Kleine aanpassing, grote verandering 

In bedrijven wordt vaak eerst getracht de “grote” problemen op te lossen en dan pas de kleintjes. 

Vanuit management is het vaak de enige (zichtbare) oplossing, maar de uitdagingen zijn vaak zodanig groot met zodanig veel impact op zoveel mensen dat het een heel zware en moeilijke missie lijkt. Zou er waarde kunnen zitten in de kleine dingen? 

De details die verkeerd zijn geven vaak al een hint van wat komen gaat 

Wie een plas water onder de deur laat staan, moet niet verwonderd zijn dat hij de gesprongen waterleiding heeft gemist ;-).  Diegene die de moeite neemt de plas op te kuisen zal het immers eerder opvallen dat die plas terug blijft komen en er dus iets groters mis is. 

Daarmee is niet gezegd dat je altijd moet starten met elk klein probleem op te lossen, het is wel door aandacht te hebben voor detail dat je sneller kan in actie schieten als het echt nodig is. 

Wie enkel bereid is de grote problemen aan te pakken blijft vaker brandjes blussen 

Wanneer je iedere keer 5 minuten de tijd moet nemen om een brandje te blussen, hoeveel tijd kost het  wegwerken van de oorzaak? Hoe sneller je die wegneemt, hoe sneller je tijd begint terug te verdienen.  

Evolutie is een reeks kleine stappen. Evolueren is een proces, er is evolutionair geen quick fix 

Als mensen vandaag rechtop lopen is dat niet iets wat we van gisteren op vandaag hebben gerealiseerd, maar over de tijd van eeuwen is veranderd. Vele van onze reflexen stammen nog altijd uit de tijd van jagen en vissen. Willen we een proces versnellen dan kunnen we maar beter gebruik maken van de kleine kantjes van ons reptielenbrein. 

Wij mensen houden van regelmaat, niet van verandering. Moest alles iedere dag veranderen dan overleven we dat niet. 

Wanneer we iets nieuws leren (bvb auto rijden),  kost dat heel wat moeite en energie. Het vraagt zoveel concentratie dat we wel eens wat info of signalen onderweg kunnen missen. Na verloop van tijd wordt het routine en kost het zelfs moeite om het aan iemand anders uitgelegd te krijgen. Onze hersenen proberen zoveel mogelijk tot routines terug te brengen om ervoor te zorgen dat we energie besparen en alert kunnen blijven voor gevaren. Als we iets veranderen in onze patronen dan is dat dus een hele opgave. 

Laat ons vooral zelf veranderen 

Vaak wordt verandering opgelegd. “Vanaf vandaag moet er ook een 10de verslag worden gemaakt van iedere actie”. 

Geen idee waarom de medewerkers minder flexibel werden, of waarom sommigen zich niet goed voelden. Wat zou er kunnen gebeuren als je een gemengde groep medewerkers 1 keer van de werkvloer haalt om samen na te denken hoe hun werk prettiger kan en toch hetzelfde resultaat (of beter) op kan leveren? (Ik durf te zeggen: Pure magie!”)

Om een nieuwe stroom te starten is een constante drup krachtiger dan een zware onweersbui 

Een zelfde hoeveelheid water laten druppen op 1 plek over maanden of binnen een uur over een grotere regio heeft een heel ander effect. Het druppelen kan het landschap veranderen en zelfs door steen gaan. De invloed van het onweer zal kortere termijn zichtbaar en voelbaar zijn. 

Zijn er naar jouw gevoel grote veranderingen nodig? Zijn ze zo groot dat er in praktijk eigenlijk niks bewoog de afgelopen tijd? 

Welk detail/welke aanpassing kan je deze week nog doen om de uitkomst te (proberen) veranderen. Laat het een keitje zijn dat de stroom van de bestaande rivier helpt veranderen. 

 


Digitale weerstand

“Ik wil met die computers zo min mogelijk te zien hebben. Ik heb er thuis geen, ik gebruik dat echt alleen hier op het werk.” 

Weerstand van hier tot in Tokyo bij nieuwe software (upgrade). Hoe ga je daarmee om?  
3 jaar geleden was dat een recipe for disaster, maar intussen weet ik hoe ik daarmee om kan gaan. Niet dat die deelnemer nu plots een PC gaat vragen voor Kerst hoor…

Maar aan het einde van de groepssessie vroeg ze wel: “En wanneer is dat dat ik nog eens individueel kan langskomen?”.  

Ze had mogelijkheden gezien om haar eigen takenpakket te verlichten, zonder dat er zou moeten gesnoeid worden in haar takenpakket. Daar waar ze bij het begin alleen maar kon zeuren: ”Zoals altijd hebben ze hier weer een nieuwe versie op mijn PC geplaatst zonder vooraf iets te laten weten en trek er dan maar uw plan mee!”. Ik zag de ogen van de collega’s rollen…

De collega’s waren ook niet zo blij met de verandering, maar die dame voelde zich alsof ze aan de voet van Mount Everest stond. Terwijl ze samen met haar team aan de voet van de Kemmelberg stond. Zij was op zoek naar klimmateriaal, de anderen stonden te wachten op de levering van de koersfiets. 

Wat kan je best doen in zo’n geval? 

  • Focus op de voordelen: What’s in it for them? 
  • Ga mee, om te kunnen draaien. Als je met iemand danst is het vaak veel makkelijker om die persoon 360° te laten draaien. Ga eerst een stukje mee in hun verhaal, geef hen de kans te ventileren. Zorg dat je hen echt snapt, dat je je in hun schoenen kan verplaatsen. Ook aan hun ideale scenario zijn zwakke punten. Als ze zwakker zijn dan je oplossing kan je ze gebruiken om hen te helpen draaien, zijn hun alternatieven sterker dan kan je er uit leren. 
  • Trap open deuren gerust in. Durf “oude” functies uitleggen. Weerstand wijst er vaak op dat ze ook in vorige versies misschien niet helemaal mee waren. 

Veranderen van software, digitaliseren of migreren naar de cloud is echt wel als een expeditie op Mount Digi(tal). Een tocht kan pas slagen als iedereen boven geraakt. Als er mensen mee zijn met een heel zwakke conditie dan houdt dat de hele groep tegen.  

Eigenlijk zien we allemaal op tegen (software)veranderingen. Voor de ene is die berg niet hoger dan de Kemmelberg, voor anderen voelt het als El Capitan of Mount Everest. De angsten en het gebrek aan klim-ervaring maken het verschil in hoogte en spelen het hele team parten 

Hoe zit dat bij jou op het werk? Zit jouw team vast door die digitale kloof? 

 


De kerstlijst

De periode van overvloed komt er weer aan. Die periode waarin we overspoeld worden met alles. Ik wil met jou vooral graag groeikansen delen. En dus begin ik er dit jaar vroeger aan dan al de anderen.

Hoe? Ik bezorg je een lijstje met boeken die me de afgelopen jaren hebben geïnspireerd in mijn ondernemerschap (of in mijn persoonlijke groei).

Maar om hier zomaar een hele lijst te lezen heb je wellicht geen tijd.

Daarom doe ik er als digital sherpa een schepje bovenop! Bij elk boek heb ik een aantal trefwoorden gezet. Dingen waarbij die boeken mij hebben geholpen. Als jij nu CTRL+F (Cmd+F op Mac) klikt en dan een trefwoord intikt  waarover je meer wil weten + enter dan brengt je PC je meteen waar je zijn moet.

De Harada methode
Takeshi Harada, Norman bodek, Jim Lippens
Deze mocht absoluut niet ontbreken!
Als ik effectief helemaal alleen op pelgrimstocht ben gegaan het afgelopen jaar dan is dat dankzij Harada.
En dan zijn er nog een aantal positieve bijwerkingen die ik nog niet heb vermeld, waaronder grotere dromen benoemen en na beginnen jagen.
Grotere doelen stellen en halen. Dit is de basis waarmee ik in 2019 mijn grenzen verlegde
Het oneindige spel
Simon Sinek
Het Purpose Driven Leadership event met Simon Sinek bijwonen was absoluut één van de hoogtepunten van dit jaar.
Wat Sinek verkondigt in dit boek is absoluut waar ik in geloof.
Ik ben hier voor het oneindige spel by the way. Klanten die die visie delen kan ik veel beter helpen groeien.
2019. Persoonlijke groei leiderschap business motiveren
2 Second Lean

Paul Akers

Hoe de juiste mindset je productiviteit iedere dag kan verbeteren.
Gratis download van op de website van Paul Akers himself.
Ook rond Lean Reizen schreef hij een boek dat hij gratis ter beschikking stelde. En ja, Japan speelt een rol.
De online marketingmachine : wat elke zzp'er moet weten over online marketing, Bart van den Belt Het mag dan geschreven zijn voor ZZP'ers, voor mij is dit boek een mooie bloemlezing van wat een doorsnee zelfstandig best zou weten rond sociale media.
Zelfstandige zonder personeelMarketingstrategieOnline
The Big Leap Gay Hendrickx Mijn business coach heeft bijna een jaar lang gezegd dat ik dit boek eens beter zou lezen. Ze had 100% gelijk.
Voor mij een van de hoekstenen om te werken aan je persoonlijke groei als ondernemer.tijd, angsten overwinnen
mindset
Good to Great Jim Collins In 2016 trok ik de deur van de corporates als werknemer achter me toe.
Voor mij nam de onwerkbaarheid evenredig toe met de grootte van een organisatie.
Intussen heb ik mijn mening enigzins moeten herzien. Ik kom steeds vaker organisaties tegen die het anders aanpakken en waar ik met plezier een bijdrage lever aan hun verdere groei.
In dit boek vind je een aantal kenmerken terug van inspirerende omgevingen.
Waarom een goede werkgever zijn als je een geweldige kan worden?
grote organisaties vertrouwen groei business
sterke teams bouwen
Eindelijk eigen baas : 13 verrassende adviezen voor wie droomt van een eigen zaak
Gunnar Michielssen
Dit boek is al iets ouder en dus is er een hoofdstuk of 2 minder van toepassing. Toch hebben deze verhalen in 2015 bijgedragen aan het vertrouwen dat ik nodig had om echt te starten
Life is a game
Jan Vermeiren
2015. Boek wat geregeld opnieuw wordt opgediept.
Het leven is een spel, je kan er maar beter plezier aan beleven.
Persoonlijke groei. Mindset.
The Compassionate Leader
Jan Vermeiren
De technieken in dit boek had ik graag gekend toen in management assistant was.
Je herkent misschien ook wel de situatie waarin iemand bij jou komt klagen/uithuilen en daarbij duidelijk wordt dat er hulp van jou wordt verwacht.
Netelige situatie? Niet meer als je de compassion technique kan aanbieden.
2019. Boek met technieken die je helpen met stress en conflicten om te gaan.
Profit First
Mike Michalowicz
Voor mij het verschil tussen financiële stress en kunnen groeien. Winstoptimalisatie belastingen geld verdelen

Ik wens je bij deze alvast een inspirerende tijd toe en hopelijk kruisen onze paden (terug) in 2020!
Aarzel niet om me te volgen op LinkedIn of Facebook.


ERP werkt niet: Ligt het aan de software of aan de input?

Je hoort het steeds vaker...
"SAP is niks dan miserie", "Salesforce werkt niet", "Die ERP stuurt alles in de war"...

Is dat zo? Ligt het effectief aan de software? En hoe kan je problemen voorkomen?

Shit in = shit out

Bij de invoering van een nieuwe database wordt er vaak data uit een andere database overgenomen. Pas op het laatste moment wordt men zich bewust van de kwaliteit van die data: het moment dat ze in de nieuwe database worden ingelezen. Lees: het moment waarop er geen weg meer terug is en het kwaad al geschied.

Zo groot is die impact nu toch niet zeker?

Wanneer er overgestapt wordt naar nieuwe software is dat meestal niet omdat je minder functionaliteit wil, eerder omdat je gedetailleerdere info wil over de stand van zaken. Om die statistieken te kunnen genereren, moet de software zich baseren op details in je database. Bij elke nieuwe toepassing neemt de impact van correcte gedetailleerde gegevens dus toe. Zo ook die van de menselijke fouten... Want hoe gedetailleerder de toepassing, hoe meer beperkingen er worden ingesteld in de strijd tegen menselijke fouten. Gebeuren die toch dan duurt de rechtzetting vaak ook veel langer.

Correcte data rendeert

Correcte data is een hoeksteen van kwaliteit. Wie zorg draagt voor de basisgegevens, zorgt ervoor dat de software zijn werk kan doen. Die zorgt op zijn beurt  dat de klant correct wordt geholpen. Dat straalt kwaliteit uit.

"Moeten we nu klantenfiche per klantenfiche, scherm na scherm en tab na tab nakijken en aanpassen?". Neen, alstublieft niet! Bekijk het vanop een hoger niveau. Ga na of er geen moment is waarop er kan gewerkt worden op een dump van de database die je kan aangepassen en vervolgens terug ingeleest. Da's chirurgenwerk, ja. Het vraagt om voorzichtigheid en expertise. En toch is de positieve invloed op je database dan veel groter.

Software wordt geschreven op de ideale situatie

In de meeste standaardsoftware wordt er uitgegaan van een algemeen stappenplan. Van artikelcreatie over aankoop naar verkoop, verpakking, levering en ten slotte facturatie. Dat het typisch is voor uw klanten om op het laatste moment nog wijzigingen door te geven, past niet in dat plaatje. Dat je niet het budget hebt om ook het magazijn uit te rusten met computers, lijkt bijzaak...

Maar dan is er de praktijk om u even wakker te schudden...

  • Die nieuwe database is veiliger.

Daardoor is de doorlooptijd voor artikelcreatie iets langer: 1 dag in plaats van 5 minuten. Omdat niet iedereen het zomaar zelf kan. Omdat er eerst nog 3 leidinggevenden hun fiat moeten geven in het systeem alvorens het ding gebruikt mag worden. Dat diezelfde managers drukbezet zijn vandaag zorgt ervoor dat die klant nog even moet wachten met bestellen...

  • De licenties zijn duurder.

Gezien het beperkte budget zijn er geen computers in het magazijn. Liever eerst alle orders afprinten en alles daarop laten noteren. Daarna verwerken van alle notities enz. Ja inderdaad, dat creëert al wat extra personeelskost... en dan hebben we het nog niet gehad over de niet te traceren invloed die papier heeft. Er raken documenten zoek. Er zijn handschriften die vrij vertaald dienen te worden omdat er in allerijl geen tijd is om de magazijnier aan te spreken over zijn geschrift...

  • Resultaat?

Allerlei workarounds worden uitgedokerd. Er wordt steeds vaker naast de database gewerkt. Totaal verbijsterd zijn we dat de database niet aan de verwachtingen voldoet...

Hoe zorgen voor een optimaal resultaat?

  • Geloof in de kennis van je medewerkers. Breng de nodige kennis samen gedurende het hele proces van kiezen en implementeren.
  • Investeer in het "onboarden" van de nieuwe software. Wat heeft het voor zin een F1-wagen in huis te halen als niemand ermee durft te rijden? Zie het nieuwe systeem als een bondgenoot voor jou en voor je medewerkers.
  • Ondersteun mensen in de verandering. Zorg dat het waarom van de verandering duidelijk is. Zorg voor voldoende omkadering om ook diegenen die minder digitaal vaardig zijn op het juiste spoor te krijgen.
  • Werk indien haalbaar gefaseerd. Ga eerst de reeds aanwezige data beter structureren en opkuisen voor je start met complexere systemen.

5 proefsessies digital sherpa, wees er snel bij

“Mijn job doe ik al 20 jaar dolgraag. En toch, al die nieuwe digitale toepassingen die ik erbij krijg de laatste tijd... daar krijg ik echt stress van. Gelukkig ben jij er nu!”

Aan het woord een van de cursisten die een afspraak maakte met mij, digital sherpa. De omschakeling naar O365 was de druppel geweest. Wat stond nu precies waar en waar stond het veilig. Heel eenvoudige vragen, met vrij eenvoudige antwoorden. Maar zolang niemand je dat vertelt...

Omdat ik merk dat er heel wat mensen zijn met een gelijkaardig gevoel én omdat het schooljaar pas begonnen is, heb ik beslist om voor gelijke onderwijskansen te gaan. 😉

Ik geef 5 proefsessies digital sherpa weg. Zo kan ik ook jou helpen om digitaal wat wijzer te worden. Enkele mogelijkheden:

  • tips en tricks aangereikt krijgen rond efficiënt mailbeheer
  • eindelijk snappen wat die cloud nu feitelijk is
  • vlotter een presentatie in elkaar te steken
  • dat ene probleempje in Excel nu eindelijk uitklaren

Een proefsessie digital sherpa is 1u begeleiding. Helemaal gratis en boordevol tips en tricks. Ik steek er zoveel in als er in kan.

Wie weet ben jij de volgende die opnieuw wat meer rust vindt op het werk door 1 uurtje digital sherpa. Ik gun het jou!

Waag je kans tot einde november en maak een afspraak hier. Geef een korte context van je vraag mee en dan hoor je van me!


Intro O365

Misschien merk jij als leidinggevende een piek in de afwezigheden en/of een dip in de productiviteit op kantoor? Recent ook gegaan voor een migratie naar Office 365 zonder opleiding?

Stress gaat altijd omhoog bij introductie van nieuwe software, maar van Office gaat men er soms snel van uit dat dat zo wel zal lukken. Jammer, want veel cursisten slaken een zucht van verlichting omwille van de tijdswinst die een opleiding hen oplevert.

Onderzoeken bij werknemers in de VS in 2012 (McKinsey) en 2018 (IDC) toonden aan dat:

  • 20-30% van de werktijd wordt gespendeerd aan het bijeen rapen van informatie (op 5 FTE's is er dus eentje full-time op zoek zonder iets bij te dragen)
  • 49% zegt last te hebben om documenten terug te vinden
  • 43% heeft problemen met rechten op documenten
  • 33% heeft last om een juiste versie terug te vinden

Ik kom ze wekelijks tegen: de mensen die niet meer weten van welk hout pijlen maken omdat ze er steeds langer over doen om info of bestanden terug te vinden. Maar ik ben er ook van overtuigd dat het probleem quasi onzichtbaar is voor leidinggevenden. Al zouden gestegen backlog en ziekteverzuim sinds een software-migratie indicaties kunnen zijn.

 

De link tussen backlog en digitalisatie

"Ja maar, ik heb net een nieuw systeem in gebruik genomen dat mijn medewerkers helpt hun job efficiënter te doen."

Ik geloof in je intentie en inderdaad kan de implementatie tijdelijk voor extra werk zorgen maar hoe zit het op middellange termijn?

Ik zie namelijk met de regelmaat van de klok medewerkers die naar hun leidinggevende toe niet zouden willen toegeven hoe erg het gesteld is.

Ze zien de toegevoegde waarde van de nieuwe tool niet. Niet voor hun rol binnen het bedrijf en ook voor de klant niet. Dit lijkt op het eerste zicht misschien irrelevant, maar laat me even een  voorbeeld nemen.

  • IT: oei, oei, ik heb nu al zoveel calls op de helpdesk. Ik zal maar gauw over dat online gedeelte zwijgen. Dat hebben ze toch niet nodig hier bij ons.
  • Gebruiker A: weer een nieuwe versie. Pfff… oei, maar wacht eens even… Huh? Dat bestand had ik toch hier lokaal opgeslagen? Ik snap het niet meer. Zal maar gauw zwijgen (hier is zoveel aan het veranderen dat er ongetwijfeld een herstructurering aankomt)
  • Gebruiker B: de collega's zijn echt wel niet mee… nu hebben we eindelijk iets waar we makkelijker mee samen kunnen werken en nu kan ik het niet inzetten omdat de collega's er niet mee vertrouwd zijn. Ik geef het op.

 

Gevolg: er zijn tools in huis gehaald om samen te werken, maar de oplossingen die ze bieden worden amper gebruikt (of gebruikt met een omgekeerd effect):

  • Versiebeheer wordt niet gebruikt, dus massa's bestanden met 90% zelfde inhoud. En dé ultieme tijdsverslinder: "Is dit nu de laatste versie?"
  • Samenwerken op bestanden wordt niet gebruikt en dus gaat er veel tijd verloren aan over en weer sturen van bestanden. Maar ook aan openen, aanpassen, sluiten en bellen naar collega: “nu kan jij verder aanvullen want ik ben eruit!”
  • Ook intern blijft men bestanden delen als bijlage. Zwaardere maiboxen.
  • Rechtenbeheer (bvb Finance die de opleidingscijfers nodig heeft van HR voor de sociale balans) waarbij je enkel leesrechten wil toekennen aan Finance) wordt niet gebruikt. Tip: om dit soort gegevens te delen heb je in de Enterprise-licenties van Office een Sharepoint-omgeving zodat de laatste cijfers steeds direct voor iedereen beschikbaar zijn.
  • In mature organisaties worden bestanden vaak gedeeld via gedeelde mappen op (lokale) servers (en dus geen versiebeheer waar de persoonlijke OneDrive dit wel heeft). Eens het in de persoonlijke mappen gebruikt wordt bestaat de kans dat ze vergeten dat het elders niet zo is.

 

Wil je ingrijpen?

Start dan gerust vanuit de punten die in deze blog zijn aangehaald, ze benoemen een reeks zeer frequente misverstanden die gebruikers vaak enkel in een 1-op-1 begeleiding durven te uiten. Vraag dus niet: “wie snapt het niet?”, deel liever af en toe wat weetjes en inzichten die van pas komen.

 

Meer nodig? Always at your service!


"Als er nu nog iets bijkomt, dan gaat het gegarandeerd mis..."

Ik hoor het regelmatig van klanten. Je hebt maandenlang gezwoegd om extra opdrachten/bestellingen binnen te halen en plots besef je dat je bedrijf helemaal niet gebouwd is voor meer.

Weet je wat ik dan vaak zie gebeuren? (hey, been there too trouwens) Je glijdt terug naar af. Want het lukt gewoon niet en dan verkies je klanten te weigeren, eerder dan half werk te leveren, juist?

Wat als er nog een andere optie zou blijken te zijn? Neen, niet noodzakelijk je aanbod herzien, maar wel jouw manier van werken.

Wat ik keer op keer vaststel is namelijk:

  • we starten iets nieuws als een groot experiment &
  • we doen dat op een manier die dan ok lijkt &
  • die manier van werken slijt er gewoon in en wordt routine &
  • dan begint de zaak te rollen &
  • zitten we met de handen in het haar van de drukt...
  • maar is er hooguit nog 1 haar op ons hoofd dat denkt: "zou ik dat anders kunnen aanpakken?"

Vaak horen we dat zelfs niet want dan zijn er genoeg anderen die roepen: "Zijt ge zot? Nu toch niet he, dat moet hier gewoon af nu, veranderen is voor als er tijd is..."

 

Herkenbaar? Contacteer me, als digital sherpa kan ik je helpen


De Cloud, wat is dat nu precies?

Ongetwijfeld één van de IT-termen die het meest verwarrend is voor eindgebruikers. Wat is dat nu eigenlijk?

DE cloud ENKELVOUD

Dat enkelvoud is voor mij het begin van heel wat misverstanden. “Ik heb het in de cloud gezet hé” is eigenlijk een uitspraak waaruit je maar weinig kan afleiden.

De term zelf verwijst eenvoudigweg naar “het internet” zou je kunnen stellen, maar dan een afgebakend en beveiligd gedeelte. Verschillende bedrijven bieden “cloud-diensten” aan. Denk maar aan iCloud, GoogleDirve, OneDrive, Dropbox, Box,…

 

Laat ons hier even verder kijken naar de voorbeelden van iCloud, GoogleDrive en OneDrive. Respectievelijk eigendom van Apple, Google en Microsoft. 3 technologiereuzen en reuze-concurrenten. Die gaan je gegevens heus niet op 1 gemeenschappelijke plek bewaren. Die hebben elk aparte servers “in de cloud” staan. Als iemand je zegt dat je een bestand in de cloud zal vinden, kan je dus zonder enige schroom vragen op welke cloud dat dan staat.

 

De Cloud als breed begrip

Achter de verschillende cloud-diensten gaan dus verschillende bedrijven schuil en die proberen uiteraard een verschil te maken ten opzichte van de concurrenten. Het is dus niet omdat je in OneDrive bepaalde dingen kan dat je exact hetzelfde kan met GoogleDrive.

 

Online. Dus kan ik niet werken wanneer ik offline ben.

Fout. De meeste cloud-diensten bieden ook een mogelijkheid om offline te werken. Bij de ene moet je dat bestand per bestand aangeven, bij de andere kan je alle bestanden constant ook lokaal op je PC bewaren.

 

Een browser nodig om te kunnen openen

Sommige cloud-diensten hebben geen eigen software en bedien je altijd via een browservenster. Wat ze precies kunnen en aanbieden op dit vlak kan op elk moment evolueren.

 

Byebye back-up?

Het grootste voordeel van cloud-diensten is dat je ze kan beschouwen als een soort back-up online. Je hoeft dus geen kopie meer te bewaren op USB-sticks of externe harde schijven. Maar opgelet. Deze back-up is inderdaad nuttig in de meeste gevallen. Gaat je toestel stuk dan heb je de kopie uit de cloud zo teruggeplaatst. Word je echter het slachtoffer van ransomware (waarbij je PC wordt gegijzeld - lees versleuteld- en een losgeld wordt geëist) dan is de kans reëel dat ook je cloud is versleuteld en je dus niks meer hebt.

 

Zuiniger omgaan met opslagcapaciteit

Verschillende diensten, zeker die gekoppeld aan een softwareplatform dat bestanden bewerkt, bieden ook de mogelijkheid om verschillende versies te bewaren van eenzelfde bestand. Je hoeft dus in een aantal gevallen geen “bestandsnaam-versie5.docx” meer te bewaren, maar kan gewoon in de bestandsgeschiedenis gaan kijken.

 

Elke tool zijn eigen leerpad

Ik zei het al. Gezien iedere cloud-dienst zich tracht te onderscheiden hebben ze elk een lichtjes andere manier van werken. Overschakelen kan daardoor voor velen een hobbelig parcours vormen indien er geen begeleiding wordt voorzien. Daarbij is het geen overbodige luxe om te zorgen dat iedereen de achterliggende structuur van de clouddienst begrijpt.

 

Nood aan begeleiding bij de digitale transformatie binnen je KMO? Plan een gesprek in.

 


Batchen… of toch eerder niet?

Eigenaars van kleinere bedrijven vragen mij wel eens wat ze kunnen doen om hun boekhouding efficiënter en effectiever te maken. Als ze me de huidige situatie met aankoopfacturen omschrijven dan gaat het vaak zo: ik steek alles in een doos en op het eind van het kwartaal ben ik dan uren bezig om alles correct door te geven aan de boekhouder. Verkoopfacturen? Die doen we nu nog in Word of Excel een keer per maand want dan werkt dat sneller.

Ze “batchen” dus, laten alles opstapelen en gaan er dan in 1 keer door. Is best OK naar hun gevoel. Maar het laatste weekend voor de aangifte is er geen tijd voor een feestje. En hoe goed of slecht de zaken gaan, daarvoor is het (maanden) wachten op de conclusies van de boekhouder.

Het ding is: we denken dat we goed bezig zijn. Als je behangt doen je toch ook meteen de hele kamer in plaats van elk jaar 1 muur?

Financiële taken batchen heeft echter al heel snel een negatieve impact op je cashflow. Iedere dag dat jij langer wacht om je factuur te versturen is een dag langer dat je niet betaald wordt. Iedere dag langer dat jij wacht om je inkomende facturen te verwerken is de kans vergroten dat je verwijlintresten moet betalen. Alleen maar omdat je de pest hebt in die administratie.

In realiteit zijn we dus aan het uitstellen en later krijgen we de rekening 😉

Eens we dat weten verzinnen we allemaal slimme oplossingen. Dan zetten we een heel systeem op om te zorgen dat we toch maar efficiënter de boekhouding gaan bijhouden. Postbakjes, tussenschotten, post-its, iedere week blokkeren we een halve dag in onze agenda, we hebben een heel stappenplan dat alles vlotter moet doen lopen. Been there!

Weet je wat ik daaruit heb geleerd? Aan het einde van het kwartaal is het probleem quasi hetzelfde, of erger. Op het einde van het kwartaal wil ik alles bij elkaar pakken en doorsturen. Op dat moment moeten dubbelchecken of zoeken naar iets van maanden eerder, dat is tijdverlies.

Wat dan wel werkt? Het proces herleiden tot een absoluut minimum aan kleine stappen. Het Jeep-principe. JEEP of Just Enough Easy Parts. Met andere woorden: verdeel de taak in heel korte en makkelijke subtaken.

In dit geval is dit voor mij:

  • STAP 1: bewaar de nieuwe factuur direct in de juiste map met een volgnummer.
  • STAP 2: betaal wekelijks en duidt elke betaling meteen aan.
  • STAP 3: schenk aandacht aan het overzicht.

Die stappen kan je voor jezelf nog eenvoudiger gaan maken. Je moet niet naar de andere kant van het huis lopen om een factuur te klasseren. Indien je digitaal werkt hoef je het bestand niet manueel te nummeren.

Kies dus eerst: papier of digitaal (archief).

Vervolgens 1 commitment: wat afwijkt zet ik direct om als onderdeel van stap 1. Als je koos voor digitaal scan je dus alle papier direct in. Papier dan print je elke factuur direct af en wordt deze meteen geklasseerd. No excuses!

Zorg dat alles zo min mogelijk moeite vraagt. Fysiek en emotioneel.
Digitaal: zorg voor een scanner die je zo kan instellen dat documenten automatisch in je systeem terechtkomen (kunnen scannen naar een map of een speciaal mailadres, zonder dat elke keer te moeten typen). Batch betalingen zodat je ook deze direct in het systeem registreert.

Papier: Een ringmap binnen handbereik, alsook een perforator, nietmachine, een paar vellen papier en een stylo. Zorg in de map dat je de meest recente factuur altijd bovenaan plaatst. Ook het doorbladeren vraagt tijd en moeite en dat willen we niet. Het papier en de nietjesmachine hebben we in de aanslag om de kleine ticketjes en BTW-bonnetjes meteen vast te nieten en te klasseren.

Werk je op papier en wil een overzicht van uitgaven en inkomsten? Dan zal je zelf een lijstje moeten bijhouden. En dan is er de valkuil: zolang ze de tijd niet denken te hebben voor dat lijstje hebben mensen de neiging niks te doen. Dan blijft het toch weer bij het oude. Laat dan liever die lijst achterwege.

Ja maar dan ben ik daar iedere week mee bezig.

Yep, dat is zo. Maar ik weet iedere week ook precies hoe mijn zaak er financieel voor staat en last but not least: dat laatste weekend voor de BTW-aangifte? That’s mine! 😉

Conclusie:

  • Maak het simpel, JEEP.
  • Volg regelmatig op (zet reminders in je agenda op gepaste tijdstippen).
  • Beloon jezelf (plan iets in dat “BTW-weekend”).

Lukt het niet? Ga dan op zoek naar wat je tegenhoudt en werk die obstakels weg. Ik help je graag die obstakels ontmaskeren!


Tot 30% tijdswinst mogelijk op PC… een paar tips

Volgens verschillende onderzoeken gaat er bij het werken op PC heel wat tijd verloren. Zo zou er tot 20% van de tijd dagelijks opgaan aan het zoeken naar bestanden en informatie op PC. Goed nieuws! Dat betekent dat er ook heel wat tijd te winnen valt. In deze blog deel ik graag een aantal minder bekende eigenschappen van Windows waarmee je het jezelf makkelijker kan maken.

Meerdere schermen naast elkaar

Het gebruiken van verschillende schermen kan een tijdswinst van 10% opleveren. Financieel en ecologisch zijn er ook verschuivingen. Vaak gebruik je een tweede fysieke scherm immers om informatie te vergelijken of te verplaatsen van 1 applicatie naar een andere. Met slechts 1 scherm moet je dan veel meer klikken en/of ga je de informatie printen om vervolgens af te stippen. Dat is niet langer nodig, ook wanneer je geen tweede monitor aan kan sluiten kan je in Windows 7 en 10 makkelijk 2 applicaties naast elkaar kan gebruiken.

Dat kan met de toetsencombinatie Windows + --> of Windows + <--. Op Windows 10 krijg je dan in de andere helft van je scherm de programma's te zien die actief zijn. Klik er een aan en dit vult de tweede helft van je scherm.

Heb je voor één van beiden toch iets meer nodig dan de helft? Geen probleem. Doorloop eerst de voorgaande stappen en versleep dan de scheiding tussen beide vensters.

De miskende tijdswinst van Verkenner/Explorer

De meesten onder ons leerden eerder als autodidact op de computer werken en als we al een opleiding volgen dat is dat vaak voor een programma, zelden voor een besturingssysteem. Het is dan ook in tools als Windows Verkenner/Explorer dat er vaak heel wat tijd te besparen valt.

Sneller veelgebruikte mappen terugvinden

Wanneer je de Verkenner/Explorer opent heb je bovenin Quick Access/Snelle toegang staan. Wist je dat je deze lijst kan personaliseren en er shortcuts naar de mappen kan plaatsen die je het vaakst gebruikt?

Ga in de boomstructuur naar de map die je vast in deze lijst wil zien staan en klik rechts. Kies voor "toevoegen aan snelle toegang" of "Pin to Quick Access".

Uit elk bestand inhoud moeten checken of overnemen voor een lijst met 100 scans? Preview of voorvertoning aanzetten in Explorer/Verkenner

Ken je dat? Er is bvb een reeks gescande werkbonnen en je moet van elke werkbon de gegevens halen voor facturatie. Traditioneel open je elk bestand afzonderlijk, wacht je tot het programma opent en het beeld wordt geladen. Je typt de info over en sluit het bestand. Idem voor alle volgende. En na een 10-tal lijnen begin je dan te twijfelen waar je gebleven was en is het monnikenwerk geworden.

Niet langer nodig dankzij preview of voorvertoning in Explorer/Verkenner. Wanneer je deze functie actief hebt klik je een bestand aan (PDF,Word, Excel, Powerpoint of afbeelding) en rechts kan je het alvast zien. Getypte tekst kan je in dit scherm selecteren en kopiëren naar een ander programma. Je zal zien, nooit meer twijfelen waar je gebleven was in de lijst met bestanden.

Een bestand diep in de boomstructuur op je PC sneller openen?

Tik op de Windows-knop op je toetsenbord (= klikken op het vergrootglas onderin links) en typ de naam in van het bestand dat je wil openen, Windows zoekt het zo voor je op! (Let wel: doorzoekt enkel offline bestanden)

Er staan verschillende versies van een bestand, hoe weet ik welke de recentste is?

Wanneer je met O365 werkt is er goed nieuws voor de toekomst: versie beheer door in de naam van je bestand v1,v2 toe te voegen is vaak niet meer nodig. In O365 zit immers versiebeheer waardoor je op elk moment terug kan keren naar een vorige versie van een zelfde bestand. Zo raak je de vorige versie niet kwijt maar hoeft er ook niemand meer te twijfelen of hij/zij nu wel op de juiste versie werkt.

En voor de bestanden die er vandaag staan? Neem zo snel mogelijk de tijd om even uit te vissen welke nu de juiste is en verplaats de oude naar een archief (of misschien zelfs definitief naar de vuilbak?)

Let wel! Je kan niet zien welke wijzigingen er geweest zijn voor het “opslaan als”. Dit wordt aanzien als een nieuw bestand.

Uiteraard zijn er nog vele andere manieren om slimmer te werken op PC.

Hier kreeg je de tips waar cursisten recent het meest enthousiast op reageerden. Omdat ze niet enkel tijd maar ook stress en frustratie uitspaarden.

Heb jij hier alvast wat tips uit meegepikt? Vergeet ze dan vooral niet te delen met collega’s! Andere slimme tips en ideetjes? Deel ze gerust in de racties!

3 minuten tijd besparen elke dag levert je op jaarbasis 1 werkdag op! (Of wordt dat dan toch eerder een dagje verlof?)

Tijd om nog meer tijd te maken? Overweeg dan eens een dagje digital sherpa in je bedrijf!

Iedereen kan een moment inplannen om zijn/haar vragen en/of frustraties in Office voor te leggen. We kijken samen naar de concrete case. Onze digital sherpa leert je praktische vaardigheden binnen je eigen praktijk en denkt met plezier mee hoe het met kleine aanpassingen misschien nog wat vlotter kan!