Jarenlang maakte ik facturen in Excel. Zo ging het ook bij mijn werkgever destijds. Toen ik overstapte naar hoofdberoep (in 2016) moest het anders. Het was dat of gek worden. Zelfs al zweerde de boekhouder bij papier (of een onbetaalbaar pakket).
Herkenbaar? Lees dan verder. In deze blog leer je hoe je het juiste facturatiesoftware vindt. Ook wanneer je niet van boekhouder wil veranderen (en toch zelf wil kunnen kiezen).
Wat is het verschil tussen boekhoudsoftware en facturatiesoftware?
In boekhoudsoftware ga je facturen toewijzen aan een boekhoudrekening, om dit te gebruiken moet je dus de boekhoudrekeningen kennen. En dat is voor velen net de reden om een boekhouder onder de arm te nemen.
Facturatiesoftware wordt gebruikt om uitgaande facturen op te stellen en aankoopfacturen te registreren. Hiermee kan je zonder boekhoudrekeningen werken. Toch kan je al een beter overzicht behouden over de inkomsten en uitgaven, en heb je bijgevolg meer controle over de cashflow van jouw bedrijf.
Waarom facturatiesoftware gebruiken?
Nu duidelijk is wat facturatiesoftware is rest er 1 vraag: wat is het nut ervan?
Samengevat: Je hebt op ieder moment zicht op en voeling met je cijfers van inkomsten en uitgaven. Zonder nood aan gedetailleerde boekhoudkennis. Bovendien wordt het vanaf 1/1/2026 verplicht
- Tijdswinst: Kijk eerst even naar je eigen bedrijf. Hoeveel tijd wordt er besteed aan financiële administratie? Hoeveel uren besteed je uit aan een secretariaat of VA (Virtual assistant)? Bij veel klanten kan dat met veel minder uren. Door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat leveranciers hun factuur naar het systeem sturen en niet op papier.
- Cashflow: Je hebt op ieder moment een realtime zicht op je resultaten. Ook je cashflow is inzichtelijker en forecasting makkelijker toegankelijk. Zelfs wanneer je boekhouder je cijfers nog niet heeft geoptimaliseerd.
- Verhoogde traceerbaarheid van zowel verkoopfacturen als (aankoop)bonnen. Bijgevolg kan je direct de bewijsstukken vinden op basis van naam of bedrag of…
- Verkleint de kans op fraude aangezien het BTWnr van een nieuwe klant/leverancier direct geverifieerd wordt. Dit aan de hand van de Europese “kruispuntbank van Onderemingen” (officieel VIES).
- Integratie in operationele werkflows. Is bij veel systemen mogelijk waardoor administratie verder wordt verminderd.
Waar moet ik op letten wanneer ik een facturatiesoftware kies?
- Bepaal of je wil werken met de software van je boekhouder of dat je onafhankelijk wil zijn. Vraag dan ook even na of UBL of e-fff bestanden ingelezen kunnen worden. (Dat zijn de standaardformaten die steeds couranter aan het worden zijn en vanaf 2026 verplicht voor facturatie aan ondernemingen).
- Lijst de nadelen en ook de voordelen op van je huidige manier van werken. Werkt de nieuwe tool nadelen weg (en houdt het ook de voordelen in stand?)
- Gebruik je al een database voor het registreren van verkopen of aankopen? Kan deze gekoppeld worden met je facturatietool? Dan kan je stoppen met overtypen!
- Wil je de huisstijl van je bedrijf kunnen doortrekken? Kan dit in deze tool?
- Hoe zit het met je data? Kan je die makkelijk exporteren of zit die “locked in” bij de softwarepartner.
- Check via welke kanalen je facturen wil verzenden. PEPPOL is een beveiligde manier van verzenden die vanaf 2026 verplicht wordt in België. Vandaag is nog niet iedere klant/leverancier er klaar voor dus wil je ook nog via mail kunnen versturen.
- Hoe lang bestaat de app reeds? (Hoe betrouwbaar is de partner)
- Hoe zit het met licentiekosten? Hebben je medewerkers aparte licenties nodig?
- Worden BTWnummers gecheckt in de VIES database? In sommige facturatietools kan je hierdoor makkelijk checken of het BTWnr bestaat en/of indien er inhoudingsplicht is. Zo vermijd je onaangename verrassingen zonder dat je er zelf op moet gaan studeren.
- Vanuit welk platform werk je voor je administratie? Sommige systemen zijn platformafhankelijk en kunnen bijvoorbeeld enkel op MS365 of Google Workplace worden gekoppeld. Check dus of er een afhankelijkheid is.
- Hoe zit het met beveiliging en back-ups?
- Heb je een goedkeuringsflow nodig? Bvb je hebt een boekhoudafdeling die de financiële administratie afwerkt maar je wil dat zij enkel kunnen betalen nadat je de facturen hebt gecheckt.
- Check steeds grondig vanuit een testomgeving! Probeer de schermen uit in praktijk. Je zal merken dat je in de ene tool sneller je weg vindt dan in de andere.
- Ga niet blindelings verder op de mening van een ander op sociale media. Iedere situatie is anders en een grondige analyse van je eigen situatie en toekomstvisie is cruciaal.
Wist je dat je de digital sherpa ook altijd mag contacteren voor hulp bij de keuze of de optimalisatie van het facturatieproces? Ook het aanpassen van de lay- outs vraagt soms wat XML- codering waar ik graag bij help. Aarzel niet om vrijbijvend een afspraak te boeken!
Nood aan een shortlist van facturatieapps om je op weg te helpen? Die vind je hier terug.
