Je bekijkt nu Tot 30% tijdswinst mogelijk op PC… een paar tips

Tot 30% tijdswinst mogelijk op PC… een paar tips

Volgens verschillende onderzoeken gaat er bij het werken op PC heel wat tijd verloren. Zo zou er tot 20% van de tijd dagelijks opgaan aan het zoeken naar bestanden en informatie op PC. Goed nieuws! Dat betekent dat er ook heel wat tijd te winnen valt. In deze blog deel ik graag een aantal minder bekende eigenschappen van Windows waarmee je het jezelf makkelijker kan maken.

Meerdere schermen naast elkaar

Het gebruiken van verschillende schermen kan een tijdswinst van 10% opleveren. Financieel en ecologisch zijn er ook verschuivingen. Vaak gebruik je een tweede fysieke scherm immers om informatie te vergelijken of te verplaatsen van 1 applicatie naar een andere. Met slechts 1 scherm moet je dan veel meer klikken en/of ga je de informatie printen om vervolgens af te stippen. Dat is niet langer nodig, ook wanneer je geen tweede monitor aan kan sluiten kan je in Windows 7 en 10 makkelijk 2 applicaties naast elkaar kan gebruiken.

Dat kan met de toetsencombinatie Windows + –> of Windows + <–. Op Windows 10 krijg je dan in de andere helft van je scherm de programma’s te zien die actief zijn. Klik er een aan en dit vult de tweede helft van je scherm.

Heb je voor één van beiden toch iets meer nodig dan de helft? Geen probleem. Doorloop eerst de voorgaande stappen en versleep dan de scheiding tussen beide vensters.

De miskende tijdswinst van Verkenner/Explorer

De meesten onder ons leerden eerder als autodidact op de computer werken en als we al een opleiding volgen dat is dat vaak voor een programma, zelden voor een besturingssysteem. Het is dan ook in tools als Windows Verkenner/Explorer dat er vaak heel wat tijd te besparen valt.

Sneller veelgebruikte mappen terugvinden

Wanneer je de Verkenner/Explorer opent heb je bovenin Quick Access/Snelle toegang staan. Wist je dat je deze lijst kan personaliseren en er shortcuts naar de mappen kan plaatsen die je het vaakst gebruikt?

Ga in de boomstructuur naar de map die je vast in deze lijst wil zien staan en klik rechts. Kies voor “toevoegen aan snelle toegang” of “Pin to Quick Access”.

Uit elk bestand inhoud moeten checken of overnemen voor een lijst met 100 scans? Preview of voorvertoning aanzetten in Explorer/Verkenner

Ken je dat? Er is bvb een reeks gescande werkbonnen en je moet van elke werkbon de gegevens halen voor facturatie. Traditioneel open je elk bestand afzonderlijk, wacht je tot het programma opent en het beeld wordt geladen. Je typt de info over en sluit het bestand. Idem voor alle volgende. En na een 10-tal lijnen begin je dan te twijfelen waar je gebleven was en is het monnikenwerk geworden.

Niet langer nodig dankzij preview of voorvertoning in Explorer/Verkenner. Wanneer je deze functie actief hebt klik je een bestand aan (PDF,Word, Excel, Powerpoint of afbeelding) en rechts kan je het alvast zien. Getypte tekst kan je in dit scherm selecteren en kopiëren naar een ander programma. Je zal zien, nooit meer twijfelen waar je gebleven was in de lijst met bestanden.

Een bestand diep in de boomstructuur op je PC sneller openen?

Tik op de Windows-knop op je toetsenbord (= klikken op het vergrootglas onderin links) en typ de naam in van het bestand dat je wil openen, Windows zoekt het zo voor je op! (Let wel: doorzoekt enkel offline bestanden)

Er staan verschillende versies van een bestand, hoe weet ik welke de recentste is?

Wanneer je met O365 werkt is er goed nieuws voor de toekomst: versie beheer door in de naam van je bestand v1,v2 toe te voegen is vaak niet meer nodig. In O365 zit immers versiebeheer waardoor je op elk moment terug kan keren naar een vorige versie van een zelfde bestand. Zo raak je de vorige versie niet kwijt maar hoeft er ook niemand meer te twijfelen of hij/zij nu wel op de juiste versie werkt.

En voor de bestanden die er vandaag staan? Neem zo snel mogelijk de tijd om even uit te vissen welke nu de juiste is en verplaats de oude naar een archief (of misschien zelfs definitief naar de vuilbak?)

Let wel! Je kan niet zien welke wijzigingen er geweest zijn voor het “opslaan als”. Dit wordt aanzien als een nieuw bestand.

Uiteraard zijn er nog vele andere manieren om slimmer te werken op PC.

Hier kreeg je de tips waar cursisten recent het meest enthousiast op reageerden. Omdat ze niet enkel tijd maar ook stress en frustratie uitspaarden.

Heb jij hier alvast wat tips uit meegepikt? Vergeet ze dan vooral niet te delen met collega’s! Andere slimme tips en ideetjes? Deel ze gerust in de racties!

3 minuten tijd besparen elke dag levert je op jaarbasis 1 werkdag op! (Of wordt dat dan toch eerder een dagje verlof?)

Tijd om nog meer tijd te maken? Overweeg dan eens een dagje digital sherpa in je bedrijf!

Iedereen kan een moment inplannen om zijn/haar vragen en/of frustraties in Office voor te leggen. We kijken samen naar de concrete case. Onze digital sherpa leert je praktische vaardigheden binnen je eigen praktijk en denkt met plezier mee hoe het met kleine aanpassingen misschien nog wat vlotter kan!