“Ik snap wel waarom collega’s een burn-out krijgen hoor! E-mail, chat via Skype, Yammer, Whatsapp, SMS,… er komt alleen maar bij. Nu Teams weer”.

Herkenbaar? Tijd om er iets aan te gaan doen en daar heb je zelf meer in je mars dan je zelf denkt!

We worden allemaal bedolven onder de communicatie-kanalen, informatie en alle gedoe dat ermee gepaard gaat. Je bent niet alleen, maar dat lost je probleem niet op natuurlijk.

Tenzij je er rotsvast van overtuigd bent dat er geen oplossing is, zijn er kansen tot verbetering. Wil je daar iets mee doen? Lees dan even verder.

  • “Waar was dat nu weer?” Is dat een bekende vraag?
  • Heb je een gevoel van overload of het gevoel voortdurend in spreidstand te staan? Wellicht omdat je te veel verschillende tools gebruikt voor eenzelfde doel.
  • Lopen er dingen mis? Berichten die je mist, documenten die je niet meer terugvindt,…

Dan kan Teams echt wel een hulp zijn. Alleen zou ik er Teams niet gewoon even bijnemen, maar mij eerder afvragen wat de rol van Teams wordt. Dat is trouwens geen vraag waar je alleen op antwoordt maar waar je met je team naar kijkt (VOOR je Teams begint te gebruiken). Zonder voorafgaand overleg en afspraken is Teams een garantie op brokken. Mét overleg (in mijn ogen de basis voor samenwerking) is Teams een tool die samenwerking en interne communicatie aanmoedigt zonder te overweldigen, maar dan moet je het ook zo gebruiken.

Dat was ook wat er met de cursist uit mijn voorbeeld gebeurde. 25 jaar lang was er intern gecommuniceerd via mail. 25 jaar lang had ze een eigen werkwijze opgebouwd in haar inbox. Ze had dus 1 plek waar alles stond, haar mailbox. En nu plots stond een deel in Outlook en een deel in Teams. Toen we samen aan de slag gingen merkte ze al snel dat er andere mogelijkheden waren om te zorgen dat ze minder stress hoefde te ervaren op het werk. Dat ze daarbij prima controle kon houden. Eens ze leerde hoe Office365 werkte en evolueerde naar een tool die veel van haar verzuchtingen kon wegnemen door het anders te gebruiken.

Voor de digital sherpa is de uitspraak “nog een tool?!?” een symptoom dat om verder onderzoek vraagt:

  • Wat doet het volgens jou dubbel?
  • Waarom doe je dat dan dubbel (wat zijn de voordelen van beide tools)
  • Welke meerwaarde laten we vallen als we één van beiden niet meer gebruiken?
  • Als we beiden nodig blijven hebben, kunnen we dan het gebruik indijken?

Voor mensen met een langere staat van dienst is het vaak onmogelijk om nieuwe mogelijkheden te ontdekken. Je concentreert je iedere dag op je job en op je taken uitvoeren. Dat lukt zoals je dat de afgelopen jaren deed, waarom zou je dan een gat in de lucht springen als iemand komt met een alternatief?

Hen bijstaan is één van de rollen van de digital sherpa. We bekijken wat stress veroorzaakt binnen een proces. Van daaruit kijken we naar wat er vandaag bestaat om dat op te lossen. Soms zit dat in de technologie anders gebruiken, soms in hele nieuwe programma’s. We beklimmen samen Mount Digi en ergens onderweg wordt niet enkel de persoon maar ook de onderneming iets meer future proof.