Iedereen klantgericht?

Iedere medewerker klantgericht? “Dat kan niet”

Het was een reactie tijdens een webinar die Vlerick onlangs gaf rond B2B Strategische marketing. Toen de spreker opperde dat de menselijke relatie een steeds groter belang zou gaan innemen werd daar niet aan getwijfeld. Toen werd gesteld dat het nodig zou zijn dat iedere medewerker voeling zou krijgen met de behoeften van de klant. “Onmogelijk!” Klonk het in de chat.

“Bij ons kan dat niet.”
Misschien is het net die reactie is die het zo onmogelijk maakt?
Uitdagend zeker, maar waarom zou het niet kunnen?

Wat als klantgerichtheid op elk niveau wel mogelijk zou zijn?
Wat als de arbeider aan de band de noden kende en daardoor beter in staat zou zijn de kwaliteit te bieden die de klant verwacht?
Wat als de manager de klant beter zou begrijpen en daardoor anders gaat handelen?
Wat als ze allemaal samen van daar uit handelen? Zou het kunnen dat ze naast prima cijfers ook nog eens meer voldoening zouden krijgen?

“Ja maar die XYZ bij ons die kunnen toch alleen zagen, die snappen niet waarmee ze bezig zijn”
Ik ken dat soort uitspraken. Erger nog ik heb hem zelf bijna geloofd. Tot ik tussen “die mannen” ging staan en zelf zag waarover ze “zaagden”.
Iedereen ging ervan uit dat ze niet gemotiveerd waren (en hun middlemanager natuurlijk nog minst van al), maar in feite plooiden ze zich in bochten om toch iets te leveren wat de klant niet terug zou sturen.
Meer dan andere medewerkers zijn het vaak de meest kwetsbare profielen (anderstaligen met een lange staat van dienst in specifieke handenarbeid) die zich maar al te goed bewust zijn van het feit dat hun toekomst op het spel staat als de zaak niet meer draait. Ze zijn vaak tot veel in staat als ze het gevoel krijgen dat er waardering tegenover staat.

“Dat ook nog toevoegen? Dan gaan er nog meer in burn-out!”
Al eens goed gekeken naar de lijst met oorzaken van burn-out?
Geen vat hebben op eigen takenpakket
Geen impact
Zou het kunnen helpen om positieve klantenverhalen intern wat vaker te delen?

Wat zou er gebeuren als je de keten verkort en de medewerker en klanten dichter bij elkaar brengt?
Ok, ik heb plekken gekend waar het veiliger was de receptioniste naar huis te sturen en achter gesloten deuren te werken omdat het niet zo goed zat met klanttevredenheid. Maar ook dat heeft te maken met houding en wederzijds respect.

Maar allez, je kan dat toch niet van iedereen verwachten?
Al gehoord over de kuisman die meehielp om de eerste man op de maan te krijgen?

Toen JFK de man begroette die de vloer dweilde en vroeg wat zijn rol was zei hij:

“I’m helping put a man on the moon!”

— The janitor

Ok, in dit voorbeeld weinig invloed op marketing en sales, maar ik heb een vermoeden dat HR niet snel op zoek moest naar vervanging.

Gelijkaardig gaat het verhaal over St Paul’s Cathedral. Toen de architect incognito op de werf kwam en 3 arbeiders vroeg naar wat ze deden.
“Ik verzaag stenen”
“Ik kom mijn boterham verdienen”
“Ik help Sir Christopher Wren een pracht van een cathedraal te bouwen”

Als je goede producten en services levert, zou het dan geen mooie bonus zijn om ook een smile er bij te krijgen? Zowel van de klant als van de medewerkers?

Het zal zeker niet van vandaag op morgen realiteit zijn maar
• Wanneer kan marketing de klant best bereiken?
• Wanneer kan R&D een gewild product ontwikkelen?
• Wanneer kan je als medewerker meer voldoening uit je werk halen?
Als de noden van de klant bekend zijn en alle afdelingen samen het probleem van de klant oplossen.

Wat staat er mogelijks ook bij jullie in de weg? Een gezonde dosis zelfsturing en verantwoordelijkheidsgevoel?

Dat is waar de Harada-methode bij kan helpen. Op dit ogenblik worden mensen getraind om aan hun zelfsturing te werken. Om ervoor te zorgen dat ze een job doen waarin ze hun missie waar kunnen maken ben ik op zoek naar bedrijven die hun missie willen zien leven op de werkvloer. Heb je vragen of interesse? Contacteer mij


Thuiswerken droom of nachtmerrie? Een paar (productiviteits)tips

Thuiswerken. Droom van velen en voor vele anderen een nachtmerrie.

Ikzelf startte met thuiswerken in 2008 en vandaag is het dagelijkse kost. Ik geef sinds de Corona-crisis ook online begeleiding aan bedrijfsleiders en medewerkers en stel vast dat er een aantal tips zijn die wel eens van pas kunnen komen. Ik deel ze graag met jou hieronder.

 

Thuiswerken is niet hetzelfde als werken op kantoor?

Ik heb het zelf lang niet zo leuk gevonden, dat thuiswerken, toen ik er in 2008 mee startte. Het was niet hetzelfde, en misschien denk jij dat nu ook. Vooraf had ik altijd een hele waslijst aan dingen die er wel door zouden vliegen als ik geen stoorzenders zou hebben. Dat was zo, maar aan de andere kant vond ik het lastiger om mezelf los te koppelen aan het einde van de dag. Ik presteerde dus vaak langere uren.

Een deel van de taken waren ook gewoon niet te doen op afstand, het was een hele klus om alles in te plannen, de juiste documenten heen en weer te sleuren enzovoort. Als je dat vandaag ervaart dan zegt dat iets over de manier waarop je digitale middelen inzet.

Door je werk anders in te richten kan je meer plaatsonafhankelijk gaan werken en vaak heeft dat ook een positieve impact op productiviteit. Bij mij leverde dat niet enkel op voor het bedrijf maar ook voor mezelf en ik wens jou hetzelfde! Daarom hier wat tips!

 

Tip 1: Richt je werkplek goed in.

Zorg ervoor dat je scherm, toetsenbord en muis op een correcte afstand staan en dat je een bureaustoel gebruikt. Dit om het risico op muisarm of RSI te verkleinen.

Tip 2: Neem een tweede scherm in dienst.

VGA links, HDMI rechts

Een tweede scherm gebruiken kan je tot 10% tijd laten besparen (indien je de stappen hieronder volgt. Geen budget voor zo'n tweede scherm? Je kan zelfs je TV als tweede scherm gebruiken. Dat kan met de meeste hedendaagse TV's wel. Je plugt een HDMI of VGA kabel in de poort om beiden te connecteren. (VGA naar VGA, HDMI naar HDMI maar ook VGA naar HDMI is mogelijk)
Op je TV kan het zijn dat je met de afstandsbediening de input moet wijzigen naar VGA of HDMI (de poort die je op de TV gebruikt).

Hoe ervoor zorgen dat je tweede scherm andere vensters toont dan het eerste?
Gebruik de toetsencombinatie windows + P.

Kan je niet correct van links naar rechts met je muis? Switch de beide schermen van plek.

Idealiter hebben beide schermen ongeveer dezelfde grootte, is je TV vele malen groter dan zou ik dit zelfs niet proberen.

 

Tip 3: Zet timers en las pauzes in.

Schat de duurtijd in die je nodig hebt om iets gedaan te krijgen en kap het vervolgens in stukken van 15-30 of maximum 60 minuten. Die timer is er bij mij vooral om me bij de les te houden. Ik kijk dan even wat ik al gedaan heb en loop even rond om te stretchen tussendoor.

 

Tip 4: Splits je to do’s op in categoriën.

Maak ook een categorie voor werk zonder internetconnectie en schakel die connectie dan ook effectief uit op het moment dat je met die categorie aan de slag gaat. Dit is ook iets wat op kantoor handig kan zijn om gefocust aan de slag te kunnen.

 

Tip 5: Gebruik een hoofdtelefoon om je van omgevingsgeluid af te schermen.

 

Tip 6: Online meetings? Bereid je voor.

Wekelijkse meetings, dagelijkse meetings,... challenge je team even: welke meetings doen er echt toe?
Vaak is het nuttiger om zeer korte meetings te hebben met 2 à 3 en dan een moment om naar de hele groep terug te koppelen. Asynchroon afstemmen dus en later terugkoppelen.
Zorg dat er een gedeeld document is waarop iedereen zijn punten aan kan vullen voor de vergadering. Stel concrete doelstellingen bij elk punt. Vul tijdens de vergadering aan wie welk punt zal opvolgen. Binnen Microsoft 365 kunnen OneNote en Planner geweldige tools blijken om dit op te volgen!

 

Tip 7: Stuur niet voor alles een mail.

Onderzoek wees uit dat we voor elke mail die we sturen we gemiddeld 1,4 mails terugkrijgen. Vandaag is dat in veel gevallen een extra uitdaging want ja, iedereen moet het weten dus zetten we die allemaal in CC.

Overweeg een alternatief zoals Teams om alle interne communicatie te voeren. Zo glipt er moeilijker een mail van een klant door de mazen van het net!

 

Tip 8: Commute of verplaats je naar je werk.

Ik merk dat ik productiever ben als ik doe alsof ik me naar het werk verplaats. Een bezoekje aan de bakker, een blokje om,… Mij helpt het om in en uit werkmodus te gaan.

 

Tip 9: Kom je dingen tegen die je "liever op kantoor" of "liever thuis" doet? Word er bewust van.

Heb je de vrijheid om te sleutelen aan hoe je werkt, dan kan je hier prioriteit aan geven en een oplossing zoeken die je meer vrijheid biedt  over waar je werkt. Het niet meer hoeven piekeren over waar je bent als je iets doet brengt je heel wat gemoedsrust. Dat kunnen soms hele kleine dingen zijn. Anders leren werken met je tools, een deel van een proces in vraag stellen. Zeker vandaag is er niet enkel bij jou veel veranderd op het werk. Door de werking in vraag te stellen en mee te zoeken naar oplossingen help je ook het bedrijf verder.

 

De digitale sherpa helpt je graag om plaatsonafhankelijk te gaan werken. Als jij opkijkt tegen een berg van digitalisering dan ga ik graag met jou op pad om hogere toppen te bereiken. Ook als je van thuis werkt. Benieuwd hoe ik dat doe? Dat laat ik je graag zien tijdens een sessie. Boek een eerste gratis sessie in, no strings attached!


De keuze tussen papier en digitaal

Als digital sherpa krijg ik wel eens de wind van voor. "Gij wilt mij echt alles digitaal laten doen he? Niet met mij!"

De monden vallen vervolgens open als ik zeg dat ik zelf nog heel veel op papier doe. Nota's tijdens meetings bijvoorbeeld.

Waarom je liever wel papier blijft gebruiken.

Ik heb goede redenen om papier te blijven gebruiken. Ik onthou beter wat ik op papier zet en dat is helemaal niet abnormaal. Er is onderzoek gebeurd naar wat studenten onthouden hadden van de lezingen die ze net hadden bijgewoond. Bleek dat studenten die op papier noteerden veel meer onthielden dan diegenen die typten. Schrijven doet iets met onze hersenen.

Daarnaast is er ook de vaststelling dat tijd weg van het scherm ook wel eens deugd doet.

 

Schrijven op PC/tablet

En dan kom ik ook wel eens mensen tegen die op een totaal andere manier werken. Mensen die graag direct een digitaal naslagwerk zouden hebben maar die nota nemen in situaties waarin typen storend kan zijn. Denk aan organisaties waar interviews worden afgenomen van mensen. Sollicitanten, coachees,… daar voelt typen op de laptop gewoon niet ok en bovendien is het vaak trager dan schrijven.

Onlangs kwam ik zo iemand tegen die daardoor dagelijks veel tijd moest steken in het uittypen van verslagen, terwijl ze eigenlijk alles had genoteerd op papier. Ook qua klassement was het een hele uitdaging om alles terug te vinden. Net de struggle die ik heel goed herken.

En laat er nu net een zee aan mogelijkheden zijn. Zo kan je schrijven op de meeste tablets. Denk aan de iPad-Pro of de Surface of een laptop met touchscreen… Er zijn ook verschillende mogelijkheden in functie van je keuze voor bepaalde toestellen:

 

iPadPro + Apple Pencil

Gebruik de app Nebo. Heel intuitief in gebruik, herkent zelfs het doktersgeschrift van mijn pa vanaf dag 1! Deze app "typt" je geschreven tekst ook voor je uit als je wil.

 

MS Surface + pencil

Deze maakt het voor OneNote fans mogelijk om rechtstreeks in OneNote te blijven schrijven.

 

Touchscreen laptop en pencil (Windows of Chromebook)

Ook hier kan je Nebo gebruiken en de tekst vervolgens kopiëren naar de tekstverwerker naar keuze.

 

De valkuil van papier naast digitaal

Ik wil toch even aanhalen dat er een grote valkuil is: papier naast digitaal blijven gebruiken. Meer dan eens heb ik in het verleden situaties meegemaakt waar ik dacht "ik heb dat papier ook nog nodig, ik ga dat dus niet digitaliseren". Klonk logisch. Ook klanten hebben zoiets van "dat papier dat ik absoluut moet houden - denk aan immatriculatiedocumenten van voertuigen- ik ga die toch niet digitaliseren?"

Ja, als je de trucjes niet kent, kan daar veel tijd in kruipen. Maar eens mensen vaardiger worden binnen hun digitaal klassement dan gaan ze uiteindelijk toch die stap zetten. Omdat ze bijvoorbeeld vaststellen dat ze toch nog tijd kunnen sparen door het wel te doen. Ze vinden alles makkelijker terug enz.

 

Aan jou! Ken de mogelijkheden, kies en blijf bij je keuze ;-)

Hulp nodig bij het kiezen binnen jouw organisatie of wat hulp nodig om er vaardiger in te worden? Dan ben je aan het goede adres! Neem contact op met mij.


Nog een extra tool?!? Ik kom er nu al niet uit!

"Ik snap wel waarom collega's een burn-out krijgen hoor! E-mail, chat via Skype, Yammer, Whatsapp, SMS,… er komt alleen maar bij. Nu Teams weer".

Herkenbaar? Tijd om er iets aan te gaan doen en daar heb je zelf meer in je mars dan je zelf denkt!

We worden allemaal bedolven onder de communicatie-kanalen, informatie en alle gedoe dat ermee gepaard gaat.
Je bent niet alleen, maar dat lost je probleem niet op natuurlijk.

Tenzij je er rotsvast van overtuigd bent dat er geen oplossing is, zijn er kansen tot verbetering. Wil je daar iets mee doen? Lees dan even verder.

  • "Waar staat dat document nu weer?" Is dat een bekende vraag?
  • Heb je een gevoel van overload of het gevoel voortdurend in spreidstand te staan? Wellicht omdat je te veel verschillende tools gebruikt voor eenzelfde doel.
  • Lopen er dingen mis? Berichten die je mist, documenten die je niet meer terugvindt,…

Dan kan Teams echt wel een hulp zijn.
Alleen zou ik er Teams niet gewoon even bijnemen, maar mij eerder afvragen wat de rol van Teams wordt.
Dat is trouwens geen vraag waar je alleen op antwoordt maar waar je met je team naar kijkt (VOOR je Teams begint te gebruiken).
Zonder voorafgaand overleg en afspraken is Teams een garantie op brokken.
Mét overleg (in mijn ogen de basis voor samenwerking) is Teams een tool die samenwerking en interne communicatie aanmoedigt zonder te overweldigen, maar dan moet je het ook zo gebruiken.

Dat was ook wat er met de cursist uit mijn voorbeeld gebeurde.
25 jaar lang was er intern gecommuniceerd via mail. 25 jaar lang had ze een eigen werkwijze opgebouwd in haar inbox.
Ze had dus 1 plek waar alles stond, haar mailbox. En nu plots stond een deel in Outlook en een deel in Teams.
Toen we samen aan de slag gingen merkte ze al snel dat er andere mogelijkheden waren om te zorgen dat ze minder stress hoefde te ervaren op het werk.
Dat ze daarbij prima controle kon houden. Eens ze leerde hoe Office365 werkte en evolueerde naar een tool die veel van haar verzuchtingen kon wegnemen door het anders te gebruiken.

Voor de digital sherpa is de uitspraak "nog een tool?!?" een symptoom dat om verder onderzoek vraagt:

  • Wat doet het volgens jou dubbel?
  • Waarom doe je dat dan dubbel (wat zijn de voordelen van beide tools)
  • Welke meerwaarde laten we vallen als we één van beiden niet meer gebruiken?
  • Als we beiden nodig blijven hebben, kunnen we dan het gebruik indijken?

Voor mensen met een langere staat van dienst is het vaak onmogelijk om nieuwe mogelijkheden te ontdekken.
Je concentreert je iedere dag op je job en op je taken uitvoeren.
Dat lukt zoals je dat de afgelopen jaren deed, waarom zou je dan een gat in de lucht springen als iemand komt met een alternatief?

Hen bijstaan is één van de rollen van de digital sherpa. We bekijken wat we kunnen verbeteren aan hoe tools worden gebruikt binnen de bedrijfsprocessen.
Van daaruit kijken we naar wat er vandaag bestaat om dat op te lossen.
Soms zit dat in de technologie anders gebruiken, soms in aanpassingen binnen het proces en heel soms in hele nieuwe programma's.

We beklimmen samen Mount Digi en ergens onderweg wordt niet enkel de persoon maar ook de onderneming iets meer future proof. Zin om het uit te testen? Boek een online kennismakingsgesprek.


Webinar of online meeting: welke tool kiezen?

Sinds Corona is het een zeer courante vraag: Welke software gebruiken om online een event te organiseren? Hierbij een aantal dingen om in overweging te nemen.

Welke software hangt af van je doel:

  • Interactie via microfoon ja/neen
  • Zijn de deelnemers bekenden of niet (i.v.m. Privacy)
  • Ga je live werken of niet

Het aanbod is bijzonder groot en er zijn ook een aantal verschillen tussen software voor online meetings, webinars, e-learning

Een aantal dingen lijken sterk op elkaar, toch zijn er gevoelige verschillen. In alle pakketten is de presentator in beeld, maar de deelnemers niet altijd. Wanneer je software kiest ga je best volgende dingen na:

  • Wil je een online meeting of een webinar? Bij een meeting kunnen deelnemers met audio en/of video reageren. Bij een webinar niet.
  • Bij een meeting kan iedereen ook tekstberichtjes sturen in de groep, bij een webinar kan je dit beperken zodat ze enkel met jou als presentator kunnen interageren.
  • Wil je de deelnemers verbinden of net niet? Indien je het een meerwaarde vindt om mensen in contact te brengen met elkaar, kies dan voor een online meeting-tool.
  • Kleine of grote groep? Bij groepen van meer dan 15 mensen kies je best voor een aangepaste tool, omdat interactie moeilijker wordt neem je eerder een webinar-tool of een online meetingtool waarbinnen je met break-out rooms kan werken
  • Samen kunnen werken op een bestand tijdens de meeting of training? En moet je mekaars wijzigingen dan ook kunnen zien in real-time of werkt ieder op zijn/haar eigen exemplaar?

 

Download hier een samenvattend overzicht (geen mailadres nodig, je krijgt het meteen in handen).

Dan is er nog de hele set-up errond:

  • Hoe zorg je dat mensen de weg vinden naar je webinar/e-learning?
  • Waarmee zorg je voor interactie tijdens je webinar/meeting? Welke vragen of spel-elementen gebruik je hiervoor?
  • Is de microfoon en camera van je laptop van voldoende kwaliteit. Tip: investeer vooral in de klank. Zorg dat je achtergrondgeluiden uitsluit.
  • Denk aan je internetconnectie. Gebruik bij voorkeur de LAN-kabel ipv WI-FI.

 

Dat is de basis in een notendop. Zoals steeds heb jij dan verder de keuze. Veel tijd investeren in alles testen en uitzoeken of hulp zoeken. Als happy productivity trainer help ik je uiteraard graag wat sneller vooruit. Neem gerust contact op om te kijken hoe ik jou kan verder helpen.


Interne e-mail verminderen

Vaak is het grootste deel van een inbox interne communicatie. Mail is hier echter niet voor bestemd en is ook verre van het ideale middel.

Wat valt er te winnen?

Stel je even voor. Je stuurt een mail naar 10 collega's. Eentje is ontvanger, de anderen staan in CC (ter info). Dan moeten alle 11 (jij ook) nu of later een beslissing nemen over deze mail en die eventueel klasseren of archiveren. Vandaag bestaan er andere manieren van werken die ervoor zorgen dat het bericht geplaatst wordt op een centrale plek. Bijkomend voordeel: iedereen die er later bijkomt krijgt toegang tot deze plek, de mails moeten niet nog eens worden doorgestuurd

Deze 6 vuistregels kunnen helpen interne mail te beperken:

  1. Gebruik geen mail om je eigen to do lijst bij te houden
    Door mail op deze manier te gebruiken zorg je ervoor dat je to do-lijst eindeloos blijft. Je staat immers toe dat anderen er punten (mails) aan toevoegen. (Er zijn specifieke tools voor het bijhouden van taken)
  2. Gebruik je mailbox niet als plek om informatie (centraal) te bewaren
    Wellicht is de onderwerplijn niet duidelijk genoeg om later info terug te vinden. Bovendien is de mailbox misschien niet toegankelijk tijdens je afwezigheid. Het is beter de info te delen tijdens bvb. een vergadering en eventueel de info toe te voegen aan het verslag. Werk je met Teams en/of Sharepoint dan zijn daar mogelijkheden om info centraal te bewaren.
  3. Vermijd mail als intern communicatie-kanaal.
    Voor interne brainstorms of informatie-uitwisseling zijn er andere tools die het mogelijk maken om gelijktijdig op eenzelfde bestand te werken. Denk daarbij aan MS Teams of GoogleDrive. Deze tools houden ook voor je bij wie wanneer welke wijziging heeft doorgevoerd. Lekker handig, want geen 15 verschillende versies van een bepaald bestand meer.
  4. Stuur geen taken door naar collega's via mail.
    Gebruik een specifieke tool. Met Microsoft Planner en/of ToDo kom je al een eindje verder (en die zitten in je Microsoft Office 365 licentie), maar als het echt om projectmanagement gaat ben je beter af met specifieke projectmanagementsoftware.
  5. Beperk het aantal communicatiekanalen en leg best practices vast
    Maak van e-mail niet het enige kanaal maar overdrijf ook niet in de andere richting. Maak een onderscheid tussen communicatie die op korte termijn relevant is en houd daarnaast ook centraal bij wat op lange termijn relevant is.
  6. Breng de samenwerking tussen collega's op projectniveau samen in bijvoorbeeld MS Teams.
    Je kan ook kiezen voor een koppeling met bvb Planner waarin iedereen in een oogopslag kan zien wie op welke taak aan de slag is. Alle communicatie blijft dan per project gegroepeerd, je hebt een overzicht van taken per project en als je wil dan bekijk je alle taken uit alle verschillende projecten in een oogopslag in je eigen account.
    Door centraal in de cloud te werken zit alle informatie meteen bij elkaar. Dat scheelt niet enkel dagdagelijks een hoop kopzorgen. Bij een personeelswissel hoeft er maar 1 toegang te worden gewijzigd en de nieuwe medewerker heeft toegang tot de juiste gegevens.

Elk van deze tips veronderstelt communicatie. Als er iemand solo beslist om alles over een nieuwe boeg te gooien zal dit niet werken. Het is van belang dat iedereen voordeel heeft bij de nieuwe manier van werken en iedereen die voordelen ook ziet. Uiteraard zal er ook weerstand zijn. Weerstand is vaak geworteld in bezorgdheid. Ga ik mijn gegevens nog vinden? Hoe dan? Nog een kanaal bij?

Bij een dergelijk proces kan het handig zijn om een digital sherpa aan je zijde te hebben. Iemand die naar de grieven luistert, medewerkers leert hoe ze hindernissen kunnen overwinnen. Zonder dat u bedolven wordt onder het geklaag.

Benieuwd wat de digital sherpa voor uw bedrijf kan betekenen? Plan een kennismakingsgesprek in!

 


Hoe zet ik mijn zaak of praktijk op de (digitale) kaart?

Online aanwezigheid wordt steeds belangrijker. Corona versterkt dit verder.
Veel bedrijfsleiders en zelfstandigen zien met lede ogen aan hoe grotere winkels en ketens met alle bezoekers gaan lopen... Er is nochtans goed nieuws! Als je meer zichtbaarheid wil voor je bedrijf, als je meer vat wil krijgen op de recensies over je bedrijf online... lees dan verder!

Lokaal heeft baat bij Google en Google heeft baat bij lokaal

Waarom? Als je iets zoekt maar nooit iets zou vinden bij Google dan kom je niet meer terug. Bijgevolg geen zoekers meer op Google en uiteindelijk ook geen inkomsten meer uit advertenties...

Google moet dus wel inspelen op wat de klant wil en lokaal is een van de criteria. Alleen, ze moeten ook zeker zijn dat die info klopt, anders is ze niks waard (en bijgevolg wordt ze dus minder getoond). Dat is exact wat er gebeurt met de gegevens over een bedrijf: Google haalt de gegevens op uit de KBO, maar zolang de bedrijfseigenaar zijn bedrijf niet "claimt" en verifieert is Google niet 100% zeker en verstopt hij deze info dus liever.

Zonder website of sociale media

Ja, ook zonder website of sociale media zijn er al dingen die je zaak vooruit kunnen helpen! Als mensen de naam van je bedrijf intikken in een zoekmachine wil je hen je contactgegevens laten zien (en al helemaal als ze in de buurt wonen).

Wanneer je je zaak toevoegt aan GoogleMijnBedrijf dan zal dat er in elk geval voor zorgen dat je zaak opvallender kan verschijnen in de zoekresultaten. Met correcte contactgegevens.

Zodat je onderneming online toch zichtbaar wordt

Zou het niet fijn zijn dat je bedrijf bij de zoekresultaten verschijnt wanneer iemand in de buurt je activiteit intikt?

Stel, je hebt een sleepfirma in Sint-Pieters Leeuw. Ik sta daar in panne en zoek op m'n iPhone "depanneur". Ook al vul ik geen locatie in, Google zal me in elk geval een sleepfirma tonen dicht bij waar ik ben. Hoe verder ik me van huis bevind, hoe meer resultaten ik zal zien dicht bij waar ik op dat moment fysiek ben.

Maar ook als ik bij jou om de hoek werk en een loodgieter zoek. Jij hebt zo'n firma. Wil je niet dat ik jouw zaak dan zou vinden? Omvang van het bedrijf of de website speelt intussen een kleinere rol in de zoekresultaten, wel de fysieke afstand tussen het bedrijf en diegene die zoekt. Ook als je een website hebt is het nuttig om deze info te bevestigen. Je website komt net wat hoger terecht in de zoekresultaten.

Maak het je potentiële klant makkelijker

Je kan alle contactgegevens invullen die je wenst. Zelfs je openingsuren worden makkelijker vindbaar voor potentiële klanten. En last, but not least: je krijgt ook meer grip op eventuele recenties (of reviews). Zodra iemand je bedrijf ophemelt of de grond in boort kan je een melding ontvangen. Je kan ook vragen om reviews te verwijderen.

En bouw je toch een website, dan koppel je die ook in Google Mijn Bedrijf en dan zal je website en ook je bedrijf sneller beter vindbaar worden.

Allemaal met een beperkte (tijds)investering

Je bedrijf op Google Mijn Bedrijf (www.google.com/business/) activeren hoeft niet lang te duren. Bestaat je bedrijf al langer? Zoek je bedrijfsnaam en locatie op. Verschijnt die rechts met een kaartje erbij dan staat er ook een link bij "claim dit bedrijf". Klik op de link om te bevestigen dat het jouw bedrijf is en volg de instructies.

Net gestart of onvindbaar in Google? Je logt rechts bovenaan in met je Google Account en begint de veldjes aan te vullen en stap-voor-stap instructies te volgen.

Het lastigste is de categorie bepalen want die lijst is soms wat raar opgebouwd. Mijn tip: tik in dat vakje een trefwoord dat met je zaak te maken heeft. Werkt het niet? Kijk dan eens welke categorie een concurrent heeft gekozen.
Wat je in dit vak ook doet, zodra je je naam zou veranderen van "Gebuisd" naar "Loodgieter Gebuisd", hou er dan rekening mee dat je beter zal scoren als je hier de naam gebruikt die ook elders op het internet terug te vinden is.

Lever je goederen/diensten bij klanten, dan zal je ook een radius in moeten stellen. Stel die realistisch in! Als je pizza's bezorgt wil je dat niet op 100km afstand doen.

Geef je gegevens op zoals openingsuren en betalingsmogelijkheden? Vergeet de gegevens niet up-to-date te houden. Plan bvb 1x per jaar een herinnering in je agenda om je gegevens nogmaals na te kijken.

Check alle gegevens grondig!

In de laatste stap wordt het postkaartje getoond dat je een paar weken later zal ontvangen. Wanneer je dat ontvangt zal je terug moeten aanloggen om de code op het kaartje in te geven. Zo kan Google nagaan dat jij effectief degene bent die de zaak uitbaat.

Ter info: Google houdt hierbij ook altijd rekening met de gegevens zoals ze bekend zijn in de KBO. Indien je bedrijf bij jou thuis is gevestigd, maar je werkt van een ander adres (dat niet toegevoegd is aan je KBO-vermelding) dan kan het zijn dat mensen verkeerde info doorkrijgen omdat het adres werd nagekeken in de KBO door Google.

Screenshot Google Mijn Bedrijf

Denk ook verder dan Google!

Apple Maps (standaard GPS op iPhone)

Je gegevens in Apple Maps wijzigen kan via deze link: https://mapsconnect.apple.com/

Waze

Veel mensen gebruiken Waze als GPS. Als dat ook onder jouw klanten populair is, dan kan het nuttig zijn om ook deze pagina te checken en eventueel je gegevens bij te werken: https://support.google.com/wazelocal/answer/7347276?hl=en&ref_topic=9815285

Lokale winkelplatformen

Heb je ook een eigen winkelpunt? Zorg dat het geregistreerd staat bij Koopinjebuurt.be. Deze website bundelt de vermeldingen van de "Winkelhier"-initiatieven van Unizo en lokale handel van NSZ samen met de gegevens uit "Lekker in je buurt".
Door deze vermelding wordt je dan ook vindbaar via deze kanalen.

Op deze pagina lees je hoe je je zaak kan registreren:

https://koopinjebuurt.be/ondernemers#ben-je-ondernemer

Veel succes!


Falen? Of groeikans? 

"Dat ga ik toch blijven doen hoe ik het deed" . Aaargh, niet goed bezig...

Ik was training aan het geven en ja, dan is status quo niet echt de bedoeling natuurlijk. 

Wat een blunder. Maar voor mij is het bovenal de sterkst mogelijke trigger. 

"Echt Sara, een oud paard leer je geen streken meer hoor!" 

Tuurlijk ging M vervolgens in de defensie. Logisch. "Ik ben wel al 62j hoor!", ongetwijfeld al jaren op dezelfde manier aan het werken. 

Ik:"Voor mij hoef jij je manier van werken niet te veranderen, sterker nog? ik wil anderen ook zo vlot leren werken. Kan je me dan even laten zien waarom je jouw manier van werken blijft verkiezen?". Dat wilde ze gelukkig wel. 

Het resultaat is waarschijnlijk niet wat je verwacht. Een half uur later… 

Diezelfde M over diezelfde taak:"Oooh, wil je dat nu nog even documenteren voor me?" 

Dat klinkt al wat beter.

Wat was er eerder fout gelopen? 

Bij de voorbereiding had ik niet de kans gehad om M zelf te spreken, enkel de collega's. De vraag kwam uit het team om makkelijker die ene lijst te kunnen "verwerken". Wat ze bij afwezigheid van M allemaal wel eens moeten doen dus de omschrijving die ik kreeg bleek achteraf niet de juiste. 

"Go to gemba" deed het hem dus ook hier weer. 

Klinkt als Chinees? Gemba is eigenlijk Japans voor werkplek. Go to Gemba is een term uit Lean/Six Sigma. Maar het is ook een van de hoekstenen van mijn diensten als digital sherpa. 

Zodra je op de werkplek komt, dat je daadwerkelijk klik voor klik meekijkt, zie je waar het proces geoptimaliseerd kan worden. Of blijkt de medewerker in kwestie effectief een efficiëntere manier van werken te hebben (maar dat zelf niet altijd beseft, en al zeker niet intern communiceert). Door de medewerker hierop te wijzen valoriseer je zijn bijdrage. 

Het leukste is dat er zelden ook maar enige vorm van weerstand is om die verandering door te voeren. Ofwel ondervindt de werknemer direct voordeel, ofwel komt de suggestie van een collega in plaats van van hogerhand. 

Maar er zijn nog wel wat meer voordelen aan verbonden: 

  • Wat we dagelijks doen wordt op den duur een automatisme. Een gewoonte waar we niet of heel moeilijk bij stil kunnen blijven staan. Daardoor wordt het een blinde vlek die met traditionele opleidingen niet bereikt wordt. 
  • Relevanter en makkelijker te onthouden. 70% van wat we leren leren we door te doen. Niet alleen is het geleerde relevanter (we gebruiken het dagelijks), ook blijft het makkelijker hangen door diezelfde herhaling.
  • Dingen in vraag stellen is als een spier die getraind kan worden. Het ene (onzichtbare) obstakel in vraag stellen en wegruimen geeft soms aanleiding tot… 

M: "Kan je later nog eens langskomen? Ik heb nog zo'n ambetant klusje dat mss makkelijker kan…" 

Dan maak ik binnenin vreugdedansjes en is de week al geslaagd, ook al is het nog maar woensdag… 

De digital sherpa helpt bedrijven om de digitale verandering in te zetten door hun medewerkers te vergezellen op Mount Digi. Wie voldoende autonomie kan en wil gebruiken binnen zijn/haar functie wordt geïnspireerd om bottom-up verandering te brengen. 

Meer info op de website 


Jouw veiligheid online

Hoe je (bedrijfs)gegevens beschermen tegen “cybercriminaliteit” (phishing en andere)?

Velen leggen hun online veiligheid volledig en blindelings in de handen van een IT’er… in de praktijk is het echter vaak een handeling van een gebruiker die zorgt voor schade aan IT-infrastructuur, verloren bestanden, gehackte sites enz…

Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn PC een veilige(re) plek wordt of blijft? Hierbij alvast de overwegingen die ik maak als eindgebruiker…

Laat je niet strikken! Blijf alert!

Of het nu om een e-mail gaat, een link op een site die je voor het eerst bezoekt, een bericht op een sociaal netwerk… blijf op je hoede… als het te mooi klinkt om waar te zijn dan is de kans ook groot dat het niet waar is…
Maar ook: als je bank vraagt om gegevens via mail, geloof me… die vragen dat niet via mail, noch aan de telefoon of via SMS trouwens… als het vreemd lijkt dan is het vaak niet veilig.

Als het dringend is, werd je waarschijnlijk gebeld

Als je mails krijgt van personen of adressen die je totaal niet kent om je bij hoogdringendheid iets te vragen m.b.t. je persoonlijke toestand, je persoonlijke gegevens of die van een naaste… Als het hoogdringend zou zijn dan hadden ze wellicht gebeld, laat je niet overhaasten! Check eerst het mailadres. Twijfel je nog? Bel de persoon in kwestie op of contacteer hem via een ander kanaal… mogelijk is zijn/haar account gehackt.

Check op taalfouten

Wanneer er tik-en taalfouten in e-mails en advertenties staan dan is dat zeker een reden om extra alert te zijn… Tegenwoordig zijn de meeste pogingen quasi taalfoutloos.

Verwacht je geen bijlage? Open er dan ook geen

Wanneer er in de tekst van een e-mail niet wordt verwezen naar een bijlage dan is er kans dat het om een onveilige bijlage gaat. Open ze niet, of bel even met de afzender om te checken of hij die bijlage bewust heeft toegevoegd. Als dat niet het geval is … dan vertrekt er van zijn kant mogelijk met elke mail een geïnfecteerd bestandje, hij kan er maar beter dankbaar voor zijn dat jij dat even meldt…
Krijg je een mail met video, open die niet. Video versturen via mail is achterhaald en vaak het vehikel voor virussen en dergelijke.

Analyseer hyperlinks

Een mooi voorbeeld is de link in de SMS die ik in deze post toevoegde. Als je goed leest zie je argentabe.be. Dat is dus niet Argenta zelf.
Ook in mails en online kan je links checken voor je klikt. Wanneer je boven een hyperlink staat met je muis kan je zien naar welk adres de hyperlink je zal leiden. Als dat adres je naar een vreemd adres zou leiden. Klik er dan niet op.
Ik weet het, op mobiele toestellen is dit iets uitdagender… in dat geval geldt vooral eerst regel 1: het kan best wachten tot je een PC hebt opgestart.

Wees ook voorzichtig met het delen van links!

Wanneer je een link deelt naar de harde schijf van een Windows-PC kan dat er wel eens voor zorgen dat je toegang geeft tot alle gegevens. Idealiter maak je een onderscheid tussen wat je deelt en wat je niet deelt door er totaal verschillende tools en dus accounts voor te gebruiken.

Gebruik een veilig paswoord

Een veilig paswoord bevat hoofd- en kleine letters, cijfers en speciale tekens en is minstens 7 tekens lang. Een paswoord is pas veilig als je het ook veilig houdt… Een paswoord dat je gebruikt op veilige connecties (https://) gebruik je beter niet via onveilige connecties (http://). Je kan beter meer dan 1 paswoord hebben en ze ook regelmatig veranderen. Hou ze ook niet bij in eenvoudige lijstjes…

2 stappen verificatie is ook altijd een goed idee.

Beveilig je paswoorden

  • Bewaar ze niet zomaar op je PC
  • Zet ze niet op losse papiertjes die je overal laat rondslingeren
  • Gebruik een paswoordbeheerder zoals Lastpass bvb

Ik ben zelf lang sceptisch geweest over dit soort software maar er is een moment dat je zoveel accounts hebt dat je er wel een moet hebben. Voor ondernemers is LastPass bijzonder interessant in het kader van samenwerking. Je secretaresse moet eenmalig iets voor je doen? Dan kan LastPass een hulp zijn om haar toegang te geven zonder dat je je paswoord zelf moet delen. M.aw. zij krijgt toegang maar ziet je paswoord niet.

 

Veilige connecties

Vul persoonlijke gegevens enkel in op een website wanneer je via een beveiligde connectie surft. Dit kan je nagaan in de adresbalk van je browser.

"https://" is een beveiligde connectie, "http://" niet.

Wifi en veiligheid

Openbare Wifi is misschien handig, maar niet altijd zo veilig. Door via VPN (Virtual Private Network, een persoonlijke en beveiligde connectie) te werken kan je de veiligheid verhogen. Hoe je dat doet lees je hier).

Check profielen

Aanvaard op sociale media niet zomaar elk verzoek om te connecteren. Er zijn mensen die profielen nabootsen om je nadien te proberen oplichten. Zo kreeg ik ooit ene vriendschapsverzoek van een “kennis”. 1 typfout in de naam, profielfoto was wel dezelfde, maar geen enkele post of persoonlijke info… ik rook dus onraad… misschien toch gewoon een tweede profiel om een onderscheid te maken tussen vriendenkringen? Meteen na het accepteren een persoonlijk bericht. Dat ze in het buitenland vastzat, de familie niet te bereiken was en dringend geld nodig had om er levend uit te geraken… ja, tarara…
Wat doe je dan wel als je zo’n verzoek ontvangt? Bezoek eerst het profiel van de aanvrager. Indien er geen posts noch persoonlijke info beschikbaar zijn dan is de kans groot dat het een oplichter is. Op LinkedIn is het vaak zo dat het profiel zelfs al weg is tegen de tijd dat je het profiel open klikt…
Wordt iemand zijn identiteit misbruikt? Breng die persoon hiervan op de hoogte. Bij LinkedIn en Facebook kunnen zij dit aanklagen, maar laat vooral ook niet na om klacht in te dienen…

Update!

Niet iedereen is fan van updates want soms zijn er ineens nieuwe knopjes of functionaliteit die er niet meer is... weet dat updates desondanks nodig zijn. Vaak zit er ook een deel rond beveiliging in een update. Zeker wanneer tools plots heel populair worden is het risico op lekken plots veel groter. Door de populariteit zijn meer hackers er immers in geïnteresseerd.

Maak een reservekopie/back-up

Vergeet je anti-virussoftware niet bij te werken en hou ook back-ups bij. Als er dan toch iets gebeurt blijft de schade toch beperkter… Indien je opteert voor back-ups in de “cloud”… check even de kleine lettertjes… Wat garanderen ze wel en wat niet? Waar staan de servers? Hoe kan je een back-up terugplaatsen?

Vergeet niet af te melden

Wanneer je gebruik maakt van iemand anders z’n computer, of wanneer je je computer en/of gebruikersnaam soms moet delen… vergeet niet af te melden van diensten als Facebook, Gmail en andere sociale media. Zodra de ander aanlogt op je PC kan hij anders meteen in je account (zonder dat hij/zij je paswoord kent!).

Spam voorkomen

Ook om spam te voorkomen ben jij je grootste vijand en je beste vriend… Om gratis spullen te downloaden, deel te nemen aan wedstrijden,… gebruik een tweede account.

Test je kennis in de praktijk

Deze post zal je nog geen expert maken in de materie, maar als je bovenstaande tips toepast is de kans al wat kleiner dat je het slachtoffer wordt van cybercriminelen… Testen of je malafide-mails herkent? Doe de phishing-test

 

Heb je feedback of wil je meer?

Tot zover mijn trucjes voor een veiliger online bestaan… maar deze lijst heeft zeker niet de pretentie exhaustief te zijn… Heb jij nog tips? Post ze gerust hieronder!

Wil jij als ondernemer of ondernemende medewerker je vaardigheden op PC versterken?  Abonneer je dan op deze blog om meer tips te ontvangen, schrijf je in voor een geplande opleiding of neem contact op voor een persoonlijk traject!


RSI (muisarm) vermijden en zelfs tegengaan

RSI is een sluipende oorzaak voor ziekteverzuim. Het valt echter te vermijden en te bestrijden.

Recent begeleidde ik een dame die ik regelmatig naar haar schouder zag grijpen.
Ze sloot af met "Ik ga gewoon veel minder gejaagd meer gedaan krijgen!" en deze week liet ze weten "ik heb inderdaad minder last van mijn schouder". Dus dacht ik: laat mij eens wat tips delen!

De verborgen pijnlijder

Iedere paar minuten greep ze naar haar schouder. "Heb je soms last van je schouder?" vroeg ik.

"Ja, iedere dag dat ik kom werken ga ik met pijn naar huis. Verschrikkelijk. Maar ja, welke keuze heb ik? Ik ben 55 jaar en heb 30 jaar anciënniteit. Dan verander je niet zo gemakkelijk meer van job he. En eigenlijk doe ik het nog steeds graag."

Gelukkig ga ik al een tijdje enkel in zee met bedrijven waar ze 100% achter het sherpa-concept staan. Waar niet in steen wordt gebeiteld om te beperken tot Office365 en waar er een gedeelde verantwoordelijkheid is om de meerwaarde van mijn komst te maximaliseren.

Ze werkte het vaakst in online applicaties die ik niet kende, maar gezien ze in een browser worden bestuurd is er altijd wel wat te winnen weet ik intussen.

Ik legde haar uit hoe ik mijn eigen RSI onder controle hou en tegenwoordig zelfs terug met een normale muis kan werken. Dat is geen one-size-fits-all, in iedere context is er weer een andere set aan trucks en tools om je het leven te vergemakkelijken. Ik deel hieronder een paar principes.

Wat is RSI?

RSI zijn ontstekingen in de gewrichten (pols, elleboog, schouder) die zorgen voor helse pijnen bij bepaalde bewegingen en het verlies van kracht. RSI of muisarm wordt uitgelokt doordat we bepaalde (kleine) bewegingen te regelmatig doen. In tegenstelling tot wat je zou verwachten is het niet de tijd die je voor de PC spendeert die de grootste invloed heeft. Wel de bewegingen die je maakt en vooral de variatie die daarin zit. Bij mij ontstond het op 22-jarige leeftijd nadat ik lijsten met 20.000 records manueel lijn voor lijn bewerkte. (Vandaar ook dat ik nu zo gedreven ben om PC's meer te laten werken)

Wat kan je doen?

Preventief zonder hulpmiddelen

(is het te laat? kijk dan in volgende paragraaf)

Op zoek gaan naar variatie in je bewegingen.

  • Pomodoro techniek toepassen: ieder uur een wekkertje zetten en overschakelen op een andere activiteit die andere bewegingen vereist (een uur typen, een uur lezen,...). Voor mij was dit echter niet voldoende om het tij te keren.
  • Zoek naar shortcuts in je manier van werken. Bij de dame in kwestie heb ik vooral tips en tricks gegeven in het gebruik van browsers (internetvenster) om sneller te kunnen navigeren. Ik heb haar handelingen geobserveerd, ze heeft me duidelijk gemaakt wat het doel was van elke beweging en gaandeweg heb ik alternatieven geboden in de vorm van shortcutkeys (sneltoetsen).
  • Sneltoetsen zijn heel nuttig maar je kan er geen 5 tegelijk in je systeem proberen stoppen. Probeer er eentje per keer.
    CTRL+Home als je helemaal naar beneden bent gescrollt en terug naar boven wil.

Even voor de duidelijkheid: ik schrijf hier uit eigen ondervinding. Ik ben meermaals afwezig geweest op het werk door RSI, maar kan intussen normaal meedraaien. De wetenschap had destijds weinig anders te melden dan "koop u een andere muismat of een andere muis ". Dat is ook wat ik deed. Dat hielp ook, maar ik werd dan ook afhankelijk van die dingen. Bovendien veranderde het wel de positie van arm en pols, maar niet het feit dat ik constant dezelfde bewegingen bleef doen.

Hulpmiddelen (ook om het tij te keren)

Ook met die hulpmiddelen kwam de RSI terug. Het is pas wanneer ik deze hulpmiddelen afwisselde en intussen ook mijn manier van werken ging aanpassen (zie vorige paragraaf) dat ik terug normaal kon werken met een gewone muis.

Om je op weg te helpen zijn hier de hulpmiddelen die ik gebruikte:

Gel ergonomische muismat
Ergonomische muismatten.

ronde ergonomische muismatErgonomische muismatten helpen de pols ondersteunen. Dit hielp mij in het begin om pijn te verzachten. De goedkoopste oplossing.

 

 

 

 

 

Wacom pen en tablet
Wacom pen en tablet. Hulpmiddel tegen RSI. Verkrijgbaar bij leveranciers van PC en kantoormateriaal.

Later stapte ik over op een Wacom-tablet zoals deze. Duurder maar hiermee verving ik de muis door een pen. Dit verzachtte niet enkel de pijn maar werkte ook heel fijn.

Bovendien ook fijn om in opmaakprogramma's (Inkscape, Photoshop) te werken.

Let er bij aankoop op dat ze compatibel zijn met je PC.

Wel zorgen dat je tijdens je verlof je pen goed wegstopt. Een collega had de mijne aanzien voor een gewone stylo die niet meer schreef en had hem dus weggegooid...

 

 

 

Verticale muis
De verticale muis. Hulpmiddel tegen RSI. Verkrijgbaar bij leveranciers van PC en kantoormateriaal.

Er zijn ook mensen die baat hebben bij verticale muizen. ikzelf heb ze nooit gebruikt. Wel getest maar het kostte me te veel moeite om me aan te passen.

Bijwerkingen van de sherpa

Bijwerkingen?!? Jawel. Ook met de dame uit dit voorbeeld deed ik een kleine test. Vrij Tayloriaans maar toch redelijk eye-opening ;-)

Ik vroeg haar eerst om haar werk te doen zoals ze dat normaal zou doen en registreerde de tijd. Vervolgens gaf ik haar de instructie zoals ik het zou doen (door de PC wat harder te laten werken). Deze manier van werken was nog geen gewoonte en toch bespaarde ze al tijd!

En toen kreeg ik de ultieme bevestiging: *zucht van verlichting* schouders die zakten

"Ik ga gewoon veel minder gejaagd meer gedaan krijgen!"

Mission accomplished!

UPDATE: doordat ik tijdens de lockdown vaststelde dat meer mensen last hebben deel ik nog meer waardevolle RSI-tips in de vorm van een reeks mails. Je kan ze hier aanvragen.

Meer hulp gewenst? Tijdens alle trajecten en begeleidingen is er aandacht voor welzijn als middel om tot betere resultaten te komen. Contacteer me gerust voor meer info!