Eigenaars van kleinere bedrijven vragen mij wel eens wat ze kunnen doen om hun boekhouding of finnciële administratie efficiënter en effectiever te maken.

Wanneer ze me de huidige situatie met aankoopfacturen omschrijven dan gaat het vaak zo: “ik steek alles in een doos en op het eind van het kwartaal ben ik dan uren bezig om alles correct door te geven aan de boekhouder. Verkoopfacturen? Die doen we nu nog in Word of Excel een keer per maand want dan werkt dat sneller.”

Ze “batchen” dus, laten alles opstapelen en gaan er dan in 1 keer door. Is best OK naar hun gevoel. Maar het laatste weekend voor de aangifte is er geen tijd voor een feestje. En hoe goed of slecht de zaken gaan, daarvoor is het (maanden) wachten op de conclusies van de boekhouder.

Het ding is: we denken dat we goed bezig zijn. Als je de kamer behangt doe je toch ook meteen de hele kamer in plaats van elk jaar 1 muur?

Financiële taken batchen heeft echter al heel snel een negatieve impact op je cashflow. Iedere dag dat jij langer wacht om je factuur te versturen is een dag langer dat je niet betaald wordt. Iedere dag langer dat jij wacht om je inkomende facturen te verwerken is de kans vergroten dat je verwijlintresten moet betalen. Alleen maar omdat je de pest hebt in die administratie.

In realiteit zijn we dus aan het uitstellen en later krijgen we de rekening 😉
Ook dat “het gaat sneller” blijkt vaak heel snel onderuit te halen met de juiste technologie.

Eens we dat weten verzinnen we allemaal slimme oplossingen. Dan zetten we een heel systeem op om te zorgen dat we toch maar efficiënter de boekhouding gaan bijhouden. Postbakjes, mapjes in de mailbox,  tussenschotten, post-its, iedere week blokkeren we een halve dag in onze agenda, we hebben een heel stappenplan dat alles vlotter moet doen lopen. Been there!

Weet je wat ik daaruit heb geleerd? Aan het einde van het kwartaal is het probleem quasi hetzelfde, of erger. Op het einde van het kwartaal wil ik alles bij elkaar pakken en doorsturen. Op dat moment moeten dubbelchecken of zoeken naar iets van maanden eerder, dat is tijdverlies.

Wat dan wel werkt? Het proces herleiden tot een absoluut minimum aan kleine stappen. Het Jeep-principe. JEEP of Just Enough Easy Parts. Met andere woorden: verdeel de taak in heel korte en makkelijke subtaken.

In dit geval is dit voor mij:

• STAP 1: bewaar de nieuwe factuur direct in de juiste map met een volgnummer.
• STAP 2: betaal wekelijks en duid elke betaling meteen aan.
• STAP 3: schenk aandacht aan het overzicht.

Die stappen kan je voor jezelf nog eenvoudiger gaan maken. Je moet niet naar de andere kant van het huis lopen om een factuur te klasseren. Indien je digitaal werkt hoef je het bestand niet manueel te nummeren.

Kies dus eerst: papier of digitaal (archief).

Vervolgens 1 commitment: wat afwijkt zet ik direct om als onderdeel van stap 1. Als je koos voor digitaal scan je dus alle papier direct in. Papier dan print je elke factuur direct af en wordt deze meteen geklasseerd. No excuses!

Zorg dat alles zo min mogelijk moeite vraagt. Fysiek en emotioneel.
Digitaal: zorg voor een scanner die je zo kan instellen dat documenten automatisch in je systeem terechtkomen (kunnen scannen naar een map of een speciaal mailadres, zonder dat elke keer te moeten typen). Batch betalingen zodat je ook deze direct in het systeem registreert.

Papier: Een ringmap binnen handbereik, alsook een perforator, nietmachine, een paar vellen papier en een stylo. Zorg in de map dat je de meest recente factuur altijd bovenaan plaatst. Ook het doorbladeren vraagt tijd en moeite en dat willen we niet. Het papier en de nietjesmachine hebben we in de aanslag om de kleine ticketjes en BTW-bonnetjes meteen vast te nieten en te klasseren.

Werk je op papier en wil een overzicht van uitgaven en inkomsten? Dan zal je zelf een lijstje moeten bijhouden. En dan is er de valkuil: zolang ze de tijd niet denken te hebben voor dat lijstje hebben mensen de neiging niks te doen. Dan blijft het toch weer bij het oude. Laat dan liever die lijst achterwege.

Ja maar dan ben ik daar iedere week mee bezig.

Yep, dat is zo. Maar ik weet iedere week ook precies hoe mijn zaak er financieel voor staat en last but not least: dat laatste weekend voor de BTW-aangifte? That’s mine! 😉

Conclusie:

• Maak het simpel, JEEP.
• Volg regelmatig op (zet reminders in je agenda op gepaste tijdstippen).
• Beloon jezelf (plan iets in dat “BTW-weekend”).

Lukt het niet? Ga dan op zoek naar wat je tegenhoudt en werk die obstakels weg. 

Update: Wist je dat de digitale tools die ons hierbij helpen steeds beter worden? In dit artikel geef ik je tips hoe je de juiste tools kan kiezen voor jouw bedrijf.