Die Excel doorzoeken van 14.000 lijnen? Dat duurt een halve dag!

Deze uitspraak hoorde ik van een kennis. Het was een collega van haar die in paniek schoot bij die gedachte, maar na een 10-tal minuten was het zaakje opgelost. Ze hadden samen de gegevens gevonden die nodig waren.

Het klinkt je misschien bekend in de oren... Misschien ben jij wel diegene bij wie het koud zweet uitbreekt bij zo'n lijsten. Diegene die mottig wordt bij het zoeken naar antwoorden in de zee van informatie.

Tegenwoordig bevatten lijsten en databases immers zo'n massa data dat een simpele query duizenden lijntjes met resultaten oplevert. Overzichtelijk is wat anders, right?

Als je effectief op zoek moet naar alle gegevens die voldoen aan een reeks van criteria dan kan dat best tijdrovend zijn. Jij kan daar effectief uren aan spenderen. Scrollen door data. Gegevens overnemen op papier of in een ander bestand.

Misschien ben jij wel stiekem jaloers op die collega die je steeds uit de nood helpt. Want je zou het zo graag zelf kunnen.

Ik ben ervan overtuigd dat jij dat kan leren.

Als je sinds Office 2010 geen opleiding meer volgde of geen tijd had om je in de nieuwe functies in te graven, dan is dat hoogstwaarschijnlijk zo. Want er is ontzettend veel veranderd!

  • Als je maandelijks op zoek moet naar uitzonderingen in die lijst van 10.000den lijntjes info
  • Als je analyses moet maken van diezelfde data
  • Als je gegevens uit 3 verschillende databestanden met elkaar moet vergelijken om een juiste beslissing te nemen
  • Als je je data overzichtelijker wil weergeven
  • Als je opzoekingen wil doen zonder te scrollen

Dan is er heel wat tijd te winnen. En hoe cool zou dat zijn om meer tijd te hebben om gericht actie te ondernemen?
Weet je hoe je op een link klikt? Dan hoef je zelfs de deur niet meer uit! Ik kan het jou ook van op afstand leren. Enkel wat jij nodig hebt, op het moment dat je het nodig hebt. Neem contact op voor meer info.


Geoptimaliseerde nummerplaat

Neen, dit heb ik niet zelf bedacht. Maar toen ik dit bestelwagentje zag rondrijden dacht ik, da's origineel!


"Allez, wat zegt gij nu?" Jaja, zelfs als het enkel om het ego van de bedrijfsleider is gedaan, ik vind het niet dom! Waarom? Ik zie een paar leuke neveneffecten.

Marketing

Die gepersonaliseerde nummerplaten vallen op. Hoeveel daarvan komen niet als foto op Facebook terecht. Daarom niet altijd in een even positief daglicht, akkoord. Maar ze worden gedeeld. Deze heeft ongetwijfeld een invloed op het bereik van deze groenteboer. En zijn imago wordt er ook mee door gevormd.
Zijn camionnetje staat in deze blog ;-) dat van andere groentenboeren niet...

Wagenparkbeheer

Wie ooit al eens aan wagenparkbeheer heeft gedaan die weet hoeveel parameters daaromtrent in het oog moeten worden gehouden. Ik kan me zomaar voorstellen dat het ook wel veel prettiger werkt als je de nummerplaat kan vervangen door iets wat je zelf hebt bepaald.

ROI

De financiële return on investment, daarover kan worden gedebatteerd. Maar onopgemerkt zal het in elk geval niet voorbij gaan.


Help! Ik vind dat bestand niet meer!

"Die map is verdwenen! Help!!" (per ongeluk versleept naar ergens anders in veel gevallen)
"Ja, ik ben er zeker van dat ik dat uit had getypt... maar waar ik het heb opgeslagen..."

Dat heb ik zo vaak gehoord van collega's... en ja, in het heetst van de strijd zondig ik ook wel eens. Dat typ ik en zwier ik dat bestand zonder veel erg in een of andere map die logisch lijkt. Dan moet ik later ook op zoek naar dat bestandje... Gelukkig, want daardoor weet ik hoe te zoeken ;-)

Collega's vonden hoe langer hoe meer de weg. "Vraag het aan Sara, die zal wel weten waar dat staat". En hoewel ik uit mezelf zelden wist waar het precies stond, dan nog vond ik dat bestand in 99% van de gevallen terug. In veel gevallen sneller dan de anderen. Maar ja, die collega's heb ik intussen al bijna een jaar vaarwel gezegd... (maar ze zijn zeker niet vergeten!) Intussen zijn er klanten waar ik dezelfde soort problemen zie terugkomen...

Gezien het mijn missie is om ondernemende mensen effectiever op PC te laten werken heb ik een oplossing uitgewerkt. Een cadeautje aan al wie zich dom voelt op PC omdat hij/zij zo lang zit te zoeken. Want er zijn heel wat hulpjes die zomaar in je PC zitten "ingebakken" en trucjes die je zelf kan toepassen om je het leven makkelijker te maken. Je moet het alleen maar weten...

Daarom dus schreef ik de afgelopen week een lijst met 20 zoektips. Zodat je zelf dat bestand sneller terugvindt, in mappenstructuur of in totale chaos.

Intussen staat het cadeautje online. Speciaal voor Windows-gebruikers. Wil je het ontvangen? Hier vind je de info!

PS: Werk jij uitsluitend op Mac? Even geduld, de Mac-versie is on it's way!

Ik kijk uit naar jullie feedback!

Sara


"Moeten wij nu leven volgens de wetten van dat systeem? Hoort het systeem niet juist onze business mogelijk te maken?"

Het is een reactie die ik hoorde bij verschillende werkgevers en opdrachtgevers. Een nieuw stuk ERP-software werd in dienst genomen en ze botsten vrijwel meteen op grenzen.

En inderdaad. Er leek soms geen enkele denkoefening te zijn gemaakt voor de invoering van ERP, geen enkele wijziging aan het standaardpakket op basis van de dagelijkse werking. Integendeel, de dagelijkse werking moest de eisen van het systeem maar slikken. Een ERP-systeem waar de medewerkers, in verhouding tot de impact op de werking, ook nog eens bitter weinig uitleg over kregen. Bij gebrek aan tijd werden de vragen bij de opstart door de verkeerde personen beantwoord. Bij de implementatie van het systeem werd te weinig aandacht geschonken aan de impact van deze beslissingen op de dagelijkse werking.

Gebakken peren. Daar zaten we dan mee. Geen keuze dan verder ploeteren? Neen, het kan anders! Zeker van! Maar het vraagt wel een grote inspanning, zoveel is zeker. Hoe langer ze wordt uitgesteld, hoe groter de inspanning die nodig is om alles recht te trekken.

De "beveiligingen" die in zo'n systemen zijn ingebakken vereisen immers in sommige gevallen dat elke actie die is genomen op bepaalde transacties wordt teruggedraaid en herdaan. Alleen dan kan de transactie worden gewijzigd. Maar het is OF sakkeren bij elke transactie in het systeem, OF de tijd nemen die nodig is om het goed te doen. Kies je voor het sakkeren, dan ga je allicht op termijn ook met vertekende statistieken zitten...

Een database implementeren, of het nu een ERP is of CRM, ja zelfs een boekhoudpakket vraagt een gezamelijke inspanning van elke schakel in de ketting. Creatief omgaan met de beschikbare software en materialen. Een juist evenwicht vinden tussen alle verschillende diensten. Om als team een maximaal rendement te halen uit de investering.

En uiteraard kan het rechttrekken na de implementatie ook vermeden worden. Door de “verhuis” grondig voor te bereiden.

  • stilstaan bij de impact van keuzes (bvb welke verkoopseenheid hebben we nu en waarom is dat zo?)
  • zorg dragen voor data (bvb zijn alle klantenfiches bijgewerkt? Zijn er parameters die in de huidige werking echt ontbreken? Parameters die overbodig zijn geworden maar in het oude systeem nog verplicht worden ingevuld)
  • documentatie van processen en de impact van het nieuwe systeem hierop vooraf onderzoeken
  • training inplannen die niet enkel het systeem maar ook de interne processen nogmaals in beeld brengt
  • kennisuitwisseling aanmoedigen
  • met de reeds beschikbare middelen al een stuk verder digitaliseren. Documenteren wat dat systeem kan en wat je extra verwacht. Dat als "lastenboek" gebruiken bij de keuze voor een nieuw systeem.

Sparringpartner nodig? Hulp nodig bij het onderhoud van de basisgegevens (masterdata)? Je bent aan het juiste adres!

Schrijf nu in op de Kanli nieuwsbrief

* verplicht veld
           
    


Kanli gebruikt je mailadres enkel om je te informeren.


Vrolijk Kerstfeest en Gelukkig Nieuwjaar!


Kanli haat spam! Je mailadres wordt enkel gebruikt om je tips te sturen.


Hoe zet ik mijn zaak of praktijk op de (digitale) kaart?

Ook als je geen winkel uitbaat wil je natuurlijk dat zoveel mogelijk potentiële klanten jou vinden. In een reactie op mijn vorige post kreeg ik te horen: "Maar ik heb geen winkel, dus voor mij is dat niet van belang!" FOUT! Als je wil gebeld worden voor een opdracht, als je meer vat wil krijgen op de recenties over je bedrijf online... lees dan verder!

Zonder website of sociale media

Ja, ook zonder website of sociale media zijn er al dingen die je zaak vooruit kunnen helpen! Als mensen de naam van je bedrijf intikken in een zoekmachine wil je hen je contactgegevens laten zien (en al helemaal als ze in de buurt wonen).

In mijn vorige blogpost toonde ik al wat er mis kan gaan als een winkeleigenaar de gegevens niet controleert: er kunnen verkeerde gegevens staan. Aangezien de zoekresultaten in de browser of in apps als (Google)Maps vaak al genoeg info geven kan je zo dus klanten mislopen. Want zij die zeker zijn van wat ze willen gaan niet op je site rondsnuffelen. Had je al direct wat van me willen kopen dan had jij me ook direct gebeld, right? ;-)

Wanneer je je zaak toevoegt aan GoogleMijnBedrijf dan zal dat er in elk geval voor zorgen dat je zaak kan verschijnen in de zoekresultaten. Met correcte contactgegevens.

Zodat je onderneming online toch zichtbaar wordt

Zou het niet fijn zijn dat je bedrijf bij de zoekresultaten verschijnt wanneer iemand in de buurt je activiteit intikt?

Stel, je hebt een sleepfirma in Sint-Pieters Leeuw. Ik sta daar in panne en zoek op m'n iPhone "depanneur". Ook al vul ik geen locatie in, Google zal me in elk geval een sleepfirma tonen dicht bij waar ik ben. Hoe verder ik me van huis bevind, hoe meer resultaten ik zal zien dicht bij waar ik op dat moment fysiek ben.

Maar ook als ik bij jou om de hoek werk en een loodgieter zoek. Jij hebt zo'n firma. Wil je niet dat ik jouw zaak dan zou vinden? Omvang van het bedrijf of de website speelt intussen een kleinere rol in de zoekresultaten, wel de fysieke afstand tussen het bedrijf en diegene die zoekt. Ook als je een website hebt is het nuttig om ze te bevestigen, dan scoren ze beter omdat ze betrouwbaarder zijn.

Maak het je potentiële klant makkelijker

Je kan alle contactgegevens invullen die je wenst. Zelfs je openingsuren worden makkelijker vindbaar voor potentiële klanten. En last, but not least: je krijgt ook meer grip op eventuele recenties (of reviews). Zodra iemand je bedrijf ophemelt of de grond in boort kan je een melding ontvangen. Je kan ook vragen om reviews te verwijderen.

En begin je later toch met een website, dan koppel je die ook in Google Mijn Bedrijf en dan zal je website en ook je bedrijf sneller beter vindbaar worden.

Allemaal met een beperkte (tijds)investering

Je bedrijf op Google Mijn Bedrijf activeren hoeft niet lang te duren. Bestaat je bedrijf al langer? Zoek in Google je bedrijfsnaam en locatie op. Verschijnt die rechts met een kaartje erbij dan kan je de locatie claimen. Klik op de link om te bevestigen dat het jouw bedrijf is en volg de instructies.

Net gestart of onvindbaar in Google? Je logt rechts bovenaan in met je Google Account en begint de veldjes aan te vullen en stap-voor-stap instructies te volgen.

Het lastigste is de categorie want die lijst is soms wat raar opgebouwd. Mijn tip: tik in dat vakje een trefwoord dat met je zaak te maken heeft. Werkt het niet? Kijk dan eens welke categorie een concurrent heeft gekozen.
Wat je in dit vak ook doet, zodra je je naam zou veranderen van "Gebuisd" naar "Loodgieter Gebuisd", hou er dan rekening mee dat je beter zal scoren als je hier de naam gebruikt die ook elders op het net terug te vinden is.

Lever je goederen/diensten bij klanten, dan zal je ook een radius in moeten stellen. Stel die realistisch in! Als je pizza's bezorgt wil je dat niet op 100km afstand doen.

Geef je gegevens op zoals openingsuren en betalingsmogelijkheden? Vergeet de gegevens niet up-to-date te houden. Plan bvb 1x per jaar een herinnering in je agenda om je gegevens nogmaals na te kijken.

Check alle gegevens grondig!

In de laatste stap wordt het postkaartje getoond dat je een paar weken later zal ontvangen. Wanneer je dat ontvangt zal je terug moeten aanloggen om de code op het kaartje in te geven. Zo kan Google nagaan dat jij effectief degene bent die de zaak uitbaat.

Screenshot Google Mijn Bedrijf

SEO

Wat je net deed heet officieel Search Engine Optimalization. Het is één van de belangrijke onderdelen en acties die te doen zijn als je meer resultaten wil boeken met je online aanwezigheid of website.

Succes!

Sara

PS: Hulp nodig? Laat het gerust even horen!

Vond je deze post nuttig? Schrijf nu in op de Kanli nieuwsbrief, je krijgt er een boel extra's bovenop!

* verplicht veld
           
    


Kanli gebruikt je mailadres enkel om je te informeren.


Hoe je vermijdt dat je zaak wordt gesaboteerd

Mijn mond viel open, echt waar! Ik zocht afhaalpizza en stelde vast dat er ergens iemand sabotage aan het plegen is...
Ik vind het dan ook zo jammer dat veel zelfstandigen de noodzaak niet zien van na te gaan hoe hun zaak ophet internet verschijnt. Want of je er nu een website op nahoudt of niet, je zaak zit hoogstwaarschijnlijk wél op het internet. En als potentiële klanten een leverancier zoeken, dan is dat in veel gevallen OOK op het internet.

Hoe en waar zoeken klanten naar de producten of diensten die jij verkoopt?

Ik zocht dus pizza. Dan krijg je automatisch pizza-zaken in de buurt van waar je je bevindt. Meer nog, ik zocht Pizza-Pazza want ik wist waar ik heen wou. Dit is het eerste wat ik te zien kreeg.

Website in het zoekresultaat verwijst potentiële klanten door naar de concurrentie. Pizza Pazza wordt Pizza Hut.

Wat als ik niet denk aan hoe mijn klanten zoeken?

De foto hierboven laat zien wat er kan gebeuren als je zelf je bedrijf niet op de digitale kaart zet. De eerste die zich eigenaar verklaart van een plaats op Apple Maps bepaalt wat er als uitleg bij komt te staan. (ja, er wordt nog nagekeken, maar die controle lijkt niet echt zo hoogwaardig, toch?)

In dit geval is het probleem opvallend, de naam van de zaak en de website komen niet overeen... maar stel je voor dat iemand ook het telefoonnummer verandert... Dit voorbeeld komt uit AppleMaps via Safari. Allebei standaardapps op iPhone. 

Maak ik gebruik van de GoogleMaps-app dan klopt de info wel, en hier is er ook minder risico op dergelijke toestanden. Google verifieert de eigendom van een zaak. Daarvoor stuurt het na een paar dagen een postkaart naar je zaak met een code. Door die code in te tikken kan het de wijzigingen aan je bedrijfsgegevens valideren.

Ja, het kan blijkbaar nog pijnlijker worden...

Facebook begint nu ook al pagina's te suggereren... Je wordt als gebruiker gevraagd de contactgegevens te bevestigen...

Van waar komen die gegevens voor ik mijn zaak registreer?

Hoe Apple, Google en Facebook aan de informatie komen die ze tonen? Tja, daar zal ongetwijfeld meer dan 1 bron voor gebruikt worden. Als je Big Data hoort, tja, die zit écht wel bij die 3. Ze doen in feite ook niet veel anders dan wat de Gouden Gids al deed. Gegevens van bedrijven samenbrengen en zoveel mogelijk reclameinkomsten genereren bij het aanbieden ervan.
Wat je kan vaststellen is dat:
- er info op voorkomt die op jouw website staat vermeld
- er soms ook info staat van op andere sites als Gouden Gids en dergelijke
- dat er bij geregistreerde bedrijven heel wat nuttige info staat, waaronder ook openingsuren. Superhandig vind ik die info. Staat altijd in eenzelfde vorm, je hoeft de logica van een website niet te doorgronden...

De gegevens van Google Maps en Apple Maps maken het de bezoeker vaak makkelijker om je zaak te contacteren. Ze worden vaak weergegeven nog voor je website bezocht wordt.

Wanneer je op je iPhone of iPad een plaats opzoekt neemt (Apple) Maps het vaak over. Op Android is het Google Maps die het zoeken vergemakkelijkt. Als iemand zoekt op een vaste PC dan is de kans vrij groot dat Google wordt gebruikt en dat er dan rechtsboven een kaart of foto verschijnt van een zaak. Dat is opnieuw een stukje Google Maps dat zichtbaar wordt. Zoek je op internet op een iPhone of iPad naar een bedrijfsnaam? Dan krijg je mogelijks bij het zoeken bovenstaande pop-up. Je zoekt op internet via de standaard app (Safari is immers een onderdeel van het Apple imperium), Maps opent in een pop-up. Dat is dus opnieuw informatie uit Apple Maps.

Goed nieuws: je kan vat krijgen op de gegevens die verschijnen

Claim je bedrijf op GoogleMaps én Apple Maps

Bij Google kan je je bedrijf claimen en beheren zie de app "Google Mijn Bedrijf" of via je browser. Omdat Google belang hecht aan de bedrijfsgegevens zal je in de laatste stap een postkaart naar je bedrijf laten sturen met een code. Zodra je de code ontvangt moet je die ingeven. 

Bij Apple Maps kan je een probleem melden en dan voegen zij de locatie toe of passen die aan.

Conclusie: Waarom je bedrijf op de digitale kaart zetten?

  • Omdat je dan meer en JUISTE informatie mee kan geven in de zoekresultaten zodat mensen je direct kunnen contacteren. Apple biedt iets minder mogelijkheden maar gezien het voorbeeld lijkt het me toch handig om er rekening mee te houden.
  • Door deze service te activeren zal je website ook sowieso iets beter gaan scoren in Google. Zet daarom ook zeker de regio binnen dewelke je werkt goed in GoogleMaps. Locatie is één van de grote factoren bij het weergeven van zoekresultaten.
  • Je klanten kunnen direct je openingsuren en contactgegevens zien in de zoekresultaten.
  • Je kan je klanten al "versieren" door met aantrekkelijke foto's te gaan werken in Google Mijn Bedrijf. Klanten krijgen die te zien in de zoekresultaten.

Help! Ik vind niet hoe het moet!

Je bent niet alleen! Ik help mijn klanten hier immers ook bij.
Doe je het liever zelf? Google dan eens: "Google Mijn Bedrijf" en "Mijn bedrijf toevoegen aan Apple Maps".  Zoniet, contacteer me gerust. Veel succes!

Waren ze lekker?

Pizza Pazza die zijn geïnformeerd, uiteraard! En ja, ze waren lekker die pizza's! En een website hebben ze weldegelijk: pizza-pazza.be. ;-)

 

 



Kanli haat spam! Je mailadres geven en/of verkopen we dan ook nooit door.


Geloof in... jezelf!

quote-sinterklaas

Vlot werken op PC is niet alleen een kwestie van kennis en vaardigheid. (Zelf)vertrouwen kan helpen om de dingen nog vlotter te laten verlopen!