In deze blog kijk ik terug op het zaadje dat zich 10 jaar geleden definitief kwam nestelen. Ik deel ook graag hoe dat vandaag en morgen bij kan dragen aan de groei van jouw bedrijf.

Wanneer je erin slaagt om 50% tijd te besparen dan doet dat wat met een mens. Wanneer je beseft dat je dat realiseerde binnen een proces waar ook een overheidsdienst bij betrokken is (met 9 betrokken partijen en een logge wetgeving) des te meer.

Ik was al sinds jaar en dag geboeid door werkorganisatie en efficiëntie. Ik was nooit in staat om gewoon uit te voeren zonder de directe meerwaarde te zien.

Mijn job an sich hoort dat ook te hebben: meerwaarde, impact. En dat was toen ook zo, ik droeg bij aan de toekomst van kwetsbare jongeren en ik hielp de voedingsindustrie mee groeien met wat ik deed. Maar die maandelijkse vergaderingen van om en bij de 3 u, dat was andere koek. Uren voorbereiding. Verwoede pogingen om dossiers niet nog een maand te laten vertragen omwille van een punt of komma. Wettelijk kader, overheidsdiensten, weet je wel…

Maar wat kan jij dan vandaag meenemen uit mijn queeste die meer dan 50% tijd liet besparen?

Gebruik het hele speelveld

Geloof me, de dag dat ik de kans kreeg een alternatief uit te werken staat voor altijd in mijn geheugen gegrift. Het kader veranderde niet. Ik ging op zoek naar waar de grens exact lag en wat dat aan mogelijkheden bood die we nog niet gebruikten. Het bleek dat we maar een heel klein deel gebruikten en dat digitalisatie nieuwe dingen mogelijk maakte.

Doe het niet enkel voor jezelf

Verandering is vaak lastig. Bovendien stond ik onderaan de ladder op dat moment. Een aantal van de 9 partijen zagen mij eerder als “dat secretaresseke” (zo voelde het althans). Wilde ik mijn eigen job makkelijker gaan maken dan moest ik dus wel de voordelen kunnen benoemen die ook in hun kraam zouden passen. Ik pakte er pas mee uit toen er een hele waslijst was.

Kies voor de meest eenvoudige werkende oplossing

Ik werkte 4 online formulieren uit op onze bestaande website.

Er kwam een eind aan:

• Stapels zinloos kopieerwerk. Alle kopies waren nu digitaal beschikbaar.
• Vergaderingen van 3u. Op 15 min waren we meestal rond.
• “Ik heb dat dossier niet doorgekregen!”: zodra een van de partijen een formulier invulde was iedereen op de hoogte.
• “Die keuze kan wettelijk gezien niet”: met dropdowns was creatieve vrijheid aan banden gelegd daar waar het moest.

Ga verder

De geest was uit de fles. Wat ik 10 jaar eerder in mijn opleiding in een productieomgeving leerde kon gewoon ook op administratie toegepast worden.

En ja, dan denk je wel eens dat er grenzen aan zitten. Dat er op vandaag zoveel geoptimaliseerd en geautomatiseerd is dat de grenzen stilaan zijn bereikt.

Niks lijkt minder waar, alles kan beter.

Ik kruiste recent een klant die 2 jaar geleden nog riep direct een ERP nodig te hebben om de prestaties van zijn 15 medewerkers te factureren. Hij wist me te vertellen dat het eenvoudige systeem dat ik opzette zonder bijkomende software-licenties nog steeds werkt. Hij heeft het mede daardoor aangedurfd te investeren en door te groeien naar 28 medewerkers. (De meest eenvoudige werkende oplossing werkt goed voor hem maar laat hem ook toe een flexibele partner te zijn voor zijn klanten).

Als ik zo’n reacties krijg dan is het feest bij deze digital sherpa. KMO’s versterken is immers deel van mijn missie. Als de firma in kwestie er binnenkort voor kiest over te schakelen op een ERP dan hebben ze hun processen en vereisten helder (ze kennen de grenzen van hun eigen speelveld en kunnen ze ook gebruiken). Dat zal ook bij de implementatie van pas komen (de meest eenvoudige werkende oplossing toont je de minimumvereisten waaraan een geavanceerde versie moet voldoen)

Van die gedachte word ik dan oprecht gelukkig.