er mogelijks voor iets tussen.

De oplossing is geen quick-fix

Dit soort onmacht kan je niet te lijf gaan met standaardopleidingen. De meesten onder ons hebben er een flinke basis zelfstudie opzitten om de kennis te vergaren die er nu is. Maar het betekent ook dat de meesten een stuk alfabet kennen maar niet noodzakelijk het begin.

Enkel als mensen zelf af willen van het gefoeter en bereid zijn tot verandering kan er vooruitgang komen. Mensen moeten minstens bereid zijn de manier waarop ze zelf vragen stellen aan de IT-dienst te veranderen, want ook daar ligt een deel van de oorzaak en de oplossing.

Je kan de wereld niet veranderen, maar als jij verandert begint er een en ander om je heen als vanzelf mee te veranderen.

Het heeft ook weinig zin om enkel op de werkplek te focussen. Vaak leeft er een algemeen gevoel van voorbijgestreefd zijn, een externe locus of control gelinkt aan alles wat digitaal of online is en die mee aan de basis ligt van aftakelend zelfvertrouwen, algemeen gevoel van niet goed genoeg zijn, ...
De sleutel ligt hem in de herhaling. Hoe vaker mensen het gevoel krijgen wél hun tools te beheren hoe meer ze ze ook zullen gaan beheren. Hoe handiger ze worden met hun smartphone hoe groter de kans dat ze ook op PC efficiënter gaan worden. Uiteraard zullen er uitzonderingen zijn, maar als je dagdagelijks meerwaarde ervaart, minder tijd verliest, met minder stress je deadlines kan halen... Hoe meer zelfvertrouwen en motivatie om op dat pad door te gaan.

En laat diegenen die principieel weigeren vooral doen, laat vooral de anderen voorop lopen en genieten van wat de nieuwe vaardigheden hen allemaal brengen.

De vraag is niet hoe anderen ermee omgaan. De vraag is hoe jij dat doet? Zie jij ook een zee van mogelijkheden wanneer je die PC openklapt, of is het eerder een hindernissenparcours? Wil jij verandering? Ben je klaar om die hindernissen te transformeren? Laat ons even praten!